De ‘s Heeren Loo-portal Digitale spil in communicatie en bedrijfsprocessen Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland - 26 november 2009 Digitale spil in communicatie en bedrijfsprocessen Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland - 26 november 2009

Welkom! 90 minuten De ‘s Heeren Loo-portal: Denken en doen! Wat bedoelen we met een (enterprise) portal? Wat betekent een portal mogelijk voor uw organisatie? ‘s Heeren Loo en de portal Uw vragen, onze antwoorden.. 90 minuten De ‘s Heeren Loo-portal: Denken en doen! Wat bedoelen we met een (enterprise) portal? Wat betekent een portal mogelijk voor uw organisatie? ‘s Heeren Loo en de portal Uw vragen, onze antwoorden..

Wat bedoelen we met een portal? Door Laura Hamer programmamanager Door Laura Hamer programmamanager

Wat is een portal? een bond palet aan verschillende informatie-ingangen een (1) duidelijke toegangspoort vs

Wat is een portal - definitie biedt toegang tot gepersonaliseerde informatie en is gestructureerd rondom specifieke individuen of gebruikersgroepen; bundelt gegevens uit diverse bronnen en applicaties; onthoudt wat de voorkeuren van de gebruiker zijn en welke paden worden bewandeld; biedt een zo compleet mogelijk diensten- en productenaanbod met eenmalig aanmelden. biedt toegang tot gepersonaliseerde informatie en is gestructureerd rondom specifieke individuen of gebruikersgroepen; bundelt gegevens uit diverse bronnen en applicaties; onthoudt wat de voorkeuren van de gebruiker zijn en welke paden worden bewandeld; biedt een zo compleet mogelijk diensten- en productenaanbod met eenmalig aanmelden.

Gepersonaliseerd Vaak meest herkenbaar Wel aanloggen verplicht! Profiel nodig Personalisatie vereist een goede informatie-syntax Advies: niet in de eerste fase Beginnen met doelgroepen Vaak meest herkenbaar Wel aanloggen verplicht! Profiel nodig Personalisatie vereist een goede informatie-syntax Advies: niet in de eerste fase Beginnen met doelgroepen

Bundeling gegevens - aggregatie Informatie uit diverse bronnen: “HTML-database” “www” Applicaties binnen en buiten de organisatie Bij voorkeur zonder opnieuw aanmelden In dezelfde vormgeving Informatie uit diverse bronnen: “HTML-database” “www” Applicaties binnen en buiten de organisatie Bij voorkeur zonder opnieuw aanmelden In dezelfde vormgeving

Onthoudt voorkeuren - intelligentie Hiervoor is een profiel niet strikt noodzakelijk maar wel aan te raden Zelflerend Wel wat doen met de data Niet alleen voor verkoop maar juist ook tbv kennismanagement! Hiervoor is een profiel niet strikt noodzakelijk maar wel aan te raden Zelflerend Wel wat doen met de data Niet alleen voor verkoop maar juist ook tbv kennismanagement!

Zo compleet mogelijk - 1 loket Niet naar allerlei verschillende ‘sites’ of (erger nog) portals Eenmalig aanmelden: single sign on Hier is veel efficiëntie en kostenbesparing te halen Niet gemakkelijk te realiseren, wel de toekomst Direct uitlegbaar aan ‘directie’ en eindgebruikers en daarmee... Valkuil! Beloftes ‘Doen we even’ Niet naar allerlei verschillende ‘sites’ of (erger nog) portals Eenmalig aanmelden: single sign on Hier is veel efficiëntie en kostenbesparing te halen Niet gemakkelijk te realiseren, wel de toekomst Direct uitlegbaar aan ‘directie’ en eindgebruikers en daarmee... Valkuil! Beloftes ‘Doen we even’

Aanvullend: vormelementen Tabbladen Portlets Drie kolommen Tabbladen Portlets Drie kolommen

De gebruiker centraal Onafhankelijk van portal: De gebruiker centraal stellen Past in tijdsbeeld (2.0) maar bovenal verhoogt succes van de site Dit betekent de gebruiker betrekken bij het ontwerpproces: vragen stellen en keuzes controleren Eerste stap: wie zijn onze gebruikers? Segmenteren obv drie hoofdgroepen als vertrekpunt: Klanten Partners Medewerkers Onafhankelijk van portal: De gebruiker centraal stellen Past in tijdsbeeld (2.0) maar bovenal verhoogt succes van de site Dit betekent de gebruiker betrekken bij het ontwerpproces: vragen stellen en keuzes controleren Eerste stap: wie zijn onze gebruikers? Segmenteren obv drie hoofdgroepen als vertrekpunt: Klanten Partners Medewerkers

Verschillende informatiesoorten Alle soorten informatie is grofweg in vier groepen te verdelen: Communicatie Selfservice/HR Kennis(management) Transacties/bedrijfsprocessen Het gaat niet om 100% definitie- zuiverheid maar om eenduidige afspraken en evenwicht Alle soorten informatie is grofweg in vier groepen te verdelen: Communicatie Selfservice/HR Kennis(management) Transacties/bedrijfsprocessen Het gaat niet om 100% definitie- zuiverheid maar om eenduidige afspraken en evenwicht

