De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Lokaal bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Lokaal bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen."— Transcript van de presentatie:

1 Lokaal bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen

2 LOKAAL BESTUUR OCMWPOLITIEGEMEENTEHUIS Automatisering samenwerking 1 server 1 systeem- beheerder VZW SPORT CULTUUR Afzonderlijke pakketten Na hervorming in een eigen netwerk Vanaf 2006 in gemeentelijk netwerk

3 Automatisering 1990 – samenwerking  Gemeente – OCMW – gemeentepolitie – vzw’s sport & cultuur  Gemeenschappelijke servers  Gemeenschappelijke systeembeheerder  Gemeenschappelijk pakket secretariaat – Office Power (geïntegreerd pakket – met eigen ontwikkelingen)  Gemeenschappelijk pakket voor bevolkingstoepassingen en burgerlijke stand (met integratie naar Office pakket)  Eén lijn met het rijksregister  Identieke toepassingen voor loonberekening - afzonderlijke database - afzonderlijke diensten  Identieke toepassingen voor boekhouding – afzonderlijke database - afzonderlijke diensten

4 Nadelen van deze parralelle structuren  Geen transparantie  Geen duidelijke allocatie van middelen en mensen  Personeelsleden die functioneren in twee organisaties en op 1 plaats worden geëvalueerd  Noodzakelijke ondersteuning is niet toewijsbaar aan een organisatie  Ingewikkeld kluwen waarbij doorfacturatie niet meer mogelijk is  Onnodige kosten  Dubbele rapporteringen met specifieke vragen per bestuur die aanleiding geven tot dubbel werk  Hogere kosten inzake doorfacturatie  Binnen dezelfde gebouwen wordt gewerkt door personeelsleden van verschillende organisaties met verschillende leidinggevenden.  Communicatie vanuit verschillende besturen, geen eenheid van leiding.  Dubbele administratie

5 GEMEENTERAAD COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN GEMEENTESECRETARIS Burger- administratie Bevolking Burgerlijke stand Onthaal/ snelbalie Rijbewijzen Burger- zaken Bibliotheek Cultuur Sport Welzijn Patromonium- beheer Adm mdw Werfcoördinator Ploegbaas Ruimtelijke Ordening en leefmilieu Leefmilieu RO Projectbeheer Adm. mdw Interne Zaken Financiële Dienst Informatica Dienst Onderhoud Personeels- dienst SecretariaatInformatiedienst ONTVANGER Organogram Gemeente

6 Samenwerking omwille van herstructurering  Een eerste fase van samenvoeging van diensten betrof de personeelsdienst.  Een gedeelte van de loonverwerking werd uitgevoerd op het gemeentehuis binnen 1 dienst.  De 2 afzonderlijke pakketten zij het identiek doch op verschillende databases

7 GEMEENTERAAD COLLEGE van BURGEMEESTER en SCHEPENEN GEMEENTESECRETARIS Ondersteuning G-O-AGB-VZW Interne Zaken Financiële dienst Patrimonium- beheer Burger- administratie Ruimtelijke Ordening en leefmilieu Vrije tijd & evenementen Welzijn Projectbeheer & SecretariaatManagementteam OCMWRAAD Secretariaat OCMW-secretaris OCMW ontvanger

8 Centralisatie diensten • Personeel • Financiën • Onthaal • Inkomende briefwisseling (één centrale dienst) • Postverzendingen • Overheidsopdrachten (één dienst voor de gehele organisatie) • ICT Nieuwe organisatiebehoeften • Geautomatiseerde processen • Centraal aanspreekpunt voor dossiervorming en dossieropvolging • Afsplitsing taken in verband met overheidsopdrachten • Duidelijke taakverdelingen • Nieuwe beleidsaccenten

9 Bredere samenwerking  De oprichting van het sociaal huis in 2008  De welzijnsdiensten smolten samen  Lokaal sociaal beleidsplan  De personeelsleden van beide organisaties werkten samen en personeel van het gemeentehuis verhuisde fysiek naar het OCMW-gebouw  Door deze personeelsleden werd deelgenomen aan de team- vergaderingen van het OCMW en het diensthoofd werd de secretaris van het OCMW

10 Problemen  De evaluatie van de betreffende personeelsleden kon niet meer gebeuren door het verantwoordelijke bestuur  Er werd een nieuw logo en briefpapier ontworpen en er ontstond een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid en met een gedeelde adressering.  De boekhoudkundige verrichtingen konden niet correct toegewezen worden  De gesplitste databestanden bleven bestaan  Tevens diende aanzienlijke wijzigingen aan de website aangebracht te worden

