Zin?Ja! Netwerk 9 NOVEMBER 2016  Leiding geven op afstand Patricia Van Reet – Joke Pillet

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Telewerk : iedereen heeft er de mond vol van Voordelen maar ook aandachtspunten, voor leidinggevenden en voor medewerkers Efficiënter, effectiever (en aangenamer) werken Hoe weet je als leidinggevende dat alles goed gaat ? Is de medewerker nog met goede dingen bezig ? Werkt hij/zij nog goed samen met collega’s ? Heeft hij/zij het nog naar zijn/haar zin ? VINGER AAN DE POLS

LEIDING GEVEN OP AFSTAND TAKENPAKKET AFDELING Zorgen voor de leerkrachten van het basisonderwijs en de CLB’s Administratieve loopbaan Geldelijke loopbaan Actieve informatieverstrekking Grootte-orde : 100 000 dossiers

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Rollen binnen de afdeling Dossier- en relatiebeheerders Groepschefs Medewerkers eindeloopbaancel Medewerkers prescancel Secretariaatsmedewerker Coördinatoren niveau A Afdelingshoofd

LEIDING GEVEN OP AFSTAND

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Dossier- en relatiebeheerder : telewerkbare functie Elektronische indiening van opdrachten Scanning van alle resterende documenten Volledig elektronisch documentatiesysteem Elektronisch ondersteunde controles Andere functies : telewerkbare taken

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Voorbereiding op structureel telewerk 2 dagen/week  3 jaar Intensieve opleiding eerste jaar Inzetten op zelfredzaamheid Directe feedback van groepschef en collega’s Rekening houden met persoonlijke resultaten

LEIDING GEVEN OP AFSTAND COMMUNICEER MET ELKAAR 60113016281

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Middelen om virtueel contact te houden of informatie te delen, telefoon, skype, e-mail …… Hoe goed ken je de mensen persoonlijk ? Als je elkaar ziet is dat vanzelfsprekend, bij virtuele samenwerking hou je dan bewust ook sociaal contact via andere kanalen, je belt en mailt, ook over alledaagse dingen. Heel belangrijk!

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK LICHAAMSTAAL EXPLICIET

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Lichaamstaal is een heel belangrijk aspect van communicatie. Ze helpt om een boodschap juist over te dragen en te interpreteren. Bij communicatie op afstand valt dat weg. Je kan bijvoorbeeld niet zien aan de reactie van je medewerker of hij je feedback begrijpt. Denk dus twee keer na over hoe je iets (schriftelijk of telefonisch) verwoordt en sta stil bij het effect van wat je zegt. Verrijk je communicatie door de juiste accenten en nuances te leggen, want door de afstand kunnen onbegrip en problemen sneller aandikken.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK THUISWERKERS ZICHTBAAR

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Een terugkerende moeilijkheid bij werken op afstand is het wegvallen van onderling contact tussen collega’s. Hou de thuiswerkers op de hoogte van het reilen en zeilen binnen het team en de afdeling. Informeer via mail of telefoon naar het standpunt van je medewerker, vergeet het verslag van de vergadering niet door te sturen. Maar opgepast, alles kan niet via mail of telefoon, een conflict los je niet op via mail en iedereen in kopie zetten van elke mail leidt er al snel toe dat geen enkele mail nog wordt gelezen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND LEER JE MEDEWERKERS LEIDING VRAGEN

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Als goede leidinggevende geef je situationeel leiding en daarmee ontwikkel je je mensen tot bekwame en gemotiveerde medewerkers. Bij werken op afstand kan dat ook, als je de mensen leert te vragen om de leiding die ze nodig hebben. Laat hen merken dat ze om instructie mogen vragen indien nodig.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND DELEGEER

Delegeren is meer dan een vage opdracht van geven en wegwezen. Maak goede afspraken over doel, resultaat, randvoorwaarden, bevoegdheid. Het op de juiste wijze delegeren van opdrachten en verantwoordelijkheden kan meehelpen om op een verantwoorde wijze de doelen te realiseren. Denk hierbij aan de vier doelen van leiderschap : de rol als leider de rol als manager de rol als ondernemer de rol als coach

