Werkdruk instrument

Risicogroepen: PW De Gids De ‘gedwongen perfectionisten’ De ‘conservatieven’ De harde werkers met spanningen thuis De ‘uitstellers’ De ‘veiligheidszoekers’ De ‘over-verantwoordelijken’ De ‘gedrevenen’ Vrouwen met dubbele taak Welke belangrijke risicogroep missen we?

Reductie complexiteit Werkstress WerkgebondenPersoonsgebondenoorzaken Beroep Inh.+org. Personeels-Collega’s Combinatie werkbeleid 1. Regelproblemen 2. Regelmogelijkheden 3

Opbouwen complexiteit Werkdruk onderzoek: waarom moeten we waarover op welke wijze informatie verzamelen? 1.Waarom: theoretische achtergrond en dat hebben we net gehad 2.Waarover: regelproblemen en regelmogelijkheden en dat gaan we nu behandelen 3.Op welke wijze: methoden van gegevensverzameling (data constructie) en dat gaan we nu behandelen 4

Werkdruk instrument Het basisidee

Primaire proces: netwerk van onderlinge afhankelijkheden met werkplekken als knooppunten Wanneer verstoring, dan 1.Absorberen op werkplek (vereist regelmogelijkheden) of 2.Doorgeven en verspreiden over netwerk Afleveradres 6

Netwerk Teamleider Office manager Planner Privé 6 Lectoren MT P&O O&O Dean Werkveld Docenten Marketing LLLeren 7

8 Toename storingskansen Afnemende flexibiliteit Versterkte controle meer arbeidsdeling Systeem verlies MaterieelImmaterieelTe ruime buffers ennormtijden capaciteiten Storing Zelf oplossen? Samen met anderen? Periodiek overleg? Onopgelost probleem Streven naar ‘onzichtbare’ speelruimte Niet succesvol gedrag: houding: gevoel: verzuim vervreemdingstress Storing opgelost De vicieuze bureaucratiseringcirkel nee ja succesvol

9 De twee analyse niveaus 1.Functieniveau: kwaliteit arbeid. – Taken en regelproblemen – Regelmogelijkheden 2.Organisatieniveau: kwaliteit organisatie. – Kans op verstoringen: complexiteit productiestructuur – Kans op absorberen: (de)centralisatie besturingsstructuur Slim organiseren: vereenvoudigen van productiestructuur als voorwaarde voor het vereenvoudigen en decentraliseren besturingsstructuur

Werkdruk instrument Waarover moet informatie verzameld worden?

Werkdruk Definitie: disbalans regelproblemen en regelmogelijkheden Kenmerken instrument Gericht op werk, niet persoon (risico benadering) Voor teamleiders en hun team (gezamenlijk onderzoek) Werkdrukproblemen (kwaliteit arbeid) zijn ook efficiency problemen (kwaliteit zorg) Vorm van teamontwikkeling Ontwikkeling: met teamleiders in de zorg idee uitwerken tot instrument. 14 februari 2013Congres WeWorks - Jac Christis11

Met, door en voor teamleiders 14 februari 2013Congres WeWorks - Jac Christis12

Wat vinden zij ervan? “Gaat over feiten, niet over belevingen” “Werkdruk is toch op eenvoudige wijze te meten” “Medewerkers vinden het interview leuk: voelen zich gehoord” “Natuurlijk gesprek over het werk” “Gaat over feiten, niet persoon: creëert veiligheid” “Geeft inzicht in wat er werkelijk leeft” “Verbeterpunten springen eruit” 14 februari 2013Congres WeWorks - Jac Christis13

Het instrument 1.Inventariseren: regelproblemen en regelmogelijkheden – Netwerk – Elementen van individueel arbeidsproces 2.Rapporteren: knelpunten 3.Oplossingen: plan van aanpak 14

Probleeminventarisatie 1.Netwerkidee: – Verstoringen binnen netwerkrelaties – Verstoringen tussen netwerkrelaties 2.Arbeidsproces: elementen als bron van verstoringen NormenOmgeving Input/ActiviteitenFeedback op resultaat cliënten Middelen 15

Regelmogelijkheden Probleem PersoonlijkeOrganisatorische regelvaardighedenregelmogelijkheden Intern/Extern/ zelfstandigsamen met anderen ContinuePeriodiek overleg 16

Uitwerking regelmogelijkheden 1.Zelfstandig regelen (intern regelen): kun je het probleem zelfstandig, dat wil zeggen, in je eentje oplossen? Autonomie ten aanzien van Tempo van werken Methode van werken Volgorde van werken 2. Samen met anderen regelen (extern continue regelen): kun je het probleem samen met anderen oplossen Ondersteuning door collega’s (die een handje helpen) Functionele contacten (met mensen van andere afdelingen) 3. In periodieke vormen van overleg regelen (extern periodiek regelen): effectief werkoverleg

