Microsoft® Office Excel® 2007-opleiding

Presentatie over: "Microsoft® Office Excel® 2007-opleiding"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Excel® 2007-opleiding
[Notas aan die opleier: Vir gedetailleerde hulp om hierdie sjabloon pas te maak, kyk na die heel laaste skyfie. Kyk ook vir bykomende lesteks in die notas-ruit van sommige skyfies. Skep jou eerste werkboek

2 Kursusinhoud Oorsig: Waar om te begin?
Les 1: Maak kennis met die werkboek Les 2: Voer data in Les 3: Redigeer data en hersien werkblaaie Elke les sluit ’n lys van voorgestelde take en ’n stel toetsvrae in.

3 Oorsig: Waar om te begin?
Jy is gevra om data in Excel 2007 in te voer, maar jy het nog nooit met Excel gewerk nie. Waar begin jy? Of dalk het jy met Excel gewerk, maar wonder nog hoe om sommige van die basiese dinge, soos die invoer en redigering van teks en getalle, of die byvoeg of skrap van kolomme en rye te doen. Hier leer jy die vaardighede wat jy nodig het om in Excel te werk, vinnig en met min ophef.

4 Kursusdoelwitte Skep ’n nuwe werkboek. Voer teks en getalle in.
Redigeer teks en getalle. Voeg in en skrap kolomme en rye.

5 Maak kennis met die werkboek
Les 1 Maak kennis met die werkboek

6 Maak kennis met die werkboek
Wanneer jy met Excel begin, word jy in die gesig gestaar met ’n groot leë rooster bestaande uit kolomme, rye en selle. Indien jy onbekend is met Excel wonder jy dalk wat jy volgende moet doen. Daarom sal hierdie kursus begin deur jou te help om gemaklik te raak met sommige basiese beginsels van Excel wat jou sal lei wanneer jy data in Excel invoer. Wat anders sien jy wanneer jy met Excel begin? Daar is letters dwarsoor die bokant en syfers af aan die linkerkant. En daar is oortjies aan die onderkant genaamd Blad1, Blad2, ensovoorts.

7 Die Strook Die band aan die bokant van die Excel venster word die Strook genoem. Tuis Voeg in Skrap Sorteer & Filtreer Formateer Selle Besig om te redigeer Die Strook bestaan uit verskillende oortjies, waarvan elk verwant is aan spesifieke soorte werk wat ’n mens in Excel doen. Jy klik die oortjies aan die bokant van die Strook om die verskillende opdragte op elke oortjie te sien.

8 Die Strook Die Tuis-oortjie, eerste aan die linkerkant, bevat die alledaagse opdragte wat ’n mens die meeste gebruik. Tuis Voeg in Skrap Sorteer & Filtreer Formateer Selle Besig om te redigeer Die prent illustreer Tuis-oortjie-opdragte op die Strook. Die Strook strek oor die bokant van die Excel-venster. Opdragte op die Strook is georganiseer in klein verwante groepe. Byvoorbeeld, opdragte om met die inhoud van selle te werk, is saam gegroepeer in die Redigering-groep en opdragte om met selle self te werk, is in die Selle-groep.

9 Werkboeke en werkblaaie
Wanneer jy met Excel begin, maak jy ’n lêer oop wat ’n werkboek genoem word. Elke nuwe werkboek het drie werkblaaie waarin jy data invoer. Boek1 – Microsoft Excel Hoe dit gedoen word. Blad1 Blad2 Blad3 Wat hier getoon word, is ’n blanko werkblad in ’n nuwe werkboek. Werkblaaie is soos bladsye in ’n dokument in dié opsig dat jy jou teks en getalle daar invoer. Werkblaaie word soms "spreiblaaie" genoem. Die eerste werkboek wat jy sal oopmaak, word Boek1 genoem. Hierdie titel kom voor in die balk aan die bokant van die venster totdat jy die werkboek onder jou eie titel stoor.

