voor leerlingen van het MLA Op het MLA is ter ondersteuning van verdere innovatie in het onderwijs, in mei 2017 een belangrijke stap gezet. Het openstellen van Office 365 voor leerlingen. Hierdoor komen de mogelijkheden die Microsoft geeft voor het onderwijs ontsloten voor het onderwijs op het MLA. Dit houdt in dat de technische infrastructuur van het MLA geschikt is voor digitale producten die nu en de komende jaren te beschikking komen voor het onderwijs. Onderwijsmateriaal dat docenten zelf kunnen maken en lenen van collega’s van andere scholen. Hierdoor kan het digitale onderwijs, ter ondersteuning van het leerprogramma, zich snel ontwikkelen. Om deze ontsluiting te realiseren krijgen alle MLA leerlingen een MS-Office account. Dit account is gekoppeld aan het email adres dat ze vanaf de omzetting (eind mei) krijgen. Ofwel: de manier van inloggen op het netwerk worden aangepast en alle leerlingen krijgen een ander email adres. Dit heeft een aantal gevolgen en vereist van de leerlingen een aantal acties. Een toelichting hierop wordt in deze presentatie gegeven.

Inhoud presentatie Wat gaat er gebeuren? Voordelen Functionele inrichting Wanneer Office 365 en wanneer Magister? Wat kunnen leerlingen/docenten met Office 365? Vragen Aan de slag ;-) De volgende onderwerpen worden in deze presentatie behandeld.

Wat gaat er gebeuren? E-mail (Outlook, met nieuw emailadres) Agenda Leerlingen krijgen eind mei 2017 Office 365 E-mail (Outlook, met nieuw emailadres) Agenda Microsoft Office Online en 5 volledige installaties MS-Word, MS-Excel, PowerPoint, Publisher, Access, etc. OneDrive met 1 TB in de Cloud. OneNote Etc ……………….. Via een schoolinstelling (MSA) kunnen leerlingen gratis toegang krijgen tot Office 365. Elke leerling heeft dan het recht om op 5 devices Office te installeren. Centraal in het Office 365 pakket is het E-mail pakket Outlook met alle bijkomende ondersteuning. Naast dat de leerlingen alle applicaties kunnen gebruiken, krijgen de leerlingen ook een eigen OneDrive met 1 TB opslagruimte. Hierdoor is hun informatie (data) zowel op school als thuis (of elke andere plaats) via het internet bereikbaar. Hierdoor vervalt de noodzaak om op de server van de school opslagruimte voor leerlingen beschikbaar te stellen. In de praktijk gaf dit de nodige problemen, omdat deze ruimte te beperkt was en ook vanuit huis niet bereikbaar. Dat probleem is nu opgelost. Naast bekende applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, is nu ook OneNote beschikbaar. OneNote is een bijzonder fijne applicatie om informatie in vast te leggen. Aanrader om je hierin te verdiepen.

