De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Basisprincipes van een efficiënte informatiehuishouding Van creatie over archivering tot vernietiging.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Basisprincipes van een efficiënte informatiehuishouding Van creatie over archivering tot vernietiging."— Transcript van de presentatie:

1 Basisprincipes van een efficiënte informatiehuishouding Van creatie over archivering tot vernietiging

2 6 december 20092 Kennisnetwerk Organogram: –verantwoordelijk- heden voor informatiebeheer –VO-breed vertakt –2-richtingsverkeer Beleidsdomein- archivaris Coördinerende archiefdienst Entiteits- verantwoordelijke Subentiteits- verantwoordelijke Team-verantwoordelijke Stuurgroep strategisch archief

3 6 december 20093 Kennisnetwerk Communicatiekanalen: –COP, nieuwsbrief, vorming –extranet: http://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleidhttp://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleid –internet: http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleidhttp://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid Expertise: –Methodologie informatiebeheer –Materieel archiefbeheer –Digitale duurzaamheid –Digitalisering –Documentbeheer

4 6 december 20094 Organisatie Coördinerende archiefdienst I.s.m. Strategische stuurgroep Archief Ondersteuning door Agentschap voor Overheidspersoneel

5 6 december 20095 Doelstelling Algemene competenties inzake informatiebeheer aanbrengen Stroomlijning van beheersregels Kennisdeling en informatieuitwisseling Noodzakelijke voorkennis voor andere modules

6 6 december 20096 Inhoud Basisprincipes efficiënte informatiehuishouding: –Motivering van informatiebeheer –Wettelijk kader –Opzet van een beheerssysteem –Ordenen van informatie –Beheren van informatie –Bewaren van informatie –Selecteren van informatie

7 6 december 20097 Voorbij de clichés ‘Archivist’, David Bailin, 2006 (houtskool)

8 6 december 20098 Voorbij de clichés

9 6 december 20099 Enkele definities Informatiebeheer: –overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die binnen processen gebruikt wordt Archief: –informatie die is ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens de uitoefening van taken of de verdediging van rechten –= procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is uitgevoerd –= informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal worden Documentatie: –alle andere informatie, vb. woordenboeken –vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde in zich –vb. beantwoorden van juridische vragen (proces), Juridat (documentatie), de vraag en het antwoord (archief)

10 6 december 200910 Enkele definities Juridische vraag Advies Informatievraag

11 6 december 200911 Enkele definities Archiefbeheer: –beheer van het archief, met toenemende nadruk op de archiefvorming –van elke informatie, gedurende de volledige levenscyclus –ongeacht de drager (papier, digitaal etc.)

12 6 december 200912 Drijfveren van informatiebeheer Waarom beheren en bewaren we informatie? Voorbeeld: archiefvormer als privépersoon of openbaar persoon Primaire functie: –ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) –ter voldoening aan regelgeving (compliancy) –ter verantwoording (accountability) –ter handhaving van rechten (vindication)

13 6 december 200913 Primaire functies Ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management): –betere informatiedeling –ondersteuning van beleidsbeslissingen –effectief beheer van bedrijfsinformatie –vb. (kernbom), technische tekeningen, register parlementaire vragen, verslag werkgroep

14 6 december 200914 Primaire functies Bron: Metro, 1 april 2009

15 6 december 200915 Primaire functies Foto: Ivo Lemaire (FotoArchief Vlaanderen)

16 6 december 200916 Primaire functies Ter voldoening aan regelgeving (compliancy): –voldoen aan bij wet opgelegde verplichtingen –vb. facturen, vastleggingsdossier van overheidsopdracht

17 6 december 200917 Primaire functies Ter verantwoording voor het eigen handelen (accountability): –openbaar bestuur; taak van algemeen belang –verantwoording van het overheidshandelen, dat derden bindt –vb. verslag van aanwervingsprocedure

18 6 december 200918 Primaire functies Ter handhaving van rechten (vindication) vb. eigendomsbewijs, huurovereenkomst, arbeidscontract

19 6 december 200919 Secundaire functie Ter vrijwaring van het erfgoed (heritage): –archiefstukken behoren tot openbaar domein –ze documenteren/reconstrueren het overheidshandelen  erfgoedwaarde is (deels) afhankelijk van de primaire functies –ze zijn onderdeel van het culturele patrimonium van de Vlaamse Gemeenschap –= ca. 3-10% van het totaal –selectie van te bewaren archief is taak van archivaris en Algemeen Rijksarchivaris

