ICT Ketenmonitoring Provincie Flevoland
Workshop Inschrijven op een Best Value aanbesteding Best Value Procurement “Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt” Workshop Inschrijven op een Best Value aanbesteding
Wie onderscheidt zich …..
De 3 pijlers van BVP Gebruik van deskundigheid van de expert in de uitvoering en het risicomanagement. Gebruiken van onderscheidende (dominante) informatie. Het streven naar het vinden van de best beschikbare oplossing in de markt door geen minimale kwaliteitsniveaus voor te schrijven maximale ruimte voor de inschrijver/opdrachtnemer Is vorige bijeenkomst uitgebreid besproken
Minimaliseren van risico’s vanaf het begin! Gebruik van informatie en logica Project Risico Risico Risico Minimaliseren vanaf het begin, door risico’s te monitoren
Pindakaas kopen, welke? A C B 10 gram € 1,50 12 gram € 1,25 14 gram € 2,99
“Dominant” betekent Onderscheidend Iedereen kan het begrijpen Er hoeft geen beslissing te worden genomen Makkelijk om de aankoop te verantwoorden
Welke koop je nu? A C B 10 gram € 1,50 10 gram € 1,25 10 gram € 1,75
“Niet dominant” betekent Niet onderscheidend Niet iedereen kan het begrijpen Er moet een beslissing worden genomen Beslisser moet zakendeskundig zijn Moeilijk om de beslissing te verantwoorden Niet iedereen zal het met de beslissing eens zijn
Dominante informatie Minimaliseert de tijd voor besluitvorming / beslissingstijd Zorgt ervoor dat zelfs “de blinde” het kan zien Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is Scenario 1 Scenario 2
Micro-management
Variaties in proces veroorzaken fouten; bronnen van fouten moet kunnen worden geïdentificeerd, gekwantificeerd en geëlimineerd of gereduceerd door controle of preventie.
Niet alleen de Bouw!!
Waarom BVP? “Zodra manage, direct en control belangrijker worden … … wordt het voor de individu minder belangrijk om bekwaam te zijn, zich verantwoordelijk te voelen en in staat te zijn om risico’s te minimaliseren. Dean Kashiwagi
4 fasen Risico Concretiseer Beoordeel Bereid voor Vraag biedt ruimte voor experts Aanbieder is de expert BV voorstel moet aanvaard-baar zijn voor de klant Dominant Simpel Gedifferentieerd (niet-technische prestatiemeting) Verduidelijken Technische review Gedetailleerd technische planning Risico management Kwaliteits controle Kwaliteits borging Risico Concretiseer Beoordeel Bereid voor Dominant Simpel Functioneel Weinig specificatie
BVP-proces Gedetailleerd Filter 1 Filter 2 Filter 3 Filter 4 Filter 5 Referenties Omzet Filter 2 Inschrijfprijs, PO, R&K- Plan, Planning Filter 3 Toetsing prijs, PO, R&K-plan, Planning Filter 4 Interviews Filter 5 Verificatie- fase Filter 6 Concreti- seringsfase Hoog Niet-gedetailleerd Niet-gedetailleerd Niet-gedetailleerd Niet-gedetailleerd Niet-gedetailleerd Gedetailleerd Kwaliteit Inschrijvers Gunning Het proces kan worden verklaard in het volgende diagram. Dit schema illustreert de verschillende stappen bij het identificeren van de potentiële kandidaat die de meeste toegevoegde waarde heeft voor het project. Gaande door dit proces vallen de minder presterende inschrijvers af en blijft de beste inschrijver over. Meten van Risico’s en Uitvoering gedurende het Contract Laag Tijd 20 20 20
EMVI-criteria/waarden Prestatie-onderbouwing - 20% van plafondprijs Risicodossier - 15% van plafondprijs Kansendossier - 10% van plafondprijs Interviews - 30% van plafondprijs
Dominant beter of slechter moet je kunnen beargumenteren! Dominant slechter dan 4 Dominant slechter dan 6 Dominant beter dan 6 Dominant beter dan 8 Neutraal 2 4 6 8 10 Dominant beter of slechter moet je kunnen beargumenteren!
