Ombudsdienst Letteren OMBUDSDIENST & EXAMENS december 2015 WELKOM!

Inhoud van de sessie Introductie: examenreglement en ombudsdienst Examenregeling, -commissie en resultaten Toleranties en derde examenperiode Faciliteiten/examenspreiding Informatiekanaal: studentenportaal Verloop schriftelijke en mondelinge examens

Examenreglement Verplichte lectuur: o Onderwijs- en examenreglement Onderwijs- en examenreglement o Wijst op je rechten en plichten

Examenreglement Enkele belangrijke punten: o Identiteitsbewijs kunnen voorleggen (art. 46) o Maximum twee examenkansen per vak per jaar. Als je niet deelneemt, vervalt een kans (art. 89) o Sancties bij fraude: van opnieuw examen afleggen tot weigering tot inschrijven aan de KUL voor twee academiejaren (art. 86) o Minstens 20 minuten voorbereidingstijd bij mondeling examen (art. 65) Uitzondering bij taalexamens! o Examinator mag resultaat niet meedelen tijdens examen (art. 61) o Afmelden voor examens gebeurt via het IER (art. 50) Zeer belangrijk dat je dat doet. Verplicht volgens het OER. Bovendien kwestie van beleefdheid naar je docenten toe!

Ombuds = Bemiddelaar tussen studenten en professoren bij verplaatsingen, in geschillen, bij fraudegevallen… (art. 57) Bevoegdheden: Verplaatsing van examens (art. 58) o Enkel om zwaarwichtige redenen! o Is geen recht!  Meld ziekte wel altijd! Ga naar de dokter! o De ombuds beslist soeverein Raadgevende stem op beraadslagingen (art. 58) Doorverwijzing naar hulpverlenende diensten Bemiddeling voor studenten met examenfaciliteiten (art. 51) Probleem/problematische situatie tijdens de examens?  Breng je ombuds meteen op de hoogte!

Ombudsdienst: contact Hoe contacteer je de ombudsdienst? Mail naar - vermeld je opleiding in de onderwerpregel - vermeld vaknummer, examinatoren,... - vermeld altijd je studentennummer in je - gebruik je studentenmail, je ombuds mailt niet terug naar andere mailadressen zoals hotmail, gmail,... “ De officiële communicatie tussen de KU Leuven en de studenten verloopt via het KU Leuven-studentenmailadres. Ingeschreven studenten moeten met regelmaat hun mails op dat mailadres lezen en kunnen zich niet op het niet-lezen ervan beroepen om aan verplichtingen/wijzigingen te ontkomen.” (art. 99)

Ombudsdienst: noodgeval Dringende vraag? Treinvertraging? Locatie examen? Bel je ombuds tijdens de kantooruren:  016/ Enkel indien vaste lijn niet bereikbaar is:  0470/ alleen tijdens de kantooruren en bij dringende problemen op zaterdag!

De examenregeling Kan je vinden in je IER (via KU Loket) Definitief 5 weken voor de start van de examenperiode Je bent beschikbaar gedurende heel de examenperiode  tot en met maandag 01/02/2016 (= facultaire inhaaldag) o Inhaaldag juni: 27/6/2016 o Inhaaldag september: 6/9/2016 Inhaalexamen om zwaarwichtige reden o Afwezig op het inhaalmoment  geen nieuw examenmoment o Afwezig voor een inhaalexamen zonder geldige reden  gevolgen voor volgende examenperiodes Mondelinge examens Vaste momenten waarop groepje studenten aanwezig moet zijn: (meestal aanvangsuur om 9u, 11u, 14u of 16u – raadpleeg je IER!) Let op: wie niet aanwezig is op het verwachte moment, verliest zijn examenkans!

Opgelet! KU Loket zal gesloten zijn van 8/1/16 17u tot 10/1/16 15u en van 15/1/16 17u tot 16/1/16 12u. Dat zijn twee weekends binnen de examenperiode. Jullie zullen in die periodes je IER niet kunnen consulteren en moeten dus steeds goed op voorhand nagaan wanneer en waar jullie examens plaatsvinden.