Voordelen Leerlingen krijgen gratis Office applicaties. Uniforme email functionaliteit. OneDrive met 1 TB Opslag in de Cloud. Niet meer afhankelijk van L-schijf. Betere mogelijkheden om data te delen. Maakt BYOD (Bring You One Device) mogelijk. Er zijn verschillende voordelen aan het ontsluiten van de Office 365 omgeving. In de eerste plaats dat hierdoor verdere innovatie voor het geven van het onderwijs niet meer wordt geblokkeerd door de technische infrastructuur. In de tweede plaats krijgen alle leerlingen gratis de beschikking over applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en OneNote. De Office 365 omgeving geeft ook hele goede mogelijkheden om samen te werken in één document. Dit zal de samenwerking tijdens opdrachten sterk ten goede komen. Het emaillen via Magister was beperkt. Je kon alleen mensen emaillen die in magister bekend waren. Dus ouders kon je niet via magister emaillen. Door nu alle email te concentreren binnen outlook ontstaat er één structuur. Hierdoor wordt het beheer van de email eenvoudiger en geeft het meer overzicht. Een terugkerend probleem was de opslagruimte voor de leerlingen (L-schijf). Deze ruimte was beperkt en alleen via het netwerk van de school bereikbaar. Dus thuis kon er dan niet worden gewerkt. Door het beschikbaar stellen van OneDrive met een aanzienlijke ruimte, is dit probleem opgelost. De ruimte is niet bedoelt voor het opslaan van muziek en filmpjes, maar is meer dan genoeg voor het schoolwerk. Het grote voordeel is dat OneDrive via het internet bereikbaar is en de leerling heeft dus altijd toegang tot deze omgeving (ook via telefoon en andere devices). Leerlingen kunnen delen van hun OneDrive delen met anderen. Hierdoor is het mogelijk om per werkgroep of samen met een andere leerling een gezamenlijke ruimte te maken en bestanden te delen. Samenwerken wordt hierdoor veel eenvoudiger. Ook is het mogelijk om met Office 365 gelijktijdig in een bestand te werken. Door het openstellen van deze infrastructuur en het goede WiFi netwerk van onze school, zijn er technisch geen belemmeringen meer om BYOD in te voeren. Hierdoor wordt het mogelijk om tijdens de lessen te gaan werken met devices (netboeken, laptops) zonder dat je afhankelijk bent van de beschikbaarheid van computerlokalen. Uit oogpunt van kosten is het ook niet mogelijk het aantal computerlokalen of computers in de klas verder uit te breiden. BYOD is dan ook een logische stap in de ontwikkeling van het onderwijs. Voor het onderwijs is het kunnen gebruiken van kantoorapplicaties als MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) een noodzaak. Leerlingen kunnen nu deze applicaties gratis gebruiken (voordeel € 129,00 per jaar). Docenten kunnen leerlingen nu direct vanuit outlook e-mail. Dus het moeten e-mail via Magister vervalt. Dit geldt ook voor leerlingen richting docenten. Leerlingen kunnen hun informatie (data, zoals werkstukken) in OneDrive opslaan. Zowel op school als thuis is dit nu beschikbaar. Ook kan op eenvoudige wijze in project/werkgroepen data worden gedeeld. Omdat alles via het internet beschikbaar is, kunnen leerlingen op hun eigen device (BYOD) gaan werken.

Functionele inrichting Mailadres van leerlingen wordt: 12345@edu.msa.nl (12345 staat voor het leerling nummer). Mail-distributielijsten op basis van de bestaande klassen: “MLA klas 2H4”. Leerlingen kunnen niet bladeren in of emaillen naar personeelslijsten. Het emailadres is gekoppeld aan de inlognaam van de nieuwe structuur. Ook vormt het emailadres de kern van deze omgeving. Om deze reden krijgen alle leerlingen een nieuw emailadres. De structuur van het emailadres bestaat uit het leerlingennummer (magisternummer) gevolgd door het @-teken en edu.msa.nl. Los van de nieuwe inlognaam (emailadres) blijft het wachtwoord voor het netwerk hetzelfde. Voor docenten komen er distributielijsten op klas- en groepsniveau. Hiermee kan een groep of klas in één keer gewoon vanuit Outlook worden gemaild. Om te voorkomen dat leerlingen gaan spammen, kunnen zijn niet via distributielijsten verzenden. Ook uit oogpunt van privacy, kunnen leerlingen niet door personeelslijsten bladeren.

