Webinar voor ambassadeurs SharePoint Weergaven Webinar voor ambassadeurs

Jan Pintelon Moderator Even Voorstellen Geert de Kooter Presentator Jan Pintelon Moderator

Spelregels Tijdens de presentatie staat uw micro af, ik kan u dus niet horen Tijdens de presentatie kunt u vragen stellen via de Q&A aan de moderator, deze worden live beantwoord U kunt de presentatie downloaden via werkplek.vlaanderen.be

Wat is een weergave?

Wat is een weergave? Een weergave stelt de gebruiker in staat om in een bibliotheek of lijst Te kiezen welke bestanden hij/zij ziet Welke eigenschappen er moet worden weergegeven En hoe deze informatie moet worden weergegeven Weergaven maken: minimaal profiel: Bijdragen

Standaard weergave Elke bibliotheek die u heeft bekeken bevat minimaal één weergave. (Alle documenten)

Waarom weergaven maken? Snelheid Bestanden kunnen veel sneller worden teruggevonden Gebruiksvriendelijkheid Complexe filters kunnen zo worden bewaard Technische limieten Een lijst toont nooit meer dan 5000 bestanden, via weergaven kunnen we “kiezen” welke 5000 Personaliseren Gebruikers kunnen hun favoriete manier van weergeven kiezen.

Persoonlijk of Openbaar Persoonlijke weergaven Openbare weergaven Minimale profiel: Bijdragen Minimale profiel: Bewerken De functionaliteiten van de twee mogelijkheden zijn gelijk

Opties Sorteren Filteren Groeperen Mappen negeren Aantal lijnen per “pagina”

Voorbeelden

Weergaven maken

VOORAF Wat is het doel van de weergave? Welke elementen wens ik zeker te zien? Kan ik me baseren op een bestaande weergave? Wat is de doelgroep?

STAP voor STAP BIBLIOTHEEK/ Weergaven maken Kies het type … Standaardweergave Naam Persoonlijk of Openbaar Welke kolommen (en in welke volgorde) Sorteren van de resultaten Filteren van de resultaten Groeperen Mappen tonen of verbergen

Tips: Naam Kies een korte functionele naam bij het maken van de weergave De ingevoerde waarde is zowel de titel als de naam Gebruik enkel letters en cijfers Wijzig de naam van de weergave Bij het wijzigen van de weergave kunt u kiezen tussen de titel en naam (URL)

Persoonlijk of Openbaar Eens de weergave is gemaakt, kan de gekozen optie niet meer worden gewijzigd Zelfs een nieuwe weergave maken op basis van een bestaande weergave biedt GEEN uitkomst

Kolommen De kolom “Naam” komt meerdere keren voor Naam (gekoppeld aan document met menu Bewerken) De link opent het bestand De … worden weergegeven Naam (gekoppeld aan document) De … worden NIET weergegeven Naam (voor gebruik in formulieren) De link opent het formulier met de eigenschappen

Filteren Maximaal 10 filters Complexe constructies met EN en OF zijn niet mogelijk Gebruik variabelen zoals [mij] [Vandaag] Voorbeelden Gewijzigd is groter dan [Vandaag]-31 Gemaakt is gelijk aan [Mij]

Groeperen Gegevens kunnen op twee niveaus worden gegroepeerd. Kies of de groepen moeten worden opengevouwen of niet.

Mappen Mappen zullen veel worden gebruikt maar zijn vaak hinderlijk bij het filteren. Mappen hebben van nature geen meta data en zullen ook niet voldoen aan de gestelde voorwaarde(n).

Tips voor gebruiksvriendelijkheid

Tips Toon de belangrijkste bibliotheken en Weergaven op de Startpagina Voeg de belangrijkste weergaven toe aan het menu Snel Starten

werkplek.vlaanderen.be