Functiebeschrijvingen bij de federale overheid 23 maart 2017 Lisa Lettens en Matthieu Mauroit Team Belonings- en loopbaanbeleid FOD Personeel en Organisatie

Agenda Federale context Federale functiefamilies De federale wegingsmethode Indeling in plaats van weging Instrumenten voor ondersteuning Planning Beschrijving van de diensten Selectie- en gunningscriteria

Federale context

Federale context Portaal Belgische overheid: www.belgium.be Federale portaalsite: www.fedweb.belgium.be Federale cartografie: www.federalecartografie.be Reglementering: Functieweging: koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel Classificatieresultaten: koninklijk besluit van 20 december 2007 houdende de classificatie van de functies van niveau A

Federale context Niveau A: Niveau B, C en D: 5 klassen 18 functiefamilies 17 beroepscategorieën +/- 1900 functiebeschrijvingen Centraal beheer door FOD P&O Niveau B, C en D: Aantal evenwaardige graden per niveau 18 Functiefamilies 117 voorbeeldfuncties Decentraal beheer door federale organisaties

Federale context Functiebeschrijving – 12 rubrieken: Rubriek 1 Identificatie van de functie Rubriek 2 Doel van de functie Rubriek 3 Resultaatgebieden Rubriek 4 Netwerkelementen Rubriek 5 Organogram Rubriek 6 Positionering Rubriek 7 Autonomie Rubriek 8 Impact Rubriek 9 Technische expertise (technisch competentieprofiel) Rubriek 10 Innovatie Rubriek 11 Generiek competentieprofiel Rubriek 12 Specifieke context van de functie

Federale context www.federalecartografie.be

Federale functiefamilies

Project functiefamilies 18 functiefamilies voor A B C D met niveaus en criteria die deze beschrijven = functiematrix gekoppeld aan klassen en niveaus via functieweging met instrumenten voor ondersteuning van de federale klanten (FF per niveau, DB van rollen, voorbeeldfuncties, zoekmotor,…)

Functiefamilies - finaliteit Flexibiliteit voor de federale organisaties Objectiviteit: gewicht van de functie Eenvoud: duidelijk en bruikbaar Loopbaanmodel: basis voor een flexibel personeelsbeleid

De federale wegingsmethode

De federale wegingsmethode MATRIX 1 : TECHNISCHE EXPERTISE Diepte van de technische expertise De breedte en verscheidenheid van de technische expertise MATRIX 2 : OMGAAN MET INFORMATIE Niveau van competentie Graad van innovatie MATRIX 3 : OMGAAN MET TAKEN Omvang van de organisatie

De federale wegingsmethode MATRIX 4 : LEIDINGGEVEN Niveau van competentie Aantal ondergeschikten MATRIX 5 : INTERPERSOONLIJKE RELATIES Impact in de organisatie

De federale wegingsmethode Structuur van 5 klassen in niveau A: klasse minimaal gewicht maximaal gewicht % breedte A1 250 312 25% A2 313 385 23% A3 386 465 20% A4 466 560 A5 561 729 of hoger 30%

De federale wegingsmethode Structuur van 3 niveaus onder het niveau A: Niveau minimaal gewicht maximaal gewicht % breedte D 74 113 52,70 % C 114 168 47,37 % B 169 249 47,34 %

Indeling in plaats van weging

Functiefamilies en weging Weging met de onderscheidende criteria 2 fasen om een functie in te delen indeling in een functiefamilie indeling in een niveau en/of klasse op basis van een keuze in de onderscheidende criteria

Indeling in een familie Opgelet, bij demo aandacht voor vragen leidinggevende families

Indeling in een familieniveau Basisprincipes: criteria gekoppeld aan weging lagere definities zijn inbegrepen de criteria voor elk niveau vormen 1 geheel (“typische A1”, “typische B”,…) elke combinatie geeft een resultaat of wordt afgekeurd wegens inconsistent