10 Werkboeke en werkblaaie
Wanneer jy met Excel begin, maak jy ’n lêer oop wat ’n werkboek genoem word. Elke nuwe werkboek het drie werkblaaie waarin jy data invoer. Boek1 – Microsoft Excel Hoe dit gedoen word. Blad1 Blad2 Blad3 Wat hier getoon word, is ’n blanko werkblad in ’n nuwe werkboek. Byvoorbeeld, beskik jy dalk oor blad-oortjies wat Januarie, Februarie en Maart genoem word vir begrotings of studentepunte vir daardie maande of Noordkus en Weskus vir verkoopsareas, ensovoorts. Blad-oortjies kom voor aan die onderkant van die venster. Dit is ’n goeie idee om die blad-oortjies te herbenoem ten einde die inligting op elke blad makliker te identifiseer.

11 Werkboeke en werkblaaie
Jy wonder dallk ook hoe om ’n nuwe werkboek te skep. Boek1 – Microsoft Excel Hoe dit gedoen word. Blad1 Blad2 Blad3 Klik die Microsoft Office Knoppie in die boonste linkerkantse gedeelte van die venster. Wenke: Jy kan werkblaaie byvoeg as jy meer as drie nodig het. Of indien jy nie drie nodig het nie, kan jy een of twee skrap (maar jy hoef dit nie te doen nie). Jy kan ook sleutelbord-kortpaaie gebruik om tussen blaaie te beweeg. Klik Nuwe. In die Nuwe Werkboek-venster, klik Blanko Werkboek.

12 Kolomme, rye en selle Werkblaaie word verdeel in kolomme, rye en selle. Dit is die rooster wat jy sien wanneer jy ’n werkboek oopmaak. Kolomme loop van bo na onder op die werkblad, vertikaal. Elke kolom het ’n alfabetiese opskrif aan die bokant. Rye loop dwars oor die werkblad, horisontaal. Elke ry het ook ’n opskrif. Ry-opskrifte is getalle vanaf 1 tot 1,048,576. Meer aangaande kolomme: Die eerste 26 kolomme word geëtiketeer met letters vanaf A tot Z. Elke werkblad bevat 16,384 kolomme in totaal; na Z begin die letters dus weer, in pare AA tot AZ. Na AZ begin die letterpare weer met kolomme BA tot BZ ensovoorts totdat al die 16,384 kolomme alfabetiese opskrifte het en dit met XFD eindig.

13 Kolomme, rye en selle Werkblaaie word verdeel in kolomme, rye en selle. Dit is die rooster wat jy sien as jy ’n werkboek oopmaak. Die alfabetiese opskrifte van die kolomme en die numeriese opskrifte van die rye dui aan waar jy in ’n werkblad is as jy ’n sel klik. Jy sal in die volgende seksie meer aangaande selverwysings leer. Die opskrifte kombineer om die sel-adres te vorm. Byvoorbeeld, die sel by die interseksie/kruising van kolom A en ry 3 word sel A3 genoem. Dit word ook genoem die selverwysing.

14 Selle is waar die data gehou word
Selle is waar jy eintlik regtig begin en data in ’n werkblad invoer. Die prent aan die linkerkant toon wat jy sien wanneer jy ’n werkboek oopmaak. Die eerste sel in die boonste linkerkantse hoek van die werkblad is die aktiewe sel. Dit word omlyn in swart wat aandui dat enige data wat jy invoer daarheen gaan. Die eerste sel (of een daar naby) is in die meeste gevalle ’n goeie plek om data te begin invoer.

15 Selle is waar die data gehou word
Jy kan data invoer waar jy wil deur enige sel in die werkboek te klik om die sel te kies. Enige sel wat jy kies, word die aktiewe sel. Soos voorheen beskryf, word dit in swart omlyn. Die opskrifte van die kolom en ry waarin die sel geleë is, word ook verlig.

16 Selle is waar die data gehou word
Jy kan data invoer waar jy wil deur enige sel in die werkboek te klik om die sel te kies. Byvoorbeeld, as jy ’n sel in kolom C in ry 5 kies soos aangetoon in die prent aan die regterkant: Kolom C is verlig. Ry 5 is verlig.

