Project ICTPBA01VX Business IT-Alignment voor 2e jaars AD ICT Service Management Studiejaar 2013/2014

Even voorstellen... George Pluimakers, informatiearchitect bij de Nederlandse Spoorwegen, hiervoor bij ANWB; geassocieerd partner Informatie Management Nederland (IMN); www.imn.nl > 25 jaar ervaring in ICT, waarvan >15 jaar in diverse consultancy functies; Specialismen: business-IT alignment, architectuur, informatie management, opzetten/verbeteren van ICT-management en service management 2

Agenda Inleiding en leerdoelen project Werkvormen en boeken Projectomgeving en toetsing Overzicht opdrachten Spelregels Groepsvorming Uitleg opdracht Theorie

Project ICTPBA01VX Inleiding ROM-Model => Multidisciplinair => Samenwerking tussen deeltijd en voltijd opleidingen ICT-en technische aspecten Organisatorische en bedrijfskundige aspecten (light) Positioneren management en beheer van IT Praktijkgestuurd

2e jaars AD Project Leerdoelen Studenten leren de relatie te leggen tussen sturing van IT en ICT-beheer onderling, en met ondersteuning van bedrijfsprocessen. Studenten krijgen inzicht in afstemming van ICT-oplossingen op bedrijfsdoelstellingen en de rol van IT-management en IT-beheer. De student leert technische aspecten van beheer als middel te zien i.p.v. als doel IT vraag en aanbod

2e jaars AD Project Werkvormen Tijdsbesteding: >= 3 uur per week Diverse werkvormen: 2 * 1,5 u: plenair projectgestuurde kennisverwerving, tips & trucs en feedback rest: zelfstandig + samenwerken voor: Schriftelijke opdracht, uitvoeren in groepen van 2 studenten van zowel VT als DT, waarvan >=1 met vaste baan. Looptijd: rest van owp 3

Te gebruiken boeken IT-Service management volgens ITIL, P. Janssen, 2e of 3e editie Cobit 4.x – www.isaca.org Sturing en organisatie van ICT-voorzieningen – Th. Thiadens, De focus op vraaggestuurd leveren van ICT-voorzieningen, 2e druk ISBN-13: 9789087533069; prijs: ca. EUR 48 (ook voor module INFBBC00DT Beheer in Bedrijfscontext)

Projectomgeving http://med.hro.nl/plugm/ADProjectBusinessITAlignment of link via http://med.hro.nl/plugm Aanvullende aankondigingen / mail Alle (gedeelde) documenten, bv. Protocol voor samenwerking !!!! Weekrooster

Toetsing Het project wordt beoordeeld aan de hand van 1 schriftelijke opdracht Voor elke opdracht telt het groepsresultaat als cijfer, behalve…. Cesuur ligt bij 5,5.

Opdracht voor het project Onderwerp: Verwerving en implementatie van IT-oplossingen Resultaat is een onderzoeksrapport naar de manier waarop organisaties grip houden op nieuwbouw of aankoop van IT Inleveren Opdracht eind owp3

Opdracht - context I T Business Functionaliteit Strategie aanbod vraag Verandering I T Business aanbod vraag Verwerving & Implementatie Kosten Kwaliteit

Uitwerking opdracht Schriftelijk: 12 à 15 A4 per opdracht, kwaliteit gaat boven kwantiteit ! Inleveren: per email (Word document), naar: hro-g.pluimakers@xs4all.nl Voor de opdracht komt een beoordelingsleidraad op de webstek

Uitwerking opdracht (2) Schriftelijke opdracht om een onderzoeksrapport op te leveren; De uitwerking bevat zowel een analyse als een advies op managementniveau; De tijdige definitieve versie of de beschikbare versie op de inleverdatum geldt als resultaat van de opdracht. 13

Multidisciplinaire samenwerking In de praktijk van de moderne ICT is het samenwerken aan de orde van de dag, bv. tussen “Businessdeskundigen” en “IT-deskundigen”. Projecten zijn multidisciplinair en vragen inzicht uit vele invalshoeken. Daarom is ook in deze opleiding het samenwerken tussen VT en DT een essentieel onderdeel binnen de opdrachten. De docenten verwachten van de projectgroepleden dat reeds vanaf het begin van de uitwerking van een opdracht wordt samengewerkt en de verdeling moet evenredig zijn. Het is niet de bedoeling dat de ene op de andere groep zit te wachten of dat er zonder afstemming wordt uitgewerkt. Het eindresultaat moet daarom duidelijk een samenhangend geheel zijn tussen het BI en het INF deel. Iedere groep wijst een projectleider aan die als aanspreekpunt optreedt richting de docenten en die de taakverdeling binnen de groep afstemt.