Verschillende informatiesoorten ii Communicatie Laatste nieuws Memo’s etc. Selfservice/HR Zelf aanvragen van vergaderzalen, visitekaartjes etc. POP, vakantiedagen Kennismanagement Handleidingen Ervaringen Wie is wie en wie weet wat Transactie/bedrijfsprocessen Veelal informatie uit applicaties Inschrijven en reserveren Aankopen doen Communicatie Laatste nieuws Memo’s etc. Selfservice/HR Zelf aanvragen van vergaderzalen, visitekaartjes etc. POP, vakantiedagen Kennismanagement Handleidingen Ervaringen Wie is wie en wie weet wat Transactie/bedrijfsprocessen Veelal informatie uit applicaties Inschrijven en reserveren Aankopen doen

Inrichten portal: gebruiker en/aan informatie koppelen Koppelen betekent vaststellen: Informatievraag Informatieaanbod Alles is een keer is onmogelijk: faseren Dit koppelen is verreweg de moeilijkste en belangrijkste exercitie in een portalproject Koppelen betekent vaststellen: Informatievraag Informatieaanbod Alles is een keer is onmogelijk: faseren Dit koppelen is verreweg de moeilijkste en belangrijkste exercitie in een portalproject

Dit wetende... Waar te beginnen met een portaltraject? Iedereen een “wat is een portal-cursus” geven? De cd-tjes in de computer leggen en uitproberen? Plan schrijven (bij voorkeur ‘onder water’)? Een portaltraject is op zich niet moeilijk, het is vooral complex Belangrijke succesfactoren: Sponsor(s) zo hoog mogelijk in de organisatie Draagvlak in de organisatie Nauwgezet projectmanagement Communicatie Faseren UCD (user centered design) Ter zake kundig projectteam Waar te beginnen met een portaltraject? Iedereen een “wat is een portal-cursus” geven? De cd-tjes in de computer leggen en uitproberen? Plan schrijven (bij voorkeur ‘onder water’)? Een portaltraject is op zich niet moeilijk, het is vooral complex Belangrijke succesfactoren: Sponsor(s) zo hoog mogelijk in de organisatie Draagvlak in de organisatie Nauwgezet projectmanagement Communicatie Faseren UCD (user centered design) Ter zake kundig projectteam

Wat kan een portal voor uw organisatie betekenen? Bespreek dit eens met uw buurman/-vrouw

‘s Heeren Loo en de portal Door Artwin Nuhn manager Concerncommunicatie Door Artwin Nuhn manager Concerncommunicatie

We lopen achter... Sterk aanbodgerichte organisatie Vertrouwde klanten vallen weg Overheid eist en klanten vragen om transparantie en maatwerk ‘s Heeren Loo wil zelf klantvolgend werken Groot gat tussen digitale werkelijkheid in werk en samenleving Heroriëntatie op marktbenadering en productportfolio nodig Middelen afstemmen op klantenbehoeften Sterk aanbodgerichte organisatie Vertrouwde klanten vallen weg Overheid eist en klanten vragen om transparantie en maatwerk ‘s Heeren Loo wil zelf klantvolgend werken Groot gat tussen digitale werkelijkheid in werk en samenleving Heroriëntatie op marktbenadering en productportfolio nodig Middelen afstemmen op klantenbehoeften

Daarom dit traject Eerst intranetten integreren Dan portal in vijf fasen van half jaar opbouwen Eerst intranetten integreren Dan portal in vijf fasen van half jaar opbouwen

Fase 1 Integratie (25+) websites tot één voordeur. Specifieke uitwerking voor doelgroepen ouders, vrijwilligers, pers en verwijzers. Behoeften doelgroepen inventariseren voor fase 2-5. Business case: investering rendabel? Integratie (25+) websites tot één voordeur. Specifieke uitwerking voor doelgroepen ouders, vrijwilligers, pers en verwijzers. Behoeften doelgroepen inventariseren voor fase 2-5. Business case: investering rendabel?

De site is anders dan we gewend waren Getrechterde opbouw - conversie Zoveel mogelijk vraaggericht Neem contact op via 0800-nummer Slimme zoekfunctie met Google-technologie Monitoring van webverkeer Voortdurend bezoekersonderzoek Getrechterde opbouw - conversie Zoveel mogelijk vraaggericht Neem contact op via 0800-nummer Slimme zoekfunctie met Google-technologie Monitoring van webverkeer Voortdurend bezoekersonderzoek

Fase 2-5 Projectplannen en businesscase rond afsluiting voorgaande fase Verbinding van ICT achter portal Verbinding met klantcontact Projectplannen en businesscase rond afsluiting voorgaande fase Verbinding van ICT achter portal Verbinding met klantcontact

In de kantlijn Pionieren (veel portals stranden, ook bij multinationals) Portal is slechts hulpmiddel… mensen blijven kritische factor Grootste uitdaging: men moet willen en kunnen Dus… investeren op teamniveau in ontdekken Verbinden met essentiële functionaliteiten als digitaal cliëntendossier Iedere fase enkele concrete behoeften bij doelgroepen inlossen Die winst geloofwaardig uitdragen Pionieren (veel portals stranden, ook bij multinationals) Portal is slechts hulpmiddel… mensen blijven kritische factor Grootste uitdaging: men moet willen en kunnen Dus… investeren op teamniveau in ontdekken Verbinden met essentiële functionaliteiten als digitaal cliëntendossier Iedere fase enkele concrete behoeften bij doelgroepen inlossen Die winst geloofwaardig uitdragen

Uw vragen!

De ‘s Heeren Loo-portal Hartelijk dank voor uw aandacht Artwin Nuhn Laura Hamer Hartelijk dank voor uw aandacht Artwin Nuhn Laura Hamer