Grootboek / General Ledger Toelichting bij de financieel administratieve verwerking van in- en verkoop mutaties in het “General Ledgar” van Navision.

Presentatie over: "Grootboek / General Ledger Toelichting bij de financieel administratieve verwerking van in- en verkoop mutaties in het “General Ledgar” van Navision."— Transcript van de presentatie:

1 Grootboek / General Ledger Toelichting bij de financieel administratieve verwerking van in- en verkoop mutaties in het “General Ledgar” van Navision

2 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

3 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

4 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

5 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

6 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

7 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

8 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

9 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

10 Ofwel: ‘Het boekhoudkundig model’ •1 Financiële registraties binnen in- en verkoopproces •2 Introductie in de systematiek van de vastlegging •3 Deze systematiek daarna toegepast op in- en verkoop •4 Daarna toegelicht met boekingen (compleet met BTW) •5 In samenhang met de beoogde verwerking ten behoeve van de Balans en Resultatenrekening •6 Met aanvullend de verwerking van overige kosten- boekingen (alleen het basisprincipe) •7 Om zo te komen tot de definitieve Eindbalans en Verlies & Winstrekening

11 Deel 1 •De financiële administratie – plaats in de organisatie – vastlegging van financiële mutaties – waardencreatie – uitgaande van het model van Porter

12 Waardenketentheorie van Porter: Kijken naar de (afzonderlijke) processen in een organisatie in het licht van waardencreatie, op zoek naar competitive advantage.

13

14 Primaire activiteiten Ondersteunende activiteiten

15

16 Primaire activiteiten

17

18 Administratie van de waarden(-creatie) mbt de primaire activiteiten

19

20

21 Deel 2 •Naar een systematiek van: – de registratie van mutaties bij in- en uitgaande logistiek, – door middel van bij- en afboekingen, – uiteindelijk vastgelegd in toe- en afnames van de (geld-) waarden.

22

23

24

25

26 • De registratie van de vorderingen op de klant en • De registratie van betalingsverplichtingen richting de leverancier.

27

28

29 Administratie van in- en uitgaande waarden, door vastlegging van geld-/ waardenmutaties

30

31 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) BIJ:AF:

32 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) BIJ:AF: 9 stuks

33 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) BIJ:AF: 9 stuks3 stuks

34 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) BIJ:AF: 9 stuks3 stuks 2 stuks

35 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) BIJ:AF: 9 stuks3 stuks 2 stuks Saldo 4

36 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) Registratie in aantallen ( 9 stuks er bij, en 3 stuks af en 2 stuks af, saldeert in 4 stuks) BIJ:AF: 9 stuks3 stuks 2 stuks Saldo 4

37 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) Voorraadkaart Bij:Af:Saldo: 2 feb Ontvangen9 stuks 2 feb In vooraad 9 stuks 5 feb Afgegeven3 stuks 5 feb In voorraad6 stuks 7 feb Afgegeven2 stuks 7 feb In voorraad4 stuks BIJ:AF: 9 stuks3 stuks 2 stuks Saldo 4

38 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) BIJ:AF: 9 stuks3 stuks 2 stuks Saldo 4

39 Bij:Af: €9.000€ 3.000 € 2.000 € 4.000 Registratie van de mutaties in de voorraden: (grondstof / halffabrikaat of eindproduct) Registratie in waarden 9 * €1000 er bij en 3 * €1000 er af, en 2 * €1000 er af, saldeert in * €4000.

40 Voorraadkaart Bij:Af:Saldo: 2 feb. Ontvangen€ 9.000 2 feb. In vooraad€ 9.000 5 feb. Afgegeven€ 3.000 5 feb. In voorraad€ 6.000 7 feb. Afgegeven€ 2.000 7 feb. In voorraad€ 4.000 Bij:Af: €9.000€ 3.000 € 2.000 € 4.000 Bij:Af: €9.000€ 3.000 € 2.000 € 4.000

41

42 Tegenover de goederen-waarden stroom staat de waardenstroom in geld

43 Bij:Af: 10.0009.000 1.000

44 Bij:Af: 10.0009.000 1.000

45 Bij:Af: 10.0009.000 1.000

46

47 Bij:Af: € 4000 € 6000 Onze vordering op de klant: (van bijvoorbeeld €4000,- en €6000,-)

48 Bij:Af: € 6000€ 10000 € 6000 En de ‘afboeking’ bij betaling: (van bijvoorbeeld € 10.000,-)

49

50

51

52 Bij:Af: €10000€ 9000 € 1000 Bij:Af: €9.000€ 3.000 € 2.000 € 4.000

53 Bij:Af: €10000€ 9000 € 1000 Bij:Af: € 6000€ 10000 € 4000€ 0 Bij:Af: €9.000€ 3.000 € 2.000 € 4.000

54 Bij:Af: €10000€ 9000 € 1000 Bij:Af: € 6000€ 10000 € 4000€ 0 Administratie van mutaties in rekeningen van bezit. Bij:Af: €9.000€ 3.000 € 2.000 € 4.000