Wanneer Office, wanneer Magister MS-Office Office 365 wordt het enige emailsysteem. Magistermail wordt doorgestuurd naar llnr@edu.msa.nl (actie) Data opslag in OneDrive (gekoppeld aan Magister (actie) Classroom en Class OneNote voor samenwerken Denk aan naamgeving, altijd beginnen met MLA. Magister Agenda en rooster van leerlingen Vanwege de koppeling met de absentieregistratie blijft deze functionaliteit in Magister bestaan. Portfolio functie ELO i.v.m. koppeling met bestelde, externe licenties Studiewijzers en bronnen De email functie blijft in Magister nog wel actief. Deze functie kan pas worden uitgeschakeld als alle scholen binnen de MSA deze functie niet meer nodig hebben. Omdat wij nu gaan emaillen via Outlook (MS-Office), is het niet meer nodig om dit via Magister te doen. Om problemen te voorkomen wordt aan alle leerlingen gevraagd (verplicht, niet vrijblijvend) in magister het doorsturen van email te activeren. Dit kan door in magister het nieuwe emailadres in te voeren. Dit wordt straks in deze presentatie uitgelegd hoe je dan moet doen. Ook is het mogelijk om OneDrive te koppelen aan Magister. Ook hiervoor moet de leerling een actie uitvoeren. De vraag je misschien af waarvoor Magister dan nog wordt gebruikt. Magister is een leerling administratiesysteem. Dus hierin wordt alles over de leerling vastgelegd. Zo blijft ook de agenda binnen Magister actief, omdat hierin ook de absentie van de leerling wordt geregistreerd. Naast cijfers, rooster, huiswerk, toetsen etc. wordt Magister nog gebruikt voor: Portfolio functie (tot nadere order). ELO (i.v.m. bestelde licenties en interfaces naar uitgevers). Studiewijzers en bronnen. Omdat het belangrijk is dat de leerlingen in magister het doorstuur emailadres invoeren en de OneDrive aan magister koppelen, wordt dringend gevraag hieraan aandacht te schenken tijdens de mentorles.

Wat kunnen leerlingen met Office 365? Emaillen OneDrive (bestanden opslaan en delen) Gelijktijdig werken in Office documenten en Skypen Samenwerken wordt nog eenvoudiger Forms Toetsen of enquêtes maken en invullen Sway (presentaties) Class Notebook / Microsoft Classroom Digitale werkomgeving voor klassen en/of groepen In de vorige dia’s zijn al verschillende dingen genoemd die leerlingen met Office 365 kunnen gaan doen. Naast dat zij gratis de beschikking krijgen over een goed email systeem (Outlook), applicaties die veel gebruikt worden (Word, Exel, PowerPoint, OneDrive) krijgen zij ook de mogelijkheid om bestanden voor school in OneDrive te bewaren. Hierdoor is het mogelijk om overal, los van de locatie, voor school te kunnen werken. Ook wordt het mogelijk om op een eigen device (BYOD) te gaan werken. Het voordeel van OneDrive is dat ook bestanden eenvoudig met andere kunnen worden gedeeld. Dit vereenvoudigd de samenwerking tussen leerlingen. Daarnaast zijn er nog verschillende mogelijkheden die nog niet zijn genoemd. Zo wordt het ook mogelijk om onderling te gaan Skypen. Leerlingen hoeven dus niet meer fysiek bij elkaar te zijn om te overleggen en samen te werken. Forms is ook een applicatie die goed kan worden ingezet. Met Forms kan eenvoudig een toets of een enquête worden gemaakt. De uitkomsten hiervan worden in een spreadsheet gestructureerd weergegeven. Sway is een nieuwe omgeving van Microsoft of presentaties te maken. Het lijkt veel op PowerPoint, maar de mogelijkheden zijn breder. Op eenvoudige wijze kunnen andere bronnen worden toegevoegd en via het internet worden gedeeld. Aandacht werd al gevraagd voor OneNote. Daarnaast is er ook Class Notebook gecombineerd met Classroom. Deze omgeving maakt het mogelijk om opdrachten digitaal voor te bereiden, beschikbaar (met tijdsinterval) te stellen aan groepen (leerlingen). De leerlingen kunnen in deze omgeving documenten aanmaken voor de uitwerking. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om mee te kijken in het proces en als afsluiting de resultaten op een eenduidige wijze weer te ontvangen en te beoordelen. De verwachting is dat ook uitgevers gebruik gaan maken van deze omgeving en een koppeling gaan maken vanuit hun methode met deze omgeving.

Hoe bereik je Office 365? Inloggen via www.msa.nl (ouders&leerlingen) Op de website met het MSA staat onder het men item ‘ouders & leerlingen’ een snelkoppeling naar de Office 365 omgeving. Door de URL, die automatisch in je standaard browser word geopend, kan je ook op je eigen bureaublad een snelkoppeling maken.

