Feedback geven op een constructieve manier Achtergrondinformatie OVAM gaat door een veranderingstraject waar men voor een deel meer naar zelfsturing wil gaan. De teamverantwoordelijken hebben een opleiding (één dag) van Quintessence gekregen rond coachende vaardigheden Amy De Sloovere (HRBP) ervaart dat mensen vooral nood hebben aan een methodiek, een handvat om op een goede manier feedback te leren geven. Vandaar deze workshops. OVAM is één van de proeftuinen voor FIO – feedbackinstrument voor ontwikkeling van leidinggevenden (de opvolging van BUE) 360° en ontwikkelingsgericht. Het is niet de bedoeling dat we aan teambegeleiding doen, wel dat de deelnemers een concreet handvat hebben om feedback te kunnen geven, los van de context waarin met werkt.

Even kennismaken Om het ijs te breken: Omschrijf jezelf hoe je er nu zelf bij zit in de vorm van een weerbericht. Vb: zonnig en licht bewolkt, regenachtig, stormachtig,,,,,,

Wat is feedback ? Vragen aan de groep Antwoorden noteren op Flipchart Voorbeeld van Fietspad: Als je fietst en je rijdt even buiten het fietspad, dan merk je dit aan de ondergrond. Je stuurt trilt en je voelt dat je van het fietspad gaat. Dat is een neutrale informatie over je manier van fietsen.

Wat is feedback? Informatie die de ontvanger aan de zender overdraagt in reactie op de communicatieactiviteit van de zender Mededelen hoe iemand verbaal en non-verbaal op mij overkomt (informeren). Zo geef je informatie over de indruk die iemand geeft. Feedback helpt gedrag bij te schaven en zo gemakkelijker doelen te bereiken. Het draagt bij tot gedragsverandering.

Waarom is feedback geven belangrijk? Vragen aan de groep en op Flap noteren

Waarom is feedback geven belangrijk? Bijvoorbeeld: Onbewust onbekwaam: Je kan niet goed met Excel overweg maar je hebt toch (een omslachtige )manier gevonden om er mee te werken. Bewust onbekwaam: je merkt dat je collega toch veel vlugger met formules e.d; kan werken en je volgt een opleiding Bewust bekwaam : je kan de cursus toepassen Onbewust bekwaam: je kan zomaar vlotjes rapporten en grafieken maken Ander voorbeeld: Onbewust onbewaam: Je geeft zeer laat nota’s of informatie door zodat je collega’s er geen inspraak meer in hebben Bewust onbekwaam: een collega zegt dat en geeft aan waarom dit vervelend is voor haar Bewust bekwaam: je zoekt een nieuwe werkwijze uit, waarbij zowel jij als je collega er zich beter bij voelen Onbewust bekwaam: je voelt je helemaal thuis in de nieuwe routine Feedback geven is dus belangrijk om Op te komen voor je mening Tot waardevollere voorstellen, projecten te komen Andere te laten leren en zich ontwikkelen Een goed team te vormen Preventie van conflicten Conflicten oplossen

Kenmerken van kwaliteitsvolle feedback Denk terug aan de laatste feedback die je gekregen hebt of die nu aangenaam voelde of niet. Wat was de boodschap? Hoe werd die gebracht? Wat maakte dat het aangenaam was of niet? Welke kenmerken kan je hieruit afleiden ? Bespreek dit met je buurman/vrouw Ongeveer 5 minuten laten bespreken en dan de antwoorden plenair verzamelen en op flipchart zetten

Kenmerken van kwaliteitsvolle feedback Geen - of + , alle feedback is waardevol Concreet, precies, specifiek, meetbaar, helder, duidelijk Gebaseerd op observaties Beschrijving van gedrag Niet persoonlijk, vanuit ik In kleine porties; onmiddellijk en continu (geen uitstel, opsparen) en in proportie Prioriteerbaar (eerst de dingen die belangrijkst zijn) Veranderbaar Informeren/bewust worden als doel

Hoe geef ik kwaliteitsvolle feedback Basishouding Met een positieve ingesteldheid Met geduld Met begrip Belangrijk om dit te vermelden. Niet in woede, beter dan even te wachten Het is de bedoeling dat iemand er van leert, niet dat hij of zij er onderuit gaat Het is geen afrekening of het ‘iemand eens goed zeggen!’ Het is een leermoment waar iemand kan groeien en vooruitgaan.

Hoe geef ik kwaliteitsvolle feedback? Gedrag Ik merk – ik neem waar zonder oordeel en interpretatie Effect/gevolg Ik krijg dan het gevoel dat……. De gevolgen voor anderen zijn ……. Behoefte Ga na wat je zelf wil, wat is voor jouw belangrijk, wat is jouw motivatie Druk dit uit in een verzoek Ik zou graag hebben dat Eventueel inkleden met de EN/EN boodschap: Ik weet dat dit vervelend is voor jou maar ik wou toch iets zeggen,,,,,, Ik hoop dat we verder nog even goed kunnen samenwerken, maar er moet toch iets van mijn hart,,,,, I

Even checken of de boodschap is overgekomen Vragen stellen over hoe deze feedback is aangekomen bij de ontvanger Wat denk je? Hoe zie jij dat? Is dit herkenbaar? Wat ga je met deze feedback doen?

Hoe feedback ontvangen? LUISTER-techniek L luister en laat uitspreken U vraag uitleg vraag naar voorbeelden I inleven en toon begrip S vat samen T hoe kan het anders in de toekomst? E erken de juiste delen en waardeer R reageer rustig

Oefening – ronde 1 Groepjes van drie personen: één feedbackgever, één feedbackontvanger, één observeert Denk aan een situatie waarbij je aan iemand constructieve feedback wil geven Wissel de rollen In plenum aangeven hoe het liep Oefenen in twee delen: Ronde 1: oefening met waarderende feedback geven Even in plenum checken hoe het loopt – ook hoe het is om feedback te ontvangen Andere groep maken Ronde 2: verderdoen met waarderende feedback geven of van de gelegenheid gebruik maken om iets te zeggen over een blinde vlek

Oefening – ronde 2 Groepjes van drie personen: één feedbackgever, één feedbackontvanger, één observeert Denk aan een situatie waarbij je feedback wil geven aan iemand over zijn/haar blinde vlek Wissel de rollen

Afsluiting Wat zal je morgen anders aanpakken? Feedback op deze sessie