Netwerk slimme subsidies 17 februari 2017

Agenda netwerk 17/02/2017 Stand van zaken project Verdere planning Jullie input graag: Architectuurmodel: wat zijn jullie behoeftes Stroomlijnen processen: verdere uitwerking types Voorstelling “de webcomponenten” – Sammy Leus Broodjeslunch (in polyvalente ruimte K. - 1.6)

1. Stand van zaken

Architectuurmodel

Enterprise Architectuur – As Is analyse Analyse aantal subsidieprocessen en hun eventuele achterliggende systemen bij; ABB, ANB, WVG, MOW, WSE, OE, en CJSM Aantal vaststellingen: Digitale maturiteit: erg verschillend Aantal goede oplossingen die al bestaan Oplossingen bestaan naast elkaar Eigen semantiek IPDC Webbrowser Papieren proces naar kabinet/IF/Rekenhof

Enterprise Architectuur – To Be Model

Subsidieregister Verplichting in het kader van staatssteun Samenwerking tussen entiteiten faciliteren Dubbele subsidiëring aan het licht brengen

Procestypes

Proportionaliteitscriteria cfr Stuurgroep 3/11 Is er een kwalitatieve interpretatie? Is de subsidie voor een afgebakend deel van de doelgroep? Open of gesloten enveloppe? Hoe groot is het uitgekeerd bedrag? Zijn er aanvragers die 20% of meer van het totale subsidiebudget ontvangen? Betreft het een inspanningsverbintenis of een resultaatsverbintenis? Is er sprake van staatssteun? Over welk type subsidie gaat het?

4 procestypes

TYPE 1: subsidie op basis van een gerealiseerde prestatie of recht, met een beslissing op basis van eenduidig meetbare criteria Automatische subsidies (mits beschikbaar budget) Voor de niet-automatische subsidies: Bekendmaken Aanvragen Beslissen Financieren Identificatie Meetbare criteria nagaan Uitbetaling Bewijs dat je in aanmerking komt op basis van bijgevoegde stukken Toekenning bedrag obv meetbare criteria EINDE Factuur Erkenning

TYPE 1 - aanbevelingen In de toekomst: automatische toekenning, binnen de beschikbare kredieten Bewijslast zo eenvoudig mogelijk houden Gebruik maken van authentieke bronnen Geen informatie opvragen die men niet gebruikt Duidelijk aanvraagformulier zodat correcte info wordt ingevuld Werken met forfaitaire bedragen Recht op subsidie eens erkenning is goedgekeurd = type 1 Verdere (jaarlijkse) controles niet nodig Diepgaande beoordeling bij aanvraagproces erkenning Jaarlijkse rapportering over erkenning afschaffen Criteria kunnen eventueel door andere inspecties gecontroleerd worden Basissubsidie k&g: zoveel open zijn: via programmatie Programmatie op basis van meetbare criteria en/of inhoudelijke criteria

TYPE 2: subsidie op basis van een gerealiseerde prestatie of recht, waarbij in de beslissingsfase een inhoudelijke interpretatie nodig is Bekendmaken Aanvragen Beslissen Financieren Identificatie Meetbare criteria nagaan en inhoudelijke interpretatie Uitbetaling Bewijs dat je in aanmerking komt op basis van bijgevoegde stukken Bepaling bedrag EINDE Factuur Erkenning

TYPE 2 - aanbevelingen De beslissing voldoende onderbouwen Bewijslast zo eenvoudig mogelijk houden Gebruik maken van authentieke bronnen Geen informatie opvragen die men niet gebruikt Duidelijk aanvraagformulier zodat correcte info wordt ingevuld

TYPE 3: Facultatieve subsidie die niet door administratie beslist wordt Beslissen Financieren Rapporteren Toezicht Geen aanvraag bij verstrekker Politieke toekenning Uitbetaling Opvolging besteding subsidie EINDE Soms is er wel een bekendmaking ANB doet oproepen voor facultatieve subsidies waarbij projecten kunnen worden ingediend. De admin doet de screening enz. Het verschil met type 4 is dat het niet gereglementeerd wordt. Administratie heeft hier een zeer beperkte rol, wordt pas na de beslissing betrokken Met of zonder oproep: met oproep: naar type 4 Bij K&G: verdere inpassing in het reguliere traject

Type 3 – aanbevelingen Stroomlijnen van dit proces dat door verstrekker moet doorlopen worden Standaardproces uitwerken Rapportering en toezicht proportioneel uitwerken op basis van het criterium bedrag en goed organiseren Sjablonen FB verder uitwerken Transparantie creëren Rechtszekerheid geven aan begunstigden over verder verloop OPGELET: dit type niet in de markt zetten bij de subsidieaanvragers als mogelijke piste Opletten bij de communicatie Kabinet CJSM gaf aan dat er te veel organisaties bij het kabinet kwam en vroegen naar een manier van werken

