Raadsbijeenkomst Cranendonck, Heeze-Leende, Valkenswaard 16 april 2014 voorzitter DB en AB Paul Verhoeven

2 Korte geschiedenis april 2012: formele start van GRS A2 2012: vaststelling position paper met de 6 uitgangspunten voor de GRS A2 2012: procesgang begroting 2013 erg lastig raad van Cranendonck vraagt om risico-analyse begroting juli 2013: rapport Berenschot raadsbijeenkomst - 16 april 2014

3 Conclusies Berenschot kosten voor programma’s zijn ongeveer gelijk aan normenkaders kosten voor overhead zijn lager dan de normenkaders gemeenten vinden tijdelijk hogere kosten voor opzet van organisatie acceptabel, maar daarmee dan ook een verwachting dat kosten op termijn gaan dalen enkele functies bestaan voor bepaalde tijd, terwijl die structureel noodzakelijk zijn voor de GR een deel van de overheadkosten is verweven in de programma’s (p & o en fac. zaken) en daardoor is begroting weinig transparant en bemoeilijkt sturing op kosten samenwerkende gemeenten hebben geen eenduidig beeld over benodigde en gewenste formatie, met name tav staffuncties duidelijkheid van de begroting vermindert door plaatsen van overheadkosten in programma’s en achterwege laten van huisvestingskosten er zijn sterke verschillen waarop het opdrachtgeverschap is ingevuld de toekomstvisie van deelnemers over samenwerking stemt niet overeen er worden kansen gezien voor uitbreiding van samenwerking, zowel qua taken als ook deelnemers raadsbijeenkomst - 16 april 2014

4 Samenvatting conclusies kosten zijn lager of gelijk aan benchmark GRS A2 moet een volwaardige organisatie worden op directieniveau en overhead begroting is te weinig transparant sturing op GRS A2 moet verbeterd worden gemeenten moeten een duidelijke en gemeenschappelijke toekomstvisie hebben raadsbijeenkomst - 16 april 2014

5 Aanbevelingen formatie tijdelijke functies omzetten in structurele functies functie van directeur voor ½ fte te handhaven en structureel in te vullen en bij uitbreiding GRS A2 ook in fte uit te breiden de functie van ambtelijk secretaris te handhaven de functie van controller op1 fte te handhaven volwaardige organisatie vereist ook een volwaardige overhead (managementondersteuning, P&O, communicatie) raadsbijeenkomst - 16 april 2014

6 Aanbevelingen financieel huisvestingskosten opnemen in de begroting overheadkosten uit programma’s halen en verschuiven naar staf sluit een DienstVerleningsOvereenkomst en leg dit vast in de begroting spreek met de gemeenten “couleur locale” af voor bijzondere taken zonder andere gemeenten mee te laten betalen (maatwerk) raadsbijeenkomst - 16 april 2014

7 Aanbevelingen toekomst en bestuur Neem nieuwe samenwerkinginitiatieven Harmonisatie van het opdrachtgeverschap: ◦wie heeft wat nodig, van welke kwaliteit en tegen welke prijs? ◦wat mag van de opdrachtgevers (gemeentesecretarissen) worden verwacht en wat van de opdrachtnemer (directeur GRS A2)? randvoorwaarde is dat de 3 colleges een gedeelde visie hebben over toekomst en ambities maak onderscheid tussen bedrijfsvoeringsamenwerking en beleidsinhoudelijke onderwerpen. Ten principale: secretarissen gaan over bedrijfsvoering, bestuurders over sturing op beleid. Stel de governance (sturing) op de GR-ontwikkeling hierop bij: AB – DB – portefeuillehouders en gemeentesecretarissen. raadsbijeenkomst - 16 april 2014

8 Beslislijn DB/AB hebben “Berenschot” in juli 2013 vastgesteld hierbij is besloten om op meer bedrijfsvoeringstaken samen te werken directeur GRS A2 heeft “Berenschot” vertaald naar uitwerking en voorstellen 17 december hebben colleges dit bekrachtigd en gevraagd om een koersdocument raadsbijeenkomst - 16 april 2014

