Workshop Werkkostenregeling (WKR) 23 november 2015 Joost van Benthum

Deel 1: Algemene regels Werkkostenregeling Introductie / Agenda Deel 1: Algemene regels Werkkostenregeling Deel 2: Praktische toepassing Werkkostenregeling 2

Deel 1: Algemene regels Werkkostenregeling 3

Definities Werkkosten: Kosten die de werknemer maakt in het kader van de dienstbetrekking. Werkkostenbudget/forfaitaire ruimte/vrije ruimte: 1,2% vrijstelling van de fiscale loonsom. Intermediaire kosten: Uitgaven door de werknemer in opdracht en voor rekening van zijn werkgever (te declareren kosten). Aangewezen werkkosten: Vergoedingen of verstrekkingen die vastgesteld zijn bij CAO of in de eigen arbeidsvoorwaardenregelingen, welke ten laste komen van het werkkostenbudget. Gerichte vrijstellingen: Door de werkgever aangewezen specifieke onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Werkplek: Iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is (richtinggevend: wie draagt verantwoordelijkheid voor de veiligheid). 4

Hoofdregels werkkostenregeling ‘Alles’ is belast loon “Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking” Voor loon in natura geldt de factuurwaarde (inclusief BTW) en bij ontbreken daarvan de waarde in het economische verkeer. Loon dat de werkgever aanwijst als eindheffingsbestanddeel is onbelast tot een bedrag van 1,2% van de totale fiscale loonsom: werkkostenbudget. Daarboven: belast met 80% eindheffing. Loon uit vroegere dienstbetrekking (ontslagvergoedingen, pensioenuitkeringen, etc.) uit de grondslag voor de berekening van het werkkostenbudget halen als dit meer bedraagt dan 10% van de totale fiscale loonsom. 5

Schematisch De werknemer krijgt een vergoeding of verstrekking Is er sprake van intermediaire kosten? ja Er is geen sprake van loon. WKR is niet van toepassing nee Is er een sterk oorzakelijk verband met dienstbetrekking? nee Er is geen sprake van loon. WKR is niet van toepassing ja Is (algemene) vrijstelling van toepassing? (art. 11 Wet LB) ja Loon is vrijgesteld. WKR is niet van toepassing nee Belastbaar loon 6

Schematisch Belastbaar loon Door werkgever niet-aangewezen vergoedingen en verstrekkingen Door werkgever wel aangewezen (gedeelte van) vergoedingen en verstrekkingen Gerichte vrijstellingen Vrije ruimte: 1,2% van fiscale loonsom (incl. nihil- en forfaitaire waarderingen) Loonheffingen bij werknemer (op salarisstrook) Geen loonheffingen (niet bij werknemer, niet bij werkgever) 80% eindheffing bij werkgever (surplus) 7

Eindheffing Keuze werkgever: loon werknemer of eindheffingsloon Is het tarief van 80% voor rekening van de werkgever hoog? Bruteringstarief vanaf € 57.586 (2015) bedraagt 108,3%. Tot € 51.976 (2015) naast 72,4% loonheffing (vanaf € 19.823) ook premieheffing. Loonberekening Salaris 120.000 Belaste kostenvergoeding (netto € 1.000) 2.083 Af: loonheffing -54.023 -55.106 Netto 65.977 66.977 Werkgeverslasten 122.083 Premies werknemersverzekeringen/Zvw 9.397 129.397 131.480 Extra werkgeverslasten bij brutering Extra werkgeverslasten onder WKR 1.000 - 1.800 8

1. Intermediaire kosten Intermediaire kosten: Zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren; Zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld; Kosten die specifiek samenhangen met bedrijfsvoering maar niet met het functioneren van de werknemer. Voorbeelden: Kosten auto van de zaak (parkeren, autowassen, etc.); Externe representatiekosten. 9

2. Geen loon Voordeel buiten de relatie werkgever-werknemer: (geboorte, huwelijks(jubileum), overlijden, verjaardag, ziekte) Fruitmand bij ziekte; Rouwkrans aan nabestaanden van een overleden werknemer; Geschenken tot een bedrag van EUR 25 (incl. BTW) als de werknemer bij de gelegenheid ook van anderen een cadeau pleegt te krijgen. 10

3. Algemene vrijstellingen Voorbeelden: Pensioenaanspraken; Uitkeringen i.v.m. schade aan of verlies van persoonlijke zaken; (Eenmalige) overlijdensuitkeringen; Fondsuitkeringen; Diensttijd-/jubileumuitkering (25 en 40 jaar). 11