20 6 december 200920 Drijfveren van informatiebeheer organisatie maatschappij compliancy accountability management heritage vindication beïnvloedt

21 6 december 200921 Drijfveren van informatiebeheer Meerdere functies kunnen tegelijk aanwezig zijn: –vb. bouwplan: management & accountability –vb. notulen CAG: management & heritage Het beheerssysteem moet hiermee dus rekening houden tijdens de volledige levenscyclus

22 6 december 200922 Wettelijk kader Beheer van overheidsinformatie onderworpen aan ≠ soorten regelgeving: –Specifieke regelgeving –Algemene regelgeving –Sectorale regelgeving

23 6 december 200923 Specifieke regelgeving Decreet betreffende de bestuurlijk- administratieve archiefwerking (Archiefdecreet) –doelgroep: alle bestuursinstanties –archiefzorg: bestuurlijke verantwoordelijkheid –archiefbeheer: minimale kwaliteitscriteria –sinds 5 augustus 2010  http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/projectenArchiefdecreet.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/projectenArchiefdecreet.html

24 6 december 200924 Specifieke regelgeving Rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3 –voltijdse, bij voorkeur gediplomeerde informatiebeheerder per beleidsdomein –informatiebeheerder per entiteit –elke entiteit maakt een archiefbeheersplan op, dat gebruikt moet worden voor de vernietiging van informatie  http://personeel.vlaanderen.be/statutenhttp://personeel.vlaanderen.be/statuten

25 6 december 200925 Algemene regelgeving Toegang tot overheidsinformatie: –openbaarheid van bestuur –hergebruik van overheidsinformatie –verwerking persoonsgegevens –nabije toekomst: ratificatie van verdrag van Raad van Europa

26 6 december 200926 Algemene regelgeving Verantwoordingsplichten: –Rijkscomptabiliteit, Wetboek BTW, Decreet houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies, en de controle door het rekenhof Auteursrecht en naburige rechten –werken van letterkundige aard; enkel voor externe documenten –geen reproductie of mededeling zonder toestemming

27 6 december 200927 Sectorale regelgeving Verschillend voor elk beleidsveld Vier categorieën: –vormelijke eisen –inhoudelijke eisen –procedurele eisen –eisen t.a.v. de bewaring

28 6 december 200928 Sectorale regelgeving Vormelijke eisen: –de informatie moet aan uiterlijke eisen beantwoorden –vb. aanvraag tot erkenning van kringloopcentrum die bij OVAM ingediend wordt, moet: in tweevoud opgemaakt worden liefst het briefhoofd dragen van de aanvrager gedateerd zijn en ondertekend zijn door de aanvrager.

29 6 december 200929 Sectorale regelgeving Inhoudelijke eisen: –bepaalde gegevens of documenten moeten aanwezig zijn –vb. erkenningsaanvraag voor centrum voor ontwikkelingsstoornissen bij het VAPH moet volgende documenten bevatten: een schriftelijke bewijsvoering waaruit blijkt dat aan de erkenningsvoorwaarden voldaan is een activiteitenverslag een behoeftestudie een verantwoordingsnota een afsprakennota en het kwaliteitshandboek

30 6 december 200930 Sectorale regelgeving Procedurele eisen: –de behandeling van de informatie moet aan welbepaalde vereisten voldoen –vb. digitale arbeidsovereenkomsten: archivering door externe, doorgaans commerciële partij tot 5 jaar na het einde van de beroepsloopbaan; vervolgens kunnen zij op vraag van de werknemer langer bewaard worden door een daartoe opgerichte vzw

31 6 december 200931 Sectorale regelgeving Eisen t.a.v. de bewaring: –de informatie moet gedurende een opgelegde tijd bewaard worden –vb. dossiers inzake de erkenning en subsidiëring van kinderdagverblijven, moeten bij Kind en Gezin als volgt bewaard worden: bewijsstukken gedurende minstens 10 jaar administratieve dossiers gedurende 3 jaar en medische dossiers gedurende 20 jaar

