De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

juli 2014 1. juli 2014 2 benschop proces- en managementadvies  pragmatisch procesontwerp 

Verwante presentaties


Presentatie over: "juli 2014 1. juli 2014 2 benschop proces- en managementadvies  pragmatisch procesontwerp "— Transcript van de presentatie:

1 juli

2 juli benschop proces- en managementadvies  pragmatisch procesontwerp  effectieve procesoptimalisatie  structurele procesimplementatie door:  realiseren proces (her)ontwerp  maken proces visualisaties  geven optimalisatie- en efficiencyadvies  uitvoeren implementatie- en projectmanagement

3 juli

4 juli deliverables  Procesanalyses  Proces (her)ontwerpen  Proces visualisaties  Impactanalyses  Fit-Gap analyses  Optimalisatie- en efficiencyadviezen  Trainingen  Project- en implementatiemanagement BPR trajecten •Planning & voortgangsbewaking •Coördinatie

5 juli bedrijfsprocessen  Bedrijfsproces: logisch samenhangende taken, die in een organisatie worden uitgevoerd om een vooraf vastgestelde uitkomst te bereiken.  Bereiken van deze vooraf vastgestelde uitkomst veel efficiënter en effectiever te bereiken met behulp van IT.  IT is inmiddels in hoge mate doorgedrongen in alle sectoren in onze economie en binnen de dienstverlening en de overheid.  Probleem in deze laatste sectoren: efficiency ondanks IT inzet slechts in beperkte mate verbeterd.  Bedrijfsprocessen zijn vaak niet (optimaal) in lijn gebracht aan de mogelijkheden die IT biedt.  Maar: IT wordt te vaak gekozen als aanvliegroute. Processen uitvoeren is en blijft mensenwerk

6 juli visie  Steeds sterkere nadruk op klantgerichtheid bij dienstverlenende organisaties.  Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en een veelheid aan projecten en informatiestromen.  Groeiende behoefte aan meetbare resultaten, actie, afgeronde projecten en zichtbare vorderingen.  Middels Business Process Redesign richten op optimaliseren organisaties: bedrijfsprocessen centraal stellen, daarnaast richten op IT ontwikkelingen èn op de mensen die processen uitvoeren of aansturen. •Creëren van draagvlak en begrip bij de mensen die het administratieve werk verzetten + optimaliseren werkwijze en (gebruik)IT systemen = gestructureerde bijdrage aan verhogen van efficiency en effectiviteit •Mensen en processen centraal, want juist in in IT leveren hoge investeringskosten vaak niet de resultaten die men er vooraf van verwacht.

7 juli visie  Traditioneel: •informatiesystemen leidend voor procesinrichting •geen benadering vanuit de businessprocessen •automatiseerder “bedenkt” informatiesysteem •gebruikersinput onvoldoende  Gevolgen: •procesinrichting naar informatiesystemen •mismatching tussen informatiesysteem en proces •informatiesysteem niet efficiënt en effectief •informatiesysteem is keurslijf voor de processen en organisatie •acceptatiegraad informatisering daalt  Visie: •bedrijfsprocessen leidend laten zijn tijdens systeemontwikkeling •informatiseren vanuit de processen •informatiesystemen ondersteunen de processen •breng daarom de bestaande bedrijfsprocessen in beeld •ontwikkel een process map van bestaande situatie •projecteer gewenste veranderingen op de process map

8 juli process Mapping = procesvisualisatie waarom?  Denken en handelen vanuit de processen  Top Down benadering  Samenhang tussen de relevante aspecten  Visualisatie dient als vertrekpunt om daarna de organisatie te bedienen op allerlei gebieden waarin de opgebouwde proceskennis essentieel is: •Overlegplatform creëren •Gevolgen voorgenomen veranderingen zichtbaar •Impactanalyses •Fit-Gap analyses •Gestructureerde transitieplannen maken •Transitie / Implementatie begeleiden – projectmanagement •Voortgangsmonitor •AO opstellen •Opleidingsmateriaal realiseren

9 juli methodieken + instrumenten Methodieken  Business Process Redesign  Business Mapping  Mindmapping  PRINCE II  Tollgate  Brainstorming Instrumenten  Gezond verstand  Business Maps  Processor Cards  Mindmanager  MsProject  Protos  Bwise  Mavim

