Presentatie Afdeling Zalen- en Faciliteitenverhuur Erasmus Facilitair Bedrijf Presentatie Afdeling Zalen- en Faciliteitenverhuur 2013 Dinsdag 3 september 2013 11.00 – 12.30 uur

Agenda Afdeling Zalen- en Faciliteitenverhuur Pers en Voorlichting Vervolg Zalen- en Faciliteitenverhuur Erasmus Paviljoen Vragen??? Rondleiding Paviljoen

Zalen en Faciliteiten Verhuur Zaalplanning Inroosteren onderwijs Overige niet-commerciële bijeenkomsten E-mail: zaalplanning@efb.eur.nl Tel: 010 – 408 1005 ma t/m vr 08.30-17.00 Contactpersoon: Monique Mabélis Angelique Hoevenberg Semret Kahsai kamer PT-16 Zalenverhuur Q-gebouw & Faculty Club AV faciliteiten Faculty Club E-mail: sales@ vanderlindecatering.nl Tel: 010 – 408 2752 E- mail : Tel: 010 – 408 1063 Expo- & Congrescentrum M-gebouw Verhuur zalen en (audiovisuele) faciliteiten E-mail : eecc@efb.eur.nl Tel: 010 – 408 1081 Contactpersonen: Mike van Os Daisy Zevenbergen kamer MB-49 Evenementen Coördinatie van evenementen Verhuur (audiovisuele) faciliteiten niet-commerciële zalen evenementen@efb.eur.nl Tel: 010 – 408 1107 Viola ten Berg Liesbeth Timmer kamer PT-18

Zaalplanning Planning zalen voor regulier onderwijs & overige niet-commerciële bijeenkomsten Aanvragen kan als volgt: Aanvragen via de website http://www.eur.nl/efb/zalenverhuur/onderwijsruimte/aanvraagformulier/ (formulier volledig invullen!!!) Aanvragen én annuleren uiterlijk 1 werkdag van te voren vóór 12.00 uur bij vergaderingen en kleine bijeenkomsten zonder gastspreker Aanvragen uiterlijk 4 weken van te voren bij grote bijeenkomsten en met gastspreker Nuttige informatie: Aanvragen op zaterdag; vanaf 13.00 uur (gedeelde) beveiligingskosten Op zaterdag geen facilitaire ondersteuning aanwezig, alleen op aanvraag tegen kosten

VIP’s, Media & Publiciteit Nodig je bij je evenement een hooggeplaatste persoon/sprekers uit? Zaalaanvraag per e-mail via zaalplanning, uiterlijk 4 weken van te voren Goed overleg met Evenementen, ook 4 weken van te voren Wij raadplegen College van Bestuur & beveiliging Houd rekening met beveiligingskosten (bv. detectiepoortjes) Sommige personen zijn ineens wereldnieuws (denk Geert Wilders) en worden bedreigd > meer kosten aan beveiliging nodig! Denk er niet te makkelijk over! Belangrijk evenement? Licht afdeling Pers & Voorlichting in Via press@eur.nl of 010 – 408 1216 Meer informatie http://www.eur.nl/nieuws Evenement wordt dan vermeld op EUR site Ook filmverklaringen via Persvoorlichting

Diverse weetjes 1/3 Collegezalen Voorzieningen in de collegezalen zijn terug te vinden op de website: http://www.eur.nl/efb/zalenverhuur/onderwijsruimte/zalenoverzicht/ Internet gebruiken? Altijd inloggen met ERNA-account. Verplaatsen meubilair; alleen IN de zaal, MITS in originele opstelling teruggezet Meubilair mag niet op gang worden gezet en geen meubilair uit andere zalen halen Onnodig werk voor O/AV ondersteuners Vervelend voor gebruiker erna Zoek of kapot? Dan rekening voor gebruiker V-gebouw en T-gebouw, 18e verdieping Zalen geschikt voor PGO (probleem gestuurd onderwijs) Maximaal 14 personen

Diverse weetjes 2/3 Vlaggenmasten Aanvragen via EFB Servicedesk Locatie: bij het A-gebouw in de Singellaan 2 Vlaggen aanleveren, voorkeur maat 1,50 x 2,25 m €23,33 per week. Standplekken ; promoot je vereniging! Evenementen toestemming vragen voor te gebruiken stand Plattegronden, voorwaarden informatie via www.eur.nl/efb/zalenverhuur/evenementen Aangevraagd, toch leeg, niet geannuleerd? € 25,00 administratiekosten Billboards Billboards via Max Tension, aanleverspecificaties via http://www.eur.nl/efb/zalenverhuur/evenementen/billboards/ Vaste periode van 4 weken te huur Drie locaties: 1. rotonde hoofdingang 2. Singellaan, bij zaal CT-1 3. Collegelaan (tijdelijke locatie) Prijs per bord € 400 (excl. BTW)

