Impressie e-factureren

Aanleiding Gemeenten zijn in november 2018 verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. We hebben besloten om al in 2017 onze administratie geschikt te maken voor e-facturen. Dit omdat we van mening zijn dat dit ook de toekomst is en we niet willen wachten tot eind 2018. Hierdoor kunnen we wellicht ook beter voldoen aan de verplichting om een factuur binnen de wettelijke 30 dagen te voldoen. Groot voordeel is dat het minder fouten oplevert in de administratieve verwerking en zal het op termijn een besparing opleveren bij het registeren en betalen van de facturen.

Plan van aanpak Naar aanleiding van de brief van de VNG in mei 2016 (elektronisch factureren) zijn we begonnen met het op de agenda zetten van e-factureren in onze gemeente. We zijn gaan nadenken over een plan van aanpak. De uitnodiging van het Ministerie van Economische Zaken om deel te nemen aan een ketenactivatieproject hebben we gelijk aangegrepen om deze in te passen in onze planning. We hebben vervolgens een contactpersoon binnen onze organisatie aangesteld. Na de aanmelding zijn er oriënterende gesprekken geweest met de door het Ministerie van EZ aangestelde expertisecentrum Pianoo over de implementatie en de rol c.q. ondersteuning van Pianoo. Daarnaast hebben we een belangrijke partner, onze softwareleverancier PinkRoccade benadert met de vraag hoe ver zij zijn met de invoering van e-factureren. PinkRoccade heeft aangegeven dat de software nog moet worden ontwikkeld en dit graag met 2 pilot-gemeenten wil gaan doen. De gemeente Borger-Odoorn heeft hier positief op gereageerd en zich aangemeld als pilot-gemeente.

Actiepunten richting toeleveranciers De gemeente Borger-Odoorn heeft enkele grote bedrijven telefonisch benaderd met de vraag of zij mee willen werken aan een test in de ketenactivatie. Deze bedrijven hebben hier allemaal positief op gereageerd en aangegeven dat zij graag mee willen werken. Ook expertisecentrum Pianoo heeft diverse bedrijven die zaken doen met de gemeente geïnformeerd over e-facturatie.

Ontwikkeling De gemeente Borger-Odoorn heeft richting PinkRoccade aangegeven wat de wensen zijn omtrent e-facturen. Belangrijk vinden wij onder andere dat de e-factuur geïntegreerd wordt in het bestaande workflow-proces van de digitale facturen en dat er een herkenbare image (PDF) wordt gegenereerd op basis van het XML-bestand. Immers de budgethouder wil nog steeds zien wat hij of zij moet accorderen. PinkRoccade is hier mee aan de slag gegaan en heeft samen met de gemeenten Tholen en Borger-Odoorn uiteindelijk de module E-facturatie ontwikkeld voor Civision Middelen.

Aansluiting Simpler Invoicing E-facturen worden verstuurd als XML-bericht op basis van de Simplerinvoicing UBL (SI-UBL) standaard. Simplerinvoicing is het netwerk van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners die het direct uitwisselen van e-facturen op een beveiligde manier mogelijk maakt. Het programma CLIQ van PinkRoccade is door de gemeente Borger-Odoorn aangeschaft en vormt als Access Point het centrale knooppunt tussen Simplerinvoicing en de gemeente. PinkRoccade beheert het Access Point centraal vanuit de Pink Private Cloud, waardoor de gemeente hiervoor geen kennis hoeft op te bouwen en beheer hoeft uit te voeren.

KING (VNG) Ook het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) heeft interesse getoond in het project e-factureren bij de gemeente. Paul Huigens, innovatie-adviseur bij KING gemeenten is hiervoor op gesprek geweest bij de gemeente. Binnen KING is er een platform waar innovaties vanuit de gemeenten en omgeving gevolgd en gedeeld worden, dat heet De Pilotstarter (http://depilotstarter.vng.nl/) Op de Pilotstarter worden een aantal pilots in het kader van E-factureren gevolgd. Daarmee wordt geprobeerd, voor andere gemeenten, zicht te geven op de ontwikkelingen en soms belemmeringen bij implementatie van e-factureren. Er wordt (nu in eerste instantie) gekeken naar de techniek, maar ook naar de interne procesaanpassingen en de adoptie van het kanaal door toeleveranciers. Deze pilot volgt de ontwikkelingen bij twee gemeenten, Tholen en Borger-Odoorn bij de ontwikkeling van het operationele proces.

Interne communicatie en berichtgeving (IBO en MT) Intern is er door de gemeente ook gecommuniceerd richting de organisatie en het dagelijks bestuur (MT). Het MT juicht de ontwikkeling van e-factureren toe en is zeer geïnteresseerd in het proces. Op intranet van de gemeente Borger-Odoorn is onderstaande berichtgeving richting de organisatie gecommuniceerd.

Huidige stand van zaken Civision Middelen heeft alle onderdelen van de UBL ketentest doorlopen en is daarmee UBL ready en geschikt voor het verwerken van e-facturen. PinkRoccade heeft in haar eigen testomgeving inmiddels een test-factuur van een interne leverancier van de gemeente kunnen verwerken. Momenteel (23 en 24 mei) wordt de module E-facturatie bij de gemeente Borger-Odoorn geïnstalleerd. Op korte termijn zal ook de module Cliq (accesspoint) worden geïnstalleerd. Als de installatie goed is afgerond zullen we actief beginnen met het testen van de e-facturen en ook de bedrijven hiervoor benaderen. De verwachting is dat we de e-facturatie in het 2e halfjaar van 2017 in productie kunnen nemen. In een later stadium zal worden bekeken of het betaalproces met e-factureren efficiënter kan worden ingericht.