Spelregels voor samenwerking in de groepen Elke projectgroep bestaat uit 2 leden, 1 VT en 1 DT, die de taken evenredig verdelen en ieder projectlid zet zich maximaal inzet om het aan hem of haar toegewezen aandeel tijdig op te leveren; Knelpunten in de samenwerking moeten direct worden gemeld bij de docenten; De projectgroep wordt in principe collectief beoordeeld; hierop gelden echter de volgende uitzonderingssituaties: Als er voor projectleden bijzondere omstandigheden van toepassing zijn, zoals bijzondere privé of gezondheidsomstandigheden, waardoor het aandeel wordt beïnvloed, dan dient hierover direct met de docenten te worden afgestemd; er worden in dat geval afspraken gemaakt over differentiatie in de eindbeoordeling; Als projectleden de groep (of studie) tussentijds verlaten. Dit dient direct te worden gemeld aan de docenten. In dat geval worden er met de overige projectleden afspraken gemaakt over de afronding van de opdracht en de eindbeoordeling; Als projectleden zich niet aan afspraken houden, waardoor het collectieve resultaat negatief wordt beïnvloed, dan dient dit direct te worden gemeld aan de docenten. Er worden in dat geval afspraken gemaakt over differentiatie in de eindbeoordeling. Dat betekent dus ook dat het mogelijk is dat één of enkele groepsleden een ander cijfer krijgen dan de rest van de groep. Meeliften zonder bijdrage is er dus niet bij. Zie verder Protocol voor Samenwerking v2.1 !!!

Groepsvorming Elke groep: - 2 studenten - >=1 student met kandidaat bedrijf Aanmelden per mail binnen 1 week

Waarom Business-IT Alignment? Business en IT-alignment, het afstemmen van op welke manier IT in een organisatie ingezet moet worden zodat deze organisatie ondersteund wordt in het bereiken van haar missie en doelstellingen, is HOT. Uit onderzoek is gebleken dat een goede afstemming een positief effect heeft op het rendement van IT-investeringen en op het bedrijfsresultaat in het algemeen. 17 17

Business-IT Alignment is.. Zeer divers onderwerp Mee begonnen in 2e jaar: module INFBBC00DT Analyseren en kunnen bepalen van: Mate van alignment Bedrijfsstrategie Bedrijfsmodel ICT-strategie IT-governance Afstemming tussen bedrijfsdoelstellingen, bedrijfsprocessen en ICT

Achterliggende vragen Wat is de invloed van ICT op mijn bedrijfsprocessen? Hoe kan ik gebruik maken van ICT om mijn bedrijfsprocessen te verbeteren? Worden mijn bedrijfsprocessen optimaal ondersteund door ICT? Wat is de rol van ICT op directieniveau? Hoe richt ik mijn ICT-organisatie in? Hoe bepaal ik de (toegevoegde) waarde van ICT? Wat/hoe dragen de investeringen in ICT bij aan mijn bedrijfsdoelstellingen?

20 20

Business-IT Alignment Een definitie [G. Silvius, 2004] Business IT Alignment (BIA) is de mate waarin de IT-middelen en organisatie de bedrijfsstrategie en –processen ondersteunen en mede vormgeven, alsmede het planningsproces om dit te realiseren. BIA heeft dus zowel de betekenis van 1. Status, maatstaf: de mate van BIA ”Hoe staat het er voor”? 2. Proces: het BIA-proces “Hoe zorgen we er voor”? Scope: BIA gaat niet alleen over het onderkennen en plannen van gewenste aanpassingen of vernieuwingen van systemen (=planningsfase) , maar ook om afstemming van de afspraken ten aanzien van het management en beheer (=exploitatiefase) van informatiesystemen.

Spanning centrale IT-standaardisatie  decentrale business optimalisatie 22 22

Wat is alignment wel? “Alignment is the delivery of the required results” (Paul Strassmann, vml. CIO US DoD, em. hoogleraar Information Sciences) De kern van alignment is het verbeteren van de samenwerking tussen business en ICT Een bron van continue aandacht van het management Iets wat plaatsvindt (of moet plaatsvinden) op strategisch, tactisch en operationeel niveau in de organisatie Afhankelijk van bepaalde kenmerken van de organisatie Een bijdrage aan kwaliteit van: ... Een bijdrage aan effectiviteit van: … 23 23

Wat is alignment niet? “We see computers everywhere except in the productivity statistics” (bron: Robert Solow) Statisch, een toestand van de organisatie Iets wat een organisatie bereikt door eenmalig een verzameling activiteiten te doen; alignment is dus geen project, verbeteren van alignment kan dat wel zijn (graag zelfs!) Een bepaalde activiteit die gegarandeerd werkt in elke organisatie Iets waarmee je, als het is gecreëerd, klaar bent De ideaalsituatie die elke organisatie moet zien te bereiken Alleen van belang voor het management / directieniveau Iets wat in een specifieke afdeling thuishoort 24 24

Deming cirkel C O B I T 4 25 25

C O B I T 4 Opdracht 26 26

Cobit 4.1 Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) is een framework voor het toetsen van de volwassenheid van de inrichting van een IT-beheeromgeving. CobiT is vanaf 1992 ontwikkeld door het Information Systems Audit and Control Association (ISACA) en het IT Governance Institute (ITGI). Cobit 4.1 biedt een prima kader om de opdracht gestructureerd uit te voeren Bronnen: http://www.qualified-audit-partners.be/index.php?cont=315&lgn=2

