Voorwerp van de controle : 1. Definitieve declaratie Dit batterijtje lacht, en dat is ook een klein beetje onze bedoeling : we willen de zaken wat duidelijker en makkelijker maken. Daarom krijgt u een reeks tips voor een correcte, maar vooral ook voor een nuttige controle, zodat de controle nut voor Bebat kan hebben, maar ook voor de deelnemer ! En vooral is het doel van deze sessie de bedrijfsrevisor enkele ideeën, tips en aanwijzingen te geven. Dus ga ik mij niet niet zozeer toespitsen op cijfermatige controle, want u bent allemaal veel professioneler dan wij op dat gebied, en wij kunnen u waarschijnlijk nog weinig leren. We gaan het dus vooral hebben over de organisatie en de praktische werkwijze bij de deelnemer. “Deelnemer” is de officiële term voor de mensen en bedrijven die bij Bebat aangesloten zijn. 2. Boekhoudkundige en administratieve organisatie 3. Omschrijving van de batterijen

Definitieve declaratie Dit is een voorbeeld van een definitieve declaratie, opgemaakt door Bebat op basis van de voorlopige maandelijkse declaraties door de deelnemer. Zulk document wordt naar elke deelnemer gestuurd in het begin van het jaar. Naam en deelnemernummer zijn onzichtbaar gemaakt omwille van de confidentialiteit. De deelnemer kan hierop dus nog correcties aanbrengen. Indien er regularisaties gebeuren door de deelnemer moet het document ten laatste 31/3 terug bij Bebat zijn, maar certifiëring door revisor kan later gebeuren (in principe tot 30/6). Belangrijk : export (geëxporteerde maar gemarkeerde en gedeclareerde, inbegrepen in vorige kolom). Export is vrijgesteld, tenzij de producten gemarkeerd zijn, en sommige deelnemers maken geen onderscheid en markeren ook hun export : in dit geval moeten zij de batterijen declareren, maar op het ogenblik van de definitieve declaratie moeten zij dan ook de gedeclareerde, geëxporteerde batterijen opgeven. Indien de deelnemer declareert met Batbase : dit overzicht moet overeenstemmen met jaaroverzicht in Batbase.

Boekhoudkundige en administratieve organisatie Overeenstemming rekeningen Leveranciersrekening deelnemer Klantenrekening Bebat Aanvraag op briefhoofd deelnemer : aanvraag rekeninguittreksel op 31/12 (openstaande posten) Algemene toestand van de deelnemer Internet : lijst deelnemers, met, eventueel, melding “problemen” http://mail.bebat.be/baspublic/member_List.asp Overgang cijfergedeelte naar boekhouding en administratie : stemt de leveranciersrekening bij de deelnemer overeen met de klantenrekening bij Bebat ? Dit lijkt mij primordiaal ! Op eenvoudige aanvraag stuurt Bebat een rekeninguittreksel (openstaande posten) naar de deelnemer. Aanvraag op briefpapier van de deelnemer en door Bebat verstuurd naar de deelnemer wegens confidentialiteit (kunnen geen enkel risico nemen!). Maar dit is bij revisorcontrole waarschijnlijk toch standaardprocedure. Algemene toestand van de deelnemer : een deelnemer kan “geblokkeerd” worden wegens verschillende oorzaken : laattijdige of ontbrekende betalingen, uitblijven van maandelijkse declaraties, inbreuken op de reglementering qua markering, enz. Als dat het geval is, dan vindt u dat hier, want dit is een “on line” lijst met alle deelnemers en met vermelding van hun status. Het feit of een deelnemer wel of niet via elektronische weg declareert kan een indicatie zijn. Wij stellen vast dat er meer problemen zijn bij deelnemers die manueel declareren, en dat is ook logisch, vermits met het programma dat wij verstrekken minder “inventiviteit” mogelijk is. Electronische of “manuele” declaratie ? “Indicatie” : administratieve organisatie ?

Boekhoudkundige en administratieve organisatie Kennis van en medewerking volgens het Bebat-systeem... - kennis Bebat-systeem ? - brochure “informatie voor deelnemers” “help-functie” Batbase of http://www.bebat.be/pages/helpinfo/indexinfo.html Betalingen : vermelding deelnemernummer ? correcte saldo ? Correcte wettelijke vermelding op facturen ? Correcte markering op producten ? ...en de wet “Vrijstelling van milieutaks – Art. 378 §1” per artikel bedrag aan IRB Is de deelnemer op de hoogte van het systeem, en begrijpt hij wat hij aan het doen is ? Weet hij tenminste de informatiebrochure voor deelnemers te vinden (tonen) ? Dezelfde informatie is via internet en ook nog eens via het programma Batbase te vinden. Verlopen de betalingen correct ? Met vermelding deelnemernummer en per saldo van een declaratie (want de wet verplicht ons voor een declaratie een factuur op te stellen maar ook een creditnota) ? Wij krijgen betalingen binnen zonder melding van opdrachtgever en zonder enige mededeling ! De wet, maar ook Bebat, schrijven verplichte vermeldingen op de facturen voor indien verkocht wordt met factuur. Wordt dit nageleefd ? Worden de producten correct gemarkeerd ? Als u de briefwisseling met Bebat, en dan vooral (in sommige gevallen) het arsenaal rappels onderzoekt, indien die worden bijgehouden, dan heeft u ook snel een aanwijzing. Bij Bebat kan nagegaan worden of er veel rappels werden verstuurd... Briefwisseling met Bebat - briefwisseling met Bebat (incl. rappels, ...) ? - “check” : bij Bebat idem ?

Boekhoudkundige en administratieve organisatie 6 criteria Deze 6 criteria geven u volgens mij een correct idee : is de deelnemer voldoende administratief en boekhoudkundig georganiseerd, zoals bepaald wordt in de toetredingsovereenkomst ? Belangrijk, want de onnodige kosten voortvloeiend uit onvoldoende organisatie worden zowel door de deelnemer als door Bebat gedragen (veelvuldige telefoons, rappels,...). In Amerikaanse feuilletontermen : distinguish the good guys and the bad guys ! Een vermelding in het attest van de revisor betekent niet dat de deelnemer onmiddellijk wordt uitgesloten, maar hij zal worden aangemaand om hieraan iets te doen, en dat is in beider voordeel. Dikwijls horen wij deelnemers klagen over het vele werk dat Bebat veroorzaakt, en meestal zijn dat de mensen die uit uw onderzoek als Bad Guy tevoorschijn komen. Ik bedoel daarmee dat wie de moeite doet om zich te organiseren en de richtlijnen volgt, veel minder tijd en veel minder onnodige kosten spendeert. Good Guy Bad Guy

Omschrijving van de batterijen Nog een laatste woord over de controle van de gedeclareerde types batterijen. Natuurlijk verwachten wij hiervan geen grondige controle. Maar een paar steekproeven kunnen toch een goed inzicht geven over de correctheid ervan. Wij nemen terug onze definitieve declaratie. Daarop staan de types van batterijen vermeld, met hun nomenclatuurnummer bij Bebat, maar ook met een paar internationale codes. Op een batterij staan in principe ook, maar meestal in kleine letters, enkele codes. Als één van de codes op de batterij overeenstemt met één van de codes op de declaratie, heeft de deelnemer het correcte type aangegeven. Als dat niet het geval is, kan best de nomenclatuur in het programma Batbase geraadpleegd worden, want daar vindt u veel meer details per type batterij.