Waarde scores Plafondprijs € 395.000
Rekenblad EMVI Voorbeeld: Plafondprijs € 395.000 (excl. BTW)
Projectdoelstellingen Toetsingskader bij beoordeling van de kwalitatieve documenten (Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier) en de interviews! Zie Beschrijvend document. Geef aan waarom u in staat bent die te realiseren. We vragen niet “hoe” u deze gaat realiseren “hoe” aangeven mag wel maar beschrijf daarbij waarom u daardoor in staat bent de projectdoelstellingen te realiseren
Projectdoelstellingen Inschrijver kan met de door hem geformuleerde aanbodscope (te presenteren in Concretiseringsfase) en het risicobeheer de projectdoelstellingen realiseren. De beoogd opdrachtnemer toont dit aan in de Concretiseringsfase. Aanbodscope aanbieden evt. gebaseerd op realistische aannames waar projectdoelstellingen mee worden gerealiseerd = incl. risicobeheer
Bedoeling van eerste fase Expert selecteren die in de concretiseringsfase zijn uitvoeringsplan presenteert op basis waarvan hij de projectdoelstellingen gaat realiseren. Uitdaging voor inschrijvers moet zijn: met zo’n minimaal mogelijke aanbodscope (die hij dus presenteert in concretiseringsfase) de projectdoelstellingen kunnen realiseren Alle extra’s: in Kansendossier
De inschrijving
Inschrijfprijs Inschrijfprijs: Mag niet hoger zijn dan de Plafondprijs wel hoger: inschrijving is ongeldig Inschrijfprijs indienen op basis van format, die bij Beschrijvend document is gevoegd
Anoniem!! Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier en Planning moeten anoniem worden aangeleverd Dat betekent: geen bedrijfsnamen, logo’s, productnamen, technische termen, materiaalbeschrijvingen, namen van personen, namen van referenties etc. Waarom anoniem? Onbevooroordeelde toetsing! Beoordelaars weten niet “wie” ze beoordelen en welke inschrijfprijzen zijn aangeboden.
Prestatie-onderbouwing Beschrijving a.d.h.v stellingen waarom inschrijver in staat is op adequate wijze invulling aan het project en de doelstellingen te geven niet hoe! Relatie leggen met projectdoelstellingen. Betreft onderbouwing te leveren kwaliteit prestatieniveau Gaat om sterke punten van de inschrijver specifiek voor het project onderbouwd met meetgegevens gaat niet om referenties Verifieerbare uitvoeringsinformatie Op 2 A4-tjes
Uitvoeringsinformatie Waarom in staat om projectdoelstellingen te realiseren. Kan betreffen opgedane ervaring: functioneel omschrijven!! NB: Kan ook een minder goede ervaring zijn! Onderbouwen met informatie die kan worden nagetrokken Het hebben van ervaring scoort NIET VB: relinen van een riolering: met plakkers: Al drie jaar mee gewerkt en nog noot heeft een plakker los gelaten. Of: nieuwe lijm voor ontwikkeld, getest bij TNO onder alle omstandigheden: plakkers lieten niet los.
Praktijkvoorbeeld PD: Minimalisering klachten Bewering: Wij minimaliseren het aantal klachten door al al vanaf de voorbereiding een omgevingsmanager in te zetten die gedurende het hele project actief betrokken blijft en die extra aandacht schenkt aan de Woonschepenhaven en de Bloemenbuurt omdat daar veel belanghebbenden wonen die bezwaren hebben. Meetbare PI: De omgevingsmanager heeft 5 jaar ervaring en is in 5 vergelijkbare projecten (waaronder een project revitalisering van een woonschepenhaven en een project met woonwagenbewoners) succesvol gebleken, waardoor het aantal klachten is afgenomen van gemiddeld 10 klachten naar gemiddeld 1 klacht op een doorlooptijd van 1 jaar. Deze klachten zijn binnen 1 week naar tevredenheid afgehandeld.