32 6 december 200932 Wettelijk kader Conclusie: –impact op informatiehuishouding: belangrijke randvoorwaarden opgelegd invloed op digitaliseringsprojecten –algemene regels, identiek voor heel VO –specifieke regels voor elk beleidsveld juridische analyse nodig

33 6 december 200933 Levensloop Beheerssysteem

34 6 december 200934 Opzetten van een beheerssysteem Beheersregime Bedrijfswaarde privé-emails geclassificeerde informatie dossiers kladjes verslagen individueel opvolgend gedeeld ingrijpend geen registratie, geen metadata, eigen ordening geen registratie, soms metadata, gedeelde ordening registratie, volledige metadata, gedeelde ordening captatie, registratie, volledige metadata, gedeelde ordening

35 6 december 200935 Opzetten van een beheerssysteem Procedures: –structurerende beheersregels –= explicitering van afspraken en werkwijzen; duidelijke processen –vb. ordening, naamgeving, toegangsrechten, archivering, metadatering, bewaartermijn... –laten bekrachtigen Verantwoordelijkheden: –helikoptervisie; informatie op orde houden; procedures (laten) uitvoeren –vb. beheer klassement, uitvoeren archivering, beheer semistatisch archief, uitvoeren selectiebeslissing... Middelen: –niet noodzakelijk een softwarepakket; ook met kleine middelen is iets mogelijk –vb. DMS, CMS, archiefbeheersplan, register van in- en uitgaande briefwisseling...

36 6 december 200936 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoordelijkheden middelen

37 6 december 200937 Ordenen van informatie Hoofdindeling: bedrijfsprocessen –weerspiegeling van de volledige werking: ‘kernprocessen’ ‘ondersteunende processen’ → vertrek van bestaande procesbeschrijvingen –geen persoonlijke mappen –standaardisering aanbevolen: verhoogt de toegankelijkheid en stimuleert informatiedeling vb. gelijkaardige processen bij andere afdelingen

38 6 december 200938 Ordenen van informatie  niet: wel:

39 6 december 200939 Voorbeeld groepsklassement

40 6 december 200940 Ordenen van informatie Ordeningsmethodes: –volgens elk kenmerk van een document (datum, aard, auteur...) –dossier: zaakgerelateerde documenten bij elkaar vb. personeelsdossier x, subsidiedossier y –serie: gelijkvormige documenten bij elkaar vb. briefwisseling, personeelsdossiers, subsidiedossiers –(onderwerpsdossier: volgens thema): niet aangewezen –bestaande classificatiecodes hergebruiken

41 6 december 200941 Ordenen van informatie Opmaak van een groepsklassement: –Twee werkwijzen: Top-down: processen → documenten Bottom-up: documenten → processen –Afspraken over: dateringswijze duidelijke benaming: ‘subsidie’ ↔ ‘Verlening van een subsidie aan X in 2007’ gebruikte tekens (0-9, a-z, A-Z, _), afkortingen (lijst)... typedocumenten (sjablonen) –Betrek gebruikers!

42 6 december 200942 Ordenen van informatie E-mailarchivering –idealiter: in groepsklassement ‘opslaan als...’ MSG is automatiseerbaar d.m.v. plug-in of DMS- module benaming: vb. jjjjmmdd_onderwerp_afz ender/ontvanger.msg

43 6 december 200943 Ordenen van informatie E-mailarchivering –alternatief: structureer eigen inbox volgens klassement toegankelijkheid verhoogt voor jezelf maar informatie blijft ontoegankelijk voor derden

44 6 december 200944 Ordenen van informatie Metadata: = ‘data over data’: informatie over de inhoud –metadatering: informatie toekennen over de inhoud van een document vb. auteur, datum, versie, proces- of workflowgegevens, bitrate... –verduidelijkt de context/functie van een document –vastleggen via sjablonen en ‘Documenteigenschappen’ of via eigen mogelijkheden van het informatiesysteem  metadatamodel in voorbereiding doel: uniforme beschrijving van informatie

45 6 december 200945 Ordenen van informatie Metadata: vb. evaluatieformulier vb. datum goedkeuring, auteur gerelateerde documenten... Inhoud Informatie over de inhoud document Inhoud Informatie over de inhoud vb. erkenningsdossier vb. classificatiecode, bijhorende documenten, proceseigenaar, bewaartermijn... dossier