17 Selle is die plek waar data staan
Jy kan data invoer waar jy wil deur enige sel in die werkboek te klik om die sel te kies. Byvoorbeeld, as jy ’n sel in kolom C in ry 5 kies soos aangetoon in die prent aan die regterkant: Die aktiewe sel, C5 in hierdie geval, is omlyn. En die naam daarvan—ook bekend as die sel-verwysing—word in die Naamblok in die boonste linkerkantse hoek van die werkblad getoon.

18 Selle is waar die data gehou word
Die omlynde sel, verligte kolom en sel- opskrifte, en die voorkoms van die selverwysing in die Naamblok maak dit maklik vir jou om te sien dat C5 die aktiewe sel is. Hierdie aanduiders is nie so belangrik wanneer jy reg bo-aan die werkblad in die heel eerste paar selle werk nie. Maar as jy verder en verder af of dwarsoor die werkblad werk, kan dit jou regtig uithelp. Hoe kan hierdie aanduiders help? Op elke werkblad is daar 17,179,869,184 selle om in te werk. Jy kan verlore raak sonder die selverwysing wat vir jou aandui waar jy is. Dit is ook belangrik om bekend te wees met die selverwysing indien jy iemand moet vertel waar spesifieke data op die werkblad geleë is of ingevoer moet word.

19 Oefenvoorstelle Herbenoem ’n werkblad-oortjie
Beweeg vanaf een werkblad na ’n ander. Voeg kleur by werkblad-oortjies. Voeg by en skrap werkblaaie. Hersien kolom-opskrifte en gebruik die Naamblok.

20 Toets 1, vraag 1 Jy benodig ’n nuwe werkboek. Hoe skep jy een? (Kies een antwoord.) In die Selle-groep, klik Voeg in en klik dan Voeg Blad in. Klik die Microsoft Office-knoppie en klik dan Nuwe. In die Nuwe Werkboek-venster, klik Blanko werkboek. In die Selle-groep, klik Voeg in en klik dan Werkboek.

21 Toets 1, vraag 1: Antwoord Klik die Microsoft Office-knoppie en klik dan Nuwe. In die Nuwe Werkboek-venster, klik Blanko werkboek.

22 Toets 1, vraag 2 Die Naamblok toon die inhoud van die aktiewe sel. (Kies een antwoord.) Waar. Vals.

23 Toets 1, vraag 2: Antwoord Vals.
Die Naamblok verskaf aan jou die selverwysing van die aktiewe sel. Jy kan ook die Naamblok gebruik om ’n sel te kies deur die selverwysing in die blok te tik.

24 Toets 1, vraag 3 In ’n nuwe werkblad moet jy begin deur in sel A1 te tik. (Kies een antwoord.) Waar. Vals.

25 Toets 1, vraag 3: Antwoord Vals.
Jy is vry om te swerf en op enige plek waar jy wil, te tik. Klik in enige sel en begin tik. Maar moenie lesers laat rol om data te sien wat net sowel in sel A1 of A2 kon begin het nie.

26 Les 2 Voer data in

27 Voer data in Jy kan Excel gebruik om alle soorte data, professioneel of persoonlik, in te voer. Jy kan twee basiese soorte data in werkbladselle invoer: syfers en teks. Studentepunte Verkopeverslag Vakansie-uitgawes Jy kan Excel dus gebruik om begrotings te skep, met belasting te werk, studentepunte of bywoningsyfers vas te lê of produkte wat jy verkoop, te lys. Jy kan selfs daaglike oefeninge aanteken, jou verlies aan gewig volg, of navolg wat die koste van verbeterings aan jou huis beloop. Die moontlikhede is werklik oneindig. Laat ons nou na data-invoer kyk.

28 Neem jou lesers in ag: begin met kolomtitels
Wanneer jy data invoer, is dit ’n goeie idee om te begin met die invoer van titels aan die bokant van elke kolom. A B C D E F 1 2004 2005 2006 2007 2008 2 Avontuurwerke 3 Baldwin-wetenskapsmuseum 4 Contoso Op hierdie manier kan enigeen wat jou werkblad deel, verstaan wat die data beteken (en jy sal dit self ook lateraan verstaan). Jy wil dikwels ook ry-titels invoer.