Hoe bereik je Office 365? Inloggen met: je mailadres (=inlognaam netwerk) je NETWERK wachtwoord Met deze snelkoppeling wordt de URL geopend om in te loggen in de MSA omgeving. Je meldt je aan op dezelfde wijze als was op het netwerk op school: Je gebruikersnaam is gelijk aan het emailadres. Het wachtwoord is gelijk aan wat je op school gebruikt om in te loggen.

Startscherm Office 365? Op het startscherm kan je de apps activeren Het volgende scherm is het startscherm van Office 365. Hier kan je direct de keuze maken uit de gewenste applicatie of toegang krijgen tot OneDrive. De applicaties vindt je ook terug door op de tegel, rechtsboven in het scherm, te klikken. De volgorde van deze tegels kan je met slepen zelf bepalen. Dit startscherm van Office 365 geeft elke leerling toegang tot de applicaties die hij gratis kan gebruiken zolang hij/zij leerling is van het MLA. Om het gebruik van deze omgeving goed te laten aansluiten op Magister, moet de leerling een tweetal acties uitvoeren. Deze acties worden in de volgende scherm uitgebreid getoond.

Activeer OneDrive De Office applicaties worden automatisch geactiveerd als je ze de eerste keer start. Voor de koppeling met magister te kunnen maken, is het nodig dat OneDrive geactiveerd is. Open de applicatie OneDrive. Dan wordt deze geactiveerd en kan je de volgende stappen in Magister doen. Om een koppeling te kunnen maken tussen Magister en OneDrive (tweede opdracht), is het noodzakelijk dat OneDrive is geactiveerd. Om straks door te kunnen gaan met de instructie, is het verstandig om OneDrive nu een keer te openen. De omgeving wordt dan voor de gebruiker geactiveerd en kan er straks in Magister een koppeling worden gemaakt met deze geactiveerde omgeving.

Instellingen magister (Email) Email doorsturen: Start Magister 6 in de browser en log in; Ga naar Instellingen, door rechtsboven op het tandwieltje achter je naam te klikken; Het vinkje onder “berichten” moet aangezet zijn voor “doorsturen naar emailadres” Emailadres is terug te vinden of aan te passen onder “contact” Wijziging opslaan. -------------------------------------------------------- In de volgende dia’s uitleg van de stappen! Als eerste moet in magister het nieuwe emailadres worden ingevoerd. Op deze manier weet magister waar email berichten naar toe moeten worden gestuurd. Dit zijn vaak belangrijke e-mails, dus het is van belang dat dit ‘doorstuur emailadres’ wordt ingevuld. Als eerste een opsomming van de stappen. In de volgende schermen worden de stappen stuk voor stuk aangegeven. Hoe doe je dit: Start Magister 6 op. Ga naar instellingen door rechtsboven op het tandwieltje te klikken. Zet het vinkje onder berichten – “doorsturen naar emailadres” aan.

Hier klikken Je ziet hier een leerlingenscherm (docentenscherm ziet er anders uit). Rechts boven is het tandwiel waar je op moet klikken. Vervolgens krijg je het instellingenscherm van Magister voor de leerling.

Vinkje zetten Rechtsonder staat het onderdeel Berichten. Hier moet het vinkje ‘Doorsturen naar emailadres’ worden aangezet. Vinkje zetten

Nieuw emailadres Links in het midden is het blok met de contactgegevens. Plaats het nieuwe emailadres (leerlingnummer@edu.msa.nl) Controleer ook direct even of jou mobielnummer nog klopt. Past het anders ook direct even aan. Vergeet niet de gegevens op te staan. Door onder aan het blok hiervoor te kiezen.

Opslaan Nogmaals voor de zekerheid, je moet de gegevens niet vergeten op te slaan. Laat het instellingenscherm maar openstaan, wat je hebt het zo nogmaals nodig. Hiermee is de eerste activiteit afgesloten. Nu nog de tweede actie.

