De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Hoe digitale sociale dossiers van het OCMW realiseren Felixpakhuis 05/06/2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Hoe digitale sociale dossiers van het OCMW realiseren Felixpakhuis 05/06/2014."— Transcript van de presentatie:

1 Hoe digitale sociale dossiers van het OCMW realiseren Felixpakhuis 05/06/2014

2 Inhoud  Inleiding  Aanleiding  Historiek  Het e-dossier  Tips andere besturen

3 Inleiding

4 Samenwerking OCMW en stadsarchief Antwerpen (2010) Anno 2014: digitaal werken bij stad en OCMW:  Netwerk informatiebeheerders  Gemeenschappelijk klassement/mappenstructuur of bedrijfstoepassing  Medewerkers weten hoe ze digitaal moeten werken  Digitaal klasseren

5 Aanleiding

6  Archivering in de sociale centra  Bestuursakkoord: digitaal werken bij OCMW en stad  1SSB Digitaal werken vereenvoudigt de werkprocessen en verbetert de diensten aan de burger  1SSB De Antwerpenaar heeft maximale digitaal toegang tot (bestuurs)documenten en -informatie  Inspectie POD MI: antwoord najaar 2013  Opdracht bestuursdirecteur MI:  klantendossiers digitaal in 2014

7 Historiek

8 Sociale dossiers :  Tot 2013 volledig op papier  Niet 1 dossier per klant. Verschillende OCMW diensten hebben een eigen dossier over dezelfde klant: Schuldhulpverlening, Activering, Werkervaring, Vrije Tijd, Sociale steunpunten Gezondheid…  Vanaf 1991 klantenregistratieprogramma (KLR, Apash en e-Vita)

9 Problematiek:  Problemen bij archivering (opslag en verwerking)  Verschillende dossiers rond 1 klant: dubbel werk + dubbele documenten

10 Het e-dossier

11 E-dossier! De oplossing = het e-dossier  Geïmplementeerd in e-Vita  1 dossier voor 1 klant (diensten werken samen)  Achterliggende bewaarstrategie Nood aan afspraken:  Naamgeving  Wie klasseert waar en wanneer  workflows

12 Technische randvoorwaarden  Dubbele schermen  Draagbare handscanners  Om grotere volumes beter in te scannen scanners voorzien van een duplex (dubbelzijdige) scanmodule.  Toetsenbord gekoppeld aan toestel voor directe naamgeving  Upgrade software zodat je een voorbeeldweergave kan zien van je gescand document.  Rechtstreeks scannen naar e-dossier

13 Workflows  Klant geeft documenten af aan het loket  Klant geeft documenten af aan MW tijdens spreekuur/huisbezoek  Documenten komen toe per (interne) post  Documenten komen toe via algemene mailbox centrum  Klant mailt documenten naar zijn/haar MW  Documenten komen toe via VIP14  Klant geeft documenten af aan loket die bestemd zijn voor AE  Facturen AE komen binnen per post MW = maatschappelijk werker AE = Administratie Extern, dienst voor de medische facturen

14 Communicatie  Intranet, yammer, nieuwsbrief, infosessies en opleidingen  Sensibilisering medewerkers (weerstand tegen digitaal werken)  Nood aan werkgroep met betrokken diensten (communicatie, ICT, archief, medewerkers werkveld…)

15

16 Tips andere besturen

17 Tips  Dossiers consequent, logisch en praktisch opbouwen. Maak hierover afspraken. Ordelijk klassement = efficiënter werken  Stem digitale dossiers af op de papieren  Klasseer dossiers altijd op dezelfde manier, bv. op dossiernummer, op naam klant, …  Stop met printen! (onnodige dubbels en dikke papieren dossiers). Print niet wat je digitaal hebt.  Interne communicatie: zoveel mogelijk of uitsluitend digitaal

18  Externe communicatie: vraag bij partners/instellingen om digitale briefwisseling  Hou een overzicht/register bij van welke dossiers je hebt, eventueel met minimale beschrijving  Maak overzicht van wat te bewaren in sociaal dossier (en hoelang), zodat de medewerkers weten wanneer en wat ze mogen schonen  Indien mogelijk: bekijk de optie voor een scanner om dossiers volledig digitaal te krijgen.


Download ppt "Hoe digitale sociale dossiers van het OCMW realiseren Felixpakhuis 05/06/2014."

Verwante presentaties


Ads door Google