In control met efficiënte en excellente examenprocessen. Eenvoudig en transparant!

Procesarchitectuur examinering 1.0 2

10 minuten Welke verwachtingen hebben jullie van deze workshop? Even iets over onszelf

Programma workshop Construeren en vaststellen (30 min.) –Probleemstelling MBO Amersfoort en de gekozen oplossing Nubiko Constructie –Reacties! Logistiek bij de afname (25 min.) –Probleemstelling logistiek bij de afname en de gekozen oplossing Nubiko Logistiek –Reacties! Is voldaan aan verwachtingen? (5 min.) Meer info? Meedoen met ontwikkelen? Laat je gegevens achter.

Examenorganisatie MBO Amersfoort

Van examen-diplomaplan naar vastgestelde examens! Jaarlijks 200 kwalificaties en examen-/diplomaplannen Per examen-/diplomaplan –3-4 kerntaken (KT) –Per KT ca. 2-3 specifieke examens –Voor taal en rekenen ca examens Verschillen in 200 per cohort en diplomajaar Inkoop of zelf ontwikkelen Veel medewerkers betrokken in diverse examenrollen. Kwaliteit examens moet geborgd zijn Regie op kwaliteit examens door examenorganisatie MBO Amersfoort en via examencommissie(s)

Problematiek Er is beperkt totaaloverzicht wie wat wanneer moet doen Er is onvoldoende menskracht om adequate regie op kwaliteit van examens te realiseren. Risico’s: –Ondeugdelijke examens en diploma’s –Onvoldoendes door inspectie –Slecht imago MBO Amersfoort –Geldverspilling

Herkenbaar? Op hoofdlijnen? Zijn jullie in control? Onze wens: Een digitaal en webbased monitoring- en waarschuwingssysteem

Uitgangspunten voor dit systeem Afstemmen op Procesarchitectuur Instrument helpt bij borgen van kwaliteit en voldoen aan wettelijke eisen Instrument is efficiënt, betrouwbaar, haalbaar, betaalbaar, gebruiksvriendelijk en flexibel aanpasbaar Garantie op fraudebestendigheid en veiligheid systeem (Rotterdam?!) ‘Monitoring door één persoon’ mogelijk Instrument is afgestemd op andere systemen bij MBO Amersfoort

Van examen-/diplomaplan naar vastgestelde examens 10

Onze workflow

Proces voor constructie & vaststelling Examenplan Verantwoor - delijke Crebo Status Toelich ting Proces- stap Vastgesteld Examenplan Approved 15 jul Input / Output Status Deadline 16 juni 27 mrt 20 mrt30 jun

WatHoe Op tijd een vastgesteld examen Vooraf inzichtelijke planning (backward) Automatische notificaties Grip op het gehele procesMonitoring van iedere processtap op: -Tijd -Status Kwaliteitsborging documentenVersiebeheer Rechten en authenticatie Geheimhouding Decentraal uitvoeren, centraal regie Iedereen een eigen portal Webbased centraal opslaan 13 Overkoepelend een auditmogelijkheid en daarmee inspectieproof. Wat levert het op?

procesinrichting Statussen (verplichte stappen) Overdracht van verantwoordelijkheden Notificaties versturen –Op een bepaalde tijd voor de deadline –Na het veranderen of selecteren van een status Backward planning 14

Deadlines instellen voor bepaalde processtappen Statussen opvragen t.o.v. deadlines Opvragen welke examens op welke status staan Inzicht in verantwoordelijke persoon Monitoring op verschillende niveaus –Team/Cluster –Examenorganisatie 15 monitoring

backward planning Deadlines teruggerekend vanaf moment afnemen examen Template met vooraf bepaalde planning afhankelijk van inkoop, herzien, constructie (bijv. looptijd 3/6/11,2 mnd) 16

Gebaseerd op Lean principes Registreren + activerend proces sturen + monitoring SAAS.NET Simpel & snel programmeren inrichten Koppelbaar XML Aanpasbaar zelf / Nubiko 17 Kenmerken

resultaat Verantwoordelijkheid belegd, inzichtelijk en bestuurbaar Transparant door rapportages en audit mogelijkheid Inspectieproof 18

Vragen bij getoonde oplossing Hebben jullie zelf al een oplossing? Wat vinden jullie van deze oplossing? In hoeverre verwachten jullie er gebruik van te maken? Zien jullie conflicten met bestaande systemen? Andere vragen/opmerkingen