TYPE 4: subsidie waarbij de volledige uitbetaling volgt na de behandeling van de rapportering Bekendmaken Aanvragen Beslissen Financieren Rapporteren Toezicht Identificatie Beoordeling ontvankelijk-heid en inhoudelijke criteria Uitbetaling voorschot-(ten) Rapportering over werking, over resultaten project,… (max. jaarlijks) Uitvoeren toezicht Aanvraag voor geplande werking of project Beslissing toekenning en bedrag Uitbetaling saldo EINDE

TYPE 4 - aanbevelingen Basisproces stroomlijnen over de Vlaamse overheid Naargelang proportionaliteitscriteria kan proces uitgebreider ingevuld worden Maatwerk volgens sector & doelgroep mogelijk mits motivatie Voorschotten stroomlijnen en automatisch laten verlopen na goedkeuring Rapportering maximaal jaarlijks Wat beschouwen we als rapportering – bvb. IKG moet maandelijks: daar is een goede motivatie Als we het op deze manier aan de entiteiten zeggen dat ze het gevoel hebben dat ze carte blanche is, we moeten een maximaal scenario hebben per type benadering, naargelang de beleidsdoelstellingen. Filosofie aan het verhaal geven: werklast, planlast, impulsbeleid,… Vertrouwen – wantrouwen. Het hoeft zeker niet uitgebreid ingevuld worden Duidelijke onder- en bovengrens obv juridische screening: dit is legaal en dit niet Ontbreekt: hoe gaan we het proces eenvoudiger maken is een benadering, het kabinet of de burger heeft een geen boodschap aan (behalve planlast). Tekstueel filosofie per type formuleren, ook voor de stuurgroep: waarom doen we het op deze manier, voor welk soort beleid dienen ze. Zodat de administratie het verhaal gemakkelijk kan overbrengen.

Processen – verdere stappen Verdere uitwerking processen per type Gebruikersinzichten verzamelen (zie lopende opdracht) Samenwerking met verstrekkende entiteiten Netwerk 17/02 Werkgroepen 16/03; 23/03; 30/03; 6/04 Stroomlijning proces + minimaal vs. maximaal verhaal obv proportionaliteitscriteria Richtlijnen

Semantiek

Doelstellingen Communicatie tussen systemen mogelijk maken Gegevensdeling binnen de Vlaamse overheid mogelijk maken Transparante communicatie naar de subsidieaanvragers voorzien

Aanpak NIET: alle gebruikte termen definiëren en opleggen Op basis van conceptuele modellen ons begrippenkader verduidelijken Deze begrippen linken met de gebruikte terminologie van de entiteiten Wat zijn synoniemen Wat zijn homoniemen … Waar zinvol: definities uitwerken.

Lopende opdrachten

Gebruikersonderzoek Gunning aan Knightmoves Kick off op 09/01 Burgers: diepte-interviews Organisaties & ondernemingen: focusgroepen + workshops per fase Met veel capaciteit/ervaring Met weinig capaciteit/ervaring Resultaten worden voorzien tegen maart

Juridisch onderzoek Onderzoek naar overkoepelend juridisch kader Offerte aangevraagd via raamcontract – time.lex Verder onderzoek zal gebeuren betreffende de specifieke procestypes en match/mismatch met bestaande sectorale subsidieregelgeving

2. Verdere planning

Verdere aanpak 2017 Slimme Subsidies

Resultaten To be enterprise architectuurmodel Opdeling van alle subsidies in verschillende types Inzichten in noden en behoeften van subsidieaanvragers Uitgewerkte subsidieprocessen met standaardsjablonen Overzicht van overkoepelende subsidieregelgeving Overzicht van specifieke subsidieregelgeving. Bepaling minimal viable product subsidieregister Een strategie voor semantiek Een semantisch sneuvelmodel Mapping naar de gebruikte semantiek van de entiteiten. Indien zinvol, centrale definities

Input van het netwerk

1. EA Model

Noden en behoeften inzake architectuurmodel Webapplicatie voor gebruikers Webomgeving voor verstrekkende administraties Dossierbehandelingsysteem Datawarehouse DMS Subsidieregister

2. Processen

Processen – verdere stappen Verdere uitwerking processen per type Gebruikersinzichten verzamelen (zie lopende opdracht) Samenwerking met verstrekkende entiteiten Netwerk 17/02 Werkgroepen 16/03; 23/03; 30/03; 6/04 Stroomlijning proces + minimaal vs. maximaal verhaal obv proportionaliteitscriteria Richtlijnen

Bedankt!

Slimme Subsidies – meer info https://overheid.vlaanderen.be/slimmesubsidies Sarah.Spiessens@kb.vlaanderen.be en Dorien.Bauwens@kb.vlaanderen.be