10 juli opdrachtgevers  Ministerie van Buitenlandse Zaken •ICT (uitrol hard- & software worldwide) procesmodel, opleiding •Personeelszaken (implementatie salarissysteem) •Financiele administratie (implementatie Oracle) •Inkoop (E-procurement)  Ministerie van Binnenlandse Zaken + IBM •P-Direkt, impactanalyse, implementatie SSC  Rijksgebouwendenst •Begeleiding selectietraject nieuwbouw Ministeries  2 e kamer •E-procurement  Gemeente Rotterdam •Procesherontwerp en Ontwikkeling dienstverlening: BPR •Optimalisatie parkeerproducten  Interpolis •Fusie  Rijksgebouwendenst •Begeleiding selectietraject nieuwbouw Ministeries  Monumentenzorg + ROB •Fusie  Prorail •Ontwikkeling Productencatalogus •Training procesmatig werken  Ministerie van VROM •P-Direkt, impactanalyse, SSC  Ministerie van Financiën •P-Direkt, impactanalyse, SSC  Ministerie van VWS •P-Direkt, impactanalyse, SSC

11 juli Current-situatie vastleggen: procesflow & proces(deel)stappen rollen / organisatie activiteiten systeemlandschap producten wetgeving eisen risico´s controles effectiviteit efficiency communicatie fouten / problemen verantwoording current aanpak process mapping

12 juli scenario´s future vastleggen: mogelijke toekomstige situaties vastleggen gewenste veranderingen mogelijke nieuwe procesgang benodigde systeem-aanpassingen mogelijke nieuwe werkstromen andere rolvoering impact per scenario kosten/baten doorlooptijd scenario´s onderbouwde besluitvorming keuze definitieve future current possible futures aanpak process mapping

13 juli future vastleggen: definitieve toekomstige situatie vastleggen door te voeren veranderingen visualisatie veranderingsdoel procesflow & proces(deel)stappen rollen / organisatie aktiviteiten systeemlandschap produkten controles wetgeving current possible futures future aanpak process mapping

14 juli fit gap analyse: welke processen worden geraakt ? welke systemen moeten worden aangepast ? welke rollen veranderen ? andere of nieuwe controles ? wat wijzigt er waar? wat verandert niet? wat is er nieuw? wat gaat verdwijnen? current possible futures futurefit gap aanpak process mapping

15 juli realisatie future: opstellen projectplan (hoe gaan we het doel bereiken? wie doet wat wanneer?) realiseren veranderingen uitvoeren projectplan AO – IC (her)inrichten werkinstructies systeemaanpassing,OTAP responsibilities beleggen opleiden medewerkers current possible futures futurefit gaprealisatie aanpak process mapping

16 juli implementatie: future ingericht proces ingericht systeem in productie controles ingericht medewerkers opgeleid AO – IC in beheer changeman. ingericht systeem in beheer nieuwe proces = current current possible futures futurefit gaprealisatie imple– mentatie aanpak process mapping

17 juli

18 juli process mapping, waarom?  instrument om gevolgen van veranderingen inzichtelijk te maken  impact van nieuwe of gewijzigde maatregelen vaststellen  Projecten om nieuwe of gewijzigde regelingen te implementeren  Organisaties nu: veel werkgroepen, onduidelijke plannen en een veelheid aan projecten en informatiestromen  Process map: zichtbare veranderdoelen, meetbare resultaten, actie, afgeronde projecten en gemarkeerde vorderingen 18

19 juli process map als communicatieplatform

20 juli Analyse Modelleer huidige situaties Procesmap organisatie Y current Procesmap organisatie X current Ontwikkel Transitie Scenario Ontwerp toekomstig model CURRENT FUTURE Implementatie fusie

21 juli fusie  Bedrijfsprocessen te fuseren organisaties inzichtelijk maken.  Gelijksoortige bedrijfsprocessen onderkennen.  Probleemgebieden worden aanwijsbaar.  Bestaande knelpunten worden hierdoor niet geincorporeerd in nieuwe organisatie.  Inzicht en begrip medewerkers van te fuseren organisatie- onderdelen.  Beeld nieuwe organisatie duidelijk te definiëren.  Doublure van bedrijfsprocessen wordt voorkomen.  Keuzes in te zetten informatiesystemen onderbouwd en inzichtelijk.  Functionaliteit ondersteuning info-systemen versus processen vast te stellen.  Informatiestromen in kaart brengen.  Overdrachts – en ontkoppelmomenten bepalen.

