VOORLICHTINGSBIJEENKOMSt Best Value Procurement server, storage en back-up 19 oktober 2015 13.00 – 15.00 uur

doel van deze bijeenkomst 1. Uitleg over de Best Value Procurement (BVP) of te wel Prestatie-inkoop bij de gemeente Eindhoven Dit alles ter voorbereiding op uw besluit om eventueel in te inschrijven.

doel van deze bijeenkomst Waarom best value procurement (BVP) oftewel Prestatie-inkoop?

introductie bvp Scenario A Scenario B Ik ga naar een hartchirurg: Vertel hem hoe hij mij moet opereren Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem wel instrumenten hij moet gebruiken en hoeveel narcose hij moet gebruiken Huur anderen in om de chirurg te vertellen hoe hij moet opereren Scenario B Ik ga naar een ervaren hartchirurg die veel operaties met goed gevolg heeft uitgevoerd en laat mij door hem opereren?

traditioneel versus bvp   Reactieve leverancier, opdrachtgever stuurt aan en neemt beslissingen. Proactieve leverancier, die aanstuurt en het nemen van beslissing wordt minimaal Focus op alleen het minimaliseren van de technische risico’s. Focus op risico’s die we niet in de hand hebben Wij en jij contact. Aligned “ons” contract Win-lose situatie. Win-win (partnership).

Waarom bvp “De maximale prestatie die ik ga leveren” Prestatie Risico Hoog Prestatie Hoog Laag Risico Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Risico Prestatie Inschrijver 3 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 4 Laag Hoog “Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens”

Waarom BVP

De expert Wij zoeken ‘de expert’, een expert is iemand die Het gehele project kan overzien De projectdoelstellingen en de belangen van de opdrachtgever helder voor ogen heeft Risico’s voor het project kan herkennen en minimaliseren Op dominante wijze kan aantonen wat hij doet en waarom, om risico’s te beheersen Ongewenste gebeurtenissen op een adequate manier kan oplossen Met aantoonbare, concrete prestaties zijn ervaring kan onderbouwen het behalen van de meeste toegevoegde waarde voor de gestelde plafondprijs

Inschrijven, beoordelen, beoogde gunning proces bvp FASE 1: Inschrijven, beoordelen, beoogde gunning FASE 2: Concretiseren (pre-award) FASE 3: Uitvoering - Dominant - Simpel - Onderscheiden (niet technische prestatiemeting, geen marketingpraat) Best value voorstel moet acceptabel zijn voor OG Verduidelijking, review, detailinformatie en -planning Risicomanagement Kwaliteitscontrole Kwaliteitsborging

Dominante informatie Scenario 1 Scenario 2 Vraag: welke is dominant (oftewel wie onderscheidt zich duidelijk van de rest)?

Alle informatie moet dominant zijn Voor iedereen te begrijpen (geen technische informatie dus) Niet weerlegbaar / niet betwistbaar Verifieerbaar Accuraat Metingen in termen van getallen, percentages, of tijd Vertaalt naar het huidige project Minimaliseert het aantal beslissingen

Vastgestelde Wegingspercentage Kwaliteit 85% onderverdeelt in: Prestatie-onderbouwing (20%) Risicodossier (20%) Kansendossier (15%) Interviews (10% - 10% - 10%) Prijs 15% * Prijs dient onder het plafondbedrag (budget gemeente) te liggen anders is inschrijving ongeldig en volgt uitsluiting.

Prestatie-onderbouwing Inschrijver dient aan te tonen dat hij in staat is om project op adequate wijze te realiseren binnen de gestelde visie van de gemeente Eindhoven. Inschrijver dient aan te geven op welke wijze inschrijver hij deze doelstellingen gaat realiseren.

Prestatie-onderbouwing Aandachtspunten: Benoemen van relevante KPI’s en onderbouwing daarvan met verifieerbare prestatie informatie Smart geformuleerd Doelstellingen opdrachtgever: De inschrijver doorgrondt het project De inschrijver maakt aannemelijk dat hij in staat is de doelstellingen te realiseren

Risicodossier Aandachtspunten: Belangrijke risico’s gedefinieerd en geprioriteerd Effectieve beheersmaatregelen aangeboden Effectiviteit beheersmaatregelen onderbouwd met verifieerbare prestatie onderbouwing Smart geformuleerd De voorgestelde maatregelen minimaliseren de risico’s voor de opdrachtgever

risicodossier Dominante informatie: meer focus op verschil directe herkenning Externe risico’s (buiten de invloedsfeer van de Inschrijver ligt)

Kansendossier Wat kan inschrijver toevoegen aan de vraag Creatief / Innovatief Extra waarde bovenop de norm, maar het totaal aan kansen mag niet meer kosten dan het plafondbedrag

