Vernieuwing medezeggenschap hva Projectopdracht: Doelstelling & afbakening V1.2, 20 mei 2016 Vastgesteld tijdens Heidag CMR/CvB 29 maart 2016 Aangevuld met opdracht fase 1 in stuurgroep 19 mei 2016 Rob van der Eyden

Achtergrond Goed functionerende medezeggenschap is van essentieel belang voor de legitimiteit en kwaliteit van het besturen van de HvA Meebeslissen heeft positieve invloed op betrokkenheid van medewerkers en studenten Verandering binnen de organisatie niet succesvol als ze niet voldoende worden begrepen September 2014: start CMR volggroep Vernieuwende medezeggenschap ‘CMR 2.0’ Doelen: Effectievere en efficiëntere raad, Participatie vergroten (hele lage opkomst bij verkiezing studenten; bij medewerkers redelijk), Grote verschillen tussen domeinen (professionaliteit van zowel raad als gezag; raden niet volledig bemenst), Intentie om te werken obv ‘Beeldvorming, Meningsvorming, Besluitvorming’ (BOB-model), invoeren nog niet volledig gelukt Januari 2015: bezetting Maagdenhuis CMR UvA verdeeld, in mindere mate ook binnen de HvA, Naast Transitieprogramma katalysator geweest voor discussie met deelraden Juni 2015: Heidag medezeggenschapo en bestuur HvA (zie eindverslag) Geen voldoende meerderheid voor nieuw reglement Eerste versie projectopdracht voor project Vernieuwing Medezeggenschap HvA . 2016: Januari / februari: projectopdracht v1.0 opgesteld en vastgesteld door DB-CMR en Geke van Velzen (iom Huib de Jong) 1 maart 2016: aanstelling projectleider project Vernieuwing Medezeggenschap HvA.

Aanleiding (obv projectopdracht v1.0) Rethink HvA, transitietraject CvB, faculteitsvorming, vernieuwde focus op onderzoek en innovatie en democratiseringsprocessen nav Maagdenhuisbezetting Nieuwe ontwikkelingen in denken, doen en ervaren van medezeggenschap binnen de HvA Verschillende initiatieven lopen al: CMR-volggroep Vernieuwende medezeggenschap ‘CMR 2.0’ Revisie medezeggenschapsreglementen Project Student engagement (Jerke vd Woerd / Willem Baumfalk) HR-Programma Professionalisering & zelfsturing docententeams (Cees Endhoven); …  Goed functionerende medezeggenschap van essentieel belang voor de legitimiteit en kwaliteit van het besturen van de HvA. Roep vanuit achterban om grotere transparantie vanuit CMR over haar standpunten Sluit de huidige inrichting en invulling van medezeggenschap (in volle breedte) aan op de organisatie?

Aanleidingen voor vernieuwen medezeggenschap hva Strategische koerswijziging (structuur volgt strategie) Niet van toepassing (Crisis voorafgaand aan) nieuwe fase van volwassenheid/groei organisatie Verschillende fusies tot 2004; Daarna sterke instroom-> grote omvang met beperkte samenhang In 2007 is domein structuur geïntroduceerd. Grootste uitdaging om daar eenheid / samenhang in te krijgen en potentieel van het geheel te benutten (NB: versterken cultuur van samenwerken en delen) Sinds 2014 loopt het TransitieTraject tbv betere ondersteuning van onderwijs en onderzoek. Ondersteuning wordt hierbij dichter bij primaire proces ondergebracht (ipv te sterk ‘staff-driven’) Nog zoeken naar de adequate structuur voor de organisatie (CvB stelt beleid vast, dat ingevuld moet worden binnen de Faculteiten; top-down sturing functioneert wel, maar de bottom-up terugweg niet voldoende) Maatschappelijke trends / verandering in de omgeving / wet- & regelgeving Wet versterking bestuurskracht onderwijsinstellingen (WMS, 1/1/2016): rol opleidingscommissies / studentassessoren Zoektocht naar effectieve vormen van representatieve en/of directe medezeggenschap speelt ook buiten het hoger onderwijs in profit / non-profit / publieke domein Welke rol kan vernieuwing van medezeggenschap hierin spelen? Bron (onderscheid drie soorten aanleidingen voor heroverwegen organisatiestructuur): ‘Organisatie ontwerp atelier’, Mark Nijssen, 2015

Doelstelling (obv projectopdracht v1.0) Een zichtbare medezeggenschap met een betere aansluiting bij medewerkers/studenten Behoeften bij de HvA-gemeenschap via de medezeggenschap terug laten komen in het beleid van de Hva (Meer) stimuleren en mobiliseren van de betrokkenheid van onderop: Zowel via de deelraden, de OC’s e.d. en vanuit de werkorganisatie Medewerkers en studenten beïnvloedingsmogelijkheden geven en daarmee de verantwoordelijkheid (het ‘eigenaarschap) verbreden.