Indeling in een familieniveau Regels voor ongeldige indeling: regel van de niveaus  enkel combinaties op 2 niveaus (DC CB) of 3 niveaus (BA1A2 A1A2A3 A2A3A4 A3A4A5) regel van de aangrenzende combinaties  enkel criteria die liggen in de niveaus grenzend aan het indelingsresultaat

Indeling in een familieniveau Regels voor ongeldige indeling: kennisregel 1  geen combinaties op 3 niveaus met kennis op X en 2 of meer criteria op X+2 of X-2 kennisregel 2  geen combinaties met kennis op X en alle andere criteria > X of < X

Indeling in een familieniveau TOT HIER

Leidinggevende verantwoordelijkheden Leidinggeven bij inhoudelijke families bijkomende vraag : Geeft de functie leiding aan medewerkers ?  NEE, enkel peterschap  JA, van niveau A B C D (aan te kruisen) de functie evalueert deze medewerkers bij de evaluatiecyclus (ja of nee)

Leidinggevende verantwoordelijkheden Leidinggeven bij inhoudelijke families impact op de weging  NEE: geen  JA, beperkte impact op het wegingsresultaat (afhankelijk van het antwoord)

Instrumenten voor ondersteuning

Functiefamilies - ondersteuning Instrumenten voor ondersteuning familiefiches (key words) indelen functies niveau A in familie generieke functiebeschrijving = familie per niveau generieke competentieprofielen per familie bibliotheek met resultaatgebieden voorbeeldfuncties verbeterde zoekmotor

Functiefamilies - ondersteuning Familiefiches naam, logo groep, doel, resultaatgebieden sleutelwoorden (kenmerken, niet te verwarren met) Indelen functies niveau A in familie voorstel vanuit FOD PO voor alle 1900 functies publicatie op cartografie 24 januari 2017 mogelijkheid aanpassing door organisaties

Functiefamilies - ondersteuning Generieke functiebeschrijving= familie per niveau doel, resultaatgebieden deel vrij aan te vullen weging ligt vast (onderscheidende criteria) Generieke competentieprofielen per familie bestaande profielen = basis specifieker maken per functiefamilie

Functiefamilies - ondersteuning Voorbeeldfuncties selectie van 150 functies uit bestaande samen met organisaties kwaliteitscontrole weging ligt vast Bibliotheek van resultaatgebieden vaste rollen per familieniveau / organisatie

Planning

Planning 2017 Opmaken functiefamilies per niveau Selecteren, opmaken, kwaliteitscontrole voorbeeldfuncties Aanpassen generieke competentieprofielen Module functiebeschrijvingen Crescendo Aanpassingen reglementering Handleiding / richtlijnen voor klanten

Planning 2018 – 2019 Bibliotheek van rollen Begeleiding klanten overgang naar nieuwe systeem Invoering decentrale toewijzing: module functiebeschrijvingen Crescendo + certificering Integreren van functiefamilies in HR-processen (werving, mobiliteit, talentmanagement, ontwikkeling, personeelsplanning,…)

Planning Na 2020: Evaluatie en verbeteringen functiefamilies en indelingssysteem Permanent begeleidingsaanbod klanten Delen van functiebeschrijvingen in module functiebeschrijvingen Crescendo Integreren van functiefamilies in HR-processen (werving, mobiliteit, talentmanagement, ontwikkeling, personeelsplanning,…) Integratie van de mandaathouders …

Beschrijving van de diensten

Beschrijving van de diensten 1. Ondersteuning m.b.t. de identificatie, de consistentie en de beschrijving van functies of functiefamilies. 2. Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij de visievorming rond en de conceptuele uitwerking (op maat van de betrokken organisatie) van inhoudelijke projecten rond de opmaak, de weging en classificatie en het gebruik van functie(familie)beschrijvingen.

Beschrijving van de diensten 3. Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij de projectmatige aspecten van inhoudelijke projecten rond de opmaak, de weging en classificatie en het gebruik van functie(familie)beschrijvingen. 4. Ondersteuning van de aanbestedende overheid bij het uitwerken van instrumenten, specifieke processen of referentiemateriaal gerelateerd aan het proces van de opmaak, de weging en classificatie en het gebruik van functie(familie)beschrijvingen.

