Project Verbetering Bedrijfsvoering VO

Presentatie over: "Project Verbetering Bedrijfsvoering VO"— Transcript van de presentatie:

1 Project Verbetering Bedrijfsvoering VO
Workshop congres 20 maart 2014

2 Activiteiten en resultaten in 2013
Opzet workshop Korte kennismaking (waarom déze workshop, hoe staat het met de bedrijfsvoering op uw school?) Korte uitleg over de opzet van het project Beoordeling van een project-scan Samenvatting van de projectopbrengsten tot dusver Afronding van de workshop Doelen - informatie over het project - aandachtspunten voor de eigen bedrijfsvoering Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

3 Activiteiten en resultaten in 2013
Korte kennismaking Welke school, functie Waarom gekozen voor déze workshop Hoe staat het met de eigen bedrijfsvoering, ‘Klaar voor de toekomst’? Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

4 Activiteiten en resultaten in 2013
Opzet van het project Scan Besluit toelating Analyse en advies door tweetal senior adviseurs Rapport en verbeterplan Uitvoering verbeterplan Slotgesprek Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

5 Activiteiten en resultaten in 2013
Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding en uitvoering tranche 2013 Productie instrumentarium: scan, werkwijze, analysemodel, lijst documenten en rekentool Presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad (november 2013) Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Minstens tien trajecten in tranche 2013 (en al aanmeldingen voor 2014) Eerste algemene conclusies Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

6 Uitvoering tranche 2013 Schoolbestuur vult scan in
Projectleiding interviewt invullende bestuurder(s) telefonisch Besluit ja/nee toelating tot het project Samenstelling projectduo (expertise/geen band) Documentstudie, rekentool Gesprek 1 Rapport Gesprek 2 Eindrapport met PvA Uitvoering door bestuurders (link met RvT) Eindgesprek na zes maanden

7 Management & Organisatie Processen & Procedures
Financiële functie binnen de organisatie is kwalitatief en kwantitatief goed bezet Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze medewerkers zijn duidelijk (functiebeschrijvingen) Binnen de schoolleiding, het bestuur en de Raad van Toezicht is financiële expertise aanwezig Allocatiemodel is transparant P&C-cyclus is beschreven en geïmplementeerd AO/IC is beschreven en geïmplementeerd Mandaten zijn duidelijk Inkoopproces ligt vast Er is procuratieregeling (voor formatie en materiële uitgaven) Er wordt gewerkt met kaderbrief begroting Er is een recente risicoanalyse Werking van de gebruikte systemen is goed ICT is gewaarborgd Er is aansluiting tussen personeel en financieel systeem Kwaliteit van de data is betrouwbaar, o.m. door afspraken over vastlegging (bijv. codering) Er is integrale managementinformatie Men beschikt over relevante kengetallen (Meerjaren)begroting en (meerjaren)formatieplan zijn van goede kwaliteit (onderbouwd door o.m. investerings- en onderhoudsplan) Organisatiestrategie is duidelijk Organisatiestructuur is transparant en adequaat Besturingsmodel is duidelijk en functioneert Managementstatuut en Toezichtskader functioneren in de praktijk Rapportages aan CvB en RvT zijn adequaat Management & Organisatie Systemen & Informatievoorziening Kennis & Kunde & Kunde Processen & Procedures Cultuur Analysemodel Project Verbetering Bedrijfsvoering VO, versie 0.1

8 Activiteiten en resultaten in 2013
Documentanalyse - organogram - meerjaren beleidsplan - de jaarverslagen van de afgelopen drie jaren - managementletters - de actuele begroting - meerjarenbegroting en meerjarenformatieplan - besturingsmodel met visie op financiële functie - overlegstructuur - liquiditeitsplanning - rapportages - P&C kalender - managementstatuut - mandaat/procuratieregeling - functie-/competentieprofiel belangrijkste financiële functies, - opleidings-, ontwikkelings- en coachingsplan. Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