29 Neem jou lesers in ag: begin met kolomtitels
Die werkblad in die prent toon werklike en verwagte tendense oor verskeie jare heen. A B C D E F 1 2004 2005 2006 2007 2008 2 Avontuurwerke 3 Baldwin-wetenskapsmuseum 4 Contoso Daar word kolom- en ry-titels gebruik: Die kolomtitels dwarsoor die bokant van die werkblad, dui jare aan. Die ry-titels af aan die linkerkant is maatskappyname.

30 Begin tik Veronderstel jy skep ’n naamlys van verkoopspersoneel.
Die lys sal ook die datums van verkope, tesame met hulle bedrae bevat. A B C D 1 Naam Datum Bedrag 2 3 4 5 Jy benodig dus hierdie kolomtitels: Naam, Datum en Bedrag. Jy benodig nie ry-titels af aan die linkerkant van die werkblad nie; die verkoopspersoneel se name sal in die heel linkerkantste kolom wees.

31 Begin tik Veronderstel jy skep ’n naamlys van verkoopspersoneel.
Die lys sal ook die datums van verkope, tesame met hulle bedrae bevat. A B C D 1 2 3 4 5 Naam Datum Bedrag Die prent illustreer die proses om die inligting te tik en van sel tot sel te beweeg: Tik Naam in sel A1 en druk TAB. Tik dan Datum in sel B1, druk TAB en tik Bedrag in sel C1.

32 Begin tik Veronderstel jy skep ’n naamlys van verkoopspersoneel.
Die lys sal ook die datum van verkope, tesame met hulle bedrae bevat. A B C D 1 2 3 4 5 Naam Datum Bedrag Buchanan Suyama Peacock Die prent illustreer die proses om die inligting te tik en van sel tot sel te beweeg: Nadat die kolomtitels getik is, klik in sel A2 om die verkoopspersoneel se name te begin tik. Tik die eerste naam en druk dan ENTER om die keuse met een sel af in die kolom na sel A3 te beweeg. Tik dan die volgende naam, ensovoorts.

33 Voer datums en tye in Excel belyn teks aan die linkerkant van selle, maar belyn datums aan die regterkant van selle. A B C D 1 2 3 4 5 Naam Datum Bedrag Buchanan 05/03/2009 Suyama 06/05/2009 Peacock 05/05/2009 Om ’n datum in kolom B, die Datum-kolom in te voer, behoort jy ’n vorentoestreep of ’n kommapunt te gebruik om die dele te skei: 7/16/2009 of 16-Julie Excel sal albei as ’n datum herken.

34 Voer getalle in Excel belyn getalle aan die regterkant van selle. A B
1 2 3 4 5 Naam Datum Bedrag Buchanan 05/03/2009 5500 Suyama 06/05/2009 6300 Peacock 05/05/2009 4180

35 Voer getalle in Ander getalle en hoe om hulle in te voer
Om breuke in te voer, laat ’n spasie tussen die heelgetal en die breuk. Byvoorbeeld, 1 1/8. Om slegs ’n breuk in te voer, voer eers ’n nul in, byvoorbeeld 0 1/4. Indien jy 1/4 sonder die nul invoer, sal Excel die getal as ’n datum, Januarie 4 interpreteer. Indien jy (100) tik om ’n negatiewe getal deur middel van hakies aan te dui, sal Excel die getal as -100 vertoon.

36 Oefenvoorstelle Voer data in deur TAB en ENTER te gebruik.
Maak foute reg terwyl jy tik. Voer datums en tye in. Voer getalle in.

37 Toets 2, vraag 1 Deur ENTER te druk, word die keuse een sel na regs geskuif. (Kies een antwoord.) Waar. Vals.

38 Toets 2, vraag 1: Antwoord Vals.
Deur ENTER te druk, word die keuse afgeskuif. Deur TAB te druk, word die keuse na regs geskuif.