De examencommissie Wie: zie studentenportaalzie studentenportaal Taak (art. 71) Na elke examenperiode: vaststelling van resultaten / uitspreken van bindende voorwaarden De commissie houdt rekening met situaties van overmacht of bijzondere individuele omstandigheden Bepaling sanctie bij fraude (art. 86)

Examenresultaten Bedrijfscommunicatie: 11/02/2016 na 16u00 Culturele Studies: 8/02/2016 na 09u00 Inkijken en nabespreking bij docenten – zeker doen! De studenten krijgen tijdens de eerste vijf kalenderdagen na de dag van bekendmaking van de resultaten de mogelijkheid tot feedback (art. 88) Concrete nabesprekingsmomenten per prof zullen op het studentenportaal staan studentenportaal Beroep aantekenen tegen je resultaat (art. 104): binnen een vervaltermijn van vijf kalenderdagen die ingaat de dag na de schriftelijke mededeling van de resultaten  Contacteer steeds je ombuds voor advies

Toleranties WAT? Zelf kiezen om in het voorbereidingsprogramma of het schakelprogramma vakken van 8/20 of 9/20 te laten tolereren VOORWAARDE? Ten minste 50% cumulatieve studie-efficiëntie CSE* = aantal verworven studiepunten aantal opgenomen studiepunten bv. eerste semester: 32 studiepunten opgenomen geslaagd op 3 vakken die samen 12 studiepunten tellen  CSE= 12/32 = 37.5% * CSE = Cumulatieve Studie-Efficiëntie Wordt berekend per opleiding Alle jaren van die opleiding tellen mee

Toleranties HOEVEEL TOLERANTIEKREDIET? = 10% van het totaal aantal te behalen studiepunten per opleiding Bedrijfscommunicatie  Voor voorbereidingsprogramma (34 sp): normaal 3 sp tolerantiekrediet  Voor schakelprogramma (62 sp): normaal 6 sp tolerantiekrediet

Toleranties Culturele Studies  Voorbereidingsprogramma’s 12 sp > 1 sp tolerantiekrediet 16 sp > 1 sp tolerantiekrediet 34 sp > 3 sp tolerantiekrediet  Schakelprogramma’s 62 sp > 6 sp tolerantiekrediet 90 sp > 9 sp tolerantiekrediet  Wie vrijstellingen heeft gekregen, heeft dus minder tolerantiekrediet  Opgelet: mag niet bij elk vak (zie ECTS-fiche voor vakken met nultolerantie)

Toleranties 15 WANNEER BESLISSEN? o Voor de start van het volgende academiejaar (in juli of september) o Neem altijd deel aan het herexamen, het beste resultaat zal blijven tellen! o Indien je herexamen wilt afleggen, schrijf je daarvoor in voor 15 juli HOE? KULoket > Studievoortgang > Tolerantiedossier LET OP! - Voor vakken waarbij je tolerantiekrediet hebt ingezet, ben je je leerkrediet kwijt - Tolerantie inzetten is definitief (art 91 § 2)

Derde examenperiode Inschrijven voor derde examenperiode is verplicht (art. 46) “Studenten schrijven zich verplicht in voor de examens van de derde examenperiode. Studenten die toch deelnemen aan examens waarvoor zij zich niet expliciet hebben ingeschreven als hiertoe een regeling geldt, kunnen geen examencijfer krijgen. Het examen wordt als nietig en onbestaande beschouwd.” Wanneer? Voor 15 juli 2016 Geen vervroegd rooster in de zomer De regeling wordt twee weken voor de start van de examens bekendgemaakt

Faciliteiten of examenspreiding 17 Studenten met faciliteiten of examenspreiding  nemen uiterlijk 10/12/2015 contact op met hun ombuds Hoe?  Maak online een afspraak via het studentenportaal: ns/afspraak-ombuds Past geen van deze momenten? Mail naar Vermeld je studierichting en je studentennummer. Meer info? ciliteiten ciliteiten

Studentenportaal 18

Hoe verloopt een schriftelijk examen? Kom op tijd Studentenkaart (faciliteitenstudenten: je attest) Schrijfgerei in een doorzichtig zakje (of los) Rugzak/jas (+ gsm!)  vooraan in de aula Horloge Voorbereiden in het klad Duur schriftelijk examen Vragen

Hoe verloopt een mondeling examen? Groep studenten komt samen aan Kom op tijd! Dress code? Voorbereiding maken in het klad Het gesprek: leg de focus op wat je kent/beheerst Bijvragen

Ook belangrijk Vermijd paniek op de dag van je examen Zoek vooraf het lokaal Leg je materiaal klaar o studentenkaart, schrijfgerief, eten en drinken, … Vertrek op tijd o beter wat te vroeg dan paniek om te laat te komen o ga er niet vanuit dat het openbaar vervoer stipt is of er geen file zal zijn! Kom je toch te laat? o Contacteer zo snel mogelijk je ombuds, die zal nagaan of je nog laattijdig kan starten

Vragen?

Veel succes!!