Praktijkvoorbeeld PDN: Inrichten hoofdwatergang Vlotwijk zodanig dat achterland ten minste de komende 30 jaren is beschermd tegen hoog water + aanleg van tenminste 3 km extra natuurvriendelijke oevers + openbare weg Vlotwijkerweg – Zanddijk z.s.m. aanpassen zodat veiligheid verkeer is gewaarborgd . Bewering: Wij zijn een multidisciplinair bedrijf dat in staat is een project dat inzet meerdere disciplines vereist met behulp van System Engineering (SE) succesvol, efficiënt en binnen de planning te realiseren. Meetbare PI: We passen SE al 4 jaar succesvol toe. Dit is niet SMART
Praktijkvoorbeeld PDN: Inrichting van de Vlotwijk en zijtakken kosteneffectief en de Vlotwijk en zijtakken duurzaam laten voldoen aan de eisen voor veiligheid, hydrologisch functioneren en ecologische waterkwaliteit en bevaarbaarheid. Bewering: Bij de uitvoering van de oeverconstructies realiseren wij duurzame en ecologische oplossingen die bewezen aanslaan, kosteneffectief en onderhoudsvriendelijk zijn. Wij werken met gebiedseigen materialen. Bij natuurvriendelijke oevers gebruiken wij afgeplagd riet uit het gebied en onder water werken we met materialen met lange levensduur. Meetbare PI: Onze ervaring is dat gebruik van gebiedseigen materialen duurzaam en kosten besparend is, mede gelet op onderhoudstermijn. Dit is niet SMART
Let op: Belangrijk bij beschrijven van de PO: Inschrijver toont aan dat hij de opdracht doorgrondt en de projectdoelstellingen van Opdrachtgever kan realiseren. PO is gebaseerd op uw aanbodscope ga daarin uit van realistische aannames Beoordelingspunten: EMVI-bijlage!!
Risico- en kansendossier Risicodossier (1 A4): Risico’s buiten invloedssfeer Kansendossier (1 A4): Identificeren van de kansen voor het Project (“waarde toevoegende opties”). Korte beschrijving op welke wijze de kans waarde toevoegt aan het Project
Risico’s buiten invloedssfeer Risico’s buiten invloedssfeer – Projectrisico’s die Inschrijver onderkent als risico’s die buiten zijn invloedssfeer liggen en die een afwijking kunnen veroorzaken in kosten en tijd.
Risico’s buiten invloedssfeer Omschrijf duidelijk de belangrijkste risico’s die u ziet. Geef heldere beheersmaatregelen (bij voorkeur pro-actieve/preventieve maatregelen) NB) zonder de eigen aanbodscope te verbreden. Maak duidelijk: - effectiviteit van de maatregel - uitvoeringsinformatie
Wat moet inschrijver niet doen Marketing data Ons bedrijf is marktleider Onze lange geschiedenis stelt ons in staat om het project succesvol af te ronden We maken gebruik van state-of-the-art processen on het project te laten slagen Technische data De sterkte van het dak is 600 psi Het product doorstaat de ASTM-568a test
Wat moet inschrijver niet doen Risico weer bij opdrachtgever leggen We gaan samen met de opdrachtgever om de tafel zitten om eruit te komen We zullen regelmatig overleggen We zullen in overleg met de opdrachtgever een plan opstellen Algemene risico’s / algemene oplossingen Veiligheidsrisico’s zijn het grootste risico We zullen vooruit plannen We zullen op tijd ontheffingen aanvragen
Let op: Belangrijk bij opstellen van uw risicodossier: Het gaat om: opdrachtgeversrisico’s (risico’s van buiten/externe risico’s) minimaliseren ten behoeve van het realiseren van de projectdoelstellingen. Beoordelingspunten: EMVI-bijlage!!
Beheersmaatregelen (preventieve) beheersmaatregelen die inschrijver efficiënt en zonder hoge kosten kan meenemen in zijn werkproces. Stel: aanvullende preventieve maatregel of correctieve maatregel die hoge kosten mee brengen in kansendossier. Is uitzondering alleen doen als onderscheidend. NB) het risico zelf moet wel in Risicodossier staan met “basismaatregel”
Inschrijver 1 Casus: toestaan van hergebruik persleiding Risico: Persleiding kan niet worden hergebruikt Ondanks het feit dat de mate van corrosiebescherming van de leiding onbekend is, concluderen wij op basis van corrosieberekeningen- en toetsingen volgens NEN-normering dat de leiding ondanks (een mogelijke) aantasting door corrosie de komende 30 jaar voldoet aan de eisen. Vanwege ontbreken van onderhouds- en inspectierapporten is het onmogelijk een exacte inschatting te maken van de huidige staat van de leiding, waardoor het geformuleerde risico toch realistisch is [onderbouwd met voorbeelden van externe oorzaken]
Inschrijver 1 Beheersmaatregel: (Correctieve) beheersmaatregelen: video-inspectie, inwendige reiniging van de leiding, aanbrengen kathodische bescherming, preventief vervangen van aanwezige appendages. In het onwaarschijnlijke geval dat de leiding niet hergebruikt kan worden: verwijzing naar kansendossier (vervangen van de leiding).
