eFormulieren-platform Iedereen welkom heten in naam van het Facilitair Bedrijf Welkom het Facilitair Bedrijf Martine Waeckens – Ellen Vanherstraeten – Jan Pintelon

Even voorstellen Martine Waeckens (HFB) Ellen Vanherstraeten (HFB) Christophe Vanhaeren (i.o.v. HFB) Jan Pintelon (i.o.v. HFB)

eFormulieren-platform Vlaamse overheid Steden en gemeenten, provincies Doelgroep On-line inschrijvingsformulier Digitalisatie van formulieren Waarom Platform Vlaanderen Radicaal Digitaal

Overzicht Een eenvoudig formulier aanmaken Vb. inschrijving voor een evenement Eén pagina, beperkt aantal invulvelden Voordelen van deze toepassing Grote bibliotheek van nuttige componenten – uitbreidbaar Automatisatie van je formulieren via regels (als_dan logica) Data van de ingevulde formulieren in Excel-formaat (of anders) Ecologisch !! Wil u de digitale formulieren gaan gebruiken Aanvragen voor uw entiteit Aanmelden – aanmaken – publiceren – opvolgen Opleidingsaanbod en ondersteuning vanuit HFB

https://beheer.formulieren-ti.vlaanderen.be Ti = testomgeving – kan nuttig zijn als uw entiteit nog speciale ontwikkelingen verlangt… Voor “gewone formulieren”, laten we de –ti weg…

Aanmelden Op basis van webIDM Praktisch Rechten toe te kennen door lokale IT Met rollen: auteur en redacteur Indien uw entiteit “afnemer” is van eFormulieren-platform Praktisch e-ID of andere digitale sleutels

Betrokken medewerkers Bepalen van de invoergegevens Bepalen van de layout … Auteur: Ontwerpen van het formulier Correcte captatie van de gegevens Correcte integratie met de back-office Publicatie van het formulier Redacteur: Valideren en publiceren Business medewerker ICT / comm. medewerker Auteur Redacteur Gebruiker formulieren.vlaanderen.be

DEMO: een inschrijvingsformulier aanmaken Creëer nieuw formulier Met/zonder hoofding Hoofding aanpassen & componenten toevoegen Klaarmaken voor publicatie Auteur Jan creëert nieuw formulier in DEMO-omgeving Kiest invulformulier Er staat invulformulier met voornaam, achternaam, e-mailadres, broodjeslunch We gaan broodjeslunch wijzigen: broodjeslunch, warm (vegetarisch of niet) en vragen of ze blijven voor aansluitende receptie… (checkbox) Opgelet: publiceren verloopt via redacteur / IT-contactpersoon

Vele mogelijke componenten Adres BTW-nummer Bestand/bijlage Datum / datumkiezer / periode E-mail adres IBAN nummer Persoonsgegevens Ja/Nee Keuzeknoppen Keuzelijst Landbouwnummer Ondernemingsnummer Rijksregisternummer Tekst / tekstveld Telefoonnummer Nummerveld / Teller Voorwaarden Verzenden-knop CRAB - databank Gebruik van Magda Zie voorbeeld formulier Eindigen met een fragment – voorbereid door Chrstophe: een fragment “aanvaarding van het formulier/ de voorwaarden” CRAB = centraal referentieadressenbestand MAGDA = Maximale Gegevensdeling tussen Administraties Je moet hiervoor een specifieke toelating hebben --- je kan dus wel vragen naar het rijksregisternummer (in input mask), maar als je de toelating hebt om dit ook te koppelen via Magda, kan je bijvoorbeeld dit ook verifiëren of koppelen aan andere gegevens. // Gaat ie eventueel controleren dan of een rijksregisternummer/btw-nummer etc wel bestaat ???

Uitbreidbare componenten Specifiek voor uw context Aparte/algemene ontwikkeling Voorbeelden geven: Component Schooljaar : vraag van Dept Onderwijs

Automatisatie via regels Als iemand ‘ja’ aanvinkt, klapt er een extra luik open/dicht Als…. Dan …. BTW berekening; prijs i.f.v. aantal deelnemers, … Berekening van een prijs Via “programmatie” of aanmaken van “fragmenten” Vele andere toepassingen DEMO op aanvraag subsidie natuurbeheer “programmatie” = via Javascript…

Wat met de ingevulde gegevens Plaats waar de gegevens van invulformulier toekomen Lokaal IT-contactpersoon zet ‘endpoint’ op Makkelijk raadpleegbaar Onder vorm van Excel bestand Te koppelen aan lokale databanken Digitaal worden en blijven van gegevens. Niet de bedoeling dat het terug papier wordt… (Denk aan Vlaanderen radicaal digitaal) !! Laten zien: het invulformulier laten zien …. Met een Excel-bestand Het endpoint is waar de gegevens worden afgeleverd (als Json bestand voor de liefhebbers) En tegelijk is dat het beginpunt van uw dataverwerking…. In zijn meest eenvoudige vorm is dat Excel-bestand Instructies in “kookboek” voor IT

Het hele proces formulieren.vlaanderen.be publicatie gebruik concept validatie Entiteit backend Endpoint import submit

Nog ‘n belangrijke reden… Digitaal = ecologisch

Interesse?

Starten met de digitale formulieren Intake gesprek Aanvragen via eformulieren@vlaanderen.be Lokaal IT-contact krijgt info; eventuele kosten Formulieren aanmaken Aanmelden en aanmaken… rol: auteur Klaarmaken voor publicatie… rol: redacteur Formulieren publiceren Door lokaal IT-contact met ‘endpoint’ Opvolgen resultaten via Excel of andere Maturiteitsmeting: wat kun zelf / waarvoor hulp nodig Wat valt er qua kostenplaatje te vertellen…. Afhankelijk van: Wie maakt de formulieren Wie maakt het endpoint en de linken met de interne databanken Rollen toekennen aan auteurs, redacteurs.

Ondersteuning

Nadenken over digitalisering van een formulier https://overheid.vlaanderen.be/kwaliteitsvolle-formulieren   Ondersteuning via: support@kb.vlaanderen.be (AIV) Via Agentschap Informatie Vlaanderen kan u advies krijgen over het opzetten van kwaliteitsvolle digitale formuleren … het omzetten van een papieren workflow naar een digitale verwerking is meer dan het gewoon overtypen… HFB biedt u digitale platform… AIV het inhoudelijk voorbereiden van uw digitale formulieren…

Ondersteuning eFormulieren platform Werkplek.vlaanderen.be (bij Andere) Snelstartkaart, stappenplannen, e.a. Kookboek voor IT-contact (binnenkort) Webinar (later) Opleidingssessies voor auteurs (per entiteit) Ondersteuning via eformulieren@vlaanderen.be Een draft versie van het kookboek is er al… we gaan dit verder op maat maken … en dan veralgemenen… Opleiding is enkel voor een instappende entiteit… Vaak met een bestaand papieren formulier als basis voor de oefeningen… om er de verschillende types componenten uit te halen (vb ook een tabel toevoegen)…

Uw vraag? Ons antwoord

Graag tot binnenkort via eformulieren@vlaanderen.be Hartelijk dank Graag tot binnenkort via eformulieren@vlaanderen.be