Infosessie ESF 18 / 3 / 2011 Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Programma van de dag Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Uitgevoerde controles ter plaatse Beheersautoriteit Controles ter plaatse door de adviseurs –Preventieve bezoeken van de projecten 2010 –Controles ter plaatse van de projecten 2009 en 2010 Controles ter plaatse door de inspectie –Inspecties projecten 2008 en 2009 Auditautoriteit –Operationele auditprojecten 2008 –Systeemaudit in 2009, 2010 en februari 2011 Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Gemelde problemen (1) De volgende problemen werden bij bepaalde promotoren gemeld: Dubbele subsidiëring Niet in aanmerking genomen ontvangsten Geen overeenkomst verhuis Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Gemelde problemen (2) Ontbreken/niet volledig invullen van aanwezigheidslijsten Uren begeleiding dubbel geboekt Uren ingave in de ESF-toepassing geboekt in de administratieve taken. Standpunt audit: indirecte kosten. Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Aanbevelingen audit (1) Het percentage gecontroleerde projecten verhogen De toekenning van vermeldingen naar aanleiding van de kwaliteitscontrole van de aanwezigheidslijsten wijzigen (handtekening begeleider = noodzakelijk element) De controles verhogen van de risico's op dubbele subsidiëring en van de ontvangsten (on desk en ter plaatse) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Aanbevelingen audit (2) Controle on desk Grondige controle art. 60 Controle energiefonds GESCO, ACS en Sociale Maribel (matching RSZ-PPO) Controles ter plaatse Subsidies grote steden APE-punten GESCO, ACS en Sociale Maribel Enz… Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Inhoud van de preventieve bezoeken Preventieve bezoeken :  Bezoek aan het project ter plaatse  Goed begrip van de elementen gecommuniceerd door de cel  Kwaliteit van de aanwezigheidslijsten  Nagaan van een voldoende opvolgingssysteem voor :  Nagaan van de kosten verbonden aan de encodering  Inhoud van de uren activiteit gerealiseerd in het project  Respecteren van de Europese betoelaagbaarheidscriteria (publiciteit, evaluatie,…) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Inhoud van de controlebezoeken Controlebezoeken  Controle van de overeenkomst tussen de uren ingebracht in de ESF-applicatie en de ondertekende uren op de aanwezigheidslijsten  Controle dubbele subsidiëring :  Controle van de kosten verbonden aan de encodering

Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

OCMW Mechelen Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

CPAS Saint-Josse-Ten- Noode Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

DOCUMENTEN TE BEZORGEN BIJ HET EINDE VAN HET BOEKJAAR Eindevaluatie van het project (jaarlijks uitvoeringsverslag) te bezorgen uiterlijk 3 maanden na het einde van het project DOCUMENTEN TE BEZORGEN BIJ HET EINDE VAN HET BOEKJAAR Jaarlijks uitvoeringsverslag te bezorgen een maand na de goedkeuring van de laatste tussentijdse periode (tegelijk met de regularisatieperiode). Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

ACTIVERINGSVOORTRAJ ECTEN Project start met de inschrijving van de deelnemers Duur: tussen 6 en 12 volledige maanden Start van het project: tussen 1 januari en 30 juni ACTIVERINGSVOORTRAJE CTEN Project start met het eerste uur collectieve activiteit van de eerste groep Duur: tussen 6 maanden en 12 maanden afgerond tot de hogere eenheid (7,5 = 8 maanden) Start van het project: tussen 1 januari en 30 september (enkel voor een project van 9 maanden) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

ACTIVERINGSVOORTRAJE CTEN Minimum aantal uren: 40 uren sociale activering * aantal maanden + Begeleiding: maximum 10 % van de werktijd in groep Vb: voortraject 6 maanden met 280 u sociale activering –indiv. begel max 10% bovenop de uren sociale activering  280u + 28u begeleiding ACTIVERINGSVOORTRAJE CTEN Minimum aantal uren: 40 uren sociale activering * aantal maanden Begeleiding: maximum 25 %van 40 uren sociale activering * aantal maanden Vb: voortraject 6 maanden met 280 u sociale activering –indiv. begel max 25% van het minimum quota uren sociale activering, hetzij 240u *25% = 60 H  280u waarvan 60u begeleiding Aanbeveling: invoeren van minstens 1 uur collectieve sociale activering of begeleiding per maand Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

ACTIVERINGSVOORTRAJE CTEN Vervangingen: 40 % SPB bij de start en bij het einde van het project Betoelaagbaarheid van het project: minimumquota uren sociale activering ACTIVERINGSVOORTRAJE CTEN Vervangingen: 50 % SPB of gelijkwaardige tool bij de start en bij het einde van het project Betoelaagbaarheid van het project: minimumquota uren sociale activering Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

