H9 Sturen

Bewaking scope Door scope verandering is er kans dat er meer geleverd wordt dan afgesproken Meer leveren betekent meer kosten Meer leveren moet vaak in dezelfde tijd plaatsvinden Door extra werk moet rekening worden gehouden met de planning Door tijdgebrek ontstaat de kans dat kwaliteit er onder lijdt Indien de opdrachtgever erkent dat de scope toeneemt mag meerwerk worden ingediend Minderwerk is minder leveren en minder betaald krijgen Meerwerk leidt tot meer omzet maar niet automatisch meer winst Niemand heeft tijd voor meerwerk Indien mogelijk, meerwerk parallel laten lopen aan kritieke pad

Bewaking voortgang Je kunt alleen wat zeggen over de nog te besteden werkzaamheden als je weet: –Wat het % percentage gereedheid is –Hoeveel uren en kosten is besteed Toekomst niet voorspellen adhv verleden Met name in begin van activiteit peilen, er kan namelijk blijken dat: –De werkzaamheden tegenvallen ten opzichte van de voorspelling –Belangrijkste problemen zijn opgelost –Er minder ervaren medewerkers werkten op het project

Bewaking voortgang (2) Als eerste deel tegenzat, maar lastigste is overwonnen, zal resterende minder tegenzitten en resterende in de pas lopen met oorspronkelijke planning Als eerste deel tegenzat en omstandigheden lastig blijven, zal resterende meer tijd kosten als oorspronkelijke planning Als eerste deel meezat, maar lastigste nog moet komen, zal resterende meer tijd kosten dan oorspronkelijke planning Als eerste deel meezat en geen lastige tegenslagen verwacht, zal resterende tijd minder tijd kosten dan oorspronkelijke planning

Bewaking voortgang (3) Geschikte medewerkers zijn duurder, echter afbreukrisico is lager, ze leveren in één keer goede kwaliteit en werken sneller. De ‘bochten’ in de S-kromme zijn aandachtsmomenten in het project: er gaan ineens meer of minder mensen werken aan activiteiten De S-kromme geeft geen % gereedheid weer Medewerkers moeten het niet mooier maken dan strikt noodzakelijk Een standlijn in de planning geeft de voorgang in één oogopslag weer: –Afwijking naar links geeft achterlopen op planning aan –Afwijking naar rechts geeft voorlopen op planning aan

Prognose kwaliteit Slechts één kwaliteitsmeting op het eind is desastreus voor je project Kwaliteitsmeting in begin, zodat snel ingegrepen kan worden Aan het begin van het project aan de opdrachtgever aangeven hoe je het project gaat aanpakken om te voorkomen dat je niet de verkeerde weg ingeslagen bent Kwaliteit is ook input van de volgende activiteit. Als de input niet goed is, kan de output ook nooit meer goed worden: ingangscontrole

Bewaken uitgaven en inkomsten Kosten in projecten kunnen zijn: –Materiaal en onderdelen –Huur materieel –Eigen medewerkers –Inlenen medewerkers –Uitbesteden werkzaamheden –Transport –Testen –Boetes voor te laat opleveren –Vergunningen –Afschrijving –Afdracht aan andere afdelingen

Facturen Facturen controleren op: –De werkzaamheden zijn uitgevoerd –De werkzaamheden goed zijn uitgevoerd –Jouw opdrachtgever ook akkoord is met de werkzaamheden –Al het materiaal is geleverd –Het goede materiaal is geleverd –Het materiaal in goede staat is geleverd op de juiste plaats –De termijn klopt van het gehuurde materieel, apparatuur, machines enzovoort

Inkopen Medewerker verantwoordelijk voor inkoop moet tijdig waarschuwen indien er een budget overschrijding dreigt dit kan door: –Verkeerd gebudgetteerd –Er wordt teveel materiaal verbruikt –De werkzaamheden zijn lastiger –Er wordt verkeerd ingekocht –Er wordt niet aan de scope gehouden –Je bent niet op de hoogte van meerwerk –Er zijn teveel medewerkers met een activiteit bezig –Er wordt onterecht op jouw project geboekt

Inkomsten Inkomsten en uitgaven moeten in de pas lopen Bij te weinig inkomsten is de financiële belasting van het project te hoog Bij veel parallelle projecten kan de financiële belasting te hoog zijn Zo snel als toegestaan facturen versturen (de opdrachtgever kijkt ze ook na en heeft een betalingstermijn) Maak vooraf afspraken wanneer mag worden gefactureerd

Valkuilen Bij ‘bijna klaar' moeten nog veel kleine werkzaamheden gebeuren Laat rapporteren hoeveel geld of uren er nog moet worden gespendeerd Wees niet te veel bezig met administratieve handelingen Pas op dat jouw project geen ‘dumpproject’ wordt waar iedereen loze uurtjes op boekt Facturen gaan niet vanzelf de deur uit, stuur debiteuren aan en vergeet de ordernummers van de klant niet