46 6 december 200946 Ordenen van informatie Alfresco:

47 6 december 200947 Ordenen van informatie MS Word:

48 6 december 200948 Ordenen van informatie Foto:

49 6 december 200949 Ordenen van informatie Geluid:

50 6 december 200950 Ordenen van informatie Aandachtspunten: –Ordening moet vernietiging toelaten, niet bemoeilijken vb. milieuvergunningen bedrijven –Ordening moet duurzaam zijn bestand tegen kleine, organisatorische wijzigingen –Ordening moet geïntegreerd zijn geen kunstmatig onderscheid tussen papier en digitaal –Ordening moet toegankelijk zijn duidelijke benamingen, eenvoudige structuur Na opmaak, het beheer!

51 6 december 200951 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen  afspraken over naamgeving, ordening, metadatering  toezicht op naleving procedures  groepsklassement, netwerkschijf, DMS, postregister

52 6 december 200952 Beheren van informatie Inhoudelijk beheerder: –verantwoordelijkheid over het klassement helikoptervisie –geen onderscheid tussen papier en digitaal –beheersregels zijn immers identiek beheert klassement, voert wijzigingen door, kent toegangsrechten toe –ondersteunt, sensibiliseert en motiveert gebruikers –periodieke onderhoud van het klassement

53 6 december 200953 Beheren van informatie Beheersinstrumenten: –postregistratie: register van inkomende en uitgaande briefwisseling soms verplicht geen onderscheid ts. digitale en papieren correspondentie bevat verwijzing naar uiteindelijke locatie in klassement –archiefbeheersplan –selectielijst

54 6 december 200954 Beheren van informatie Archiefbeheersplan: –systematisch overzicht van bedrijfsprocessen en informatieproducten, met bijhorende beheersregels –neemt structuur over van klassement –bevat beheersregels per archiefbestanddeel: ordening bewaartermijn chronologisch bereik bewaarniveau juridische grondslag definitieve bestemming

55 6 december 200955

56 6 december 200956 Beheren van informatie Archiefbeheersplan: –per entiteit opgesteld –wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemeen Rijksarchivaris –na goedkeuring laat het gewettigde vernietiging toe –periodieke wijzigingen nodig –http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.html  databank wordt voorbereid

57 6 december 200957 Beheren van informatie Selectielijst: –beknopte weergave van archiefbeheersplan –instrument om de vernietiging door te voeren

58 6 december 200958 Beheren van informatie Archiefbeheersplan en selectielijst: –Sjablonen en toelichting op onze website: –http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.html

59 6 december 200959 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen  afspraken over toegangsrechten, klassementswijzigingen, bewaartermijnen  toezicht op naleving procedures  gebruikersprofielen, BOB-Tool

60 6 december 200960 Bewaren van informatie Basisprincipe: –informatie lichten uit het dynamische klassement –en bewaren volgens dezelfde ordening Papier: –materiële archiefzorg –http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/beheerPapierenArchief.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/beheerPapierenArchief.html Digitaal: –behoud van fysieke raadpleegbaarheid: bits en bytes –behoud van logische raadpleegbaarheid: soft- en hardware –behoud van intellectuele raadpleegbaarheid: metadata

61 6 december 200961 Bewaren van informatie Archiveringsprocedures opmaken: –onderdelen: wat archiveren? –vb. databank of rapport, rekenblad of pdf, wat met kleur, metadata? wie archiveert? hoe archiveren? –vb. hoe worden metadata opgeslagen?, voorkomen wijzigingen, omzetting naar archiveringsformaat, verpakking, etikettering, overdrachtslijst wanneer archiveren? –vb. tijdstip van verhuis naar semistatisch archiefklassement –laten valideren  inspiratie: archiveringsstrategie digitale kantoordocumenten  zie ook http://www.edavid.be/davidhandboek/index.htmlhttp://www.edavid.be/davidhandboek/index.html

62 6 december 200962 Bewaren van informatie Vastleggen van bewaartermijnen: –3 vragen: hoe lang moeten we het bijhouden? hoe lang mogen we het bijhouden? hoe lang willen we het bijhouden?  2 adviezen over generieke bewaartermijnen: http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/bewaartermijnen.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/bewaartermijnen.html http://www.ica.org/en/node/39028

