Onderzoek naar de communicatie binnen het kader van het Razor Reel Flanders Film Festival 2017 door Christopher Lannoo vrijwilliger op het festival en student Communicatiemanagement aan de Arteveldehogeschool

Eerste editie op een nieuwe locatie voor het festival Grote uitdagingen op verschillende vlakken, waaronder communicatie: Veel praktische veranderingen (opnieuw 2 zalen, andere indeling gebouw) Compleet nieuwe functie: ‘restaurant’-dienst Zijn deze veranderingen duidelijk gecommuniceerd naar de vrijwilligers? Hoe hebben zij deze communicatie en veranderingen ervaren?

Disclaimer De vragenlijst is opgestuurd naar 20-tal vrijwilligers. Ik heb antwoord gekregen van 9 van hen. Het is een mooie mix qua leeftijden en ervaring als vrijwilliger bij Razor Reel. Antwoorden zijn anoniem verwerkt. Dit onderzoek is nog maar de eerste stap in een groter proces op zoek naar een betere communicatie binnen de werking van Razor Reel. Hierbij wordt enkel de feedback van de vrijwilligers gepresenteerd. Er wordt nog niet gesproken over oplossingen bij mogelijke problemen.

Voor het festival

Hoe kan je een vrijwilliger het best bereiken? Te ingewikkeld om iedereen individueel te gaan sms’en Iedereen individueel opbellen kost teveel tijd Niet alle vrijwilligers zitten op Facebook

Hoe kan je een vrijwilliger het best bereiken?

Infomoment Jeugdhuis Thope Het nieuws over het infomoment is via Facebook én mail bij de mensen binnengekomen, snel nadat het verstuurd werd. MAAR Sommigen konden niet meer komen omdat ze zich pas te laat hadden opgegeven als vrijwilliger. Sommigen konden niet komen door andere verplichtingen die dag (het nadeel van 2 infomomenten te organiseren op dezelfde dag). Het nieuws kwam gewoon te laat. Voor de meesten was het onmogelijk om op zo’n korte termijn nog tijd vrij te maken. Dit is vooral jammer, aangezien sommigen ook nog vroegen om een verslag van het infomoment om zo meer informatie te krijgen.

Planning Iedereen was zeer tevreden over de planning van de shifts en was op tijd op de hoogte. Soms waren de late verschuivingen wat moeilijk te volgen, maar dit werd gecompenseerd doordat er makkelijk kon geruild worden op het festival zelf. De interactie in het bepalen van de uren verliep perfect, en ook voor de nieuwelingen was het duidelijk dat ze inspraak hadden in hun eigen planning. De optie om meer in samenspraak een schema op te maken i.p.v. Nick al het werk alleen te laten vond niemand nodig. Er bleek alleen maar veel respect voor hem te zijn vanwege zijn werk. Enige minpuntjes: het overzicht was soms wat zoek door de opsplitsing van de zalen in twee documenten, er was soms overlap in de uren (vooral bij zaalwacht) en de planning mocht duidelijker aanwezig zijn op het festival zelf.

Tijdens het festival

Informatie voor de vrijwilligers Niet voldoende informatie bij het aankomen op het festival Ter plekke ook niet voldoende informatie: voor ervaren vrijwilligers was dit niet zo erg, maar voor nieuwelingen was dit toch moeilijker (zeker met ook de nieuwe ‘restaurant’-shift) Locaties, uren en soorten shiften waren duidelijk; kostprijzen, hoe te betalen voor eten en drank en inhoud van de ‘restaurant’-shift waren dat dan weer helemaal niet Organisatoren waren duidelijk genoeg herkenbaar voor alle vrijwilligers, maar waren niet altijd te vinden De meerderheid was het erover eens dat er zeker kan geïmproviseerd worden, maar misschien iets minder Delicate balans tussen officiële afspraken en zelf aanvoelen wanneer er onderling moest worden bij- gesprongen Iedereen wel tevreden dat alle vrijwilligers zich constant goed aan de afspraken hielden

Informatie voor de bezoekers Ook voor bezoekers was informatie niet duidelijk genoeg Voor regelmatige bezoekers was het zoeken op nieuwe locatie Voor nieuwe bezoekers was het nog moeilijker om iets te vinden Mensen stonden soms zeer lang te wachten om binnen te gaan bij een film (door het uitlopen van de vorige film, bij technische problemen bij de nieuwe film, …) Veel onduidelijkheid over hoe mensen konden betalen voor eten en drank, waar ze dat moesten doen en wanneer er eten te krijgen was Zeker het restaurant was een groot pijnpunt qua communicatie Te weinig informatie over de prijzen en films aan de kassa Niet genoeg aandacht gevestigd op speciale events zoals q&a’s en podcasts Duidelijkere afspraken zijn ook hier zeker nodig

Na het festival

Suggesties van de vrijwilligers Misschien een korter festival (bv. van donderdag t.e.m. zondag) Misschien meer kinderfilms en telkens vroeger op de dag starten Absoluut meer duidelijkheid over het restaurant – ook afvragen of we zelf de bereiding blijven doen of misschien een traiteur inschakelen Een bar-verantwoordelijke aanduiden die gans de dag aanwezig is Op voorhand alle afspraken op papier zetten VOORAL: veel meer publiciteit, groter publiek aantrekken

Hoe kijken de vrijwilligers terug op deze editie Iedereen was zeer enthousiast er (opnieuw) bij geweest te zijn De sfeer tussen de vrijwilligers zat goed, er waren veel leuke films om te gaan bekijken Iedereen wil unaniem volgend jaar terugkomen, slechts 1 iemand had geen tijd om tijdens het jaar ook nog te helpen Nieuwe locatie wordt ook door iedereen goed aanvaard: minder gezellig dan de Liberty, maar meer mogelijkheden Enkel verbod op eten en drank in de zalen (en de onduidelijkheid hierover) zijn een groot knelpunt Iedereen wil ook graag op de hoogte blijven over de volgende editie De-briefing ziet iedereen ook zitten, liefst met kans om zelf nog wat feedback te geven

Opvallend Hoe hoger de leeftijd van de deelnemers die antwoordden, hoe minder kritisch hun feedback was. De meer ervaren Razor Reel vrijwilligers gaven zeer gemengde feedback: zowel de meest kritische als minst kritische blikken kwamen van hen. Interessant om de suggesties van nieuwe vrijwilligers, die wel al ander vrijwilligerswerk doen, ook even te horen. Daar zitten wel goeie ideeën bij. Sommige vragen werden niet door iedereen even duidelijk, of zelfs gewoon helemaal niet, beantwoord. Deze enquête geeft dus zeker nog geen totaalbeeld.