De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

E-Team 2005 Voortgang Mozaiek Erasmus Universiteit, 20 mei 2005 1.Mozaiek 2.Projectaanpak 3.Aandachtspunten en aanbevelingen.

Verwante presentaties


Presentatie over: "E-Team 2005 Voortgang Mozaiek Erasmus Universiteit, 20 mei 2005 1.Mozaiek 2.Projectaanpak 3.Aandachtspunten en aanbevelingen."— Transcript van de presentatie:

1 E-Team 2005 Voortgang Mozaiek Erasmus Universiteit, 20 mei Mozaiek 2.Projectaanpak 3.Aandachtspunten en aanbevelingen

2 E-Team 2005 MOZAIEK mid office zaken informatie en kennis De naam voor het nieuwe systeem waarmee we gaan werken

3 E-Team 2005 Doelstellingen in 2005: Documenten op intranet (mappenfunctionaliteit) + Post digitaal + Starten met zaken Uitgangspunten Gericht op zowel de interne organisatie als de burger Oplossen multichanneling Document- en contentmanagement via intranet (webbased) Mozaiek

4 E-Team 2005 Documenten op intranet Vroeger: Documenten in verschillende omgevingen (novell, backofficesysteem, div-dossier, -berichten) Alle vergunningen bedrijf x? Documenten komen meerdere keren voor Welke versie van document? Lastig plaatsen document op intranet Moeilijk zoeken en vinden Nu en later: Document in één omgeving (ook -berichten) Alle vergunningen bedrijf x! Document komt nog maar één keer voor Altijd laatste versie van document! Makkelijk plaatsen document op intranet Makkelijk zoeken en vinden

5 E-Team 2005 Post digitaal Vroeger: Handmatige bezorging (langzaam) Raadplegen papieren dossiers (DIV) Routering o.b.v. organisatie-indeling Geadresseerden ontvangen poststuk één-voor-één Nu en straks: Digitale bezorging (snel) Raadplegen digitale dossiers (intranet) Routering o.b.v. werkproces / zaaktype Geadresseerden ontvangen poststuk tegelijk

6 E-Team 2005 ZAAK DOSSIERS KENNIS MAPPEN overige zaak Scannen en en routen naar bekend zaaktype inbak afdeling inbak medewerker ter afhandeling ter kennisname Uitgangspunten m.b.t. postverwerking

7 E-Team 2005 Project Papier - PRO … DecJanFebMaart/AprilAprt/mAug=====> Fase AFase BFase C Bijvoorbeeld: uitgaande post digitaal (inclusief digitale handtekening) trefwoorden/zoekwoorden- beheer en thesaurus abonnementen op mappen en documenten in relatie tot de bibliotheek zaken koppelen aan andere registraties uit het gegevensmagazijn verschil tussen versies van documenten worden geautomatiseerd terughalen verwijderde documenten en mappen door applicatiebeheerder Documentbeheer op werkplekEvaluatie fase AFunctionaliteit Mozaïek (zaak) gereed 100 zaaktypenTesten, opleiding en instructie5 pilot zaken digitaal Novell schijven via intranetPost digitaal naar de werkplekkenStatus on-line alle intakes web + post Test + opleiding + instructie Evaluatie fase B Inventarisatie procesgang DIV Testen, opleiding en instructie Nulmeting DIV Evaluatie fase C Inzicht klanten DIV

8 E-Team 2005

9 Organisatie

10 E-Team 2005 Projectgroep Sjoerd Bruinsma (pl) Mark Voogd (pm) Jan Boeije Corné Dekker - AD-hoc uit te breiden - Opdrachtgever Mark Voogd (programmamanager) Stuurgroep E-Government Werkgroep Archivering & wet- en regelgeving Sjoerd Bruinsma Charges Juergens Jan Boeije Eveline Bomas Bob Rutte/Johan Welbergen (ntb) Ad van Heijst Werkgroep Communicatie Carola van Ginkel Bianca Lander Ilse Luijsterburg Werkgroep Opleiding en implementatiebegeleiding Rolf Gerritsen Roland van Ouwerkerk Ada van Hoven Werkgroep Functionaliteit Corne Dekker Ton Raaijmakers Rolf Gerritsen Bastiaan Klooster (usability) Projectondersteuning Ad van Heijst (advies) Kees Jan van Vliet (projectcontrol) Projectorganisatie Mozaiek per april 2005 Werkgroep Proces- en informatieanalyse en AO Sjoerd Bruinsma Tjip Pasma Wisselend: Medewerker(s) afdeling Medewerker(s) DIV Werkgroep Beheer Willeke Kooiman Medewerker ICT Medewerker TMW Medewerker DIV Klankbordgroep Sjoerd Bruinsma Jan Hein van den Bergh Eveline Bomas Ronald van Dijk Edith van Dijk Rob Koppelaar Anja Lodder Joyce Prins Hans Slager Minca Verboom Hans Visser Johan Welbergen Interessegroepen Tbv Klankbord, feedback, informeren, input, afgeven signalen Scanproces Postintake Autorisaties Voortgangsbewaking Archiveringsprocedure Wet- en regelgeving Communicatie Nieuwe DIV'er Voorzitter Ambassadeurs Belangrijke afhankelijkheden Concernjurist

11 E-Team 2005 Menskant niet uit het oog verliezen Nazorg essentieel Gehele proces op de afdeling verandert Planning van implementatie realistisch houden Aanloopproblemen registratie post Aandachtspunten

12 E-Team 2005 Tijd nemen om de implementatieplanning op te stellen Eindplaatje in gedachten houden Oog voor de achterblijvers Begeleiding van de afdelingen, voorafgaand, tijdens maar vooral ook na de implementatie Vasthouden van momentum, aandacht niet verslappen Aandacht voor veranderend proces, zowel aan de DIV-, als aan de afdelingskant. Aanbevelingen

13 E-Team 2005 Vragen?

14 E-Team 2005


Download ppt "E-Team 2005 Voortgang Mozaiek Erasmus Universiteit, 20 mei 2005 1.Mozaiek 2.Projectaanpak 3.Aandachtspunten en aanbevelingen."

Verwante presentaties


Ads door Google