4. Gerichte vrijstellingen Expliciet in de wet genoemde kosten zijn vrijgesteld: Vervoer- en reiskosten voor zakelijke reizen (max. EUR 0,19); Tijdelijke zakelijke verblijfskosten (maaltijden, overnachtingen) 20 dagenregeling Kosten van zakelijke cursussen, congressen e.d., opleiding, studie, volgen EVC-procedure, vakliteratuur en outplacement; Zakelijke maaltijden (overwerk, dienstreizen, etc.); Inschrijvingskosten beroepsregister; Extraterritoriale kosten; Zakelijke verhuiskosten (max. EUR 7.750); Arbo-voorzieningen en hulpmiddelen (‘werkplekgerelateerde voorzieningen’); Korting op branche-eigen producten; Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die noodzakelijk zijn voor behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (‘noodzakelijkheidscriterium’). 12

Noodzakelijkheidscriterium Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur Noodzakelijk voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (“zonder meer nodig”) Voorwaarden: Wanneer de voorziening niet langer noodzakelijk is, dan is de werknemer verplicht de voorziening terug te geven of de restwaarde te vergoeden; Deze gerichte vrijstelling kan niet worden gebruikt in het kader van uitruil van loonbestanddelen (‘cafetariaregeling’); Bij bestuurders en commissarissen geldt een zwaardere bewijslast en ligt nadruk op gebruikelijk. 13

Vaste kostenvergoedingen Voorwaarden: De vaste vergoeding is naar aard en omvang per kostensoort gespecificeerd; en Ter onderbouwing van de vergoeding is er een onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte zakelijke kosten; en De vergoeding ziet op intermediaire kosten (bijvoorbeeld kosten voor de auto van de zaak) en gerichte vrijstellingen (zoals tijdelijke verblijfskosten, reiskosten à EUR 0,19 per kilometer). Wordt niet aan bovenstaande voorwaarden voldaan dan is de vaste kostenvergoeding belast loon of kan worden aangewezen als eindheffingsloon. 14

5. Nihilwaarderingen Werkplek: “Iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is” Loon in natura waarvan de waarde nihil is: Voorzieningen op de werkplek (pc, kopieerapparaat); Consumpties op de werkplek (koffie, thee, cup-a-soup); T.b.s. OV-kaart en voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik); T.b.s. uniformen en werkkleding in fiscale zin; Rentevoordeel bij hypothecaire leningen (vanaf 2016 belast loon bij werknemer); Rentevoordeel bij renteloze lening (elektrische) fiets of scooter; Fitness op de werkplek. 15

6. Forfaitaire waarderingen Hoofdregel is dat de waarde van het te belasten loon de waarde is in het economische verkeer van een verstrekking, in beginsel de factuurwaarde inclusief BTW. Alleen in de volgende gevallen mag worden uitgegaan van een lagere forfaitaire waardering minus de eigen bijdrage: Huisvesting en inwoning op de werkplek (tenzij de nihilwaardering geldt): EUR 5,40 per dag; Kinderopvang op de werkplek: uurprijs Wet kinderopvang maal opvanguren; Niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden op de werkplek: EUR 3,20 per maaltijd. Voor de bedrijfskantine mag dit voordeel als volgt worden berekend: (aantal maaltijden * EUR 3,20) -/- totale eigen bijdragen 16

Aanwijzen van werkkosten Door aanwijzing van bepaalde vergoedingen/verstrekkingen wordt voor toepassing van de werkkostenregeling gekozen voor die bepaalde kostensoort(en) Alsdan geen loon van de werknemer (maar eindheffingsloon) Geen wettelijke vormvoorschriften voor aanwijzingsverplichting Gewijzigd beleidsbesluit met ingang van 1 januari 2015: expliciete en schriftelijke aanwijzing Beleid in strijd met doel en strekking van de wet? 17

Verplicht op loonstrook van werknemer Loon dat niet als eindheffingsbestanddeel kan worden aangewezen: De terbeschikkinggestelde auto; De terbeschikkinggestelde dienstwoning; Geldboetes; Rentevoordeel bij hypothecaire leningen (vanaf 2016). Loon uit vroegere dienstbetrekking Voor niet-actieven kan (verplicht) de werkkostenregeling alleen worden toegepast voor branche-eigen producten en voor verstrekkingen die ook door actieven worden genoten, zoals kerstpakketten. Gebruikelijkheidstoets Om oneigenlijk gebruik van de eindheffingsregeling tegen te gaan Vergoedingen en verstrekkingen die onder de eindheffing worden gebracht mogen niet in belangrijke mate (30% of meer) hoger zijn dan in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is Bewijslast ligt bij de inspecteur 18