9 Proces koersdocument december 2013/ januari 2014: bestuurlijke overeenstemming kaders: -zelfstandigheid en autonomie blijven onaangetast - alle bedrijfsvoeringstaken samenvoegen -efficiency en nabijheid -geen nadeelgemeenten in financiële zin uitwerking door 3 GS-en, directeur GRS A2 en hoofden bedrijfsvoering februari/ maart: vaststelling koerdocument in AB GRS A2 en 3 colleges koersdocument geeft richting aan doorontwikkeling GRS A2 vaststelling koersdocument en implementatieplan; vervallen position paper raadsbijeenkomst - 16 april 2014

10 Welke bedrijfsvoeringtaken zijn het naast W&I, I&A en JuZa? personeel en organisatie financiën en administratie facilitaire zaken inkoop (excl. BIZOB) communicatie gegevensbeheer managementondersteuning management raadsbijeenkomst - 16 april 2014

11 Wat is er besloten? samenwerking binnen GRS A2 wordt geïntensiveerd en uitgebreid alle bedrijfsvoeringstaken van de gemeenten worden binnen GRS A2 gebracht proces is voor 1 januari 2016 afgerond betekent dat ongeveer 100 fte van gemeenten naar GRS A2 gaan (GRS A2 straks: 160 fte) medewerkers rechtspositioneel in GRS A2, maar fysiek op gemeentehuis raadsbijeenkomst - 16 april 2014

12 Herijking governance AB en DB behouden huidige samenstelling en stemverhouding bestuurlijke advisering via gebruikelijke kanalen: -bestuurlijke advisering door GS in eigen college directieraad verantwoordelijk strategische aansturing GRS A2 -drie GS en directeur GRS AB betrokkenheid/invloed gemeenteraden? -het betreft bedrijfsvoeringstaken -betrokkenheid via begroting -W&I en JuZa hebben aparte positie raadsbijeenkomst - 16 april 2014

13 Welke gevolgen? GRS A2 van, voor en door de drie gemeenten: merkbaar in cultuur kenmerkt zich door nabijheid, efficiency en flexibiliteit samenwerking leidt tot minder meerkosten winst zit in efficiency, kwaliteitsgroei en klaar zijn voor de toekomst GRS A2 gemeenten werkzaam vanuit 3 gemeentehuizen: -elk routinematig taakveld heeft thuisbasis in een van de gemeentehuizen -adviseursrollen per gemeentehuis belegd -het nieuwe werken maakt taakuitvoering dichtbij de klant mogelijk -werkplekken worden zoveel als mogelijk flexibel ingericht raadsbijeenkomst - 16 april 2014

14 Tijdlijn 1 juli implementatieplan klaar derde kwartaal besluitvorming DB en AB start met P&O (laaghangend fruit) oktober starten plaatsingsprocedures oktober tussenbericht naar raden afronding medio 2015 GRS A2 wordt (weer) gehuisvest in gemeentehuizen raadsbijeenkomst - 16 april 2014

15 Toelichting begroting 2015 Cranendonck, Heeze-Leende, Valkenswaard 16 april 2014 directeur GRS A2 Godfried van Gestel

16 Samenwerking A2 gemeenten afdeling Werk en Inkomen afdeling Informatievoorziening en Automatisering afdeling Juridische zaken staf Effecten koersdocument zijn nog niet in de begroting verwerkt! raadsbijeenkomst - 16 april 2014

17 Financiële cijfers raadsbijeenkomst - 16 april 2014

18 Bijdragen gemeenten raadsbijeenkomst - 16 april 2014

19 Uitgangspunten 2015 basis Begroting 2014 genomen besluiten (bijvoorbeeld schuldhulpverlening) aanbevelingen rapport Berenschot prijsontwikkeling 2% loonontwikkeling 0% raadsbijeenkomst - 16 april 2014

20 Tijdlijn voorlopige vaststelling DB op zienswijze gemeenteraden vaststelling DB op vaststelling AB op doorsturen naar provincie voor begrotingswijziging na zomervakantie raadsbijeenkomst - 16 april 2014

21 Financiële kengetallen zijn als volgt raadsbijeenkomst - 16 april 2014 GRS A Benchmark 2013 Gemeentelijke ICT kosten per inwoner € 68,-€ 73,- ICT kosten per fte € 7.274,-€ 9.324,- ICT kosten per account € 5.642,-€ 6.298,- ICT kosten per werkplek € 6.770,-€ 6.685,- Formatie14,4 fte16,75 fte