Vergaderen; moet dat? Carola Peters-van der Gouw VvE Belang oktober-november 2015

Een vergadering is als een reis Reisverslag Voorpret Spoorboekje Reisleider Bagage

Voorpret

Spoorboekje: de agenda

Agenda 1.Opening 2.Notulen 3.Jaarverslag, balans, decharge bestuur 4.Begroting 5.Voorstellen 6.Rondvraag

uur: Opening en welkom 2.Bespreking van de notulen (reeds in uw bezit) 3.Jaarverslag: hoe hebben we het geld besteed? 4.Begroting: wat gaan we in het komende jaar met ons geld doen? 5.Voorstellen: - Renovatie van de entree - Onderzoek zonnepanelen - Noodverlichting in de trappenhuizen 6.Rondvraag uur: einde vergadering en napraten onder het genot van een drankje en een hapje. Agenda

De reis begint! Succesfactoren: Duidelijke opening:  Stemverheffing: “Beste mensen, we gaan beginnen!”  Ga staan!  Zonodig:  Begin op tijd: laatkomers worden niet beloond!  Begin eens op een andere manier

Reisleider

De bagage Autoritair Laisser-faire

Te weinig bagage?

Gesprekstechnieken: de boven- en de onderstroom  Open vragen stellen: waarom, hoe, wat?  Nooit ‘waarom’!  Aanmoedigen  Ordenen en toetsen: klopt het wat ik denk?  Doorvragen: gerichte vragen

Volgtechnieken  Inkaderen en samenvatten  Omgaan met emotie  Geborgenheid  Sta stilte toe  Benoem wat je ervaart

 Confronteren  Wat bedoel je precies?  Tot de orde roepen  Consequenties benoemen  Kiezen! Stuurtechnieken

Argumenten

 Samenvatten en eigen argumenten verklaren  Niet in de verdediging!  Betweters  Langpraters  Klagers  Hoe denken de anderen erover?  Actief luisteren  Ik-boodschappen Tegenargumenten

De juiste volgorde!

Niet genoeg in reservefonds! Geen hogere bijdrage Maar wel isolatie !

We gaan isoleren en dus geld besparen! Geen hogere bijdrage Dus niet genoeg in het reservefonds

Conflicten tussen leden:  Laat het probleem bij hen  Goed afronden!  Storing!  Negeer het als het niet stoort

Het afscheid  Rondvraag  Samenvatting van afspraken  Positieve uitspraak  Dankwoord

Het reisverslag: de notulen  Voorbereiding  Voorzitter houdt contact met notulist  Actieve houding notulist:  Goede plaats om te zitten en te schrijven  Besluiten woordelijk noteren  Snel versturen!  Besluitenlijst

Praktijkvoorbeeld: Renovatie van de entree

De situatie:  Enkel glas  Schrootjeswanden en -plafond  Versleten en gladde vloer  Oude lichtbakken  Slechte intercom

We willen:  Dubbel glas in combinatie met nieuwe kozijnen  Schrootjesplafonds en -muren weg; vloer vernieuwen  Ledverlichting met dimmer  Nieuwe spreek-luisterverbinding  Bewakingscamera’s

Haalbaar! Voorstel Offerte Plan Idee Besluit

Meedenkers Haalbaar! Inspiratiebijeenkomst Enthousiasme ‘Ballonnetjes oplaten’ Voorstel Offerte Plan Idee Besluit Samen klussen Koffiedrinken Idee

Aandachtspunten Quorum Gekwalificeerde meerderheid Financiën

Argumenten  Moderne uitstraling  Minder stookkosten/elektriciteitskosten  Meer allure  Beter verkoopbaar

Tegenstanders  Ziet er netjes uit!  Niks mis mee; is al jaren zo  Zo laten maar wel graag meer licht!  Meer licht? Dan zie je nog beter hoe lelijk het is!  Ik wil helemaal niet verkopen!  Wanneer loop je nou in die hal?

jong, hoger inkomen ‘lelijk!’ ‘geen video’ woongenot ‘goed plan’ investeren! oudere ‘blijvers’ vertrouwd ‘wel video’ achter de voordeur ‘niet onze stijl’ terughoudend gemengd, middeninkomens andere prioriteiten ziet er wel mooi uit ideeën voor verbetering terughoudend, maar positief voor tegentwijfel

Resultaat  Geen dure renovatie: we vervangen nu vloer, verlichting en spreek-luisterverbinding  Volgend jaar: plafond en pui (dubbel glas en kozijnen)  Video vergeten we  Iedereen heeft wel iets ‘binnengehaald’  Meer allure entree  Niet te veel verandering