11 Oprichting AGB  De vzw sport en de vzw cultuur zijn voor het gebouwenbeheer overgebracht in het AGB  Einde 2005 was deze vennootschap opgericht  Inzake patrimonium werd er een transparant beleid ingevoerd  De exploitatie werd pas op 01/01/2009 overgedragen aan het AGB en de vzw’s gaan in vereffening

12 Doorlichting  Start van de externe doorlichting in 2009  Door de bouw van het dienstencentrum in samenwerking met het rustoord Immaculata moesten we voor de bouwvoorziening een inschatting maken van de nodige mensen en middelen  We besloten om de doorlichting, die oorspronkelijk was voorzien voor het behoeftenplan van het Sociaal Huis, uit te breiden voor al de personeelsleden van de gemeente en het OCMW  Er werd een werkgroep opgericht die op geregelde tijdstippen vergaderde om deze audit te begeleiden  Deze audit werd onlangs voorgesteld aan al de personeelsleden; en omvatte een vergaande samenwerking tussen gemeente en OCMW  De implementatie zal gepaard gaan met de invoering van een gezamenlijk loket voor gemeente, OCMW en AGB.

13 Audit

14 Toekomstig organisatiemodel

15 Managementteam GEMEENTE- secretaris Cluster- verantwoordelijke ALGEMEEN KLANTENCONTACT Cluster- verantwoordelijke GESPECIALISEERD KLANTENCONTACT Cluster- verantwoordelijke BEHEER EN ONDERSTEUNING OCMW secretaris Dienst- verantwoordelijke “SOCIALE ZAKEN” Dienst- verantwoordelijke “WELZIJN” Financieel Beheerder Financieel Beheerder

16 OCMWAGBGEMEENTEHUIS ”NIEUWE” STRUCTUUR LOKAAL BESTUUR VM- servers (=virualisatie) 2 systeembeheerders

17 Stappenplan  01/09/2010 : Gezamenlijk bespreken van de 3 afzonderlijke budgetten; ter verhoging van de transparantie  Operationele samenvoeging van het MAT (managementteam)van gemeente en OCMW en ook zo rapporteren ifv het lokaal overleg  Toewijzing als piloot voor de invoering van BBC voor het budget  Samenwerking in het kader van de opmaak van de budgetten  Volledige samenwerking op dienstniveau voor volgende afdelingen  boekhouding  personeel  secretariaat (voor verzending en inkomende en uitgaande briefwisseling)  patrimonium  verzekering  overheidsopdrachten  informatica

18 Meerdere boekhoudingen ? In welke boekhouding ? OCMW Gemeente AGB Beleidsnota’s Evaluaties In welke beleidsplannen? Aparte rap- porteringen Complexe terugkop- peling

19 Eén boekhouding? In welke boekhouding ? OCMW Gemeente AGB Beleidsnota’s Evaluaties In welke beleidsplannen? Eenvormige rapportering Eenvoudige terugkop- peling

20 E-GOV

21 1 e LIJN • Cliëntenonthaal = Balie • Centraal afhandelen standaard zaken 2 e en/of 3 e LIJN • Dossierbewerkers • Specialisten AANVRAGEN = Telefoon/brieven/ … • Bevolking/Burgerlijke stand Diverse attesten woonst/gezin/geboorte… • OCMW Attesten, integratie budgetbeheer … • Belastingen Digitale aangiftes Overzichten • Corsa (digitale documenten + applicaties oa. vergunningen …) • Kinderopvang (inschrijvingen kinderen via web) • Axxerion (werkopvolging) • Syx (tickets & zalenbeheer) internet WEBSITE • Statische gedeelte (vaste teksten) • Variabel gedeelte (koppelingen met databases vb. cultuur/sport …) • Interactief gedeelte vb1. attesten bevolking vb2. aanvraag bouwvergunning vb3. melding storing aan werf Gestructureerde digitale webformulieren • identificatie dmv EID • op basis van Productencataloog • geïntegreerd met een database • staan op host (externe server) INFO via MAIL NAAR JUISTE APPLICATIE VB3 EN/OF Centrale databestanden die applicaties “voeden” • Personen (uit bevolking) • Organisaties (uit kruispuntbank) • Productencataloog INFO via MAIL EN/OF OF CORSA ZELF EFFICIENTEREDATASTROMEN MET OOG OP E-GOVEFFICIENTEREDATASTROMEN E-GOV

22 Dank u


Download ppt "Lokaal bestuur Overpelt Samenwerking Gemeente – OCMW – AGB GO Efficiency en financiële voordelen."

Verwante presentaties


Ads door Google