Afdracht eindheffing Afdracht na afloop van het kalenderjaar (uiterlijk) tezamen met de afdracht van de belasting over eerste tijdvak van het nieuwe jaar. Werkkostenregeling per inhoudingsplichtige (ongeacht subnummers). Concernregeling voor lichamen Moedervennootschap gedurende gehele jaar ≥ 95% van (klein)dochtermaatschappij Lopende kalenderjaar in- of uitgetreden concern-vennootschappen zelfstandig werkkostenregeling aangeven Inhoudingsplichtige met de grootste loonsom dient eindheffing aan te geven en af te dragen Hoofdelijke aansprakelijkheid Keuze uiterlijk bij afdracht eindheffing Stichtingen 19

Concernregeling Holding BV Stafdiensten BV Uitzendbureau 1 BV 100% Stafdiensten BV 75% 100% Uitzendbureau 1 BV Uitzendbureau 2 BV 20

Deel 2: Praktische toepassing Werkkostenregeling 21

Inrichting administratieve organisatie (Her)inrichting financiële administratie Grootboeknummers per categorie (BTW via apart grootboeknummer) Kostenplaats met subcategorieën (BTW via apart grootboeknummer) Tussenrekening met subcategorieën (incl. BTW) Extracomptabel / Excel-overzicht Werkprocessen aanpassen? Monitoring? Optimalisatie? Afdeling Financiën Loonheffingen WKR Personeels-zaken Salaris-administratie 22

Hoe verloopt de interne beoordeling (1) 1. Naam inhoudingplichtige   2. Totale fiscale loonsom (kolom 14) exclusief eindheffingsloon € 1.000.000 3. Af: Totale loon uit vroegere dienstbetrekking € - (ontslagvergoedingen, pensioenuitkeringen, WGA- en ZW-uitkeringen bij ERD, etc.) 4. Totaal aantal werknemers Grondslag voor forfait werkkostenregeling: € 1.000.000 1,2% forfait: € 12.000 Totaal werkkosten: Werkkostensaldo 23

Gaat het om een werknemer? nee Er is geen sprake van loon. WKR is niet van toepassing ja Is er sprake van intermediaire kosten? ja Er is geen sprake van loon. WKR is niet van toepassing nee Is er een sterk oorzakelijk verband met dienstbetrekking? nee Er is geen sprake van loon. WKR is niet van toepassing ja Is (algemene) vrijstelling van toepassing? (art. 11 Wet LB ja Loon is vrijgesteld. WKR is niet van toepassing nee Is sprake van een aangewezen (gericht vrijgestelde vergoeding /verstrekking?? ja Geen loonheffingen nee Is er sprake van een aangewezen specifieke waardering? ja Vergoeding/verstrekking ten laste van werkkostenbudget nee Loonheffingen bij werknemer 24

Hoe verloopt de interne beoordeling (3) Reizen en vervoer   7. Parkeervoorziening voor privé-auto anders dan op de werkplek € 1.000 Interne en externe representatie 44. Representatiekosten en relatiegeschenken (waardebonnen, bloemen) ten behoeve van collega's € 750 47. Personeelsfeesten, -reizen, afdelingsuitjes en dergelijke op externe locatie € 3.500 Grondslag voor forfait werkkostenregeling: € 1.000.000 1,2% forfait: € 12.000 Totaal werkkosten: € 5.250 Werkkostensaldo € 6.750 Werkkostenregeling eindheffing 80% € - 25

Kostensoorten (1) Reizen en vervoer Parkeer-, veer en tolgelden Netto bovenmatige reiskostenvergoedingen (*) Parkeervoorzieningen niet op de werkplek (***) Fietsregeling Telecommunicatie en apparatuur Veelal zal het noodzakelijkheidscriterium van toepassing zijn (*) Vergoeding internetabonnement thuis Contributies en opleidingen Vergoeding van vakbondscontributie Verklaring Omtrent Gedrag (*) Lidmaatschappen andere dan beroepslidmaatschappen 26

