De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Lokaal Bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Lokaal Bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt."— Transcript van de presentatie:

1 Lokaal Bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt

2 LOKAAL BESTUUR OCMWPOLITIEGEMEENTEHUIS Automatisering samenwerking 1 server VZW SPORT CULTUUR Afzonderlijke pakketten Na hervorming in een eigen netwerk Vanaf 2006 in gemeentelijk netwerk

3 Nadelen  Geen transparantie  Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen  Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden geëvalueerd  Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie  Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is  Onnodige kosten  Dubbele administratie /rapporteringen met specifieke vragen per bestuur  Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende organisaties met verschillende leidinggevenden.  Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding. Voordelen van deze parralelle structuren  Gemeenschappelijke servers  Gemeenschappelijke systeembeheerder  Gemeenschappelijk pakketten

4 Centralisatie diensten • Personeel • Financiën • Onthaal • Inkomende briefwisseling (één centrale dienst) • Postverzendingen • Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie) • ICT Nieuwe organisatiebehoeften • Geautomatiseerde processen • Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging • Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten • Duidelijke taakverdelingen • Nieuwe beleidsaccenten

5 GEMEENTERAAD COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN GEMEENTESECRETARIS Ondersteuning GEMEENTE OCMW AGB Interne Zaken Financiële dienst Patrimonium- beheer Burger- administratie Ruimtelijke Ordening en leefmilieu Vrije tijd & evenementen Welzijn Projectbeheer & Secretariaat Managementteam OCMWRAAD Secretariaat OCMW-secretaris OCMW ontvanger Organogram Lokaal Bestuur

6 Managementteam GEMEENTE- secretaris Cluster- verantwoordelijke ALGEMEEN KLANTENCONTACT Cluster- verantwoordelijke GESPECIALISEERD KLANTENCONTACT Cluster- verantwoordelijke BEHEER EN ONDERSTEUNING OCMW secretaris Dienst- verantwoordelijke “SOCIALE ZAKEN” Dienst- verantwoordelijke “WELZIJN” Financieel Beheerder Financieel Beheerder

7 OCMWAGBGEMEENTEHUIS ”NIEUWE” STRUCTUUR LOKAAL BESTUUR

8 Bredere samenwerking  De oprichting van het sociaal huis in 2008  De welzijnsdiensten smolten samen  Lokaal sociaal beleidsplan  De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het OCMW-gebouw  Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de team- vergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de secretaris van het OCMW  Sinds 2012 is de samenwerking gemeente overschrijdend en is Corsa ism gemeente Neerpelt en Opglabbeek opnieuw in aanbesteding gegaan. Een open marktvraag met een kritische kijk.  Tussen deze besturen gebeurt uitwisseling van WorkFlows (zie verder)

9 Problemen  De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer gebeuren door het verantwoordelijke bestuur  Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde adressering.  De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct toegewezen worden  De gesplitste databestanden bleven bestaan  Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website aangebracht te worden

10 Oprichting AGB  De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer overgebracht in het AGB  Einde 2005 was deze vennootschap opgericht  Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd  De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het AGB en de vzw’s gaan in vereffening

11 Doorlichting  Start van de externe doorlichting in 2009  Bouw van een dienstencentrum  We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien voor het behoefteplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al de personeelsleden van de gemeente en het OCMW  Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen vergaderde om deze audit te begeleiden  Deze audit werd voorgesteld aan al de personeelsleden; en omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en OCMW  De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB.

12 Stappenplan  01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke budgetten; ter verhoging van de transparantie  Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg  Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget  Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten  Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen  boekhouding  personeel  secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling)  patrimonium  verzekering  overheidsopdrachten  informatica

13 Audit - PDC opzetten

14 CORSA (DMS Document-Dossierbeheersysteem) eigen medewerkers Corsa is een modulair pakket dat volledig naar eigen behoefte (door eigen medewerkers) kan worden ingericht BEVAT oa VOLGENDE ONDERDELEN  POST  POST : Volledige digitalisering documentenstroom (dmv oa. Barcodescanning)  ARCH  ARCH : Automatische dossiervorming door documenten verplicht aan dossiers te koppelen  WHO  WHO : Up-to-date klantenbestand door koppeling met lokaal bevolkingsbestand en VKBO (+ gekoppelde aan GoogleMaps)  AGENDA  AGENDA : Rechtstreeks koppeling naar agenda’s van CBS,GR …  WORKFLOW  WORKFLOW : Hiermee kunnen alle vorige modules op eender welke wijze van en naar elkaar worden gebonden BIJKOMENDE (aparte) MODULES  E-INVOICE  E-INVOICE : Digitalisering van inkomende facturen, met een XML koppeling naar de boekhoudingen  IMPORT/EXPORT  IMPORT/EXPORT : Ter import/export van alle modules (oa. Aansturing extranet voor gemeenteraadsleden)

15 WORKFLOWS eigen mensen Door de eenvoud van gebruik van deze WorkFlow-module werden een reeks applicaties door onze eigen mensen geschreven, zo oa.  Bouwvergunningen  Milieuvergunningen  Stedenbouwkundige attesten/inlichtingen  Verkavelingsvergunningen  Bouw/milieumisdrijven  Leegstand  Klachten-Meldingen procedure  Contractenbeheer  Bezwaarschriften gemeentebelastingen  Volledige administratieve opvolging Buitenschoolse Kinderopvang  OCMW administratieve opvolging documenten (via koppeling uit pakket van Logins/Cevi) • Pedicurecheques • Rolstoelvervoer • Steunaanvragen • Huishoudhulp • Minder Mobielen Centrale • Diverse overeenkomsten mbt serviceflats  Verwarmingstoelage  Beheer verzekeringen (polissen en schadegevallen)  Waar nodig bestaan XML uitwisselingen met externe databases zoals vergunningenregister, EPB ….

16 CORSA ism WEBSITE en E-GOUVERNEMENT PDC-structuur (Producten & Diensten Cataloog) STUKSOORT interneen/ofexterne  Via een aparte STUKSOORT (PDC) maken diensten hun eigen fiches, die ism ICT-dienst kunnen leiden tot volledige interne en/of externe procedures  Eigen ontwikkelde WorkFlows zorgen tevens voor de :  aansturing “website”  aansturing “Digi-Balie”  Centrale Balies gebruiken PDC-fiches voor ◦Informatie voorziening ◦Effectief starten procedures  200 fiches effectief in gebruik

17 CORSA PDC- FICHES CORSA WORKFLOW EXTERNE HOST CORSA WORKFLOW GEMEENTE

18 Dank u


Download ppt "Lokaal Bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente(n) – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen door Annemarie Caerts – financieel beheerder Overpelt."

Verwante presentaties


Ads door Google