Inschrijver 2: Risico: We gaan in de aanbodscope uit van hergebruik van de persleiding. Het risico is echter dat in de uitvoering blijkt, dat hergebruik niet mogelijk is omdat leiding te slecht is. Beheersmaatregel: Video-inspectie. Blijkt hieruit dat leiding niet bruikbaar is: zie kansendossier. Kansendossier: Vervanging leiding voor € 650.000 Waarom is dit niet goed?
Waarom niet zo? We vragen de inschrijvers nadrukkelijk om realistische aannames gebaseerd op hun ervaring en op de verstrekte informatie. Inschrijver 1 laat zien waarop zijn aanname voor hergebruik is gebaseerd. Inschrijver 2 neemt hergebruik als uitgangspunt en ziet later wel of dat ook realistisch is daardoor kan hij zijn inschrijfprijs eerst laag houden (hij deed dit bij dit inkooptraject voor alle componenten).
Voorbeeld Casus: Herinrichten natuurgebied-afvoeren grond: er ligt een schone grondverklaring. Inschrijver weet echter: in 90% van de gevallen is er sprake van puntvervuiling (oude fietsen, kadavers, vuilnis etc.). Aanbodscope: afvoeren van schone grond. Risico: Grond is niet schoon Beheersmaatregel: Grondonderzoek. Indien vervuiling wordt aangetroffen: zie Kansendossier (met een inschatting van aantal m3 en prijs per m3).
Waarom zo? Achterliggende gedachte: Minimale aanbodscope Geen risico’s afprijzen in Inschrijfprijs die zich wellicht helemaal niet voor gaan doen: Inschrijver prijst zich zo onnodig de markt uit. OG betaalt voor iets wat zich mogelijk niet voordoet Aanbestedende dienst koopt geen perfect plan Maar aanbodscope wel baseren op realistische aannames!
Kansen Kans = een optie die toegevoegde waarde geeft aan het project Omschrijf duidelijk: - welke kans(en) u ziet - welke toegevoegde waarde de kans heeft - uitvoeringsinformatie Beter een leeg kansendossier dan een slecht kansendossier
Let op: Belangrijk bij opstellen van uw kansendossier: Het gaat om: kansen maximaliseren om waarde toe te voegen aan de projectdoelstellingen. Beoordelingspunten: EMVI-bijlage!! De kans(en) moet(en) een relatie hebben met de projectdoelstellingen Een kans moet niet nodig zijn om de projectdoelstellingen te realiseren! Een kans moet niet een (of meer) extra risico (‘s) introduceren.
Voorbeeld Casus: Herinrichten Vlotwijk, zodat veiligheid achterland is gewaarborgd gedurende minimaal 30 jaar uitgaande van overstromingskans die zich 1x in 100 jaar voordoet + alleen bij dreigende dijkdoorbraak, kosteneffectief en met aandacht voor duurzaamheid. In opdracht zit aanbrengen van afsluitvoorzieningen. Kans: Leveren en aanbrengen van een geautomatiseerde afsluitvoorziening aangedreven op zonne-energie, ten behoeve van het afsluiten van de Vlotwijk. Waarom is dit niet positief beoordeeld?
Voorbeeld (vervolg) De kans introduceert een nieuw risico (automatisering kan falen) t.o.v. aanbodscope (gaat uit van handmatig sluiten). Het gaat om een situatie die zich 1x in de 100 jaar voor doet in de praktijk gaat de afsluitvoorziening nagenoeg nooit dicht (situatie van 1:100 + alleen bij dreigende dijkdoorbraak) 1x per jaar dicht voor controle/onderhoud. Kans brengt hoge kosten mee. Dus: kijk goed naar de opdracht + belangen OG + relatie met kosten en maak toegevoegde waarde helder!
