Aanvragen van een Global Grant Welkom Slides in Engels ‘Je’ i.p.v. “U” de presentatie staat op de website Ingezonden vragen: behandelen voor zover betrekking op dit specifieke aspect van Rotary Foundation. 5 november 2016 14:00 – 14:50 uur

GLOBAL GRANTS VOOR BEGINNERS Wie zijn wij? Wij zijn beiden lid van Rotary Foundation Commissie D1610. Bart Muller Huub van der Pol voorzitter penningmeester Wij zijn ….

Roll Call naam, club en classificatie

Wat kun je verwachten in de komende 50 minuten? Uitleg over de belangrijkste elementen van een Global Grant project voorstel Uitleg waar en hoe je een project voorstel via rotary.org kan indienen We praten met nadruk over ‘project voorstel’ en niet over ‘Global Grant aanvraag’ , omdat alleen een goed project voorstel gehonoreerd wordt Vandaag gaan we in op 1) …. en op 2) …….. Het is het makkelijkst om je project voorstel eerst in een Word document op te stellen, en daarna pas met cut en paste via de website in te dienen. En in veel gevallen is het makkelijker om eerst het voorstel in het Nederlands te formuleren en daarna pas te vertalen.

Vorige maand bij Rotary Magazine deze bijlage over de Foundation. Hierna volgt: POLL: Vorige maand zat bij ons blad de Rotarian deze Rotary Foundation bijlage. Wie heeft dit gelezen? Ja / Nee / Doorgebladerd / Niet gezien

De volgende zes onderdelen komen aan de orde: Objectives Areas of Focus Participants Budget Financing DRFC & DDF Authorizations Doel van het project; welke verbetering wordt gerealiseerd Past bij welke Foundation focus gebieden ‘Participants’ niet vertalen als ‘deelnemers’ maar als ‘mede uitvoerders’ Budget – hoeveel geld is er nodig Financiering – waar komt het geld van dan DRFC – Bart voor D1610; DDF slaat op District Designated Fund, dit is het District’s fonds dat gebruikt kan worden om projecten mee financieel te ondersteunen. We nemen nu aan voor deze workshop dat je een project hebt, samen met een club in het land waar het project plaats moet vinden.

Doel van het project 1. Objectives Dit is even schrikken, we lopen hier stap voor stap doorheen Het eerste deel is “Objectives” Hierin beschrijf je het doel / wat je wil bereiken met dit programma.

Doel van het project 1. Objectives Grand record - wordt bij het invoeren via de website door het systeem gegenereerd Grant Title – Bedenk een goede naam waarmee direct duidelijk is wat er en/of waar het gebeurt. Status – dit is de status van de aanvraag en wordt door het systeem gegenereerd. District nummer: is het District nummer waar jouw club onder valt, voor 1610 zuid-west Nederland

Doel van het project 1. Objectives Wat gaat er met dit project bereikt worden, en wat moet daarvoor gedaan worden Wie hebben er baat bij dat dit project gerealiseerd gaat worden.

Doel van het project 1. Objectives Maak een keuze, als het geen VTT en geen Scholarship voorstel is, dan is het een Humanitarian project voorstel

Doel van het project 1. Objectives En leidt tot de volgende informatie die aangeleverd moet worden.

Doel van het project 1. Objectives Waar vindt het project plaats Wanneer moet het project plaats gaan vinden: LETOP het project mag nooit voor de goedkeuring van het project voorstel al vast starten!! Voorbereidingen (die geen kosten met zich meebrengen) mogen wel.

1. Objectives Doel van het project Project / uitvoering plan

Doel van het project 1. Objectives Met sustainability wordt hier vooral “draagvlak” en “verankering” bij degene voor wie je dit project doet, en bij de lokale Rotary Club die bij dit project betrokken is. “community outreach” in de laatste regel: is informatie sessies en andere vormen van communicatie met de betrokkenen.

Focus gebieden 2. Areas of focus Kies 1 area of focus en niet twee of zo!!

Focus gebieden 1 2 3 4 5 6 2. Areas of focus Kies de belangrijkste, want voor iedere area of focus die wordt gekozen, moet ook verantwoording in feiten worden afgelegd.

Focus gebieden 2. Areas of focus En deze vragen gaan over het beschrijven en kwantificeren van die feiten

2. Areas of focus Focus gebieden ……. en kwantificeren van die feiten

Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoordelijkheden 3. Participants Dit is even schrikken. We gaan hier stap voor stap door. Veel aandacht voor de uitvoering van het project en voor de verdeling van de verantwoordelijkheden. “Participants” vertalen we meestal door “deelnemers”, hier wordt echter bedoeld de wie zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoordelijkheden

Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden 3. Participants Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden LETOP: als je het project voorstel gaat indienen via de website, is dit de informatie die vrijwel aan het begin gevraagd wordt. Zonder deze informatie lukt de aanvraag niet! En waarom is dat zo: Rotary Foundation project voorstellen worden alleen goed gekeurd als er tenminste commitment is van een club in Nederland en van een club in het land waar het project wordt uitgevoerd. Late we verder door de benodigde informatie lopen.

Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden 3. Participants Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden Soms wordt een project niet door een specifieke club gesteund maar vanuit het District. Dat is mogelijk.

Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden 3. Participants Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden Er moet een primary contact zijn voor de club in Nederland, in termen van de Foundation is dat de “International” En er moet een primary contact zijn in het land waar het project wordt uitgevoerd: de Host (van het project).

Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden 3. Participants Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden Daarnaast is er een commissie nodig met tenminste 2 leden in zowel International als in Host. De Primary Contacts mogen ook dubbelen als commissie leden.

Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden 3. Participants Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden Soms wordt er samengewerkt met andere organisaties. Dat kan, en leidt tot aanvullende informatie behoeften, daar gaan we nu niet verder op in.

Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden 3. Participants Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden Hier is Rotarian Participation het essentieel onderdeel. Host Rotary (dus van de club waar het project gaat plaatsvinden) draagvlak / commitment / en toekomstige verankering van het project moeten duidelijk blijken

Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden 3. Participants Wie voeren het project uit, en wat zijn hun verantwoor-delijkheden Ook hier gaat het weer om draagvlak / commitment / en toekomstige verankering duidelijk te laten blijken

4. Budget Project budget Een goed project voorstel, komt met een goed budget voorstel. Geef hier aan wat het kost en hoe die kosten zijn opgebouwd.

4. Budget Project budget …. en laat zien dat er een verantwoord inkoop beleid wordt gevolgd, dat ook voldoet aan de lokale wetgeving.

Financiering 5. Financing Financiering – hoe gaan we dit project betalen of wie gaat dat betalen.

Financiering 5. Financing Bijdragen van de Foundation zijn van $ 15,000 tot maximaal $ 200,000 Bijdragen van de club zelf worden aangevuld met een TRF Award van 50% van die bijdrage Bijdragen vanuit het District DDF fonds, worden aangevuld met een 100% TRF Award.

Contribution Contribution Award RC Dordrecht US$ 30,000 US$ 15,000 5. Financing Cash DDF TRF Contribution Contribution Award RC Dordrecht US$ 30,000 US$ 15,000 RC Eastern Seaboard US$ 2,000 US$ 1,000 DDF District 1610 US$ 16,000 US$ 16,000 DDF District 3340 US$ 1,000 US$ 1,000 ----------------- ----------------- ----------------- US$ 32,000 US$ 17,000 US$ 33,000 Totaal voor het project US$ 82,000 En dit voorbeeld laat zien hoe dat er in de praktijk uit kan zien.

Contribution Contribution Award RC Dordrecht US$ 30,000 US$ 15,000 5. Financing Cash DDF TRF Contribution Contribution Award RC Dordrecht US$ 30,000 US$ 15,000 RC Eastern Seaboard US$ 2,000 US$ 1,000 DDF District 1610 US$ 16,000 US$ 16,000 DDF District 3340 US$ 1,000 US$ 1,000 ----------------- ----------------- ----------------- US$ 32,000 US$ 17,000 US$ 33,000 Totaal voor het project US$ 82,000 En dit voorbeeld laat zien hoe dat er in de praktijk uit kan zien.

Contribution Contribution Award RC Dordrecht US$ 30,000 US$ 15,000 5. Financing Cash DDF TRF Contribution Contribution Award RC Dordrecht US$ 30,000 US$ 15,000 RC Eastern Seaboard US$ 2,000 US$ 1,000 DDF District 1610 US$ 16,000 US$ 16,000 DDF District 3340 US$ 1,000 US$ 1,000 ----------------- ----------------- ----------------- US$ 32,000 US$ 17,000 US$ 33,000 Totaal voor het project US$ 82,000 En dit voorbeeld laat zien hoe dat er in de praktijk uit kan zien.

Contribution Contribution Award RC Dordrecht US$ 30,000 US$ 15,000 5. Financing Cash DDF TRF Contribution Contribution Award RC Dordrecht US$ 30,000 US$ 15,000 RC Eastern Seaboard US$ 2,000 US$ 1,000 DDF District 1610 US$ 16,000 US$ 16,000 DDF District 3340 US$ 1,000 US$ 1,000 ----------------- ----------------- ----------------- US$ 32,000 US$ 17,000 US$ 33,000 Totaal voor het project US$ 82,000 En dit voorbeeld laat zien hoe dat er in de praktijk uit kan zien.

Autorisaties 6. Authorizations Ook hier gaan we weer stap voor stap doorheen: Als het project voorstel is ingediend, start het goedkeurings proces. Dat gebeurt geheel via het online systeem

6. Authorizations Autorisaties

Autorisaties 6. Authorizations Eerst moeten de primary contacts zelf het project voorstel goedkeuren. De Primary Contacts zijn het lid van de uitvoerende club en het lid van de club dat sponsort, die samen verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het project.

Autorisaties 6. Authorizations Vervolgens ook de DRFC’s dat het project voorstel aan de criteria van Rotary voldoet

Autorisaties 6. Authorizations En dan moeten ook de toegezegde DDF bedragen worden goedgekeurd door de DRFC’s en door de betreffende Gouverneurs.

