HR specialisten netwerk optimalisatietraject functieclassificatie 20 december 2016 Kato Simons

Agenda Optimalisatietraject: waarom? Aanpak optimalisatietraject Voorstellen tot wijziging van Instrumenten Processen Niet toewijsbare functies Begeleidingscommissie fucla Vervolg optimalisatietraject Aan de slag! Vernieuwd Loopbaan- en Beloningsbeleid (LBB) 9u-9u30: plenaire presentatie optimalisatietraject 9u30-10u: interactieve ronde 1: keuze tafel/fufa gemaakt bij aankomst 10u-10u30: plenaire terugkoppeling tafels 10u30-10u45: pauze 10u45-11u15: interactieve ronde 2: keuze tafel/fufa op dat ogenblik te maken (eventueel in te korten als we vertraging hebben opgelopen) 11u15-11u45: plenaire terugkoppeling tafels 11u45-12u: plenaire presentatie vernieuwd LBB

Optimalisatietraject: waarom? Functieclassificatie is niet statisch (onderhoudsprocedure) Functiefamilies > 10 jaar oud Evoluties op vlak van organisatiestructuur/beleid Evoluties op vlak van organiseren van arbeid en samenwerking Intensief en minder vrijblijvend gebruik hebben geleid tot verbetersuggesties op vlak van instrumenten & processen

Aanpak optimalisatietraject Actieve bevraging gebruikers Werkgroep per fufa Opmerkingen bespreken Al dan niet weerhouden Technische werkgroepen Herschrijven RG Herschrijven indelingscriteria Wegingslijnen en combinaties maken en valideren Werkgroep afstemming fucla – IAO Apart traject voor fufa topkader Werkgroep per fufa met de entiteiten die de opmerkingen hadden gegeven

Optimalisatietraject: instrumenten Weerhouden suggesties tot optimalisatie Verduidelijken criteria om functies in te delen in een niveau van een fufa/klasse (minimaliseren interpretatieruimte) Uitbreiden fufa KA naar onder met klasse 12 en 13 Uitbreiden GU naar onder met klasse 11 Naamswijziging GU in themaspecialist Coherentie tussen de indelingscriteria van de fufa uit de cluster aansturing versterken Verduidelijken van een aantal vragen in de boomstructuur voor keuze fufa Toevoegen ontbrekende klasse 15 in de fufa CA Toevoegen ontbrekende klasse 16 in de fufa DBEA Samensmelting fufa BO en BTB tot fufa beleidsfuncties

Optimalisatietraject: instrumenten Weerhouden suggesties tot optimalisatie Integratie internationaal kader in fufa beleid Opsplitsing experten- en hiërarchische loopbaan verdwijnt Nieuw indelingscriterium ‘organisatie- en samenwerkingsvorm’ vervangt ‘coördineren/kennisdelen’ Nieuw indelingscriterium ‘interpersoonlijke relaties’ vervangt ‘sociale interactie’ Toevoegen/herschrijven doel, RG en voorbeelden van activiteiten Uitbreiding doelgroep KA naar maatschappij + organisatie Vaktechnisch (vakkennis en denk-, werk- en opleidingsniveau) en persoonsgebonden competentieprofiel groeperen per 2 klasses Vervangen van het concept ‘functiefamilieniveau’ door ‘functieklasse’ Niet weerhouden suggesties tot optimalisatie Fusie DGB en DBEA

Optimalisatietraject: processen Weerhouden suggesties tot optimalisatie De mogelijkheid voorzien om voor de beroepsprocedure (fase 1) de validatie van de fube los te koppelen van de functieweging (fufa + fufaniveau/klasse) Uitstellen 1ste toepassing beroepsprocedure LA valideert wegingsvoorstel middenkader Minder gedetailleerde fube: zwaarte functie = fube + gemotiveerde indelingscriteria Verhogen gebruiksvriendelijkheid wegingstool: printen, opslaan, functietitel wijzigen, exporteren Niet weerhouden suggesties tot optimalisatie Beroepsprocedure buiten werking stellen Validatie functiebeschrijving (zonder competentieprofiel) in het proces afscheiden van de functieweging (fufa, niveau, klasse) Weging middenkader: leidend ambtenaar van de betrokken entiteit (ipv voorzitter maco) valideert wegingsvoorstel voor middenkaderfuncties Functiebeschrijving geeft in algemene lijnen weer wat er verwacht wordt, de zwaarte van de functie wordt mede bepaald door de gemotiveerde indelingscriteria, niet door de mate van detail opgenomen in de beschrijving Verhogen gebruiksvriendelijkheid wegingstool: printen, opslaan (functieweging staat bij ingedeelde functies ook al heb je de weging niet opgeslagen), functietitel wijzigen, exporteren, …

9

Beroepsprocedure - schema

Organisatie- en samenwerkingsvorm LAAGSTE NIVEAU MIDDEN NIVEAU HOOGSTE NIVEAU Op formele of informele manier overbrengen van kennis en/of vaardigheden aan collega's, binnen of buiten het eigen team, en hen ondersteunen waar nodig Opnemen van één of meerdere structurele taken m.b.t. gedeelde verantwoordelijkheid om de teamplanning en –werking mee vorm te geven, te sturen, te organiseren en te evalueren. OF Vakinhoudelijk of organisatorisch (functioneel) aansturen van de dagelijkse operationele activiteiten van een team. Vanuit vakkennis, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Beschikbaar stellen van kennis aan het team om het kennisniveau op peil te houden. Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een groep medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling (RG) Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden (RG).