22 juli proces mapping & AO - IC  vastleggen functioneren van de organisatie  vastleggen informatie die hieruit voortkomt  complex van maatregelen om het functioneren en informeren naar wens te laten verlopen •6 w's: wie (functionaris) mag wat (welke gegevens), waarom, wanneer en waarmee (met welke hulpmiddelen) en waarheen gaan die gegevens?  process map om AO te visualiseren  process map om stappenplan IC uit te voeren

23 juli process mapping & compliance  impact IT systemen is groot  daarom compliance: (extra) controles •noodzakelijk •wettelijk voorgeschreven. •controles van productie- en informatieprocessen.  process map als raamwerk, waarmee wetgeving wordt doorvertaald naar de werkvloer  process map als instrument om gevolgen van wettelijke en kwaliteitseisen inzichtelijk te maken  process map om impact van nieuwe of gewijzigde regelingen vast te stellen  hulpmiddel bij opstellen compliance-programma en -plan. 23

24 juli process mapping & productontwikkeling  ontwerpproces om (nieuwe) producten te ontwikkelen, te produceren en te verkopen (vermarkten) structureren.  nieuwe innovaties en / of bestaande producten optimaliseren •bedrijfsprocessen inzichtelijk maken. •herbruikbare proces(onderdelen) bekend. •impact op bestaande processen bekend. •impact op organisatie voorspelbaar. •capaciteit resources beter te bepalen. •probleemgebieden in kaart brengen.  process map als instrument bij ontwerp- of ontwikkelproces

25 juli impactanalyse Stap 1: Matching te implementeren processen op Current model V erdwijnend proces N N ieuw proces VM Current Processen Te implementeren processen M atch proces: gelijkvormig

26 juli V M M V Current processen waarop impact bepaald is SystemenOrganisatieProducten N ieuw Aspecten uitfaseren veranderen impactanalyse Stap 2: Op Current model vastleggen wat veranderen, wat uitfaseren, wat toevoegen en wat in stand houden toevoegen

27 juli Primair proces 1 Primair proces 2 Secundair proces Subprocessen opsplitsen in processtappen procesmapping: de methode

28 juli Primair proces 1 Primair proces 2 Secundair proces Navigatie vaststellen Trigger Product procesmapping: de methode

29 juli Primair proces 1 Primair proces 2 Secundair proces Informatie Systeem Activiteiten Organisatie Wetgeving Kennis Producten Aspectgebieden vastleggen Kennis Aspect AAspect BAspect DAspect C A.1 A.2 A.3 A.4 B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 C.1 C.2 D.1 D.2 D.3 Producten Informatie (I)SubsidiesMonumenten I.1 I.2 I.1.a1I.1.a2 BeschAfwAanvrArchObject A.1 A.2 A.3 A.1 A.2 ` REGIO 2 STAF FIN MDW ADMVAL VER DIR MGRDIR VER ADM OND SCR SOS Dienstleiding DIRADR REGIO 1 Systeem X 1.Accounts Payable 2.Accounts Receivable 3. Genral Ledger 4. Project Accounting 5. Mngt informatie Activiteiten 1.Accounts2.Accounts3.Vorderen4.Betalen5.Overeenk procesmapping: de methode

30 juli Koppelingen aanbrengen procesmapping: de methode

31 juli Registreren Crediteur FIN PA 4.6 AR 2.4 Bet. 4.2 A.3,67 Art. 2 Prod. A Omschrijving Navigatie Aspectgebied procesmapping: de methode het resultaat op procesniveau

32 juli Toegevoegde waarde process map  communicatie tussen alle betrokkenen  10 – 20 % besparing in menskosten  20 – 30% verkorting doorlooptijd  concentratie op processen en procesverbeteringen  meer kans om de veranderdoelen te realiseren: •processturing •procesresultaat •zicht op de status van het realisatietraject


Download ppt "juli 2014 1. juli 2014 2 benschop proces- en managementadvies  pragmatisch procesontwerp "

Verwante presentaties


Ads door Google