63 6 december 200963 Bewaren van informatie Hoe lang moeten we het bijhouden? –ofwel expliciet in regelgeving opgenomen: vb. ontbinding federaal Wegenfonds in 1991 vb. facturen: 7 jaar vb. originele boekhoudstukken: 10 jaar; stukken die niet dienen als bewijs tegen derden: 3 jaar (Comptabiliteitsdecreet) –ofwel slechts impliciet: vb. verantwoordingsplicht, aansprakelijkheid

64 6 december 200964 Bewaren van informatie Hoe lang mogen we het bijhouden? –soms legt regelgeving vernietiging op –vb. Wet verwerking persoonsgegevens: ‘persoonsgegevens niet langer bijhouden dan nodig’ –vb. legitimatiekaarten van controleurs en inspecteurs:  verplichte vernietiging van een na hernieuwing teruggevonden kaart

65 6 december 200965 Bewaren van informatie Hoe lang willen we het bijhouden? –hoe lang ondersteunt het onze bedrijfsvoering? –vb. kabinetsnota’s: 5 jaar; verslagen werkoverleg: 1 jaar...

66 6 december 200966 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen afspraken over archivering  (wat?, wie?, hoe?, wanneer?) toezicht op naleving procedures  archiefbeheersplan, depotlijst,  semistatisch klassement

67 6 december 200967 Selecteren van informatie Selectiebeslissing: –toezicht van de beheerder/verantwoordelijke –na afloop van de bewaartermijn (cf. archiefbeheersplan) –= ofwel vernietigen, ofwel bewaren voor de eeuwigheid (cf. archiefbeheersplan)

68 6 december 200968 Selecteren van informatie Keuze 1: permanente bewaring: Archief als onderdeel van het culturele patrimonium Tijdelijke bewaring binnen entiteit of inbewaargeving: Rijksarchief, privébedrijf... toekomst: Vlaams Archiefhuis?  http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/overdrachtnaarARA.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/overdrachtnaarARA.html

69 6 december 200969 Selecteren van informatie Keuze 2: vernietiging: verbranding of versnippering –vastleggen in procedure! vernietigen van bestuursdocumenten raakt aan het grondrecht van burgers om informatie bij overheden in te kijken (Grondwet, art. 32) gesloten circuit voorzien; toezicht steeds nodig –telkens eigenlijke vernietigingsacties ook vastleggen (verantwoordingsplicht) –ev. via gespecialiseerde firma: offerte per kilo, garanties, certificaat –vb. jaarlijks, samen met schoningsacties  http://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca/organisatieTrashday.htmlhttp://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca/organisatieTrashday.html –voorwaarden: krachtens een gevalideerd archiefbeheersplan verwittiging Algemeen Rijksarchief 45 dagen op voorhand niet vernietigen voor afloop bewaartermijn –vernietigen van: papieren archief: versnipperen of verbranden; snippers recycleren via gesloten circuit digitale archief: verwijderen, ook van backup-tapes

70 6 december 200970 Selecteren van informatie Keuze 2: vernietiging: eindresultaat: o.a. gerecycleerd toiletpapier

71 6 december 200971 Selecteren van informatie Archiveringsprocedures –wat? wie? wanneer? hoe? Vastleggen bewaartermijn –hoe lang moeten/mogen/willen we het bewaren? Selectiebeslissing uitvoeren –ten vroegste na afloop van bewaartermijn –vernietigen of bewaren

72 6 december 200972 Implementatieplan ordenenselecterenbewaren Acties beheren procedures verantwoor- delijkheden middelen afspraken over selectiemoment, vernietigingswijze, overdracht  selectielijst, thrash day, overdrachtslijst, vernietigingslijst  toezicht op naleving procedures 

73 6 december 200973 Levensloop

74 6 december 200974 Meer info? Websites: –http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleidhttp://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid –http://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleidhttp://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleid –bevatten info over: digitale archivering digitalisering Vilvoorde materieel archiefbeheer bewaartermijnen archiefbeheersplannen documentbeheer en lopende projecten


Download ppt "Basisprincipes van een efficiënte informatiehuishouding Van creatie over archivering tot vernietiging."

Verwante presentaties


Ads door Google