Kostensoorten (2) Werkkleding (ter beschikking gesteld) (*) Kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking gedragen te worden, zoals: uniform verpleegster, politieagent, brandweerman, piloot, militair of stewardess; sloof van medewerker in de horeca; jasschort van de slager; doorwerkjas in de bouw; laboratoriumjas, stofjas en overall; Kleding die ook buiten de dienstbetrekking gedragen kan worden, maar naar zijn aard kwalificeert als werkkleding en voorzien is van een of meer duidelijk zichtbare logo‘s of ander beeldmerken van de werkgever van ten minste 70 cm2 per kledingstuk; Kleding die ook buiten de dienstbetrekking gedragen kan worden (bijvoorbeeld sportkleding), maar deze blijft te allen tijde achter op de werkplek. De kleding mag ook niet mee naar huis genomen worden om gewassen te worden. 27

Kostensoorten (3) Eten en drinken Consumpties op de werkplek Lunchvergadering (*) Zakelijke maaltijden Maaltijden in bedrijfskantine (***) Personeelsfestiviteiten o.a. personeelsfeest, teamuitjes, externe borrels en afscheidsfeestjes, etc. Arbovoorzieningen Vergoeding voor computerbril, inentingen, etc (*) Interne en externe representatie Attenties zoals bij in- en uitdiensttreding, waardebonnen, kerstpakketten Personeelsfestiviteiten o.a. personeelsfeest, teamuitjes, maar ook bedrijvenlopen, etc. (**) 28

Kostensoorten (4) Overige vergoedingen en verstrekkingen (Werkelijke) extraterritoriale kosten Bedrijfsfitnessregeling (*) Vergoeding advocaatkosten van werknemer Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en rechtsbijstandverzekering voor werknemers Bovenmatige (vaste) kostenvergoeding (*) Vergoedingen o.b.v. cao (**) Etc., etc. 29

Uitzendbranche specifiek Welke vergoedingen of verstrekkingen die worden gedaan onder de inlenersbeloning vallen onder de werkkostenregeling? ABU cao: “kostenvergoeding (voor zover de uitzendonderneming deze vrij van loonheffing en premies kan uitbetalen: reiskosten, pensionkosten, gereedschapskosten en andere kosten noodzakelijk vanwege de uitoefening van de functie). Indien en voor zover door overheidsmaatregelen*de belastingvrije vergoeding voor reiskosten geheel of gedeeltelijk komt te vervallen, heeft de uitzendkracht recht op dezelfde reiskostenvergoeding als de werknemer in dienst van de opdrachtgever, werkzaam in een gelijke of gelijkwaardige functie als de uitzendkracht, met een maximum van € 0,19 bruto per kilometer.” NBBU cao: “Onbelaste kostenvergoedingen: reiskosten, pensionkosten en andere kosten noodzakelijk wegens de uitoefening van de functie.” (Mede door invoering concernregeling) hoge vrije ruimte, terwijl in het algemeen beperkte vergoedingen en verstrekkingen aan uitzendkrachten. Hoe deze ruimte optimaal benutten? 30

FAQ Uitzendbranche Ik vergoed de aanschaf van werkschoenen en bedrijfskleding. Valt dat onder de werkkostenregeling? De opdrachtgever geeft aan mijn uitzendkrachten een kerstpakket. Valt dit onder mijn werkkostenbudget? Vanuit de scholingsverplichting (1,02%) bied ik mijn uitzendkrachten verschillende trainingen aan. Valt dit onder de werkkostenregeling? Ons uitzendbureau vergoedt de kosten van “Verklaring Omtrent Gedrag” aan uitzendkrachten. Hoe ga ik hier mee om? Ik heb een hoge vrije ruimte doordat ik weinig vergoedingen aan mijn uitzendkrachten geef. Kan ik die ruimte gebruiken om bonussen aan het vaste personeel te geven? Vallen extraterritoriale kosten regelingen voor mijn Poolse uitzendkrachten ook onder de werkkostenregeling? 31

Financieel vergelijk Overschrijding van het werkkostenbudget (lees: verschuldigdheid van 80%-eindheffing) afzetten tegen besparingen: Eindheffingen over o.a. kerstpakketten, waardebonnen en andere attenties en parkeer-, veer- en tolgelden die niet meer verschuldigd zijn; Besparing brutering; Risico’s op een naheffing loonheffingen die niet meer wordt gelopen; Optimalisatie van het resterende werkkostenbudget. 32

Afsluiting/Vragen? Joost van Benthum E-mail: Joost.vanBenthum@luminoustax.com Telefoon: 020 – 654 96 00