39 Toets 2, vraag 2 Watter van hierdie sal Excel as ’n datum herken? (Kies een antwoord.) Februarie 2,6,47. 2-Feb-47.

40 Toets 2, vraag 2: Antwoord 2-Feb-47.
Jy gebruik ’n skuinsstreep of ’n kommapunt om dele van die datum te skei.

41 Redigeer data en hersien werkblaaie
Les 3 Redigeer data en hersien werkblaaie

42 Redigeer data en hersien werkblaaie
Almal maak foute. Selfs data wat jy reg ingevoer het, kan later bywerkings benodig. Soms benodig die hele werkblad ’n verandering. Voeg Kolom in Redigeer Data 13256 123456 Voeg Ry in Veronderstel dat jy reg in die middel van jou werkblad nog ’n kolom met data moet byvoeg. Of veronderstel dat jy werknemers een per ry in alfabetiese volgorde lys—wat doen jy as jy ’n nuwe persoon in diens neem? Hierdie les wys jou hoe maklik dit is om data te redigeer, en werkbladkolomme en rye by te voeg en te skrap.

43 Redigeer data Veronderstel dat jy in sel A2 wou invoer, maar voer toe per abuis 4500 in. Wanneer jy die fout raaksien, is daar twee maniere om dit reg te maak. 4500 2007 2008 2009 4500 2700 3900 Hersien Dubbelklik ’n sel om die data daarin te redigeer. Of, nadat jy in die sel geklik het, redigeer jy die data in die Formulebalk. Nadat jy die sel met behulp van een van die twee metodes gekies het, toon die werkblad Redigeer in die statusbalk in die onderste linkerkantste hoek.

44 Redigeer data Wat is die verskil tussen die twee metodes?
Jou gerief. Jy vind dit dalk makliker om met die Formulebalk of die sel self te werk. 4500 2007 2008 2009 4500 2700 3900 Hersien Hier volg nou hoe jy veranderinge op een van die twee plekke kan aanbring: Skrap letters of syfers deur BACKSPACE te druk of deur hulle te kies en dan DELETE te druk. Redigeer letters en syfers deur hulle te kies en dan iets anders te tik.

45 Redigeer data Wat is die verskil tussen die twee metodes?
Jou gerief. Jy vind dit dalk makliker om met die Formulebalk of die sel self te werk. 4500 2007 2008 2009 4500 2700 3900 Hersien Hier volg nou hoe jy veranderinge op een van die twee plekke kan aanbring: Voeg nuwe letters en syfers in die sel se data by deur die merker te posisioneer en te tik.

46 Redigeer data Wat is die verskil tussen die twee metodes?
Jou gerief. Jy vind dit dalk makliker om met die Formulebalk of die sel self te werk. 5400 2007 2008 2009 5400 2700 3900 Hersien Wat jy ookal doen, onthou om wanneer jy met almal klaar is ENTER of TAB te druk, sodat jou veranderinge in die sel behoue bly. Nota: Terwyl die werkblad in redigeermodus is, is baie van die opdragte tydelik nie beskikbaar nie (hulle is grys op die Strook).

47 Verwyder dataformatering
Verrassing! Iemand anders het jou werkblad gebruik, ’n hoeveelheid data ingevul en die getal in sel B6 vetdruk en rooi gemaak om te beklemtoon dat die laagste volume was. A B Tuis 2007 2008 5400 2700 A B 2007 2008 5400 Maak alles skoon Maak Formatering skoon A B 2007 2008 5400 4000 Maar daardie volume het verander. Jy wil die situasie regstel.

48 Verwyder dataformatering
Verrassing! Iemand anders het jou werkblad gebruik, ’n hoeveelheid data ingevul en die getal in sel B6 vetdruk en rooi gemaak om te beklemtoon dat die laagste volume was. A B Tuis 2007 2008 5400 2700 A B 2007 2008 5400 Maak alles skoon Maak Formatering skoon A B 2007 2008 5400 4000 Soos die prent toon: Die oorspronklike getal was vetdruk en rooi geformateer. Skrap dus die getal. Voer nou ’n nuwe getal in. Maar dit is steeds vetdruk en rooi! Wat gaan aan?