Instellingen magister (OneDrive) OneDrive koppeling maken: OneDrive moet hiervoor zijn geactiveerd. Ofwel je moet OneDrive hebben geopend!!! Start Magister 6 in de browser en log in; Ga naar Instellingen, door rechtsboven op het tandwieltje achter je naam te klikken; Klik bij Koppelingen op: koppeling maken. De inlogpagina voor Microsoft OneDrive verschijnt. Meld je aan met je Microsoft account. Aangeven of Magister6 toegang heeft tot de persoonlijke gegevens, door op Ja te klikken. In de volgende dia’s uitleg van de stappen! Het is mogelijk om Magister te koppelen aan jou OneDrive (geldt niet voor docenten). Hiervoor moet je de volgende actie uitvoeren. Op het instellingenscherm is ook een blok voor koppelingen. Mocht je het instellingenscherm van Magister hebben afgesloten, activeer het dan weer door op het tandwieltje te klikken. Vervolgens kan je bij ‘koppeling maken’ je aanmeld gegevens voor Microsoft invoeren. Geef vervolgens aan dat je een koppeling wil leggen tussen de omgevingen. Vervolgens een aantal schermen om deze aanpassing goed te laten zien.

Hier klikken Je ziet hier een leerlingenscherm (docentenscherm ziet er anders uit). Rechts boven is het tandwiel waar je op moet klikken. Vervolgens krijg je het instellingenscherm van Magister voor de leerling.

Hier klikken Aan de onderkant van het scherm, in het midden is het blok ‘Koppelingen’ In dit blok moet je informatie invoeren, door het maken van een koppeling.

Hier klikken Klik op de link: ‘koppeling maken’.

Office365 account nieuw emailadres/netwerkwachtwoord. Vervolgens wordt een scherm getoond waar je de inloginformatie voor de Microsoft omgeving moet invoeren. Ofwel je emailadres en het wachtwoord voor de netwerkomgeving (dus niet het wachtwoord voor Magister) Kies voor Aanmelden.

Vervolgens krijg je een scherm om te bevestigen dat Magister toegang krijgt tot o.a. OneDrive. Bevestigd dit scherm met Ja. Klik op ‘Ja’

Koppeling (magister en OneDrive) gereed! De koppeling wordt gemaakt en zal daarna in Magister 6 ook bij Koppelingen vermeld staan. Bij ELO > Bronnen is de koppeling met Microsoft OneDrive nu beschikbaar Je kan vanuit Bronnen een bestand als bijlage toevoegen bij een bericht of een opdracht Het is nog niet mogelijk om bestanden vanuit Magister naar Microsoft OneDrive te kopiëren. Als de koppeling is gelukt, zal de koppeling in Magister 6 worden vermeld. In Magister worden bestanden in de ELO-Bronnen geplaatst. Door deze koppeling zijn de bestanden in OneDrive nu ook ‘Bonnen’ beschikbaar. In het volgende scherm laten we zien hoe dit eruit ziet.

Onder Mijn ELO-documenten staat nu ook een directe koppeling naar OneDrive.

9. Vragen? Vragen: Helpdesk (bekende tijden) Mocht u vragen of opmerkingen hebben, dan leerlingen hiervoor terecht bij de helpdesk op de bekende tijden. Mocht je tegen problemen blijven aanlopen, dan wil ik (ict-coördinator MLA) dat het graag weten. Stuur een e-mail naar: w.peelen@msa.nl Vragen: Helpdesk (bekende tijden)

Aan de slag Log in bij Office 365 Korte handleiding voor Office 365 vindt je op magister bij de studiewijzers/handleidingen Kies uit een of meerdere activiteiten: Plaats een actuele foto van jou in je Office omgeving (zie blz. 7 handleiding). Maak een ‘submap’ in je Postvak Om overzicht in je mailbox te houden. Stel je Office 365 account in op je Smartphone Met de handleiding die je in Magister kan vinden, staan verschillende mogelijkheden uitgelegd. Op deze dia zie je een aantal voorbeelden. Probeer deze uit te voeren. Het zijn de eerste activiteiten die je meestal moet uitvoeren in een Office 365 omgeving. Veel geluk en plezier met de nieuwe mogelijkheden.