ACTIVERINGSVOORTRAJE CTEN Betoelaagbaarheid van de deelnemer: relevantiedrempel: 20 uren*aantal maanden van het project Administratief werk: enkel de begeleiders ACTIVERINGSVOORTRAJE CTEN Betoelaagbaarheid van de deelnemer: relevantiedrempel: 20 uren*aantal maanden van het project Administratief werk: het intern personeel van het OCMW en de onderaannemers Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

ACTIVERINGSVOORTRAJ ECTEN Administratief werk:  de uren gepresteerd bij de voorbereiding van het project (opgelet: enkel na de startdatum van het project!);  de uren overleg tussen de begeleiders;  uren besteed aan de invoering van gegevens in de ESF-toepassing ACTIVERINGSVOORTRAJ ECTEN Administratief werk:  de uren gepresteerd bij de voorbereiding van het project (opgelet: enkel na de startdatum van het project!);  de uren overleg tussen de begeleiders;  de uren besteed aan de invoering van gegevens in de ESF-toepassing = INDIRECTE kosten (beslissing van de auditeur - CAIF) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Project start met de inschrijving van de deelnemers Duur: maximum 12 maanden Start van het project: tussen 1 januari en 30 juni SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Project start met het eerste uur collectieve activiteit van de eerste groep Duur: maximum 12 maanden Start van het project: tussen 1 januari en 30 juni Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJE CTEN Minimum aantal uren:  Collectieve opleiding: tussen 200 en 400 uren  Begeleiding: tussen 90 en 140 uren  Tewerkstelling: minstens een dag tijdens de projectperiode SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Minimum aantal uren:  Collectieve opleiding: tussen 200 en 400 uren  Begeleiding: tussen 50 en 140 uren  Tewerkstelling: minstens een dag tijdens de projectperiode Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Individuele opleiding: Inleefstage, VDAB, FOREM, Bruxelles- formation SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Individuele opleiding: Maximum 25 % van de uren besteed aan de opleiding (bijv. inleefstage, VDAB, FOREM, Bruxelles- formation Aanbeveling: invoeren van minstens 1 uur collectieve sociale activering of begeleiding per maand Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Vervangingen: 20 % SPB bij de start en bij het einde van het project Betoelaagbaarheid van het project: minimumquota uren opleiding (200 uren) en begeleiding (90 uren) SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Vervangingen: 40 % SPB of gelijkwaardige tool bij de start en bij het einde van het project Betoelaagbaarheid van het project: minimumquota uren opleiding (200 uren) en begeleiding (50 uren) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Betoelaagbaarheid van de deelnemer: relevantiedrempel:  Opleiding: 50 % van het minimumquota uren (100 uren)  Begeleiding: 50 % van het minimumquota uren ( 45 uren) SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Betoelaagbaarheid van de deelnemer: relevantiedrempel:  50 % van het minimumquota uren opleiding en begeleiding (125 uren) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Administratief werk:  de uren gepresteerd bij de voorbereiding van het project (opgelet: enkel na de startdatum van het project!);  de uren overleg tussen de begeleiders;  uren besteed aan de invoering van gegevens in de ESF-toepassing SOCIO-PROFESSIONELE INSCHAKELINGSTRAJEC TEN Administratief werk:  de uren gepresteerd bij de voorbereiding van het project (opgelet: enkel na de startdatum van het project!) ;  de uren overleg tussen de begeleiders;  de uren besteed aan de invoering van gegevens in de ESF-toepassing = INDIRECTE kosten (beslissing van de auditeur - CAIF) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Mededeling voor de betalingen FRNL “FSE2008 Pr048 Av”“ESF2008 Pr048 Av” “FSE2008 Pr048 T1”“ESF2008 Pr048 T1” “FSE2008 Pr048 T2”“ESF2008 Pr048 T2” “FSE2008 Pr048 T3”“ESF2008 Pr048 T3” “FSE2008 Pr048 T4”“ESF2008 Pr048 T4” “FSE2008 Pr048 Rg”“ESF2008 Pr048 Rg” “FSE2008 Pr048 Corr”“ESF2008 Pr048 Corr” Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Inleiding Aanwezigheidslijst = belangrijk element om de subsidies te rechtvaardigen die werden toegekend door het Europees Sociaal Fonds. Vraag van de audit om de overeenstemming na te gaan tussen deze ondertekende aanwezigheidslijsten en de uren ingegeven in de tab "Prestaties" van de toepassing ESF Primaweb.  Gelieve erop toe te zien dat de uren vermeld op de aanwezigheidslijsten wel degelijk overeenkomen met de uren vermeld in de tab "Prestaties" van de toepassing ESF Primaweb.  