49 Verwyder dataformatering
Wat nou gebeur, is dat die sel self en nie data in die sel nie, geformateer word. A B Tuis 2007 2008 5400 2700 A B 2007 2008 5400 Maak alles skoon Maak Formatering skoon A B 2007 2008 5400 4000 Wanneer jy dus data met spesiale formatering skrap, moet jy ook die formatering uit die sel skrap. Totdat jy dit doen, sal enige data wat jy in die sel invoer spesiaal geformateer word.

50 Verwyder dataformatering
Hier volg nou hoe jy formatering verwyder. A B Tuis 2007 2008 5400 2700 A B 2007 2008 5400 Maak alles skoon Maak Formatering skoon A B 2007 2008 5400 4000 Klik in die sel en dan op die Tuis-oortjie, in die Redigering-groep, klik die pyltjie op Maak skoon . Klik Maak Formatering skoon, wat formatering uit die sel verwyder. Anders kan jy Maak alles skoon klik om beide die data en die formatering terselfdertyd te verwyder.

51 Voeg ’n kolom of ry by Nadat data ingevoer is, vind jy dalk dat dit nodig is om kolomme of rye by te voeg om bykomende inligting te hou. Is dit nodig dat jy voor begin? Natuurlik nie. Voeg in Voeg Selle in... Voeg Rye in Voeg Kolomme in Voeg Blad in Om ’n enkele kolom in te voeg: Klik enige sel in die kolom direk regs vanwaar jy die nuwe kolom wil plaas. Op die Tuis-oortjie, in die Sel-groep, klik die pyltjie op Voeg in. Op die aftrekkieslys, klik Voeg Bladkolomme in. ’n Nuwe blanko kolom word ingevoeg.

52 Voeg ’n kolom of ry by Nadat data ingevoer is, vind jy dalk dat dit nodig is om kolomme of rye by te voeg om bykomende inligting te hou. Is dit nodig dat jy voor begin? Natuurlik nie. Voeg in Voeg Selle in... Voeg Rye in Voeg Kolomme in Voeg Blad in Om ’n enkele ry in te voeg: Meer oor stap 1: Byvoorbeeld, om ’n nuwe ry tussen ry 4 en ry 5 in te voeg, klik ’n sel in ry 5. Klik enige sel in die ry direk onder waar jy die nuwe ry wil plaas. In die Selle-groep, klik die pyltjie op Voeg in. Op die aftrekkieslys, klik Voeg Bladrye in. ’n Nuwe blanko ry word ingevoeg.

53 Oefenvoorstelle Redigeer data. Skrap formatering uit ’n sel.
Werk in Redigeermodus. Voeg in en skrap kolomme en rye.

54 Toets 3, vraag 1 Wat doen jy eerste om die formatering in ’n sel te skrap? (Kies een antwoord.) Skrap die sel-inhoud. Klik Formateer in die Selle-groep op die Tuis-oortjie. Klik Maak skoonin die Redigeer-groep op die Tuis-oortjie.

55 Toets 3, vraag 1: Antwoord Klik Maak skoon in die Redigeer-groep op die Tuis-oortjie. Klik dan Maak Formatering skoon.

56 Toets 3, vraag 2 Om ’n kolom by te voeg, klik ’n sel regs vanwaar jy die nuwe kolom wil byvoeg. (Kies een antwoord.) Waar. Vals.

57 Toets 3, vraag 2: Antwoord Waar.
Dan op die Tuis-oortjie in die Selle-groep, klik die pyltjie op Voeg in en klik Voeg Bladkolomme in om die kolom in te voeg.

58 Toets 3, vraag 3 Om ’n nuwe ry in te voeg, klik in ’n sel direk bokant waar jy die nuwe ry wil invoeg. (Kies een antwoord.) Waar. Vals.

59 Toets 3, vraag 3: Antwoord Vals.
In plaas daarvan klik jy enige sel in die ry direk onder waar jy die nuwe ry wil invoeg.