Kosten Alles in het Risicodossier (beheersmaat-regelen) moet onderdeel zijn van de Inschrijfprijs. NB: alle risico’s inschatten; de belangrijkste komen in Risicodossier Alles in het Kansendossier vormt geen onderdeel van de Inschrijfprijs. Daarvoor moet een aparte financiële onderbouwing aangeleverd worden.
Planning planning op hoofdlijnen van voorbereidingsfase tot oplevering bevat minimaal een fasering (met de meest belangrijkste milestones), de belangrijkste activiteiten en het kritieke pad bij de planning moet inschrijver uitgaan van de uiterste opleverdatum d.w.z. eerder opleveren mag wel. Planning: op 1 A3 + toelichting op achterzijde Planning: maximaal 1 A3; Inschrijver mag op de achterzijde van de planning (A3) een tekstuele toelichting geven van maximaal 1 pagina A3. 55
Interviews Alleen inhoudelijk nadere toelichting (verduidelijking) op het kwalitatieve deel van de Inschrijving. Niet toegestaan, tijdens de interviews af te wijken van hetgeen is ingediend in die zin, dat een essentiële wijziging dan wel aanvulling ontstaat van de Inschrijving. Al hetgeen tijdens de interviews wordt gezegd, wordt ook onderdeel van de Inschrijving en daarmee het (eventuele) contract interviews worden daarom vast gelegd (op tape en/of woordelijke notulen).
Beoordeling Bij beoordeling van de interviews: uitsluitend puntentoekenning voor: de mate waarin Sleutelpersoon duidelijk heeft kunnen maken dat hij het Project (de uitvoering van de opdracht) goed doorgrondt en mate waarin hij in staat is het Project binnen zijn functie te allen tijde goed kunnen managen. Dus automatisch ook: kent hij de inhoud van de inschrijving van zijn bedrijf en staat hij daar achter. Ook hier: beoordelingsteam is niet op de hoogte van de Inschrijfprijs
Sleutelfunctionarissen Aanbestedende dienst schrijft voor welke Sleutelpersonen worden geïnterviewd zie paragraaf 5.5 Beschrijvend document NB: Aandacht voor bevoegdheid Sleutelfunctionarissen om “toezeggingen” te doen wordt onderdeel van de overeenkomst immers. Bereid Sleutelfunctionarissen goed voor! Geen commercieel verhaal.
Interviews
Aandachtspunten Alleen de Inschrijvers die t.a.v. de totale kwaliteitswaarde neutraal of een aftrek hebben gescoord gaan door naar de interviews. De Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier en planning worden niet opnieuw beoordeeld! Vragen daarover kan wel Projectdoelstellingen ook hier belangrijk!
Beoordeling en daarna
Beoordelingsproces Leden van de beoordelingscommissie MOETEN de documenten en interviews individueel scoren (cijfer 2, 4, 6, 8 of 10) Er vindt geen overleg plaats tussen de beoordelaars totdat ze hun scores hebben overgelegd. Alle inschrijvers krijgen in principe allemaal een 6 (gemiddelde score) tenzij er onderscheidende informatie is om een hogere of lagere score toe te kennen. Taak van de beoordelaars is NIET om uit te zoeken wie de beste is …dat moet direct duidelijk zijn. Beoordelaars moeten kijken naar onderscheidende informatie. Beoordelaars moeten vast leggen waarom sprake is van onderscheidende informatie waarom onderscheidend beter of slechter 62 62 62
Verificatiefase Ranking + Verificatie Op basis van prijs + scores Ranking beoogd ON Volgende stap is: verifiëren van de inschrijfprijs van beoogd ON: Opdrachtgever heeft het recht vragen te stellen over die Inschrijfprijs (ter verduidelijking) Volgende stap: verifiëren van de door beoogd ON in PO opgegeven prestatiegegevens (metingen) en eventueel aannames Inschrijver moet met duidelijke en onderscheidende argumenten kunnen aangeven, dat hij het werk voor die prijs kan uitvoeren 63
Wanneer terzijde? Opdrachtgever legt die Inschrijving als ongeldig terzijde als: overduidelijk is dat: - de prijs onjuist is of - de prijs is gebaseerd op onjuiste aannames - de onderbouwing PO is gebaseerd op onjuistheden Inschrijver moet met duidelijke en onderscheidende argumenten kunnen aangeven, dat hij het werk voor die prijs kan uitvoeren 64
Concretiseringsfase: wat houdt het in?