Doelstelling: bestemming / uitkomsten / effecten Hoe ziet de HvA eruit als het gelukt is (eindbestemming / ambitie)? Actieve betrokkenheid van studenten en medewerkers bij het eigen team/opleiding/afdeling en bij de HvA als geheel Medezeggenschap, niet alleen voor controleren van zeggenschap, maar vooral voor vroegtijdig participeren over de werkelijke vragen van de organisatie, als wezenlijk onderdeel van de kwaliteitscultuur Vroegtijdig signaleren en duiden van problemen in de organisatie als input voor ontwikkeling / aanpassing van beleid (flexibele, lerende organisatie) Geldend beleid heeft een sterk draagvlak binnen de organisatie obv toetsing aan de realiteit in het primaire proces en wordt succesvol in praktijk gebracht Studenten en medewerkers (achterban) voelen zich geïnformeerd over en vertegenwoordigd in (de rol van medezeggenschap in) de beleidsvorming (en daarmee legitimiteit van de medezeggenschap) Positieve reputatie van medezeggenschap Bron (van onderscheid bestemming / uitkomsten / gedrag): ‘Leren veranderen’, De Caluwé en Vermaak, 2006

Doelstelling: bestemming / uitkomsten / effecten Welke uitkomsten moeten we daarvoor ontwikkelen ? Structurele beïnvloedingsmogelijkheden voor alle medewerkers en studenten Focus op onderwerpen waar het – op ieder niveau - écht over moet gaan Professionele, kwalitatief hoogstaande invulling van het proces van standpuntbepaling, overleg en samenwerking (zowel binnen medezeggenschap, als in overleg met zeggenschap) Naast formeel overleg, ook ruimte voor informeel overleg Actieve verbinding tussen (mede)zeggenschap op verschillende niveaus (centraal, faculteit, opleiding, etc), in beide richtingen Cultuur van samenwerken, vertrouwen, transparantie en kwetsbaarheid; zeggenschap hecht écht waarde aan medezeggenschap (in het bijzonder de faculteitsraden en opleidingscommissies) (Technische) ondersteuning om snel en effectief de achterban te betrekken en te informeren Doorlopende, gezamenlijke reflectie op en ontwikkelen van medezeggenschap binnen de HvA Bron (van onderscheid bestemming / uitkomsten / gedrag): ‘Leren veranderen’, De Caluwé en Vermaak, 2006

Doelstelling: bestemming / uitkomsten / effecten Welke effecten hopen we daarmee te bereiken? Met welke indicatoren kunnen we meten of het (al) lukt? NOG UITWERKEN / VASTSTELLEN IN STUURGROEP NTN (?) Medezeggenschapsmonitor Student tevredenheid / NSE Medewerker tevredenheid Hogere opkomst Reputatie van de Hogeschool … Bron (van onderscheid bestemming / uitkomsten / gedrag): ‘Leren veranderen’, De Caluwé en Vermaak, 2006

Reikwijdte & prioritering Niveau Leiding-gevende Besluitvorming Medezeggenschap Achterban Bovenschools Hva Rector CvB CMR, CMO Alle HvA mdw en studenten Faculteit / Ondersteuning Decaan / Directeur MT-overleg Faculteitsraad / Deelraad Staven en Diensten Mdw en studenten per faculteit Opleiding Opleidings-manager Opleidings-overleg Opleidingscommissie Mdw en studenten per opleiding Docententeam Coördinator Teamoverleg Deelnemende studenten Klas / project Docent Deelnemende studenten / mdw Individu Mdw / student Scope project Vernieuwing medezeggenschap Actief managen afhankelijkheden Scope HR-programma Professionaliseren docententeams / zelfsturing (incl Proeftuin Professionele ruimte CAREM)

Thema’s binnen vernieuwen medezeggenschap* (1/2) Versterken verbinding tussen centrale en decentrale (mede-)zeggenschap Wat zijn de kerntaken van de CMR, van de FMR-en en de OC’s? Welke inhoudelijke beleidsthema’s liggen op welk niveau van (mede-)zeggenschap? Wanneer en hoe input geven aan / ophalen vanuit bovenliggende en onderliggende niveaus? Bemensing MZ-organen & facilitering medezeggenschapsleden Hoe krijg / hou je de goede mensen in de MZ? Zittingsduur / maximaal aantal zittingstermijnen studenten en medewerkers Bevorderen aanwezigheid / deelname Welke tijd en vergoeding moet je ter beschikking stellen? Welke kosten worden gemaakt? Formele bevoegdheden medezeggenschap Bijv: ook instemmingsrecht op begroting van faculteit voor de Faculteitsraad Professionaliseren overleg binnen huidige medezeggenschapstructuur Samenspel tussen centraal MZ-overleg en onderliggende Commissies Verbeteren vaardigheden (beargumenteren, bevragen, gespreksleiding, financiën, etc) Hoe neem je (slagvaardig en met draagvlak) besluiten? * Besproken op Heidag CMR 30 maart 2016, zonder CvB

