Achter de Schermen van het ministerie van LNV/EZ PGM-open 2013 Lessons learned: professionaliseren van programmamanagement Anne Jette van Loon en Ruud Meijer 7 februari 2013 Programma’s overbruggen grenzen!

Opbouw programma Thema: professionaliseren van programmamanagement in een organisatie Blok 1: thermometer: kies positie op het lemniscaat Blok 2: lessen uit een casus Blok 3: hoe volwassen is jouw organisatie?

Blok 1: positie kiezen Hoe is de temperatuur Hoe denken de deelnemers over dit thema?

Creatielemniscaat

Programmatisch Creëren bij het Rijk Wat is Programmatisch Creëren? Wat hebben we gedaan bij LNV/EZ? Wat hebben er van geleerd (succesfactoren en valkuilen)?

Onze visie is gebaseerd op de overtuiging dat mensen: -hun creërend vermogen zinvol willen inzetten ten bate van hun organisatie -in staat zijn verantwoordelijkheid te nemen -zichzelf kunnen motiveren -zich willen ontwikkelen -serieus genomen willen worden. Ons mensbeeld

De wereld zien als én / én, niet als óf / óf: Mens én zaak Proces én inhoud Visie én plan Beeld én vorm Verbinden én beheersen Droom én daad Macht én Liefde Een programma als creatieproces Samenhang Visualisatie Realisatie Balans Het Wij Ik Zij

Doelen R R R R R R R Lange termijn - doelgerichtheid Korte termijn - focus INSPANNINGEN

Voorwaarden 1. Creëren met een gedeelde en doorleefde visie op wat er bereikt moet worden. 2. Creëren met een gecommitteerde opdrachtgever die bereid en bevoegd is om strategische keuzen te maken. 3. Creëren vanuit vertrouwen in competenties van teamleden en voortdurende aandacht voor het commitment aan het programma. 4. Creëren door samenhang tussen zowel omgeving, individuen en het team als tussen de inhoudelijke ontwikkelingen. 5. Bij het toewerken naar de doelen wordt er gestuurd op energie en co- creatie. 6. Sturing en organisatie zijn bewust op maat, passend bij de situatie, ingericht.

Werken in programma’s om grenzen te overbruggen! Waarom bij LNV? Toenemende betrokkenheid burgers & maatschappelijke organisaties Netwerken en netwerksturing steeds krachtiger Flexibele inzet van mensen Verminderen afstemmingscircus & verkokering voorkomen Heldere verdeling van taken, bevoegdheden en rollen rond integrale beleidsvragen Werken op basis van geborgd vertrouwen

Missie en Visie Missie: LNV wil zodanig werken dat zij goed aansluit op de samenleving en haar beleid zichtbaar maakt voor die samenleving. Visie: LNV neemt maatschappelijke problemen als uitgangspunt. Is de reguliere lijnorganisatie daartoe niet toereikend, dan kiest LNV voor een andere werkwijze’

Strategische Doelen Professionaliseren door: Binnen een jaar een werkwijzer vast te stellen door de Bestuursraad voor het werken met projecten, programma’s en processen; Binnen twee jaar Bestuursraadsleden en directeuren bij opdrachten bewust kiezen voor een project, een programma of een procesvorm; Dat binnen drie jaar programmamanagers, projectleiders en opdrachtgevers werken volgens de werkwijzer.

Wat is professionaliseren? WillenVisie ontwikkelen, attitude WetenKennis, methodes en technieken KunnenRollen, oefenen Doenruimte, daadwerkelijke uitvoering

DOEN RUIMTE KUNNEN ROLLEN WETEN METHODIEK WILLEN VISIE ErvaringAttitude Kennis Vaardig- heden Concretiseren van noodzaak, urgentie, doelen Leren van methodiek en toepassing, werken aan draagvlak Monitoren van gereali- seerde doelen, succes vieren Faciliteren van pro- cessen, oefenen, delen ervaringen

Programmatisch Werken

Professionaliseringstraject Opzetten als een programma Bepalen van de veranderstrategie Werken aan verschillende thema’s en disciplines Focussen op meerdere doelgroepen Aansluiten op actualiteit Organisch veranderen Selecteren van juiste teamleden Vertellen van succesverhalen Niet alles hoeft gelijk perfect te zijn Maak jezelf overbodig

Resultaten Digitale toolbox van instrumenten en hulpmiddelen Scala van leeractiviteiten (opleiding & training, intervisie, coaching en consultatie) Draaiboek voor bedrijfsvoering Inbedding in de organisatie

Succesfactoren Gedeelde en doorleefde visie Gecommitteerde opdrachtgever Competente programmamanager Aansluiten bij andere (organisatie)ontwikkelingen Maatwerk Balans in aandacht voor zij, ik, wij en het

Valkuilen Opdrachtgever voelt zich geen eigenaar Splendid isolation Verlangen naar SMART Een panacee voor alles Young briljant professionals Geen tijd Kan zelluf wel Weerstand moet vermeden worden

Integratie naar EL&I en EZ SG/DG-model: noodzaak voor horizontale mechanismen (ontkokering) Flexibiliteit (voorkomt reorganisaties, plaatsen van mensen op urgente dossiers) Resultaatgericht werken is het credo

Opdracht in blok 3 Hoe volwassen is jouw organisatie om Programmatisch Werken in te voeren?

Het-kant Wij- kant Zij-kant Ik-kant

Wij-kant a b c d Ik-kant a b c d Het-kant a b c d Zij-kant a b c d

Moraal van het verhaal 1. Heb geduld 2. Beweeg mee 3. Toon lef 4. Focus op cultuur 5. Reflecteer 6. Houd vol!