26/10/2016 Stand van zaken betreffende de nieuwe organisatie van de Algemene Directie Instellingen en Bevolking

Overzicht Eerste stap: Actiemiddelen Herstructurering (functies en taken) van de Regionale Afvaardigingen, de Dienst Externe Relaties, de Dienst Beheer en Controle van de gegevens RR: Dienst Klantenbeheer Actiemiddelen Reorganisatie van de functies die contact hebben met de klanten Herziening en optimalisering van onze processen Ontwikkeling van een tool om de verzoeken van klanten te beheren 26/10/2016

Principes van de herstructurering: Integratie van al die entiteiten in één enkele dienst: Dienst Klantenbeheer Het principe van de-concentratie blijft behouden in de afvaardigingen. Op termijn zullen de verzoeken naar één enkele dienst verstuurd worden en door diezelfde dienst geregistreerd worden en verdeeld worden tussen de bevoegde personeelsleden. De taken zullen dus niet meer verdeeld worden op basis van het geografische aspect. Focus op het evenwicht kosten-efficiëntie van het werk – De processen moeten geoptimaliseerd en éénvormig gemaakt worden. 26/10/2016

Herstructurering 26/10/2016

2. Actiemiddelen: Cel Controle van de Dienst Bevolking & Identiteitskaarten De personen die in hun functie binnen de afvaardiging betrokken zijn bij het voeren van de verblijfplaatsonderzoeken zullen rechtstreeks moeten samenwerken met de Dienst Bevolking en Identiteitskaarten. 26/10/2016

2. Actiemiddelen: Dienst Klantenbeheer De personen die in hun functie binnen de afvaardiging betrokken zijn bij de bijwerkingen van het RR, zullen geleidelijk aan nauwer moeten samenwerken met de Dienst Beheer en Controle van de gegevens RR voor het ganse grondgebied. Voor alle andere taken (informatieaanvragen, specifieke verzoeken, werkzaamheden RR, …) moeten de afgevaardigden en de vroegere Dienst Externe Relaties nauw samenwerken. 26/10/2016

2. Actiemiddelen: Herziening en optimalisering van de processen Dankzij deze nieuwe structuur kunnen wij onze processen voor heel wat diensten die wij aan onze klanten leveren, éénvormig maken en optimaliseren. Wij kunnen het hoofd bieden aan het personeelsgebrek of aan de afwezigheid van personeel in de gedecentraliseerde kantoren en bij de centrale diensten. De kennis wordt verzameld binnen één enkele dienst. We kunnen een tool ontwikkelen om de verzoeken van onze klanten te registreren en te beheren. De manieren waarop onze klanten onze diensten kunnen bereiken, worden duidelijker. 26/10/2016

2. Directe actiemiddelen: Ontwikkeling van een tool om de verzoeken van klanten te beheren Twee concrete voorbeelden van herwerkte en gerationaliseerde processen: Beheer van de toegangen: Sinds één jaar worden alle toegangsaanvragen door de Helpdesk geregistreerd in Front office in één enkel systeem. Bijwerkingen: Sinds 10 maanden werkt de Dienst Beheer en Controle van de gegevens RR met onze unieke tool om verzoeken van klanten te registreren. 26/10/2016

Vragen 26/10/2016