Controle van de kwaliteit tijdens de preventieve bezoeken  Controle van de overeenstemming tijdens de controles ter plaatse en de inspecties Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Nieuwe modellen TRAJECT: Fiche per activiteit (model 1) Fiche per deelnemer (model 2) INDIVIDUELE BEGELEIDING – Opvolgingsfiche (model 3) BEGELEIDER - Uren administratief werk (model 4) VOORTRAJECT Fiche per activiteit (model 1*) Fiche per deelnemer (model 2*) INDIVIDUELE BEGELEIDING – Opvolgingsfiche (model 3) BEGELEIDER - Uren administratief werk (model 4) Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Nieuwe modellen Gebruik de modellen die het best overeenkomen met uw realiteit:  Per activiteit of per deelnemer  Specifieke fiche voor de individuele begeleiding  Fiche om het administratief werk van de begeleiders in te geven !!! OPGELET !!! 1)Nieuwe modellen voor de trajecten 2011: individuele en collectieve opleiding. 2)Uren voor de encodering niet vermelden op de aanwezigheidslijsten noch in de ESF-applicatie Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Instructies om de aanwezigheidslijsten in te vullen Enkel de handtekening verklaart de aanwezigheid van een persoon. Bijgevolg wordt elke niet ondertekende registratie geweigerd. De aanwezigheidslijst laten ondertekenen bij het begin van een individueel onderhoud of een activiteit. De deelnemer uitleggen dat de handtekening een middel is om de ontmoeting officieel te maken (  controle). De duur van een activiteit moet vermeld worden in uren. Voorbeeld: 1,5 vermelden wanneer de activiteit 1.30 uur duurt. Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Instructies om de aanwezigheidslijsten in te vullen Indien een deelnemer afwezig is tijdens een onderhoud, worden de uren van de begeleider niet gevaloriseerd in begeleiding. Deze uren kunnen, daarentegen, worden gevaloriseerd in administratief werk. Indien de deelnemer aan een traject ziek is, kunnen zijn uren niet ingevoerd worden in de aanwezigheidslijsten en kunnen ze niet worden ingevoerd in de uren opleiding, begeleiding en/of sociale activering in de toepassing ESF-Primaweb. Zij kunnen, daarentegen, wel worden ingevoerd in de gepresteerde uren wanneer zij gedekt worden door een gewaarborgd loon. Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Aanwezigheidslijsten // Toepassing ESF Deze ondertekende uren op de aanwezigheidslijsten voor een bepaalde periode kunnen worden overgebracht naar elk van de volgende rubrieken (voorbeeld van een traject): Voor de begeleider van een traject: Opleiding Begeleiding Administratieve taken Voor de deelnemer van een traject: Opleiding = som van de uren collectieve en individuele opleiding Begeleiding = som van de uren collectieve en individuele begeleiding Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Enkele goede praktijken van OCMW's Sommige OCMW's voegen bij het dossier van elke deelnemer een blad waarin uitgelegd wordt dat het om het ESF gaat. Andere leggen dit reeds uit bij de eerste contactname. Sommige OCMW's houden aanwezigheidslijsten bij voor al hun klanten, zelfs wanneer zij niet gesubsidieerd worden, aangezien dit aantoont dat de acties goed werden ondernomen in geval van betwisting. Bepaalde OCMW's fotokopiëren de individuele fiches in kleur om het werk van hun opleiders te vergemakkelijken. Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Vraag - Antwoord 1.Waarom zijn er verschillen in de ESF- subsidies van de projecten ?  Verschillend aantal deelnemers  totale kost van het project verschilt  Kosten van onderaanneming verschillen Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Vraag - Antwoord 2.Mag men de uren van een begeleider valoriseren wanneer de uren van de deelnemer die begeleid werd niet kunnen gevaloriseerd worden? Vb: een deelnemer volgt 80 uren individueel in het kader van een voortraject van 6 maanden. De promotor valoriseert voor de deelnemer slechts 60 uren omdat dit het maximum is. Mogen de 20 overblijvende uren die de deelnemer volgt zonder gevaloriseerd te zijn in de applicatie, gevaloriseerd worden voor de begeleider?  Neen Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Vraag - Antwoord 3.Kan men in een voortraject aan de deelnemer 1 euro per uur toekennen voor bepaalde activiteiten en niet voor andere ?  Neen. De mogelijkheid om de euro per uur aan te vinken in de applicatie geldt voor alle gevaloriseerde uren van een deelnemer in een ESF-project Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst

Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, met de steun van de Europese Unie Het Europees Sociaal Fonds investeert in uw toekomst