Kansendossier Aandachtspunten: Relevante kansen gedefinieerd Effectiviteit maatregelen aangeboden onderbouwd met verifieerbare prestatie onderbouwing Smart geformuleerd

Prijs De inschrijfprijs mag niet hoger zijn dan het plafondbedrag De prijs biedt een minimale scope aan waarmee alle opdrachtdoelstellingen kunnen worden gerealiseerd en waarmee rekening wordt gehouden met de gestelde uitgangspunten en randvoorwaarden De prijs omvat de beheersmaatregelen voor de risico’s die nodig zijn om de opdrachtdoelstellingen te realiseren, zónder dat risico’s van de opdrachtgever worden overgenomen Onderbouwing van de inschrijfprijs dient bij het prijzenformulier te worden toegevoegd Extra kansen (waarmee de opdrachtdoelstellingen nog beter) kunnen worden gerealiseerd moeten worden opgenomen in het kansendossier

Beoordeling Beoordeling kwaliteit (per individueel teamlid) Rangordebepaling: 2-4-6-8-10 Beoordeling Prijs (door Inkoopteam)

interviews Aandachtspunten: Nadere toelichting op de aanbieding De sleutelfunctionarissen doorgronden het project en hun aanbieding De sleutelfunctionarissen committeren zich aan het project en hun aanbieding en tonen de overtuiging en ambitie om de opdracht tot een succes te maken

Interview Drie gesprekken à 45 minuten met sleutelfunctionarissen van inschrijver. Rayonmanager/Accountmanager Projectmanager (Projectverantwoordelijke na gunning) Infra Architect

Inschrijven, beoordelen, beoogde gunning Concretiseringsfase FASE 1: Inschrijven, beoordelen, beoogde gunning FASE 2: Concretiseren (pre-award) FASE 3: Uitvoering

Concretiseringsfase De aanbieder identificeert wat hij nog niet weet en wat hij gaat doen om de benodigde informatie te achterhalen Hij identificeert alle aannames die in de aanbieding zijn gemaakt, incl. een plan B (scenario-denken) Hij pre-plant de oplevering van het project Identificeert wat hij nodig heeft van de opdrachtgever en zorgt dat er een plan is om dit te krijgen Zorgt dat de verwachtingen overeenstemmen tussen alle partijen, zodat alle partijen weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt

Tijdens de Concretiseringsfase wordt Opgeleverd Gedetailleerd en overeengekomen financieel overzicht Gedetailleerd en overeengekomen plan van aanpak, inclusief taken en verantwoordelijkheden OG Overeengekomen werkplan Een overeengekomen overzicht van de geaccepteerde kansen Een overeengekomen lijst met alle overeenkomsten risico’s en beheersmaatregelen Een overeengekomen lijst met rollen en verantwoordelijkheden Een lijst met veronderstellingen bij het project en alternatieven indien deze niet juist zijn Een overeengekomen actielijst voor zowel OG als ON

Inschrijven, beoordelen, beoogde gunning Uitvoeringsfase FASE 1: Inschrijven, beoordelen, beoogde gunning FASE 2: Concretiseren (pre-award) FASE 3: Uitvoering Uitvoeringsfase - Risicomanagement - Projectmanagement door leverancier - Wekelijkse Rapportage en kwaliteitsrapportage

Wekelijkse Rapportages Bedoelt om: De impact van opgetreden risico’s te minimaliseren De projectbeheersing bij de opdrachtnemer te leggen Vastleggen van afwijkingen Vastleggen van de verantwoordelijkheden

planning uitleg Prestatie-inkoop 19 oktober 2015 – 13.00 uur Sluiting eerste schriftelijke vragenronde 29 oktober 2015 – 10.00 uur Beantwoording 1ste NvI 3 november 2015 Sluiting tweede schriftelijke vragenronde 10 november 2015 – 10.00 uur Beantwoording 2de NvI 13 november 2015 Binnenkomst Inschrijvingen 20 november 2015 – 10.00 uur Beoordelen inschrijvingen 24 november 2015 Uitnodigen max. 5 partijen voor de Interviews 27 november 2015 Verzenden afwijzingsbrieven houden van interviews 10 en 11 december 2015 Standstillperiode 20 dagen Concretiseringsfase Week 1 t/m 8 - 2016 Definitieve gunning / Contractondertekening 1 maart 2016 Uitvoeringsfase 5 jaar + 3 keer 1 jaar optioneel mogelijkheid van verlenging

Tot slot BVP gaat over het minimaliseren van risico’s; niet over het verplaatsen van risico’s De financiële risico’s (buiten de invloedsfeer van de opdrachtnemer) voor het project blijven bij de opdrachtgever Als de prestatie centraal staat, krijgt : Expert de ruimte om te laten zien wat hij kan Expert de uitdaging om verantwoordelijkheid te nemen voor het eindresultaat Je een proces die gericht is op samenwerking

Vragen veel succes met jullie inschrijving