Website voor het initiëren van een Global Grant project voorstel Mooi nu nog even een snelle blik over hoe dit allemaal uiteindelijk via de website ingediend kan worden. Via Rotary.org en My Rotary

De Rotary.org website …. Kom je op deze inlog pagina. Dit is een mooi moment voor een 2 minuten pauze

De Rotary.org website Inmiddels ben ik succesvol ingelogd, en ga door naar The Rotary Foundation

Daar kies ik vervolgens Grant Application Tool

En hier kies ik Global Grants En hier kies ik Global Grants. Soms lukt dat niet meteen, en bovendien is deze tekst grijs. Vaak moet ik 1 of 2 keer hierop klikken voor het systeem eindelijk verder gaat.

En als dat gelukt is kunnen we op start klikken om te beginne met het indienen van het project voorstel

De eerste keer wordt eerst langs uitvoerig informatie geleid voor ieder van de onderwerpen die ook net besproken hebben. Het is nuttig / zelfs noodzakelijk om hier tijd voor te nemen en alles goed te lezen! Achteraf tot de ontdekking komen dat het project voorstel gedeeltelijk opnieuw moet om dat niet aan de voorwaarden is voldaan, is geen excuus om toch goedkeuring te krijgen.

We slaan even een aantal informatie tabs over en na Review (waar weer links naar relevante informatie zijn te vinden) gaan we verder

Nu kunnen we beginnen met het cut & paste van de informatie die we al in het word document verzameld hadden. Grant Title – Primary contact – het systeem neemt aan dat je ook de Primary Contact bent voor dit project voorstel; mooi dan kunnen we meteen verder ……

…. Oh er is nog informatie nodig: er moet ook een tweede Primary contact worden opgegeven

en weer oeps, voor je de tweede kan invoeren eerst aangeven wat de role is voor de eerste primary contact. Wat bedoelen ze hier met rol? Dat zien we nu:

eenvoudig keuze maken Club of District

En natuurlijk kiezen Host of International

Nu kunnen we de tweede primary contact invoeren

hoewel Oeps, als je de informatie paraat hebt, is dit nu goed in te vullen. Deze contact informatie moet ingevuld zijn voor het project voorstel verder ingevuld kan worden. Rotary sponsort alleen projecten waar een Host en een International Rotary club samen de verantwoordelijk nemen. Zonder dat lukt het niet. Mocht je een project in gedachten hebben in het buitenland, en dat project is niet aangedragen door een Host club, dan moet je eerste actie zijn: vindt een passende Host club !!!

Vijf tips Begin met een ‘word document’ om al het voorgaande initieel te documenteren en niet op de website vast te lopen. Betrek iemand met project management ervaring erbij: project managers begrijpen vaak beter wat er nodig is om een goed project voorstel te schrijven. Word document, te vinden op site van D1610 bij The Rotary Foundation > Global Grant alle informatie. Eveneens een voorbeeld te vinden van een ander project. Iemand met project management ervaring

Vijf tips Als het makkelijker werkt, doe het eerst in het Nederlands, en vertaal later. Vraag de District Rotary Foundation Commissie in vroeg stadium om hulp en advies. Project mag niet in uitvoering gaan vóór de project aanvraag volledig is goed gekeurd. 3. Doe eerst in NL en vertaal later 4. Vraag de TRF commissie vroeg tijdig om hulp en advies 5. Het is al gezegd: maar begin niet aan het project voor het is goedgekeurd! Als er tijd is: EXTRA POLL: Ken je leden van de Rotary Foundation Commissie in jouw district: 1) Ja 2) Geen idee

Werk met z’n tweeën Zo’n project aanvraag verreist heldere en duidelijke formulering, twee mensen die samen overleggen komen tot een beter resultaat dan een persoon. Omdat eerst met het word template gewerkt wordt, kan de aanvraag ook eerst in het NL worden opgesteld. Wanneer klaar en goed bevonden, vertalen en in het Global Grant systeem invoeren

Wat hebben we de afgelopen 50 minuten gedaan? Uitleg gegeven over de belangrijkste elementen van een Global Grant project voorstel Uitgelegd waar en hoe een project voorstel in te dienen Global Grand project voorstel word document en deze presentatie is te vinden op de site van D1610. Hiermee zijn we aan het einde van deze workshop, wat hebben we gedaan En wat krijgen jullie?

De volgende zes onderdelen zijn besproken: Objectives Areas of Focus Participants Budget Financing DRFC & DDF Authorizations Helpdesk D1610: http://rotary.nl/d1610/ en bij onze uitleg zijn we iets verder ingegaan op ieder van de bovenstaande onderwerpen

Zoekt jouw club nog een project? http://www.matchinggrants.org/ Mocht jouw club opzoek zijn naar een project, dan is dit een website waarop veelal Host clubs zoeken naar internationale sponsors voor hun project. Dat is een effectieve manier om met je club een project te realiseren

Rechter kolom doornemen over de info Global Grants.

Aanvragen van een Global Grant Heel veel dank voor jullie tijd en aandacht! Veel succes met het ontwikkelen van een Global Grant project voorstel! einde