Presentatie Adobe Interactive Forms voor J-formulieren SA en SK.

Presentatie over: "Presentatie Adobe Interactive Forms voor J-formulieren SA en SK."— Transcript van de presentatie:

1 Presentatie Adobe Interactive Forms voor J-formulieren SA en SK

2 Inhoudgave •Waarom AIF •Processtappen •Invoeren J-formulier •Goedkeuren J-formulier •Versturen naar ASC •Boeking in SAP •Documenten achteraf archiveren •Aanmaken van een template •Overige punten

3 Waarom Adobe Interactive Forms Voordelen voor de gebruiker:  Boekingen worden snel verwerkt;  Snelle terugkoppeling bij foutief aangeleverde boekingen;  Gebruikersvriendelijk;  Geen mogelijkheid tot “tikfouten” bij het ASC;  Terugkoppeling indien document geboekt is. “Adobe Interactive Forms biedt administratieve medewerkers van de Universiteit Utrecht de mogelijkheid aan om digitaal SA en SK boekingen aan te leveren aan het ASC.”

4 E-mail Processtappen Invoeren J-formulier (door invoerder) Goedkeuren J-formulier (door geautoriseerde) Doorsturen naar ASC (ASC team) E-mail Terugkoppeling via e-mail Bijlagen opsturen (door invoerder) Scannen bijlagen (ASC team) ‘Late archiving’ formulier via interne post

5 Opvragen Adobe Interactive Form Via www.uu.nl/adc > Formulieren ASC-Fwww.uu.nl/adc

6 Invoeren AIF •De kopgegevens en boekingsregels invullen •Het opmerkingenveld invullen ter verduidelijking voor de controller c.q. geautoriseerd persoon •Emailadres invullen van de goedkeurder •Outlook geopend? •Versturen J-formulier

7 Voorbeeld gevulde AIF

8 Versturen naar goedkeurder Als u op de knop klikt wordt er automatisch een nieuw bericht in Outlook geopend met als e- mailadres Sap.jopo@forms.uu.nl. Dit e-mailadres is correct. Teksten die eventueel in de e-mail worden gezet, zullen niet worden weergegeven.Sap.jopo@forms.uu.nl

9 Ontvangst bij goedkeurder Hieronder is de mail weergegeven welke verstuurd wordt naar de controller c.q. geautoriseerd persoon: Door middel van de hyperlink kan J-formulier geopend worden.

10 Versturen naar ASC Indien het J-formulier klaar is om naar het ASC verstuurd te worden, klikt u op de knop [ASC] (indien u hiervoor geautoriseerd bent). Een e-mailadres is niet van toepassing. Eventueel kan het formulier ook naar een volgende bewerker worden doorgestuurd (zie voorgaande sheets).

11 Versturen naar ASC Als u op de knop klikt wordt er automatisch een nieuw bericht in Outlook geopend met als e-mailadres Sap.jopo@forms.uu.nl. Dit e-mailadres is correct. Teksten die eventueel in de e-mail worden gezet, zullen niet worden weergegeven. Sap.jopo@forms.uu.nl

12 Ontvangst bij ASC Onderstaande mail wordt ontvangen bij het ASC:

13 Verwerken door ASC Het ASC heeft 2 mogelijkheden: Aanbieden aan SAP of retour zenden aan de goedkeurder.

14 J-formulier is geboekt Indien het J-formulier geboekt is, wordt onderstaande e-mail verstuurd naar de eerste opsteller van het document:

15 Bijlagen archiveren Invullen ‘Late Archiving’-formulier en versturen naar het ASC

16 AIF opslaan als template Tijdens het invoeren van een J-formulier kun je VOOR het verzenden de gegevens opslaan als een template.

17 Overige punten m.b.t. AIF  Het aanvragen of beëindigen van autorisaties via het autorisatieformulier AIF. (www.uu.nl/adc > formulieren ASC-F)www.uu.nl/adc  Het ASC kan niets aan uw boeking wijzigen. Het ASC is alleen bevoegd om in het opmerkingenveld te schrijven.  Indien SAP uw boeking afkeurt, zal het J-formulier aan de goedkeurder worden geretourneerd met in het opmerkingenveld de reden van afkeuring.  Voor overige punten kunt u de gebruikershandleiding en/of de Quick Reference Card raadplegen.

18 Afsluiting presentatie