De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting."— Transcript van de presentatie:

1 Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting

2 Informatie is core business School ontvangt en produceert informatie of administratie bij de uitvoering van zowel haar kerntaken als haar ondersteunende taken. Maar je hebt die informatie / administratie ook voortdurend nodig voor de vlotte werking Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

3 Goed beheer = essentieel Als school moet je permanent beschikken over: – correcte / up to date informatie – die zolang als nodig – vlot toegankelijk – leesbaar – en authentiek is! Daarom moet informatie professioneel beheerd worden! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

4 Goed beheer = essentieel Goed beheer start met een goede ordening! Doelstelling – Efficiënt analoog en digitaal klassement een logische structuur een stabiele structuur – Op basis van een ordening- of bij uitbereiding een archiefbeheersplan Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

5 Logische structuur Enkele valabele ordeningsprincipes : – Organisatiestructuur PRO:herkenbaar, snel op te zetten CONTRA: minder stabiel, dossiers vaak behandeld door meerdere diensten – Takenpakket / processen PRO: contextgebonden, stabiele omgeving CONTRA: arbeidsintensief, vraagt een doorgedreven kennis van de organisatie om zijn omgeving Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

6 Een efficiënt klassement uitbouwen = stappenplan Stap 1: Analyseer takenpakket Stap 2: Analyseer administratie Stap 3: Leg de kenmerken van de taken en de series vast Stap 4: Formaliseer in een ordeningplan of archiefbeheersplan Stap 5: En werk uit in de praktijk Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

7 Stap 1: Analyseer takenpakket Breng ALLE opdrachten van de school in kaart – Haal informatie uit: Organogrammen, handleidingen, procedureboeken, doelstellingen, actieplannen, regelgeving Meest waardevol: bevraging van de diensten zelf! – Bekijk ook de procesflow van de diverse taken! En tracht ze in een hiërarchisch t.o.v. elkaar te structurerenhiërarchisch t.o.v. elkaar te structureren Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

8 Stap 2: Analyseer de administratie Breng in kaart welk type administratie uit de taken en processen voortvloeit! – Theoretische analyse Welke administratie zou minimaal aanwezig moet zijn? – MAAR snuister ook in de kasten en magazijnen!kasten Welke administratie is effectief aanwezig? – En tracht te achterhalen uit welke processen die administratie voortvloeit.uit welke processen die administratie voortvloeit Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

9 Stap 3: Leg de kenmerken van de administratieve reeksen vast Het is belangrijk méér te weten over de administratieve reeksen of series!méér te weten – Wat is de concrete inhoud van de series – Bestaat de reeks enkel op papier en/of digitaal? – Interne ordening? – Wie houdt wat bij? – Hoelang? (ABP) – … Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

10 Stap 4: Ordeningplan /archiefbeheersplan Alle verzamelde informatie leg je best vast in een ordeningsplan of archiefbeheersplanordeningsplan of archiefbeheersplan – Hiërarchisch overzicht: 1.Taken en processen  inclusief metadata 2.Alle series die uit de taken voortvloeien  inclusief metadata – RESULTAAT: dé basishandleiding voor het beheer van de administratie binnen een organisatie! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

11 Stap 5: Werk uit in de praktijk -1- Zet het analoge als digitale klassement op of herwerk waar nodig – Vuistregel 1: Betrek de administratieve collega’s en de directie! – Vuistregel 2: Werk stap voor stap! Analoog en digitaal klassement afzonderlijk! Proces per proces! Serie per serie! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

12 Stap 5: Werk uit in de praktijk -2- – Vuistregel 3: Één gemeenschappelijk analoog en digitaal klassement: Vermijd dubbels! Stem papieren - en digitaal klassement op elkaar af! Geen persoonlijke (neven)klassementen! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

13 Stap 5: Werk uit in de praktijk -3- – Vuistregel 3  met extra aandacht voor het digitaal klassement Werk met gemeenschappelijke servers Bouw een hiërarchische boomstructuur ~ ordeningsplanboomstructuur Maak gebruik van classificatiecodes Heb extra aandacht voor duidelijke naamgeving Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

14 Nog vragen? Informatie aan zee - 16 september 2011

15

16

17

18

19

20


Download ppt "Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting."

Verwante presentaties


Ads door Google