De kascommissie “De kascommissie is overbodig, onze penningmeester heeft alles goed op orde”

Taken kascommissie Nagaan of de door het bestuur in het financieel verslag verstrekte informatie toereikend en correct is Meer dan controle van de kas Volgens artikel 48 lid 2 BW2 gaat het om de balans en de staat van baten en lasten (resultaten- of exploitatierekening) met een toelichting. Ook beoordelen of wet- en regelgeving nageleefd wordt, bijvoorbeeld loonheffing en premies Administratie op orde? Alle risico’s in beeld?

Goede voorbereiding en afspraken Één avond vaak niet voldoende Verdeel werkzaamheden over het jaar Afspraken met bestuur en penningmeester –Notulen bestuursvergaderingen –Tijdstip aanleveren financieel verslag –Wijze van aanlevering –Inzicht in procedures (speltakkassen, afrekening zomerkampen, contributieplicht, contant geld)

Na ontvangst financieel verslag Vergelijken baten en lasten met de begroting Vergelijken baten en lasten met voorgaande jaren Controle tellingen Aansluiting balans en staat van baten en lasten Lezen toelichtingen Berekenen theoretische contributieopbrengst Berekenen theoretische overige opbrengsten

Controle baten Subsidies en –voorwaarden –Wordt voldaan aan de voorwaarden –Is de juiste informatie verstrekt Contributie inkomsten Doel: vaststellen volledigheid van de baten

Aan de hand van steekproeven, bv: –Opvallende kostenposten –Gevoelige kostencategorieën –Alle bedragen boven € … –Elke tiende boeking Uit steekproef blijken fouten, dan wellicht de steekproef uitbreiden Doel: vaststellen juistheid lasten Controle lasten

Controle lasten (2) Controle richten op: –Aanwezigheid bewijsstuk –Deugdelijkheid bewijsstuk –Betalingsbewijs (bankafschrift, kwitantie) –Fiattering –Aanvaardbaarheid bedrag en berekening –Levering van de prestatie –Op de juiste post geboekt

Controle balansposten Zijn de genoemde activa (bezittingen) aanwezig Sluiten de kas- en banksaldi aan bij het aanwezige contante geld en de bankafschriften –Aandachtspunt: contant geld tellen op 2-1? Beoordeling post nog te ontvangen contributies Passiva: bewijsstukken van opgevoerde schulden Eigen vermogen: mutatie gelijk aan 31 december vorig jaar plus/min het saldo te controleren jaar

Rapportage Leg bevindingen vast in rapportage Bespreek concept met penningmeester en daarna het bestuur Definitieve rapportage naar groepsraad Rapportage bestaat uit conclusie en eventueel aanbevelingen

Afronding en tips Afronding –Leg alles vast in een controledossier –Draag het controledossier over aan de leden van de volgende commissie Tips –Werk met checklijsten –Verdeel de werkzaamheden over het jaar –Bewaak de termijnen. Hoe eerder het jaar afgesloten is, hoe beter

Meer informatie De kascommissie gids, drs. Maarten den Ouden RA, Kennisnetwerk Scouting Nederland,