Selecteren Inschrijver met meeste toegevoegde waarde BVP proces Inschrijver is expert Selecteren Inschrijver met meeste toegevoegde waarde Fase 1 Detailplanning en Controle kwaliteit Fase 2 Gunning Meten & Documenteren Fase 3 Inschrijver bewijst dat Moet verduidelijken / antwoord geven op alle zorgen van OG 66 66 66
Belangrijkste fase! Concretiseringsfase is de belangrijkste fase bij een BVP-aanbesteding Deze fase nooit overslaan of “even snel doen” Aan het eind van deze fase heeft de opdrachtnemer het project van A tot Z gepland, inclusief de details
Hoofdreden Inschrijver beschermen tegen het sluiten van een overeenkomst waarvan hij de projectdoelstellingen niet kan halen. Bijv. omdat: - Inschrijving gebaseerd op onjuiste aannames - Een risico wordt aangedragen die qua beheerskosten niet binnen de inschrijfprijs past - OG veel te hoge verwachtingen heeft
Doelstelling Beoogd ON geeft aan wat in zijn aanbodscope zit (what’s in) Beoogd ON geeft aan welke elementen (lees: risico’s) het succesvol kunnen uitvoeren van de opdracht in de weg staan risicobeheer Beoogd ON geeft aan welke kosten dit met zich meebrengt Beoogd ON brengt in beeld wat hij nodig heeft van opdrachtgever om te kunnen presteren.
Kortom Inschrijver maakt duidelijk welk “plan” de provincie koopt (wat zit er wel en wat zit er niet in) waarmee projectdoelstellingen worden gehaald NB: We zitten nog steeds in de aanbestedingsfase
Aandachtspunten Vanaf de start van de concretiseringsfase neemt de ON de leiding van het project op zich maakt planning voor deze fase. Veel voorkomend probleem: ON heeft aanvullende informatie van OG nodig om zijn plan compleet te kunnen maken OG lever te laat aan vertraging Oplossing: ON geeft aan welke info hij wanneer nodig heeft als te laat: gevolgen zijn voor OG Gebruik alvast de wekelijkse risicorapportage!
Activiteiten ON plant het project van A tot Z, inclusief de details + coördinatie onderaannemers. ON stelt PvA op wijze van uitvoering in detail (gebaseerd op inschrijving) ON stelt risicomanagementplan op incl. beheersmaatregelen. - ook risico’s andere inschrijvers (waarbij ON zelf beheersmaatregelen moet formuleren) - overige “zorgen” opdrachtgever ON stelt kwaliteits- en toetsingsplan op KPI’s
KPI’s Kritische Prestatie Indicatoren Zijn afgeleid van de projectdoelstellingen en de wijze waarop de beoogd ON gelet op zijn inschrijving en de uitwerking daarvan (“ het plan”) aangeeft de projectdoelstellingen te zullen gaan realiseren. Vooraf vastgelegde prestatie- en servicewaarden. Kan ook een KPI zijn gericht op de OG.
Resultaat Een “uitgewerkt plan” waarmee ON heeft aangetoond dat hij de projectdoelstellingen kan realiseren op het kwaliteitsniveau dat hij heeft aangeboden in PO. Het is voor OG duidelijk wat hij krijgt voor de aangeboden prijs. NB) Dat plan hoeft niet perfect te zijn! Planwijziging in uitvoering a.g.v. onvoorzien voor rekening OG Technische fouten voor rekening ON Fase succesvol: dan pas voornemen tot gunnen!
Waarom geen perfect plan? Alleen als je van te voren alles weet (100% van de informatie) kun je perfect voorspellen wat de uitkomst is. Beschikken over 100% van de informatie is utopie. Onvoorziene gebeurtenis kan altijd optreden Best Value betekent niet overdragen van risico’s maar beheersen/mitigeren van de risico’s door ON. We hebben dan wel de expert is in staat: - een goed risicobeheersplan te maken - kosten zo laag mogelijk te houden - uitloop in tijd zoveel mogelijk te beperken
Aanvullende vragen?
Oefenen 78 78 78