Interpersoonlijke relaties COMMUNICEREN & SAMENWERKEN KLANTGERICHT OPTREDEN KLANTGERICHT + ADVISEREN BEINVLOEDEN Doelgericht vragen stellen om informatie te verzamelen en te begrijpen en het delen van informatie en ideeën met anderen Begeleiden van anderen naar de meest opportune oplossing om zo tegemoet te komen aan hun noden en de uitwisseling van informatie en/of diensten te garanderen Begeleiden en adviseren van anderen op basis van specifieke kennis en rationele argumenten Lobbyen, beïnvloeden en/of het creëren van cultuur -en gedragsverandering door in te spelen op emoties, gedrag, context en weerstand met als doel het beoogde resultaat te bekomen (RG)

Niet toewijsbare functies = Functies die niet aan een functieklasse kunnen worden toegewezen omdat: Ze niet aan een fufa toegewezen kunnen worden omwille van hun specificiteit (geen match doel en/of processen) Ze wel aan een functiefamilie kunnen worden toegewezen maar waarbij het hoogste niveau van de fufa nog als te laag wordt beschouwd of het laagste niveau nog als te hoog wordt beschouwd

Niet toewijsbare functies: voorstel van aanpak: optie 1 Centrale wegingscommissie weegt de functies analytisch met de methodiek van Hudson De wegingscommissie geeft een gemotiveerd advies De LA van de entiteit valideert of motiveert waarom hij desgevallend het advies van de centrale wegingscommissie niet volgt   Voordelen Wetenschappelijk onderbouwde methodiek Overheidsbrede kalibratie Nadelen Andere wegingsmethodiek en proces als andere functies Entiteit geeft wegingsbevoegdheid uit handen Kostprijs opleiding wegingscommissie & beroepscommissie

Niet toewijsbare functies: Voorstel van aanpak: optie 2 Centrale wegingscommissie schuift de functies in de functieniveaumatrix door er een functieklasse aan toe te kennen op basis van vergelijking met andere functies (= ranking) De wegingscommissie geeft een gemotiveerd advies De LA van de entiteit valideert of motiveert waarom hij desgevallend het advies van de centrale wegingscommissie niet volgt Voordelen Beperkte kostprijs Overheidsbrede kalibratie Nadelen Andere wegingsmethodiek en proces als andere functies Haalbaar voor wegingscommissie? Entiteit geeft wegingsbevoegdheid uit handen

Begeleidingscommissie functieclassificatie (ontwerp) Doel: bespreken van thema’s gerelateerd aan fucla binnen en buiten een onderhandelingscontext Samenstelling: Niet nominatief 3 leden per representatieve vakorganisatie en 9 deskundigen van de overheid (totaal: 18) => opleidingsvereiste Mogelijke thema’s: Suggesties ter optimalisering van de processen en instrumenten (consensusadvies) Gemeenschappelijk nood aan communicatie en informatie Monitoring- en rapporteringsvragen Visie op de aanpak van niet-toewijsbare functies Werking van de beroepscommissie functieclassificatie Opleidingen en intervisie Onderhoudsprocedure Volgend overleg met vakorganisaties op 21/01/17 Stel je vandaag kandidaat!

Vervolg optimalisatietraject   dec/16 jan/17 feb/17 mrt/17 apr/17 mei/17 jun/17 jul/17 aug/17 sep/17 okt/17 nov/17 dec/17 jan/18 feb/18 mrt/18 Entiteiten Opmaken fube Functiewegingen uitvoeren PEP uitgedrukt in fufa's Ago Aanpassen fufabeschrijvingen, sjablonen fufaniveaus, competentieprofielen,… Communicatie LA Communicatie HR specialisten SCXVIII Interne validatie wijzigingen Begeleidingscommissie Juridische vertaling Aanpassing instrumenten Opstarten beroepscommissie Administratieve en begrotingscontrole (VPS), SCXVIII

Vragen?

Aan de slag! Tafel Fufa’s 1 Leidinggevende fufa’s: Operationeel Leidinggeven (OL), Lager Kader (LK) & Middenkader (MK) 2 Technisch specialist (TeS) & Projectmanagement (PM) 3 Themaspecialist (ThS) & Praktisch uitvoerende functies (PU) 4 Dossier- en gegevensbeheerder (DGB) & Dossierbeheerder externe aanvragen (DBEA) 5 Controle en audit functies (CA) & Administratief ondersteunende functies (AO) 6 Organisatieondersteunende functies (OO) 7 Beleidsfuncties (BF) & Onderzoeksfuncties (OF) 8 Klantenadviserende functies (KA)