Thema’s binnen vernieuwen medezeggenschap* (2/2) Versterken verbinding tussen (formele) medezeggenschap en haar achterban Stimuleren bekendheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid MZ voor ideeën en problemen / actieve communicatie en publiciteit, vooral naar studenten / medewerkers die niet deelnemen Hoe kom je als MR tot solide standpunten namens de achterban? Snel en efficiënt input ophalen bij de achterban (incl. geven terugkoppeling) Versterken van de rol van medezeggenschap in de beleidsvorming Vroegtijdige betrokkenheid Verkennen hogere treden participatieladder Professionaliseren overleg tussen medezeggenschap en zeggenschap (centraal en decentraal) Zeker voor studenten lastig om in de MR een zelfbewuste rol te spelen tov. zeggenschap Onderlinge transparantie / tijdig delen van benodigde / gevraagde informatie Zeggenschap hecht écht waarde aan medezeggenschap Doorlopende ontwikkeling medezeggenschap Periodiek evalueren functioneren medezeggenschap (overleg, samenhang, achterban, resultaat) Vaststellen en opvolgen verbeteracties * Besproken op Heidag CMR 30 maart 2016, zonder CvB

Welk thema speelt op welk niveau van (mede-)zeggenschap? Centraal Faculteit / Ondersteuning Opleiding 1. Verbinding centraal en decentraal X 2. Bemensing en facilitering 3. Formele bevoegdheden 4. Professionaliseren overleg en werkwijze 5. Verbinding achterban 6. Rol medezeggenschap in beleidsvorming 7. Overleg zeggenschap en medezeggenschap 8. Doorlopende ontwikkeling medezeggenschap

Waar we niet aan tornen…* We streven naar een open debat over de invulling van medezeggenschap binnen de HvA, waarin we zo breed mogelijk brainstormen. Wat staat NIET ter discussie? In ieder geval waarborgen dat we voldoen aan de geldende wettelijke kaders mbt. Medezeggenschap Besturingsmodel HvA Het huidig ongedeelde model van de medezeggenschap binnen de HvA Wat zijn restricties / randvoorwaarden? *) Besproken op Heidag CMR 30 maart 2016, zonder CvB

Opdracht fase 1 (t/m 31 juli 2016) Schets een visie voor de invulling van medezeggenschap binnen de HvA, die uitnodigend is voor studenten en medewerkers om er actief aan deel te nemen, die bijdraagt aan de doorlopende ontwikkeling van de kwaliteit van onderwijs en onderzoek en van de HvA als daadkrachtige, wendbare en lerende organisatie, waarin beleid een sterk draagvlak heeft onder studenten en medewerkers en waarin relevante ontwikkelingen en problemen binnen en buiten de HvA snel worden gesignaleerd en vertaald in ontwikkeling of aanpassing van beleid. Schrijf een veranderplan met de meest waardevolle en kansrijke maatregelen voor korte (binnen komend zittingsjaar) en lange termijn om bij te dragen aan de vernieuwing van medezeggenschap binnen de HvA. Doe een voorstel voor reële, hanteerbare en spannende experimenten, waarin nieuwe manieren van participatie en samenwerken worden uitgeprobeerd en die direct na de zomer kunnen worden opgestart.

Eindproduct 1e fase: veranderplan (ppt) Onderzoeksresultaten Beperkt literatuuronderzoek Externe benchmark andere hogescholen en onderwijsinstellingen Interne vergelijking faculteiten (ook intern onderzoek op centraal niveau?) Conclusies / Kern van het vraagstuk Visie Wat is ons wensbeeld mbt medezeggenschap? Scenario’s Veranderstrategie (hoe komen we daar?) Aanbevelingen Maatregelen ter verbetering en professionalisering van de medezeggenschap, centraal en decentraal, op de lange termijn; Concrete aanbevelingen (quick wins) voor de korte termijn. Vervolgonderzoek