55 Administratie van mutaties in een rekening van schuld.

56 Af:Bij: € 9.000 Administratie van mutaties in een rekening van schuld. Ontvangst van de factuur. (=toename van de schuld)

57 Af:Bij: €9000€ 9.000 € 0 Administratie van mutaties in een rekening van schuld. Betaling van een deel van de factuur. (=afname van de schuld)

58 Debiteren +

59 Crediteren +

60 Debiteren + + +

61 + + + -

62 + Crediteren - - -

63

64 Deel 3 •Systematiek van registratie in samenhang toegepast op: –Inkoop: goederen ontvangst en betaling, –Verkoop: goederen afgifte en ‘geld - inning’

65 Inkoop: factuur- en goederen ontvangst (vb: ter waarde van € 4.000 ) goederen ontvangst betalingsverplichting + +

66 verkoop: factuur en goederen verzonden (vb: omzet van € 5.000 ) Goederen afgifte Vordering op klant + -

67 Betaling aan leverancier: (schuld vermindert) (vb: ter waarde van € 4.000 ) Schuld neemt af Geld overgemaakt - -

68 Innen openstaande post: (vb: ter waarde van € 5.000 ) Vordering vervalt Geld wordt ontvangen + -

69 Deel 3 •Systematiek van registratie in samenhang toegepast op: –Inkoop: goederen ontvangst en betaling, –Verkoop: goederen afgifte en ‘geld - inning’ En nu met bedragen….

70 goederen betalingsverplichting

71 Inkoop: factuur en goederen ontvangst (vb: ter waarde van € 4.000 ) goederen betalingsverplichting

72 Inkoop: factuur en goederen ontvangst (vb: ter waarde van € 4.000 ) goederen betalingsverplichting 4000

73 goederen betalingsverplichting 4000

74

75 verkoop: factuur en goederen ter waarde van € 3.000 verzonden (vb: omzet van € 5.000 ) Goederen afgifte Vordering op klant 4000

76 verkoop: factuur en goederen ter waarde van € 3.000 verzonden (vb: omzet van € 5.000 ) Goederen afgifte Vordering op klant 4000 3000 5000 € 2000 ?

77 verkoop: factuur en goederen ter waarde van € 3.000 verzonden (vb: omzet van € 5.000 ) Goederen afgifte Vordering op klant 4000 3000 5000 € 2000 ? De registratie van dit verkoopresultaat lossen we dadelijk op….

78 Goederen afgifte Vordering op klant 4000 3000 5000 € 2000

79 4000 3000 5000 € 2000

80 4000 3000 5000 € 2000

81 Betaling aan leverancier: (schuld vermindert) (vb: ter waarde van € 4.000 ) 4000 3000 5000 2000

82 Betaling aan leverancier: (schuld vermindert) (vb: ter waarde van € 4.000 ) Schuld neemt af Geld overgemaakt 4000 3000 5000 2000

83 Betaling aan leverancier: (schuld vermindert) (vb: ter waarde van € 4.000 ) Schuld neemt af Geld overgemaakt 4000 3000 5000 2000 4000

84 3000 5000 2000 4000

85 3000 5000 2000 4000

86 Innen openstaande post: (vb: ter waarde van € 5.000 ) 4000 3000 5000 4000 2000

87 Innen openstaande post: (vb: ter waarde van € 5.000 ) Vordering vervalt Geld wordt ontvangen 4000 3000 5000 4000 2000

88 Innen openstaande post: (vb: ter waarde van € 5.000 ) Vordering vervalt Geld wordt ontvangen 4000 3000 5000 4000 5000 4000 2000

89 Boekingsfeit: Tot nu zijn we voorbijgegaan aan twee belangrijke aspecten: •Belasting over de toegevoegde waarde •Winst en verlies

90

91 Deel 4 De correcte verwerking van mutaties •Administratie verwerking (vastlegging in de financiële administratie) van: –Inkoop: goederen ontvangst en betaling –Verkoop: goederen afgifte en ‘geld - inning’ •Uitgebreid met.. –de registratie van BTW-verplichting en – vastlegging van verkoopresultaat.

