Group Reporting / CPM in de spiegel een moment van bezinning en herijking

auteur datum aan Louis de Koning Group Reporting / CPM in de spiegel Bevestig uw systemen en processen of kom tot nieuwe mogelijkheden voor het realiseren van uw ambities. De wereld verandert en daarmee ook uw organisatie en haar ambities. 23 juni 2014

Een spiegel biedt bevestiging en ontdekking

CPM en Group reporting in de spiegel voor uw organisatie >Veel organisaties maken al lange tijd gebruik van group reporting/CPM (“GRS/CPM”) systemen en zijn daarmee vertrouwd geraakt. De systemen hebben veel “meegemaakt”: fast close trajecten, verwerking van strikte compliance regelgeving en, sinds kort, aandacht voor disclosure management en de brug naar XBRL. >Technisch heeft de wereld ook niet stil gestaan. Na de “suites” zijn steeds meer geïntegreerde GRS/CPM pakketten ontwikkeld, met planning (inclusief scenario’s), budgetting, forecasting en actuals op basis van één database. Ook het gebruik van internet wordt steeds nadrukkelijker toegepast, waardoor bepaalde pakketten al met “zero foot print” in browsers draaien of in de cloud worden aangeboden als saas oplossing. Daarnaast zien wij in de markt steeds maar aandacht voor ondersteuning bij “last mile” met Disclosure Management, tevens de brug naar XBRL reporting. >Uw ambities in het licht van nieuwe functionaliteit en techniek maken het dat het moment wellicht is aangebroken uw huidige grs/cpm oplossing tegen het licht te houden. Conquaestor wil graag hierover met u sparren en onze uitgebreide kennis met u delen. >Ons aanbod is dan ook dat wij met u en uw medewerkers een dagdeel besteden om uw GRS/CPM oplossing in de spiegel te zetten en van alle kanten te bekijken. Geen verplichtingen, geen kosten uwerzijds. Maar wel de mogelijkheid om nieuwe ambities waar te maken, processen effectiever te laten verlopen en kosten te verlagen. Een spiegel ter bevestiging of voor nieuwe inzichten voor het realiseren van uw ambities.

Spiegel: kosten en baten Wegen de kosten van uw GRS/CPM omgeving nog op tegen de baten? >Veel organisaties zitten nog vast aan oude contracten die gebaseerd zijn op de relatief hoge prijzen van CPM software in het verleden. Vaak voor verschillende applicaties binnen de suite. >Al een groot aantal jaren geïndexeerd naar een fors jaarlijks onderhoudsbedrag. >Wat krijgt u daarvoor en wat kunt u kopen in de huidige markt? >Als u staat voor een dure en intensieve up-grade is wellicht het moment aangebroken om uw huidige applicaties en processen eens te spiegelen: Valideren en doorgaan? Uitbreiden met Disclosure Management? Of wellicht eens serieus kijken wat er nu te koop is op basis van ge-herijkte eisen en wensen?

Spiegel: Disclosure management Meer controle over de last mile en/of rapportages in XBRL >Na Fast close, Performance Management, Sarbanes Oxley en andere Corporate Governance regels is nu echt het tijdperk van Disclosure Management en XBRL aangebroken. >Het heeft lang geduurd maar organisaties dienen nu steeds vaker rapportages in XBRL aan te leveren. >Daarnaast is presentatie en opmaak, niet alleen voor de externe, maar vooral ook voor interne rapportages steeds belangrijker. >Naast tekstuele toelichtingen, die gecontroleerd tot stand dienen te komen, net als de cijfers zelf. >Misschien is dit het moment om uw GRS/CPM applicatie uit te breiden met een Disclosure Management tool of over te stappen naar een geïntegreerde oplossing: one version of the truth uit één database ook voor de cijfers in tekstuele rapportages.

Spiegel: Fiscale rapportages en Tax disclosure worden steeds belangrijker Het wordt steeds belangrijker om aan te tonen dat landen hun fair share ontvangen, om te voorkomen dat bedrijven worden gezien als belastingontduikers. Dit vereist inzicht in omzet, winst en belastingdruk. >De meeste tax reporting en disclosure informatie is in de basis reeds aanwezig in het GRS/CPM systeem. >Met een aantal aanvullingen kunnen vanuit moderne GRS/CPM systemen de vereiste en gewenste tax reports en disclosures worden gegenereerd, op een consistentie en veilige wijze. >Deze tax rapportages sluiten herleidbaar aan op de gepubliceerde commerciële cijfers. >Tevens kunnen ze als basis dienen voor de belastingaangiftes (fiscale balans en verlies & winstrekening).

Spiegel: de risico’s rond group reporting en CPM onder controle? Het Group Reporting en CPM proces wordt gekenmerkt door 5 stappen en daaraan verbonden risico's I.Het systematisch verzamelen van gegevens II.Het opslaan van die gegevens III.Het bewerken van de gegevens tot informatie IV.Het opslaan van informatie V.Het aanbieden van informatie

Group reporting en CPM gaan verder dan alleen systemen

Het cpm en group control speelveld Corporate Reporting overview

Het cpm en group control speelveld Corporate Reporting overview Group (Financial) Control Finance & accounting manual Local GAAP Corporate GAAP Local Control & Management ManagementInformation Group control systems Local Systems Systems Goals, Planning, Budget, Forecast, KPI’s Actuals & KPI’s

4 competentiegebieden voor een succesvolle CPM en GRS uitrol en beheerorganisatie. SCOA, DAM & Performance management (KPI’s) Internationale project besturing & control Kennis van boekhouding, consolidatie, externe & interne verslaggeving (IFRS, international GAAP, Dutch Gaap) Proces control: closing & reporting processen CPM en GRS: welke competenties om te excelleren

