Advies: Duurzaam archiveren van e-mail COP Documentbeheer en archivering III 25 november 2008.

Presentatie over: "Advies: Duurzaam archiveren van e-mail COP Documentbeheer en archivering III 25 november 2008."— Transcript van de presentatie:

1 Advies: Duurzaam archiveren van e-mail COP Documentbeheer en archivering III 25 november 2008

2 Inleiding •Status: ‘advies’ = nog niet goedgekeurd door de Stuurgroep strategisch archief of SOBO •Ontwerptekst: suggesties of opmerkingen zijn welkom! •Wordt geagendeerd op de stuurgroep strategisch archief van 4/12/2008 en het SOBO van 17/12/2008

3 Wat is e-mail? •E-mail verwijst naar: –Proces van postuitwisseling –Bericht  Kern van dit advies •Oorspronkelijk: –korte berichtjes –faciliteren communicatie –van persoon tot persoon –via digitale weg verstuurd

4 Eigenschappen •Snellere communicatie binnen en buiten de organisatie •Laagdrempelig •Informeel karakter

5 Gebruik van e-mail •Steeds intensiever •Als vehikel voor verzenden van bijlagen •Als basis voor de besluitvorming  bedrijfskritische informatie

6 Gevolgen •Wildgroei aan e-mailberichten “Information Overload” •Onjuiste perceptie van e-mail Informeel is niet altijd onbelangrijk •Exponentiële groei van bijlagen •E-mail en bijlagen zijn niet toegankelijk •Verschriftelijken van de communicatie –Kunnen rechten aan ontleend worden

7 Huidige e-mailarchivering VO •Technisch opgevat: –Gericht op het ontlasten van de e-mailservers –Integrale backup van de mailbox

8 Maar … •geen selectie – geen oplossing op lange termijn – ongebreidelde aangroei •geen ontsluiting – geen link met proces •geen toegankelijkheid –in persoonlijke mailbox •geen raadpleegbaarheid op lange termijn

9 Advies e-mailarchivering •Functionele benadering •Gebaseerd op bestaande voorbeelden –Stadsarchief Antwerpen –Expertisecentrum DAVID vzw –Testbed Digitale bewaring Nederland –…

10 Juridisch kader •E-mail is een archiefdocument •E-mail is een bestuursdocument •E-mail is onderhevig aan: –Telecommunicatiegeheim –Bescherming persoonlijke levenssfeer Verwerking van persoongegevens –Gedragscode e-mail VO –…

11 Krachtlijnen Uit: Testbed Digitale Bewaring, Digitale duurzaamheid, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail, ICTU, Den Haag, 2003, p. 19.

12 Krachtlijnen •Compliancy met wet- en regelgeving •Persoonlijke e-mails blijven buiten bereik •Enkel functionele mails •Niet alle functionele mails (cf. selectiecriteria)

13 Advies (1) •E-mail buiten de e-mailapplicatie bewaren met het oog op: –Contextualiseren van e-mail •Opname in een groepsklassement •Toekennen van metadata –Delen van kennis –Ontlasten van de Exchangeservers –Bewaren op lange termijn

14 Advies (2) •E-mail en bijlagen worden logisch gescheiden, maar de band blijft behouden en wordt vastgelegd •Aangepaste strategie voor bijlage (afhankelijk van het formaat)

15 Advies (3) Bewaartermijn Soort Kort (1-5 jaar) Lang (6-… jaar) Permanent E-mailberichtMSG of XMLXML BijlageStrategie afhankelijk van het formaat

16 Implicaties •Centrale rol van de gebruiker –Wet- en regelgeving –Functioneel of privé (selectie) –Contextualiseren •E-mailbeheer wordt opgenomen in beleid voor kennis- en informatiemanagement •Relevante e-mails zijn steeds toegankelijk voor alle betrokkenen

17 Mogelijke implementaties Voorbeelden

18 Mogelijke implementaties •Gebaseerd op een vergelijkend onderzoek uitgevoerd door eDAVID •3 mogelijke implementaties werden weerhouden: –Manueel wegschrijven door gebruiker –Sjabloon voor functionele e-mail –Plugin voor courante e-mailclients

19 Manueel wegschrijven •Door gebruiker •Zeer arbeidsintensief •Nood aan voldoende knowhow qua formaten •Geen scheiding e-mail en bijlage •Weinig gebruiksvriendelijk

20 Sjabloon •Kan centraal worden geïmplementeerd •Output is vastgelegd •Contextualisering door gebruiker •Kan worden gebruikt voor alle e-mailclients •MAAR: –Enkel oplossing voor uitgaande e-mail –Steeds voorafgaand reflecteren naar status van de e- mail (functioneel  privé)

21 Plugin •Integratie in gekende kantooromgeving •Kan centraal geïmplementeerd worden •Kan ook groepen e-mails wegschrijven •Zowel inkomende als uitgaande email •Contextualisering door de gebruiker •MAAR: –Vergt meer voorbereiding en opleiding •Stadsarchief Antwerpen koos voor deze laatste omwille van de gebruiksvriendelijkheid

22 •Vragen? •Opmerkingen? •Suggesties?