Globale Fasering / planning Project-opdracht Diagnose Analyse Veranderplan 4 weken 6 weken 3 weken 3 weken Aanleiding Doelstelling Scope Literatuuronderzoek Externe benchmark Intern onderzoek Kern vh vraagstuk Visie Veranderstrategie Aanbevelingen (quick wins & lange termijn Vervolgstappen Stuurgroep 1 (wk 12) Stuurgroep 2 (wk 16/17) Stuurgroep 3 (wk 20/21) Stuurgroep 4 (wk 24/25) Heidag CM&CvB (29/3) Onderwijs Conferentie (7/4) CvB-CMR (24/5) CvB-CMR (21/6)

Projectorganisatie (voorlopig) DB-CMR CvB Opdrachtgever DB-CMR: Menno Oldenhof Opdrachtgever CvB: Geke van Velzen Stuurgroep Projectleider: Rob van der Eyden Projectbureau (Pascal Brugmans) / Communicatie Literatuur-onderzoek, Ext benchmark en Intern onderzoek Tzt: Deelprojecten per faculteit? …

Bijlage 1: Online dialoog 24/3

Online dialoog 24/3 - deelname Uitgebreidere rapportage is beschikbaar / op te vragen via vernieuwingmedezeggenschap@hva.nl)

Online dialoog 24/3 - inhoud Uitgebreidere rapportage is beschikbaar / op te vragen via vernieuwingmedezeggenschap@hva.nl)

Online dialoog 24/3 - inhoud Doel medezeggenschap Kritisch volgen van beleid en invloed op en soms initiatief voor beleid Opkomen voor belangen van studenten en medewerkers Bijdrage medezeggenschap aan kwaliteit onderwijs en onderzoek Nu nog te beperkt, grotere rol gewenst en nuttig Onderwerpen die niet ter sprake mogen komen Zijn er niet; open vizier wenselijk, behalve het bestaansrecht van de MR Écht enthousiast Grotere zichtbaarheid en actiever communicatie met achterban (halen en brengen) Droombeeld Kleinschaligheid; belangrijkste beslissingen decentraal genomen; Zelfmanagement door studenten en medewerkers; bestuurders faciliteren en betrekken medewerkers en studenten bij het uitzetten van beleid Medezeggenschap is vanzelfsprekend op alle niveaus en een wezenlijk onderdeel van de 'kwaliteitscultuur' Weinig overhead, flexibele organisatie, snel schakelen naar nieuwe trends Uitgebreidere rapportage is beschikbaar / op te vragen via vernieuwingmedezeggenschap@hva.nl)

Online dialoog 24/3 - inhoud Belangrijkste thema’s: dat zijn er veel… Van woorden naar daden komen Betere samenwerking met OC’s Bekendheid bij en representatie van achterban, betere communicatie: primair gaat het om het op tafel krijgen wat er bij de achterban speelt. NB: ook terugkoppelen Veel praten met docenten en studenten die normaliter niet meedoen aan medezeggenschap Betere gesprekspartner worden op het gebied van financiën (‘Bipotron’: hier wordt verschillend over gedacht) Grotere rol in besluitvorming van de HvA: beweging van wat (wettelijk) moet, naar zo veel mogelijk de medezeggenschap betrekken bij de besluitvorming. Veranderen van reglement (oa tbv flexibiliteit in bemensing) Focus op beperkt aantal belangrijke thema’s Uitgebreidere rapportage is beschikbaar / op te vragen via vernieuwingmedezeggenschap@hva.nl)

Bijlage 2: Ambitieniveaus innovatie medezeggenschap

Ambitieniveaus innovatie medezeggenschap 0. Klassieke medezeggenschap Dat wat de MR doet volgens de formele, wettelijke bepalingen Besluiten liggen bij de bestuurder; mr wordt gevraagd om advies en/of instemming. 1. Vroegtijdige betrokkenheid bij besluitvorming Bestuur en MR trekken samen op van gedachtevorming tm besluitvorming Van reactief naar proactief. Breder dan wettelijke thema’s. 2. Participatie van niet mr-leden bij medezeggenschapswerk Ook andere medewerkers / studenten (niet zijnde mr-lid) worden betrokken. Meest bekende vormen: de Kern mr, de Project mr en de Netwerk mr. 3. Van indirecte naar directe (mede)zeggenschap Modern werkoverleg, met het team besluiten nemen Zelfsturende teams met eigen regelruimte Lean management, Sociocratie, Holacracy 4. Van medezeggenschap naar stakeholderparticipatie Alle stakeholders (ook externe) worden in staat gesteld invloed uit te oefenen en medeverantwoordelijkheid te dragen voor beleid en relevante beslissingen “Hier zit de kern / essentie, maar zit in scope HR programma professionaliseren docententeams” (H. de Jong) ‘Medezeggenschap in beweging, Veranderende organisaties en de rol van de ondernemingsraad’, Jan de Jonge Arthur Hol en Bart de Lange, Vakmedianet 2014 (gaat vnl over OR, hier vertaald naar MR)