Cobt 4.1 (2) Heeft 34 processen op hoog niveau die 210 controledoelstellingen behandelen die in vier domeinen worden gecategoriseerd namelijk: • Plan and Organise (PO)—(Planning en Organisatie) Richtinggevende processen en service delivery; • Acquire and Implement (AI)—(Verwerving en Implementatie) Processen die voorzien in nieuwe middelen en deze beschikbaar maken als dienstverlening; • Deliver and Support (DS)—(Levering, beheer en ondersteuning) Processen die de levering, beheer en ondersteuning verzorgen zodat gebruikers van diensten gebruik kunnen maken; • Monitor and Evaluate (ME)— (Monitoring (controle) en evaluatie) Processen om ervoor te zorgen dat dienstverlening voldoet aan normen en afspraken 28

Planning en organisatie De onderzoeksvragen voor Planning en organisatie volgens Cobit Zijn IT-strategie en business-strategie op elkaar afgestemd? Wordt optimaal gebruik gemaakt van de IT-middelen die de organisatie beschikbaar heeft? Weet iedereen in de organisatie welke IT-doelen er gerealiseerd moeten worden? Zijn de risico’s bekend en worden daarop maatregelen genomen? Is de kwaliteit van de huidige informatiesystemen voldoende voor ondersteuning van de bedrijfsprocessen? 29

Verwerving en implementatie De onderzoeksvragen voor Verwerving en implementatie volgens Cobit Zijn de resultaten vanuit nieuwbouwprojecten of aankoop van IT-middelen zodanig dat deze de vooraf gestelde wensen vanuit de bedrijfsvoering inderdaad afdekken? Zijn resultaten vanuit nieuwbouwprojecten of aankoop van IT-middelen doorgaans binnen budget en planning gerealiseerd? Verloopt de implementatie van projectresultaten of aankoop zodanig dat deze daarna correct werken voor de gebruikers? Worden wijzigingen achteraf, zodanig doorgevoerd dat er geen verstoringen optreden voor het bedrijfsproces? 30

Levering, beheer en ondersteuning De onderzoeksvragen voor Levering, beheer en ondersteuning volgens Cobit Worden IT-diensten geleverd conform door de bedrijfsvoering gestelde prioriteiten? Zijn de kosten voor IT inzichtelijk en optimaal? Zijn de gebruikers in staat om de informatiesystemen optimaal en veilig te benutten? Zijn maatregelen geïmplementeerd op het gebied van betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid van informatie en informatiebeveiliging? 31

Monitoring en evaluatie De onderzoeksvragen voor Monitoring en evaluatie volgens Cobit Wordt de prestatie en belasting van informatiesystemen pro-actief bewaakt om toekomstige problemen te voorkomen? Zorgt het management er actief voor dat interne controles en pro-actieve bewaking op een efficiente en effectieve wijze plaatsvinden? Is de (kwaliteit van) levering van IT-diensten te koppelen aan bedrijfsdoelstellingen? Worden de geïmplementeerde maatregelen op het gebied van betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid van informatie en informatiebeveiliging actief bewaakt? 32

Verwerving en implementatie. Opdracht Beantwoord de onderzoeksvragen voor het Cobit-domein Verwerving en implementatie. 33

Dus: voor casus organsiatie beantwoorden… VI1 Zijn de resultaten vanuit nieuwbouwprojecten of aankoop van IT-middelen zodanig dat deze de vooraf gestelde wensen vanuit de bedrijfsvoering inderdaad afdekken? VI2 Zijn resultaten vanuit nieuwbouwprojecten of aankoop van IT-middelen doorgaans binnen budget en planning gerealiseerd? VI3 Verloopt de implementatie van projectresultaten of aankoop zodanig dat deze daarna correct werken voor de gebruikers? VI4 Worden wijzigingen achteraf, zodanig doorgevoerd dat er geen verstoringen optreden voor het bedrijfsproces? 34

Waar moet je aan denken bij Verwerving en implementatie ? Hoe zorgt de onderzochte organisatie ervoor dat: de opdrachtgever/klant/gebruiker krijgt wat nodig is, als we een IT-nieuwbouwproject starten of een informatiesysteem aankopen; bv. requirements/eisen verzamelen, analyseren, prioriteren; deze meenemen in ontwerp, … het traject tot resultaat komt binnen de afgesproken tijdspanne en budget; bv. managen scope van project dat e.e.a. werkend wordt opgeleverd; bv. testen en overdracht naar beheer dat wijzigingen achteraf zodanig plaatsvinden dat de gebruikers hiervan zo weinig mogelijk hinder ondervinden; bv. change management.

Tips Niet te veel hooi op de vork nemen  scope ! Kies: een concreet project, een concreet informatiesysteem, een concreet deel van de IT-infrastructuur, IT voor een bepaalde afdeling / team…. Overleg je scope voorstel met docent De ene student heeft de lead in bedenken van benodigde informatie/onderzoeks-deelvragen; de andere student heeft de lead in ophalen info/antwoorden. Uitwerking verdelen.