Overzicht Problemen Zelfstandig Samen Periodiek Informeel Knelpunten regelen regelen regelen regelen

Het instrument 1.Inventariseren: regelproblemen en regelmogelijkheden – Netwerk – Elementen van individueel arbeidsproces 2.Rapporteren: knelpunten – In duo’s bespreken, corrigeren, aanvullen en verbeteren – Overzicht van knelpunten (“hier hebben we last van en ligt niet aan ons”) 3.Oplossingen: plan van aanpak 19

Een voorbeeld 14 februari 2013Congres WeWorks - Jac Christis20

Eng. TD Prod. PE Wvb Kwal. R&D TOR Ver- koop Prioriteiten Onvolledige info Aanpassingen Afgesproken deadlines Black box Onvolledige info Verdrongen door prioriteiten Lang wachten op controle ontwerp Geen terugkoppeling over wachttijd Lange wachttijd voor 3D metingen Vragen worden niet beantwoord Wie verantwoordelijk Tekening Stuklijst/CE sticker Verpakking/pallets Stickers op doos Routing Worden gestoord met vragen ? 1.Doorlooptijd: Verkoop + R&D + Kwaliteit + TD 2.Engineering en Verkoop: de stem van de klant 3.Engineering en Productie: wie verantwoordelijk voor maakbaarheid (P, PE, Kw, R&D)? 4.Engineering en Werkvoorbereiding: wie waarvoor verantwoordelijk? ENGINEERING ?? In- koop Keuze leverancier Matrijzen ?

Uitwerking netwerk 1.Kom je weleens in de problemen omdat iemand uit je netwerk, niet, niet op tijd of niet op de juiste manier doet wat die zou moeten doen om jou het werk mogelijk te maken? 2.Kom je weleens in de problemen omdat netwerkcommunicaties elkaar verstoren, bijvoorbeeld – Omdat ze tegelijkertijd komen – Omdat ze tegenstrijdig zijn – Omdat … 22

Uitwerking normen Informatie over normen – Productnormen: specificatie kwaliteit output (kwaliteitsbeleid) – Procesnormen: specificatie methoden van werken (behandelplan) – Productienomen: specificatie kwantiteit output (planning) In de problemen doordat informatie over normen – Niet op tijd – Onvolledig – Onduidelijk – Strijdig – … 23

Uitwerking input Input is cliënten met een zorgvraag. In de problemen door – Te veel cliënten tegelijkertijd – Te veel verschillende cliënten – … 24

Uitwerking middelen Wat zijn de middelen? Werkmiddelen, communicatiemiddelen, computer en computersystemen/programma’s In de problemen, want middelen – Zijn niet aanwezig – Zijn onhandig, omslachtig – Gaan stuk – … 25

Uitwerking feedback In de problemen want feedback op eindresultaat (kwalitatief en kwantitatief) – Is er niet – Is onvolledig – Is onbruikbaar – … 26

Uitwerking omgeving Omgeving is fysieke werkomgeving of werkplek bekeken, niet vanuit gezondheidsoogpunt maar als factoren waar je hinder van ondervindt – Geluid – Verlichting – Ergonomie werkplek – Ruimte – … 27

Activiteiten Zijn er activiteiten Die onbelangrijk zijn, terwijl je er veel tijd mee kwijt bent? Die belangrijk zijn, maar waar je niet aan toe komt? 28

Werkdruk instrument Hoe gaan we de gegevens verzamelen?

Het gestandaardiseerde interview Vraag/Antwoord/ inputoutput Feitelijke vragen: spreken we dezelfde taal? Beoordelende vragen: gebruiken we dezelfde normen? Conceptueel model Onderzoeker Conceptueel model Respondent

Het open interview Overlap: gedeelde betekenissen Open gesprek: zodat je dezelfde taal gaat spreken Maar: waar blijft de theorie die je wilde toetsen of toepassen? Conceptueel model Onderzoeker Conceptueel model Respondent

Conceptueel gestuurd interview instrueren gebruiken VraagAntwoord Interviewer: niet de koele clinicus, ook niet de warme buddy, maar de betrokken docent. Conceptueel model Onderzoeker Conceptueel model Respondent

Structuur interview Semigestructureerd, want combinatie 1.Gestructureerd: je weet precies waarover je informatie wil verzamelen (standaardisatie) 2.Ongestructureerd: open interview, want geen gestandaardiseerde vragen en vaste volgorde Onderzoeker en respondent spreken dezelfde taal, want 1.Aansluiten bij taal respondent (alledaagse of professionele) 2.Indien nodig instrueren/uitleggen

Ben Emans Doel van het interview: vullen van een boodschappenmand met een boodschappenlijst – Boodschappenlijst: waarover je informatie moet verzamelen. Dat staat vast – Boodschappenmand: waarin je de informatie stopt. Bijvoorbeeld het totaaloverzicht – Routing door de winkel: die staat volledig vrij (3x langs de groente) en komt niet in het mandje