De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

Goedkeuring inkoopfacturen Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica november 2009.

Verwante presentaties


Presentatie over: "Goedkeuring inkoopfacturen Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica november 2009."— Transcript van de presentatie:

1 Goedkeuring inkoopfacturen Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica november 2009

2 Inhoud: •Inleiding •Inrichting goedkeurings-workflow –Algemeen –Verbijzonderingen en kostenplaatsen –Project •Hoe keur ik goed ( of keur ik af) ? –De melding –De knoppen in de melding •Afwezigheid ( vakantie of langdurige ziekte) •Vragen? Goedkeuring inkoopfacturen

3 Inleiding Goedkeuring inkoopfacturen •Wat is het doel van de workflow? Het doel van de goedkeuringsflow inkoopfacturen is om de ontvangen inkoopfacturen, waaraan geen inkooporder ten grondslag ligt ( dus niet besteld via I-procurement) door de juiste personen te laten goedkeuren. Hierbij wordt de workflow aangestuurd door de in Oracle vastgelegde budgethouders bij kostenplaatsen en verbijzonderingen en voor projecten de vastgelegde projectmanagers, alsmede de vastgelegde, gevalideerde en geboekte distributieregel. •Wie stelt de budgethouder in als fiatteur? Aan de hand van de afgegeven mandaten worden de budgethouders decentraal in Oracle ingevoerd onder de verantwoordelijk van de financiële controller.

4 Inleiding (vervolg) Goedkeuring inkoopfacturen

5 Workflow goedkeuring inkoopfacturen Algemeen •De goedkeuring zal neergelegd worden bij de fiatteur van het naast hogere budgetbedrag, zoals vastgelegd in de mandatenlijst. •Bij meerdere kostenplaatsen/verbijzonderingen/projecten in een factuur zal de toewijzing van goedkeuring per distributieregel worden bepaald. Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen •In het algemeen, hoe hoog ook het bedrag op de distributiesleutel zal zijn, de goedkeuringsflow zal altijd via de budgethouder van de verbijzondering lopen, indien in de distributiesleutel een verbijzondering is opgenomen. Goedkeuring inkoopfacturen

6 Workflow goedkeuring inkoopfacturen Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen ( vervolg ) Goedkeuring inkoopfacturen

7 Workflow goedkeuring inkoopfacturen Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen ( vervolg ) Goedkeuring inkoopfacturen

8 Workflow goedkeuring inkoopfacturen Facturen op verbijzonderingen en kostenplaatsen ( vervolg ) Goedkeuring inkoopfacturen

9 Workflow goedkeuring inkoopfacturen •Facturen op projecten –In het algemeen, hoe hoog ook het bedrag op de distributiesleutel zal zijn, de goedkeuringsflow zal altijd via de projectmanager van het project lopen. Goedkeuring inkoopfacturen

10 Workflow goedkeuring inkoopfacturen •Facturen op projecten ( vervolg) Goedkeuring inkoopfacturen

11 Workflow goedkeuring inkoopfacturen •Facturen op projecten ( vervolg) Goedkeuring inkoopfacturen

12 Hoe keur ik goed ( of af) ? •Log in in Oracle ( zie handleiding: Inloggen Bass) •Ga naar uw werklijst. Goedkeuring inkoopfacturen • Open de melding in uw werklijst door hierop te klikken.

13 De Melding Goedkeuring inkoopfacturen Hier vindt U de distributie van de factuur. Door middel van dubbelklikken opent U de ingescande factuur Eventuele toelichting van de voorgaande fiatteur Factuur- en leveranciersgegevens Voorgaande fiatteurs

14 De knoppen in de melding Goedkeuring inkoopfacturen • Afgewezen U keurt de factuur af, U vermeldt de reden in het vak Respons

15 De knoppen in de melding Goedkeuring inkoopfacturen • Goedgekeurd U keurt de factuurgoed

16 De knoppen in de melding Goedkeuring inkoopfacturen • Opnieuw toewijzen U zet de melding door naar een andere medewerker, met het verzoek deze melding namens u goed te keuren. U blijft verantwoordelijk voor en eigenaar van de goedkeuring. Indien de medewerker, die namens u dient goed te keuren niet binnen 5 dagen de melding afhandelt, krijgt U een herinneringsmelding en niet de toegewezen persoon!

17 De knoppen in de melding Goedkeuring inkoopfacturen • Aanvraaggegevens U vraagt informatie op middels de knop aanvraaggegevens aan een andere medewerker met betrekking tot de goed te keuren factuur. Vul de gebruikersnaam in van de persoon aan wie u iets wilt vragen. Typ uw vraag in bij aangevraagde gegevens Verzend uw vraag via de knop versturen

18 De knoppen in de melding Goedkeuring inkoopfacturen • Aanvraaggegevens vervolg De medewerker ontvangt een melding inzake de aanvraag in zijn werklijst

19 De knoppen in de melding Goedkeuring inkoopfacturen • Aanvraaggegevens (vervolg) De medewerker ontvangt een melding inzake de aanvraag in zijn werklijst en vult bij response het antwoord in en verstuurt zijn antwoord.

20 De knoppen in de melding Goedkeuring inkoopfacturen • Aanvraaggegevens (vervolg) De fiatteur ontvangt de melding terug in zijn werklijst en ziet bij de actiehistorie het antwoord op zijn gestelde vraag en kan daarna de melding goed- of/ afkeuren.

21 Afwezigheid ( vakantie of langdurige ziekte) Goedkeuring inkoopfacturen 1.Stel uw vakantieregel in. Zie ook handleiding handleidingen mbt het bestelproces deel 7 vakantieregel instellen. 2. Bij langdurige ziekte Laat via het secretariaat een melding maken ( met opgave vervangend fiatteur) aan de helpdesk-finlog, deze stellen dan aan de hand van de ontvangen gegevens de vakantieregel van de fiatteur in.

22 Goedkeuring inkoopfacturen


Download ppt "Goedkeuring inkoopfacturen Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica november 2009."

Verwante presentaties


Ads door Google