De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

/ e-Counting Introductie SAP ERP Gonda Cock Serge Claerbout.

Verwante presentaties


Presentatie over: "/ e-Counting Introductie SAP ERP Gonda Cock Serge Claerbout."— Transcript van de presentatie:

1 / e-Counting Introductie SAP ERP Gonda Cock Serge Claerbout

2 Overzicht 1.Algemeen overzicht van SAP 2.Hoe verloopt het aankoopproces 3.Hoe verlopen de financiële verrichtingen (kasboek + VGrekeningen) 4.Hoe verlopen de reismelding en onkostennota’s 5.Hoe verloopt het verkoopproces

3 SAP - e-Counting project TRTreasury FIFinancialAccounting IMInvestm COControlling FM Funds mgt AM Fixed Assets Mgmt. PSProjectSystem MMMaterialsMgmt. SD Sales & Distribution QMQuality Manage- ment PPProductionPlanning PM Plant Main- tenance HRHumanResources ISIndustrySolutions SAPR/3 WFWorkflow Aankoop Verkoop Analytische boekhouding Budget- beheer Vaste activa Projecten Economische boekhouding Workflow

4 SAP, een geïntegreerd systeem Begrotingsopmaak Beschikbaar- heidscontrole Bedrijfseconomische boekhouding Analytische Boekhouding (inclusief Projecten) Budgetbeheer AankoopVerkoop

5 Aankoop proces Offerte proces Bestelbon Goederen ontvangst Logistieke factuur controle Goedk. proces Voorlopig Budgetverbruik Definitief Budgetverbruik Niet in SAP Decentrale activiteiten vakgroepen en diensten Medewerker Budgethouder OF Proxy Goedkeuring v.e. afwijking Budgethouder OF Proxy Medewerker Definitief Budgetverbruik Wordt eventueel gewijzigd

6 Aankoop proces •Maximaal (nagenoeg altijd) gebruik van bestelbon omwille van : -goedkeuringsprocedure -automatische beschikbaarheidscontrole -volledige informatieverstrekking via logistieke rapporteringen •Slechts zeer uitzonderlijk facturen zonder bestelbon; andere diverse vorderingen blijven wel mogelijk (onkostennota’s,..) •Automatische betaling via SAP, slechts uitzonderlijk nog cash of cheque.

7 Verkoop proces Verkoop- order Levering Facturatie Op order niv Of op levering Factuur Gestruct. Mededeling Medewerker Budgethouder OF Proxy

8 Verkoopproces •Standaardproces : altijd starten met Verkooporder –manueel aangemaakt –of met gegevens uit extern systeem, gelinkt via standaard interface •Factuur wordt automatisch gegenereerd uit ingebrachte gegevens, eventueel ordergerelateerd of leveringsgerelateerd •Gebruik van gestructureerde mededeling voor automatisatie afpunting van inkomende betalingen

9 Proces onkostennota’s Stamgegevens personeelslid Reisaanvraag Invoeren onkostennota Goedkeuring Budgethouder Weekstaat + bewijzen naar DFIN sturen Controle + boeking door DFIN Betaling Zonder nood aan goedkeuring, enkel nood aan afkeuring, versturing wordt wel bijgehouden tbv personeelszaken In principe regelmatig bij te houden in chronologische volgorde door ieder personeelslid Hier is er nood aan goedkeuring of afkeuring door de desbetreffende budgethouders Ieder personeelslid werd aangemaakt in SAP vanuit LDAP met 1 bankrekening nummer per personeelslid

10 Principe van verantwoording •De creatie van verkooporder gebeurt met automatische overname van de gecumuleerde kosten op een project. •Via een lijst van de line items kan men per kostensoort rapporteren, en dit rapport vermeldt het financieel documentnummer dat via de Scanning software zal kunnen opgevraagd worden. •De bedoeling is dat deze file van bij de verschillende vakgroepen, doorgestuurd wordt naar financiën en dat daar overnight een CD gebrand wordt om af te geven aan de financier, in acrobat reader formaat.

11 Proces Financiele verrichtingen Voorschot aanvragen (decentraal) Storting op vakgroeprekening Afhaling geld van rek. vakgroep Registreren geldbewegingen kas Verantwoorden uitgaven - DFIN Controle en boeking door DFIN Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, onafhankelijk van Project of Kas DFIN stort de aangevraagde sommen op de VG rekening Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, en vermeldt bij de uitgave het Project of de Kostenplaats, de BUDGETHOUDER dient de kasuitgaven goed te keuren (manueel) Medewerker beheert zelf gelden op VG rekening, onafhankelijk van Project of Kas

12 Crediteurenbeheer AP Integratie SAP : Samenvoeging van de processen Verkoop Order Levering Factuur SD Offerte proces Bestel bon Goed. ontvangst Factuur MM Goedk. proces Factuur GL Debiteurenbeheer AR Document CO Reëel Verbruik FM Bank File Voorlopige Vastlegging FM Vastlegging FM Begrotingsopmaak Beschikbaar heidscontrole Budget Versie n Budget FM Budgetverhogende inkomst Bedrijfseconomische boekhouding Analytische Boekhouding (inclusief Projecten) Budgetbeheer Onkosten nota’s Financiële verrichtingen