Beschrijving van de diensten 5. Deelname als externe deskundige aan vergaderingen voor de (in)formele validatie van nieuwe of gewijzigde loopbaan- of beloningssystemen (met als invalshoek de rol van functie(familie)beschrijvingen of functieweging en -classificatie hierbij). 6. Deelname als externe deskundige aan vergaderingen voor de (in)formele validatie van wegings- of classificatieresultaten, voor het uitwerken van voorstellen van klassenbreedte en andere wegingstechnische werkzaamheden.

Beschrijving van de diensten 7. Ondersteuning van federale organisaties bij het implementeren in hun eigen organisatie van instrumenten of procedures gerelateerd aan functie(familie)beschrijvingen. 8. Activiteiten die specifiek gericht zijn op de kennisoverdracht (waaronder opleidingssessies) rond de opmaak en het gebruik van functie(familie (beschrijvingen), de functiewegingsmethodiek, de gebruikte instrumenten en het totale proces van functieclassificatie.

Beschrijving van de diensten 9. Ondersteuning m.b.t. het wegen en classificeren van functies van alle niveaus (A, B, C en D) en klassen, inclusief het management. Het kan hierbij eventueel gaan om generieke functie(familie)beschrijvingen. 10. Deelname aan vergaderingen van wegingscomités en aan de voorbereidende werkzaamheden voor dergelijke wegingscomités. Het kan gaan om een wegingscomité voor de functies van de loopbaan van niveau A, voor de managementfuncties of een wegingscomité in elke andere context binnen de federale publieke sector.

Selectie- en gunningscriteria (technische bekwaamheid)

Selectiecriteria 1. Specialistenprofielen: Grondige kennis van en ervaring met het werken met functiebeschrijvin- gen, functiefamiliebeschrijvingen en functieweging en –classificatie Minstens twee hebben een uitstekende kennis van het Nederlands en minstens twee een uitstekende kennis van het Frans Minstens één van deze heeft een uitstekende kennis van zowel het Nederlands en als het Frans Minstens twee hebben ervaring met projecten in overheidscontext

Selectiecriteria 2. Diensten die werden uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar: Ervaring met verschillende projecten voor het opmaken en wegen van functiebeschrijvingen (minstens een 100-tal beschrijvingen verdeeld over verschillende opleidingsniveaus of functieprofielen) in meerdere organisaties Ervaring met het opmaken van generieke modellen voor functiebeschrijvingen (gekoppeld aan functieweging), zoals bijvoorbeeld functiefamilies of generieke beschrijvingen. Ervaring met de organisatie van opleidingen rond functiebeschrijvingen en functieweging en -classificatie. Ervaring met het wegen van managementfuncties. Ervaring met projecten binnen overheidscontext.

Gunningscriteria 1. Prijs (40%) - forfaitaire prijs per mandag, inclusief BTW 2. Plan voor begeleiding van de federale organisaties bij implementatie van de functiefamilies (20%) Momenteel gebruiken de federale organisaties voor niveau A de 1900 functies van de federale cartografie en eigen functiebeschrijvingen (al dan niet gebaseerd op de functietaxonomie) voor de niveaus B, C en D Instappen in het model van de functiefamilies Voldoende aandacht voor communicatie en kennisoverdracht Gefaseerd plan

Gunningscriteria 3. Plan voor integratie van de mandaatfuncties in de functiefamilies (20%) Mandaatfuncties worden momenteel gewogen worden aan de hand van een bedrijfseigen methodiek en zijn ingedeeld in 7 banden Overstappen naar model dat aansluit bij de functiefamilies Voldoende aandacht voor communicatie en kennisoverdracht Gefaseerd plan 4. Kwaliteit en toepassing van de voorgestelde wegings- methodiek (20%) De mate van aansluiting bij de informatie in het koninklijk besluit van 7 augustus 1939 Het analytisch karakter en de universele toepasbaarheid, De logische opbouw van de scores, De aanwezigheid van interne controles.