Aan de slag! Interactieve ronde 1 (30 min): Is het doel van de fufa en de contextinformatie bij het doel goed omschreven? Verduidelijk, indien nodig, het doel en de contextinformatie van elke functiefamilie Zijn de RG’n volledig en goed omschreven? Verfijn, indien nodig, de beschrijving van de resultaatgebieden Ontbreken er voorbeeldactiviteiten bij de RG’n? Vul aan: voeg voorbeeldactiviteiten toe/schrap overbodige Zijn de indelingscriteria duidelijk omschreven en voldoende onderscheidend? stel, indien nodig, verduidelijkingen aan de indelingscriteria voor Is het bereik van de fufa (klassen) voldoende groot? Komt de nieuwe functieniveaumatrix tegemoet aan de verwachtingen (extra niveaus, fusie, niet fusie, klaver, doelgroepen, …)? Voldoet het generieke voorstel van vaktechnische competenties (vakkennis en denk-, werk-, en opleidingsniveau)? Doe voorstellen ter verbetering indien nodig Plenaire terugkoppeling (30 min) Pauze (15 min) Interactieve ronde 2 (30 min)

Vernieuwd loopbaan- en beloningsbeleid (LBB) Beleidsbrief BZ 2016-2017: Ik zal tegen september 2017 een ‘blauwdruk’ voor een vernieuwd loopbaan- en beloningsbeleid opleveren

Beslist beleid  De conceptnota bouwstenen voor een vernieuwd loopbaan- en beloningsbeleid (VR 10/07/15) Het functiegebouw van de Vlaamse overheid zoals weergegeven door de functieniveaumatrix en de wegingsmethodiek (VR 22/11/13) met wijzigingen als gevolg van het lopende optimalisatietraject functieclassificatie De beroepsprocedure inzake functieclassificatie (VR 22/11/13) De toewijzing van alle functies bij de diensten van de Vlaamse overheid aan de functieniveaumatrix tegen 31/12/17 en de uitdrukking van de personeelsplannen in functiefamilies tegen 01/04/18 (VR op 22/11/13)

Projectdoelstelling(en) Interne en externe billijkheid bevorderen Functiezwaarte = belangrijkste beloningsgrondslag Alligneren arbeidsvoorwaarden contractuelen en statutairen Beleid rond knelpuntfuncties Inzetbaarheid stimuleren/mobiliteit verhogen/werkbaar werk Loopbaanbeleid op basis van functiefamilies Soepele selectieprocedures Streven naar een resultaatgerichte overheid Grotere rol van prestaties in de beloning (vast en variabel) Toekomstbestendig prestatiemanagement Cafetariaplan Implementatieplan Opleveren van een blauwdruk voor een vernieuwd LBB tegen september 2017 door uitvoering te geven aan de conceptnota bouwstenen voor een vernieuwd LBB van 10 juli 2015

Projectorganisatie Opdrachtgever: Vlaamse Regering Projectsponsor: minister van Bestuurszaken Projectleider: Kato Simons Klankbordgroepen: Vertegenwoordigers kernministers VZC Beleidstrekkersoverleg Academische wereld HR BP (LB) Interne en externe experten Selectie kwaliteitscomité Projectteam Stuurgroep: Kabinet BZ Projectleider AG Ago Expert LBB Ago

Opbouw blauwdruk Bouwstenen uitwerken: Evidence based: wetenschappelijk onderzoek en trends, input academici Best practices: andere overheden, andere landen, privé bedrijven Story telling: verhalen van de werkvloer Eén of meerdere scenario’s uitwerken met voor-en nadelen en cijfermatig onderbouwd Klankbordgroepen consulteren Stuurgroep valideert (tussentijds)  

Functiezwaarte, beloningsgebouw & prestatiemanagement: Werkpakketten Functiezwaarte, beloningsgebouw & prestatiemanagement: BS 4-7 Loopbaan & talent: BS 1-2-3 Beloning: BS 5-6-8-9 Communicatie: BS 11 Implementatie: BS 10

Samenstelling projectteam Kato Simons (HR EC): projectleider Ronny Verstraete (HR EC) Frieda Van Roost (JKC) Branko Janda (JKC) Simon Verschaeren (HR EC) Karolien Laroy (R&S) Sandra Lauf (HR EC) Junior beleidsondersteuner (NN) Lobke Kerkhofs (Ago): communicatie Afdeling Beleidsinformatie en Kennisbeheer WVG: rapportering, simulaties en dataverwerking Heidi Van Praet (ANB) …  

Roadmap Samenstellen werkpakketten Taakverdeling Kick-off projectgroep LBB 28/11/16 Samenstellen werkpakketten Taakverdeling Proces- en samenwerkingsafspraken Eind maart 17 Evidence en good practices verzameld en geanalyseerd Voorstellen/ scenario’s bekend op hoofdlijnen April 17 Consultatie belanghebbenden 1 HRBP L&B - Interne en externe experten 2 Kabinet BZ 3 Vertegenwoordigers kernministers 4 VZC en HRBP Juni 17 Draft blauwdruk 1 Kabinet BZ 2 VZC Oktober 17 Opleveren blauwdruk Validatie door stuurgroep Validatie door VR ???

Vragen?