9 Instrument berekening kengetallen
Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

10 Activiteiten en resultaten in 2013
Aan de slag met de scan Deelnemers lezen en bespreken in drie- of viertallen een – fictieve – ingevulde scan. Wat is hun oordeel, is hier sprake van een zwakke bedrijfsvoering en zou dit schoolbestuur moeten worden toegelaten tot het project? Korte plenaire terugkoppeling Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

11 Samenvatting opbrengsten tranche 2013
Diversiteit aan casussen Hoe handelen in transitieproces? Cruciale functies niet of slecht bezet Onjuiste beleidskeuzes Geen borging. Alles hangt aan één persoon Niet durven kiezen. Alleen maar de kaasschaaf Louter beheersmatig Uit de hand gelopen huisvestingsprojecten Verantwoordelijkheden en competenties/instrumentarium matchen niet Te kleine school in een te groot gebouw Nieuw hoofd bedrijfsvoering, waar te beginnen? Kwetsbare éénpitter Evaluatie tranche 2013 Diversiteit aan casussen Hoe handelen in transitieproces? Cruciale functies niet of select bezet Onjuiste beleidskeuzes Geen borging. Alles hangt aan persoon Niet durven kiezen. Alles hangt aan persoon Louter beheersmatig Verantwoordelijkheden en competenties matchen niet

12 Voorlopige conclusies
Project voorziet in behoefte Projectopzet voldoet Schoolbesturen waarderen de aanpak Opbrengst is ook: algemene casussen en leerpunten Schoolbesturen komen in de problemen door niet, te laat of verkeerd handelen van bestuurders (en managers). Financiële problemen ontstaan (vrijwel) nooit door niet beïnvloedbaar onheil van buiten Verbeterplannen van schoolbesturen op het terrein van de bedrijfsvoering zijn vaak te weinig concreet en/of worden onvoldoende gericht uitgevoerd Bestuurders of ‘financials’ die falen qua bedrijfsvoering, lijken elders in de sector gemakkelijk weer aan de slag te komen Er zijn over het algemeen voldoende cijfers voorhanden binnen de schoolorganisaties, maar de benutting laat te wensen over. Trends en risico’s worden vaak niet herkend in de cijfers ‘Van rijk naar arm’ kan een schoolbestuur in een paar jaar overkomen Voorlopige conclusies Project voorziet in behoefte Projectopzet voldoet Schoolbesturen waarderen de aanpak Opbrengst is ook: algemene casussen en leerpunten Schoolbesturen komen in de problemen door niet, te laat of verkeerd handelen van bestuurders (en managers). Financiële problemen ontstaan (vrijwel) nooit door niet beïnvloedbaar onheil van buiten Verbeterplannen van schoolbesturen op het terrein van de bedrijfsvoering zijn vaak te weinig concreet en/of worden onvoldoende gericht uitgevoerd Bestuurders of ‘financials’ die falen qua bedrijfsvoering, lijken elders in de sector gemakkelijk weer aan de slag te komen Er zijn over het algemeen voldoende cijfers voorhanden binnen de schoolorganisaties, maar de benutting laat te wensen over. Trends en risico’s worden vaak niet herkend in de cijfers ‘Van rijk naar arm’ kan een schoolbestuur in een paar jaar overkomen

13 Activiteiten en resultaten in 2013
Opbrengsten 2013 Workshopdeelnemers bespreken in drie- of viertallen de opbrengst Herkent men de problemen? Lijkt dit een dwarsdoorsnede van de sector? Hebben zij tips voor het sectorbreed uitdragen van de leerpunten van het project? Korte plenaire terugkoppeling Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

14 Afronding van de workshop
Informatie over de tranche 2014 Overige vragen en opmerkingen Activiteiten en resultaten in 2013 Pilotfase m.m.v. Ernst & Young (4 besturen) Voorbereiding tranche 2013 - scan - werkwijze - presentatie in werkgroep Bedrijfsvoering VO-raad Werving adviseurs (8 uit 35 geselecteerd) Communicatie met leden VO-raad Selectie deelnemers (11 uit 14 geselecteerd) Tien trajecten in 2013, 1 in 2014 Eerste algemene conclusies

15