92

93 Boekingsfeit inkoop: Factuur: € 4000,- BTW 19%: € 760,- Totaal:€ 4760,-

94 4760 4000 760

95 Boekingsfeit inkoop: Factuur: € 4000,- BTW 19%: € 760,- Totaal:€ 4760,- 4760 4000 760 Voorraden4000 Te vorderen BTW 19%760 Crediteuren4760

96 Boekingsfeit: Factuur: € 3000,- BTW 19%: € 57,- Totaal:€ 3057,- 4760 4000 760

97 4760 4000 760 Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- )

98 4760 4000 760 3000 5950 2000 950Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- )

99 4760 4000 760 3000 5950 2000 950Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- ) 3000 5000

100 4760 4000 760 3000 5950 2000 950Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- ) 3000 5000

101 4760 4000 760 3000 5950 2000 950Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- ) 3000 5000

102 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- )

103 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- )

104 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- ) Debiteuren5950 Te betalen BTW 19%950 Omzet5000 Kostprijs omzet3000 Voorraad3000

105 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 Boekingsfeit verkoopfactuur: Omzet goederen (*): € 5000,- BTW 19%: € 950,- Totaal: € 5950,- (waarde goederen € 3000,- ) Debiteuren5950 Te betalen BTW 19%950 Omzet5000 Kostprijs omzet3000 Voorraad3000

106 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000

107 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 Boekingsfeit deelbetaling klant Per Bank ontvangen: € 3450,- Bank3450 Debiteuren3450

108 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 Boekingsfeit: deelbetaling aan leverancier Per Bank betaald: € 2760,- Crediteuren2760 Bank2760 3450 2760

109 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 3450 2760

110 4760 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 3450 2760

111 2000 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 3450 2760

112 2000 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 3450 2760

113 2000 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 3450 2760

114 2000 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 3450 690

115 2000 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 3450 690

116 2000 4000 760 3000 5950 3000 950 5000 3450 690

117 2000 1000 760 5950 3000 950 5000 3450 690

118 2000 1000 760 5950 3000 950 5000 3450 690

119 2000 1000 760 5950 3000 950 5000 3450 690

120 2000 1000 760 2500 3000 950 5000 690

121 2000 1000 760 2500 3000 950 5000 690

122 Deel 5 Naar Balans en Verlies- & Winstrekening •Presentatie van de saldi van bezittingen en schulden ten behoeve van financiële besluitvorming en externe verantwoording

123

124

125

126

127

128

129

130

131

132

133

134 2000 1000 760 2500 3000 950 5000 690

135 2000 1000 760 2500 3000 950 5000 690 Saldo winst: 2000

136 1000 760 2500 3000 950 5000 690 Saldo winst: 2000 ?

137 Deel 6 De financiële registraties (vanuit de operationele processen) aangevuld met de boekingen van overige kosten (en baten) •De afsluiting van de periode en de berekening van het perioderesultaat betekent ook dat: –de kosten van de opgeofferde activa en –de kosten van het verschaft vermogen verwerkt moeten worden. • Een deel van de winst gaat tenslotte naar de eigenaar van de onderneming / de aandeelhouders.

138

139

140

141

142

143

144

145

146 Vaste Activa:

147 Verbruik van de Activa als kosten geboekt

148 Lang Vreemd Vermogen

149 Rente / interest kosten van het vreemd Vermogen

150

151

152 saldo

153

154

155 inkopen verkopen investerenlenen Factuur goedereren Ontvangst- bon Factuur machine Machine verbruik Aangetrokken vermogen Betaling aan leverancier Rente betaling Pakbon (afgiftebon) Verkoop- factuur Betaling door klant journaalposten grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C produceren

156 journaalposten grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Pakbon (afgiftebon) Betaling door klant

157 journaalposten grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur

158 journaalposten grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur

159 journaalposten grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant

160 journaalposten grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant

161 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant 8210

162 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant

163 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 1513 Te bet.BTW € 1,43 grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant 8210 1513

164 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 1513 Te bet.BTW € 1,43 grootboekkaarten D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant

165 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 1513Te bet. BTW € 1,43 1300 Debiteuren € 8,93 D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant 8210 1513 1300

166 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 1513Te bet. BTW € 1,43 1300 Debiteuren € 8,93 D Balans C D Verlies&Winst C verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant 8210 1513 1300

167 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 1513Te bet. BTW € 1,43 1300 Debiteuren € 8,93 D Balans C € 8,93 € 1,43 D Verlies&Winst C € 7,50 verkopen Verkoop- factuur Omzet De af te dragen BTW Vordering op de klant

168 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 1513Te bet. BTW € 1,43 1300 Debiteuren € 8,93 D Balans C € 8,93 € 1,43 D Verlies&Winst C € 7,50 verkopen Verkoop- factuur

169 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 1513Te bet. BTW € 1,43 1300 Debiteuren € 8,93 D Balans C € 8,93 € 1,43 D Verlies&Winst C € 7,50 verkopen Verkoop- factuur

170 journaalposten 8210 Omzet € 7,50 1513Te bet. BTW € 1,43 1300 Debiteuren € 8,93 D Balans C € 8,93 € 1,43 D Verlies&Winst C € 7,50 Navision maakt van elke ‘waarden’- transactie een boeking in het grootboek. Vanuit het grootboek kan door Navision op elk moment een balans en tevens de resultaten rekening van de ‘voorbije’ periode worden getoond. Daardoor is de goederen en geldkringloop van moment tot moment te volgen. Tevens kan door deze systematiek op elk moment ‘de balans worden opgemaakt’.