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK HELDERE AFSPRAKEN

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Spreek niet alleen het gewenste resultaat af, maar ook de manier van frequentie van tussentijdse rapportering, opvolging en overleg. Goede afspraken rond bereikbaarheid zijn ook belangrijk. Zo kan je er bijvoorbeeld niet van uitgaan dat iemand altijd bereikbaar is. Misschien schakelt hij zijn gsm wel uit of leest hij zijn e-mails af en toe niet om goed te kunnen doorwerken ? Laat zeker geen ruimte voor misinterpretaties.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND BOUW AAN VERTROUWEN

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Van collega’s die je elke dag ontmoet weet je bijna vanzelf hoe je in vertrouwen kunt samenwerken. Bij thuiswerkers moet je als leider bewust aan het vertrouwen bouwen. Vertrouwen betekent niet dat je niets meer op papier moet vastleggen. Integendeel, formele afspraken en uitwisselingen versterken net het gevoel van wederzijds vertrouwen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND STUUR OP RESULTAAT

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Of je nu een projectteam op afstand aanstuurt of thuiswerkers, voortdurend controleren of ze aan het werk zijn, is onmogelijk. Dat hoeft geen probleem te zijn als je stuurt op resultaten in plaats van op activiteiten. Spreek af welke (tussen) resultaten je tegen wanneer verwacht. Zo bouw je aan vertrouwen, motivatie en engagement. Want je werk zelf regelen, zolang de resultaten maar behaald worden, werkt stimulerend.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND HEB OOG VOOR JE MEDEWERKERS

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Elke medewerker is anders. Daarom moet je thuiswerk medewerker per medewerker evalueren. Vraag je af of een functie of takenpakket zich tot thuiswerk leent en of het profiel van de medewerker is aangepast. Sommigen hebben bijvoorbeeld veel nood aan sociaal contact en zullen minder goed functioneren in het isolement dat thuiswerken met zich meebrengt.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Vinger aan de pols voor veranderingen in : resultaat inzet vlucht- of uitstelgedrag reactietijd

LEIDING GEVEN OP AFSTAND - Resultaat : meer dingen vergeten, veel fouten maken , onnauwkeurig - Inzet : vaak ziek worden, lastminute verlof nemen, geen medewerking, niet komen opdagen voor teammeetings, te laat komen of heel vroeg doorgaan - Vlucht -of uitstelgedrag : moeilijk bereikbaar zijn, altijd bezet zijn, geen tijd in agenda voor een one to one gesprek - Reactietijd: Het duurt langer vooraleer men berichten gaat beantwoorden Als je één of meer van deze veranderingen opmerkt, reageer dan snel en probeer de de oorzaken op te sporen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND TEAMSPIRIT

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Het woord alleen al doet denken aan enthousiaste en levenslustige collega's die samenwerken, zich onvermoeibaar op hun werk storten en daarbovenop nog als de beste vrienden door het leven gaan. De werkelijkheid is anders want waar er mensen samen zijn, rijzen er automatisch problemen. Toch is het mogelijk om, mits enkele eenvoudige ingrepen, de teamgeest te bevorderen: om een team beter te laten samenwerken kan je teambuildings organiseren. Een teambuilding geeft de teamleden de gelegenheid om elkaar buiten de werkuren te leren kennen. Na een teambuilding verbetert de sfeer en spelen de teamleden onderling nog sterker op elkaar in.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Opvolging telewerk: Dagelijkse opvolging Bespreekpunt in jaarlijkse evaluatie Bespreekpunt op agentschapsniveau Onderdeel van klantentevredenheidsenquête Zin?Ja!netwerk 29 oktober 2015

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Kadering PTOW binnen de Vlaamse overheid Visienota: https://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken-hnw Omzendbrief PTOW: https://www.bestuurszaken.be/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken Toolbox PTOW: https://www.bestuurszaken.be/toolbox/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken/stappenplan Ondersteuning Zin?Ja!netwerk 29 oktober 2015