Risico’s rond group reporting uitgewerkt

I. Systematisch verzamelen van gegevens Periodiek binnen de deadlines dienen werkmaatschappijen volgens bepaalde standaarden te rapporteren. 1.Zijn er standaarden en zijn die goed gecommuniceerd en begrepen? -Is er een goede duidelijke Finance en Accounting Manual (Corporate GAAP) -Wordt deze ook gebruikt en nodigt deze ook uit voor gebruik? -Is er voldoende kennis en ervaring (opleiding) bij lokale controllers (bv IFRS) 2.Is de informatie betrouwbaar en volledig? -Aansluiting met lokale systemen afgedwongen of vastgesteld? -Welke controles en autorisaties vinden plaats (handmatig en automatisch) voordat de rapportages worden verzonden? -Zijn deze controles zichtbaar en achteraf vast te stellen (audit trail)? -Juiste versie van de rapportage ontvangen en verwerkt? 3.Hebben we alle rapportages / werkmaatschappijen?

II. Het opslaan van die gegevens Nadat de rapportages zijn verzonden worden deze in de centrale database verwerkt en opgeslagen. 1.Worden de juiste (versies) van de rapportages verwerkt? -Welke versie is de juiste (meest recente)? -Kan dubbele verwerking plaatsvinden? -Kunnen rapportages worden overschreven? -Is een audit trail beschikbaar van de verwerkte rapportages? 2.Is de integriteit van de gegevens duurzaam gewaarborgd? -Kunnen gegevens van afgesloten periodes nog worden aangepast en zo ja door wie (en onder welke voorwaarden)? -Wie kunnen muteren direct in de database?

III. Het bewerken van de gegevens tot informatie Op basis van de consolidatie formules (eliminaties, omrekeningen ed) en aanpassingen (adjustments) worden de opgeslagen gegevens verwerkt tot informatie. 1.Hoe goed is de verwerking, welke fouten treden op en hoe groot zijn die fouten. -Wat is de kwaliteit van de eliminaties van intercompany verhoudingen en hoe worden deze beheerst? -Hoe wordt het opblazen van de balans, omzet en kostprijs voorkomen? -Is de vermogens eliminatie en 2.Wie kunnen de verwerking beïnvloeden en onder welke voorwaarden? - Goede Audit trail op en documentatie van adjustments aanwezig?

IV. Het opslaan van informatie Uiteindelijk worden de verijkte gegevens als informatie opgeslagen in de database. Dit vraag control over: Wanneer en door wie worden periodes afgesloten? Wie kunnen muteren in afgesloten periodes en onder welke voorwaarden? Welke audit trail is hiervan beschikbaar? Wie heeft toegang tot welke informatie?

V. Het aanbieden van informatie De laatste stap is het analyseren en aanbieden van de informatie aan de gebruikers. Dit kunnen managers zijn binnen de organisatie, maar ook derden waar het externe verantwoordingsrapportages betreft. Zijn de rapportages betrouwbaar en bruikbaar? Zijn rapportages voldoende getest? Sluiten rapportages aan bij de gebruikers (presentatie, relevantie)? Wie kan onder welke voorwaarden rapportage bouwen en aanpassen? Zijn er ook rapportages buiten de repository, gebouwd/aangepast door gebruikers? Worden rapportages op gebruik gemonitord? En worden niet meer gebruikte en oude versies gearchiveerd en uit de repository gehaald?

Strategische Management Accounting (SMA)

Strategische management accounting Steeds meer organisaties ontwikkelen van traditioneel management accounting naar Strategisch Management Accounting (SMA). TraditioneelSMA Analyseren van prestaties op basis van Producten, klanten, functiesDiverse stappen binnen de waardeketen (klanten, leveranciers, activiteiten) Focus van analyse-Intern gericht -Toegevoegde waarde, marges over afgelopen periode -Beperkte informatie over eigen prestaties -Extern gericht -Toegevoegde waarde en marges zijn te beperkt, toekomst gerichte informatie van belang -Brede informatie over presentaties ten opzichte van concurrenten Doel van de analyseScore keeping, attention directing, problem solving Alle 3 doelen van belang, maar ontwerp van management accounting systeem verschilt per strategie Hoe kijken naar kosten en opbrengsten? Functie van volume: omzet is prijs X aantal verkochte producten, variabele en vaste kosten, gemengde kosten Kosten en opbrengsten zijn functie van strategische keuzes die de uitnutting van structural en executional cost drivers bepalen

SMA: costing technieken Er is een keuze uit vele costing technieken, Activity Based Costing blijkt het beste aan te sluiten. Activity Based Costing (ABC): toewijzing van directe en batch kosten op basis van op activiteiten gebaseerde cost drivers. Total Life Cycle Costing (TLC): analyse van de kosten over de gehele levenscyclus van het product (van ontwerp, introductie, groei, volwassenheid, teruggang en afstoting). Target Costing: om tijdens de ontwerpfase op basis van een gegeven marktprijs en gewenste winstmarge de maximale kosten van een product in kaart te brengen, zodat het productie/ dienstverleningsproces zo kan worden ingericht dat voor deze maximale kosten kan worden geproduceerd. Kaizen costing: nadruk op het verlagen van de kosten van de organisatie binnen het huidige productie/dienstverlenend proces. Value Chain Costing: een op ABC gebaseerde methode, waarin alle kosten worden toegewezen aan de verschillende fasen in het productie- of dienstverlenend proces.