Digitalisering en inhoudelijke doorontwikkeling van documenten P&C Thema avond Raad 31-1-17 Digitalisering en inhoudelijke doorontwikkeling van documenten P&C

Digitalisering en inhoudelijke doorontwikkeling P&C-documenten Momenteel werken wij aan: een aantrekkelijk en snel te raadplegen begroting via een website inhoudelijk betere stukken met gewenste, behapbare en begrijpbare informatie betekenisvolle beleidsinhoud ter ondersteuning van het politieke debat Wanneer? Groeimodel Voor het eerst bij de Begroting 2018 (zichtbaar per oktober 2017)

Wat is er al gedaan? In 2015 eerste verkennend onderzoek naar mogelijkheden voor digitalisering. Gedurende 2016 verdere verkenning digitalisering met LIAS en Auditcommissie April 2016: Advies werkgroep P&C documenten Begroting 2017: beleidswens 'Doorontwikkeling Planning & Control-documenten' aangenomen. Ambitie te komen tot: digitalisering P&C-documenten inhoudelijke doorontwikkeling van de documenten Werkgroep P&C geformuleerde doelstellingen: verbeter en vereenvoudig de vergelijkbaarheid over de jaren beperk de omvang van de cyclusstukken breng de samenhang tussen de verschillende programma’s en besluiten herkenbaarder in beeld vereenvoudig de communicatie over de cijfers met onze burgers biedt de informatie zoveel mogelijk integraal aan Johan, Maarten: ik denk dat het leuk is om – net als Paul Tiebosch eerder in de AC – te starten met het op tafel laten ploffen van een enorme stapel documenten die in een gemiddeld P&C jaar geproduceerd worden. Daarna de overgang naar de aanleiding op dia 1. Elk jaar worden er in alle gemeenten en bij de GRD omvangrijke planning&control documenten opgesteld. Met deze documenten leggen we bestuurlijk plannen voor en verantwoording af. Dat maakt het van belang om toegankelijke, transparante en aantrekkelijke stukken te maken die ook voldoen aan de eisen van digitaal vergaderen en open data. De bestaande processen om tot deze stukken te komen zijn complex, kwetsbaar en inefficiënt doordat er met veel koppelingen tussen financiële systemen, excel, word en pdf wordt gewerkt. Daarnaast is het eindproduct niet optimaal leesbaar en actueel. Vanuit het verlangen om efficiënter te werken en aan te blijven sluiten bij de bestuurlijke vraag om toegankelijke, actuele en transparante financiële stukken is binnen de gemeente Dordrecht verkend of er ICT oplossingen zijn die dit ondersteunen.

Traject auditcommissie Verkenning en bespreking in werkgroep doorontwikkeling P&C en auditcommissie. Werkbezoek Auditcommissie Amersfoort Agendering in tweetal Auditcommissies: 21 september 2016: Presentatie Lias software Prestentatie methodiek De Argumentenfabriek 7 december 2016: opdrachtverstrekking, raadsinformatiebrief over reikwijdte en voortgang, voorbeeld gerichte, compacte programmakaart ter inspiratie (Jeugd en Onderwijs) Enthousiasme voor beide vormen van doorontwikkeling: eensluidende digitaliseringswens: starten met Begroting 2018 inhoudelijke doorontwikkeling vergt nadere afstemming: voorbereiding in gang zetten met digitaliseringslag, groeimodel

Digitalisering Tweeledig: Proces ‘onder de motorkap’ optimaliseren: m.b.v. ICT oplossing complexiteit, kwetsbaarheid en inefficiency beperken (koppelingen tussen financiële systemen, Word, Excel en pdf) Documenten als middel voor plannen en verantwoorden: belang om toegankelijke, transparante en aantrekkelijke stukken te hebben die voldoen aan de eisen van digitaal vergaderen en open data.

Digitalisering

Digitalisering: webbased P&C Voorbeelden: https://www.amersfoort-telt.nl/ http://www.hetgeldvanbreda.nl/ http://nijmegen.begroting-2017.nl/

Gemeente Dordrecht B2017

Perspectief P&C-producten waarin beleid voorop staat: Gevraagde informatie Behapbare hoeveelheid informatie Logisch gestructureerd Teksten zijn begrijpelijk Consistent beantwoord Over jaren vergelijkbaar

Zodat: Raad kan sturen, controleren en vertegenwoordigen op de inhoud Raad zicht heeft op lange en korte termijn, op hoofdlijnen en details College haar bedoelingen beter kan communiceren en onderbouwen Media een helder beeld hebben van keuzes Burgers, muziekschool, sportclubs, zorg en welzijn etc. goed geïnformeerd worden

Gemeente Dordrecht B2018?

Vervolgstappen Auditcommissie 8 februari (o.a. keuze voor ambitie in varianten en instellen klankbordgroep) Komen daarna met vervolgplanning naar de Raad v.w.b. inhoudelijke doorontwikkeling Begroting 2018 komt in oktober in nieuwe digitale vorm naar de Raad, in ieder geval met programmakaarten die een inhoudelijke kwaliteitsslag hebben ondergaan.