13 Belangrijkste taken medewerker Medewerker krijgt Algemene Rol Deze rol kan volgende zaken : •Aanmaken en wijzigen leveranciers •Aanmaken en wijzigen Klanten •Aanmaken en wijzigen Onkostennota’s •Voorlopig boeken van facturen tov Bestelbonnen •Aanmaken en wijzigen artikels

14 Belangrijkste taken Budgethouder Budgethouder krijgt rol algemeen en rol budgethouder De rol budgethouder kan volgende zaken extra •Goedkeuren / Afkeuren van de bestelbon •Goedkeuren / Afkeuren van de afwijkingen op facturen •Goedkeuren / Afkeuren van een onkostennota (of een deel ervan ) •Rapportering van Budgetten, op eigen kostenplaatsen en projecten

15 Wat is nu een PROXY •Proxy krijgt in totaliteit de autorisatie van de budgethouder Dit betekent duidelijk alle mogelijkheden voor alle budgetplaatsen van de budgethouder. Men kan meerdere proxy’s toekennen per Budgethouder, die allen aan alle budgetplaatsen kunnen. •Hoe duiden we nu een proxy aan ? Via een document dat toegestuurd wordt aan DFIN DFIN brengt de proxy’s in in SAP •Belangrijk : beter proxy toekennen dan wachtwoord doorgeven

16 Wat is het gevolg van een PROXY-toekenning •Zowel budgethouder als proxy krijgen een “aanvraag tot goedkeuring” in hun inbox. –De SAP inbox is geen gewone mailbox, maar een dynamische “takenlijst” –Wie als eerste de taak uitvoert, neemt daardoor de taak weg uit de takenlijst van de anderen –Wie dus verschillende proxy’s aanduidt, zal moeten gedetailleerde afspraken maken •Belangrijke punten die moeten onthouden worden : –Oude SAP Workflow berichten die nog dienen verwerkt te worden door de BH komen niet automatisch over naar de nieuwe Proxy –Indien proxy stopt met Proxy te zijn, blijven zijn nog niet verwerkte items wel in zijn SAP mailbox staan.

17 Doelstellingen van e-Counting •Opbouw van klant gericht management accounting systeem •Vereenvoudigde - straight forward - administratie •On-line toegankelijke informatie •Transparantie en auditability •Thesauriebeleid

18

19 Realisatie ? •Implementatie van de STER principes •Gebruik makend van Best practices •Financiele opvolging via uniform rekeningen plan •Opvolging van de investeringen •Opvolging van niet alleen kosten maar ook opbrengsten naar hun aard •Gebruik maken van de nieuwste technieken voor rubricering van de kosten en opbrengsten ( rubricering) •Opvolging van alle inkomsten en uitgaven volgens de opgemaakte budgetten •Alleen kan er niemand iets, hier is dus gekozen voor de realisatie in TEAM, Samen kunnen we veel meer

20 Huidige vertrouwde termen •KostendragerS I X F G P •Afdeling ( Staat, Investeringskred, Soc voorz Onderzoeksfondsen en patrimonium...) •Kostensoorten •Kredieten – projecten •Kassen •Congressen •Giften

21 Overgang van FIDI naar SAP Kassen Congressen Kredieten Giften Projecten X Project definitie WBS element Aan een project wordt een Fonds gehangen

22 Analytische boekhouding : Rubricerings elementen Begrotingsopmaak Versie 0 Beschikbaar- heidscontrole Versie 1 Budget Versie n •Kosten plaatsen •Interne orders •ProjectenWBS Krijgen ieder een Budgetplaats voor opvolging van de fondsen

23 Demo van de DFIN Website •Demo van alle traininggegevens •Demo van alle eindgebruikersdocumentatie •Demo van alle omzettingscodes •......

24 Dimensies Indien een factuur voor een gewone kostenplaats wordt geboekt dan wordt die als volgt verwerkt : •De factuur wordt geboekt tov een leverancier (schuld) (FI) •De kost wordt geboekt op een grootboekrekening (FI) De grootboekrekening duidt aan wat de kost inhoudt (aard van de kost) •En er wordt een rubricering meegegeven, Kostenplaats, intern order, WBS nummer. (CO) Dit duidt de bestemming van de kost aan, dus voor wie de kost gebeurde. •Er wordt ook automatisch of manueel een Fonds toegekend, waardoor budgetopvolging mogelijk is (FM), hier wordt aangeduid “met welk geld” er betaald wordt. Conclusie : er zijn 3 dimensies waar we de inkomsten en uitgaven volgen in het nieuwe SAP systeem.

25 Demo Algemene rol 1.Creatie van een reisaanvraag door medewerker 2.Creatie van een bestelbon door medewerker 3.Creatie van een onkostennota door medewerker 4.Goederen ontvangst door medewerker op Bestelbon 5.Factuurontvangst zonder afwijking door medewerker 6.Factuurontvangst met afwijking door medewerker

26 Demo Budgethouders rol •Beantwoorden van reismelding •Vrijgeven van onkosten nota’s •Vrijgeven van Bestelbon •Vrijgeven van Afwijkende factuur •Genereren verkoopfactuur •Rapportering •..

27 / EINDE Herhaling - Vragen


Download ppt "/ e-Counting Introductie SAP ERP Gonda Cock Serge Claerbout."

Verwante presentaties


Ads door Google