Diverse weetjes 3/3 Ecobins ; posterverhuur via prullenbakken Aanvragen via Ecobins Nederland T: 038 - 33 88 555 E: info@ecobin.nl Per ecobin 2 posters aanleveren, A1 formaat Stoepborden Dubbelzijdige stoepborden met verzwaarde voet. Locaties aanvragen via EFB Servicedesk Zelf borden aanschaffen! Monitoren C-gebouw 4 stuks Aanvragen bij EFB Servicedesk

Plaza en vijver Geschikt voor activiteiten en evenementen; geen promotiematerialen Plaza verdeeld in vakken A t/m K Aanvragen via de Afdeling Evenementen

Faculty Club (H-gebouw, 17de verdieping) Zalenverhuur Faculty Club (H-gebouw, 17de verdieping) Erasmus Expo- en Congrescentrum (M-gebouw) Nuttige informatie: Voor deze zalen geldt zaalhuur Voor externe cateraars gelden andere voorwaarden In de Faculty Club is van der Linde catering vaste cateraar Kijk voor informatie ook op www.eecc-rotterdam.nl of voor Faculty Club op www.facultyclub-rotterdam.nl Q-gebouw

Verhuur van faciliteiten & audiovisuele middelen Evenementen Verhuur van faciliteiten & audiovisuele middelen Vermelden bij aanvraag: Soort evenement Benodigde faciliteiten Aanvragen kan als volgt: Aanvragen per e-mail Aanvragen én annuleren uiterlijk 1 werkdag van te voren vóór 12.00 uur Bij grote bijeenkomsten of evenementen aanvragen minimaal 4 weken van te voren Nuttige informatie Voor welke faciliteiten kan je terecht bij Evenementen? Denk aan: Coördinatie van evenementen Bloemen & bloemstukken Meubilair Uitrijkaarten & afzetten parkeerplaatsen Cateringruimte Extra geluid, licht & audiovisueel waar niet beschikbaar in zaal Schoonmaak Aanvragen promotionele cateringactiviteiten Aanleveren gegevens externe cateraars Advisering & overleg Kijk ook op onze website ! www.eur.nl/efb/zalenverhuur/evenementen

Servicedesk Geen aanvragen voor zalen en audiovisuele apparatuur! Één loket voor alle vragen, verzoeken, storingen en/of klachten Balie : C-gebouw / M-gebouw E-mail : servicedesk@efb.eur.nl Tel : 010 – 408 1155 Aanvragen promotie Middelen Stand plekken Stempelen posters Flyeren Sleutel Uitgifte draaideuren T-gebouw klemmen banner verhuizing schoonmaak e.d. Geen aanvragen voor zalen en audiovisuele apparatuur!

Catering Albron – huiscateraar Erasmus Universiteit Externe cateraar Aanvragen kan als volgt Albron via telefoon 010 – 408 24 15 Voor informatie kijk op http://www.eur.nl/efb/eten_drinken/evenementen_vergaderservices Catering in zalen met vast meubilair niet toegestaan; kan alleen op standplekken in C, L en T. Deze plekken kun je aanvragen bij Evenementen. Externe cateraar Aanvragen kan als volgt Via Evenementen Voor voorwaarden en informatie kijk op http://www.eur.nl/efb/zalenverhuur/evenementen/catering_evenementen Bij inzet externe cateraar, reglement ondertekenen en inleveren Erkende cateraar! Geen faciliteiten aanwezig voor bereiden op locatie, etenswaren kant-en-klaar aanleveren Promotionele catering activiteiten Aanvragen kan als volgt Uitdelen alleen vóór 11.00 en na 14.00 uur Maximaal 400 porties Actie 1x per evenement/promotieperiode Alleen voorverpakte etens- en drankwaren (let op houdbaarheidsdatum) Verse etens- en drankwaren alleen door erkende cateraar

Universiteitsbibliotheek Uitbreiding Plaza en Garage Campus in Ontwikkeling De afgelopen maanden is er hard gewerkt aan het ‘Campus hart’. Het Plaza, de ondergelegen parkeergarage en het Erasmus Paviljoen zijn opgeleverd. Komende periode: MFO-gebouw Universiteitsbibliotheek Uitbreiding Plaza en Garage Wil je op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op de campus? Like Campuslife op Facebook of kijk op Twitter. Campus Plaza Erasmus Plaza

Erasmus Paviljoen Campus Plaza Erasmus Plaza Artist impressi Gluren in de parkeergarage in aanbouw Oplevering februari 2013 Artist impressi Erasmus Paviljoen