De overheid en Vastgoed Verdere optimalisatie van de vastgoedportefeuille bij gemeenten

Vorige lessen Soorten vastgoed in bezit van gemeenten Hoe gemeenten vastgoed heeft georganiseerd en beheerd Politiek draagvlak zeer belangrijk: nota grond en vastgoedbeleid Op welke wijze kan de gemeente zijn vastgoedportefeuille verder optimaliseren?

NU: Zelf onderzoek: Hoe nu verdere optimalisatie van de vastgoedportefeuille? 1. Verdere afstemming van vraag en aanbod vanuit strategische en sectoroverstijgende visie. Zoeken naar dwarsverbanden 2. Efficiënt vastgoedbeheer: denken als professionele belegger professionele invulling van eigenaarsrol (courantheid, multifunctionaliteit en herontwikkelingsmogelijkheden) 3. Vastgoed inzetten als sturingsinstrument in ruimtelijke ambitie van de stad

Efficiënt inzetten vastgoed En natuurlijk, onderhoud aan gebouwen optimaliseren, bepalen van juiste huurprijs, bepalen/beheersen (doorrekenen)van de exploitatiekosten (servicekosten) Ad. 1 afstemmen vraag en aanbod: Versnippering gebouwenbeheer (binnen organisatie): Geen inzage in exploitatie, subsidiëring en huursituatie Feitelijke exploitatielasten niet inzichtelijk per gebouw Huuropbrengsten per object onbekend (verkapte) subsidie Huisvestingslasten niet transparant en inzichtelijk Bezettingsgraad Gezamenlijk beleidslijn moeilijk te realiseren Veel vastgoed monofunctioneel: clusteren van voorzieningen= Minder leegstand Versnippering kost geld: hogere beheerslasten

Professioneel beheer Meerdere MFA’s bouwen om veel oude (versnipperde) gebouwen te vervangen: hogere bezetting, minder kosten, kwaliteitsimpuls wijk en opbrengst afstoten gebouwen Ad. 2 handelen als professionele belegger zie les 2: public real estate management = CREM Bij nieuwbouw meerdere afdeling bij project betrekken, denk aan: -afdeling technisch beheer i.v.m. toekomstig onderhoud en exploitatiekosten van te kiezen materialen (onderhoud en kwaliteit) -Juridische afdeling i.v.m. contracten, bestemming, pps constructie (les 5) -Afdeling projectontwikkeling : indeling gebouw Gebruikerswensen korte – en lange termijn Dispositie

Professioneel beheer Ad. 3 Vastgoed inzetten als sturingsinstrument Ontwikkelen van maatschappelijk vastgoed om gebiedsontwikkeling op gang te zetten (bibliotheek, school) Samen met corporatie investeren in wijk Samenvattend: meerdere afdelingen binnen gemeente betrekken bij verschillende vastgoedwensen Afstoten/herontwikkelen/clusteren/ nieuwbouw van vastgoed: bijdrage kwaliteit voorzieningen/leefbaarheid wijk

ONDERHOUD de huidige technische staat van de gemeentelijke gebouwen Inzicht krijgen van de maatregelen en kosten die nodig zijn om de gebouwen op het gewenste kwaliteitsniveau te brengen Inzicht krijgen van de maatregelen en kosten die nodig zijn om de gebouwen op het gewenste kwaliteitsniveau te houden voor een periode van 40 jaar Inzicht geven in de beleidsaspecten die voor gemeentelijk vastgoed van belang zijn met daarbij vooral de nadruk op de aspecten die voortvloeien uit het Wettelijk Kader met de prioriteiten voor het betreffende gebouw. welke externe ontwikkelingen van invloed zijn. Beleidskeuzes van gemeente

vastgoedbeheer Vastgoedbeheer Technische conditie en onderhoud van vastgoed Wettelijk kader: Brandveiligheid, ARBO, Volksgezondheid en Milieu waaronder duurzaam beheer, BIM, energie. Overige beleidsaspecten zoals ondermeer: functionaliteit van het gebouw, esthetica, toegankelijkheid, monumentaal karakter RGD BOEI NEN 2767

Doel inventariseren technische staat • het beheersen van de onderhoudskosten • het optimaliseren van de kosten/kwaliteitsverhouding • prioriteitsstellen onderhoudsmaatregelen • afstemmen onderhoudsbeleid met de onderhoudstoestand • monitoren van de bouwtechnische kwaliteit • onderbouwen van de meerjarenonderhoudsplanning Vervolgens: 1) Wat is de huidige onderhoudskwaliteit 2) Wat is de gewenste kwaliteit 3) Wat zijn de noodzakelijke maatregelen

RGDBOEI Inventariseren bouwkundige staat object: RGDBOEI functionele integriteit deel laten uitmaken van alle operationele, tactische en strategische beslissingen binnen de Rgd. Dit zal leiden tot ondermeer energie efficiency, duurzame ontwikkeling en kwaliteitsverbetering, samenwerking in publieke gebouwen (bron:rgdboei documenten, bespreken) Conditiescores: documenten: presentatie voor inspectiebureaus Conditiescore: 1 Uitstekende conditie: Incidenteel geringe gebreken 2 Goede conditie: Incidenteel beginnende veroudering 3 Redelijke conditie Plaatselijk zichtbare veroudering Functievervulling van bouw- en installatiedelen niet in gevaar 4 Matige conditie Functievervulling van bouw- en installatiedelen incidenteel in gevaar 5 Slechte conditie De veroudering is onomkeerbaar 6 Zeer slechte conditie Technisch rijp voor sloop

Nen 2767 2767- deel 1 Bepalen conditie score: van alle onderhoudsgevoelige elementen wordt de conditie (voor onderhoud) bepaald. Hierbij worden gebreken die onderhoud behoeven nauwkeurig geregistreerd. Daarnaast kunnen onderhoudsbudgetten worden onderbouwd. Tegelijk maakt dit dat je de gevolgen van het niet onderhouden op het juiste moment ook kunt aantonen. De conditiemeting is zo een belangrijk instrument voor vastgoedbeheer en vastgoedbeleid. Je communiceert in alle gevallen over de (gewenste) technische kwaliteit. Juist daarbij zijn heldere, uniforme en eenduidige afspraken gewenst.

NEN 2767 2767- deel 2 geeft de gebrekenlijsten voor de belangrijkste bouw- en installatiedelen. Denk aan het dak, de fundering, de verlichting, de riolering, de vloerafwerking, de afwerking van binnen- en buitenmuren, het schilderwerk en de installaties. De gebreken lijsten bevatten gebreken voor bouw- en installatiedelen gecategoriseerd naar belang en zijn opgebouwd volgens de NL-SfB De gebrekenlijsten bieden een stevige waarborg voor de eenduidigheid van de conditiemeting. Alle gebreken zijn visueel of met eenvoudige hulpmiddelen herkenbaar voor een inspecteur. De gebrekenlijsten leggen van de feitelijke toestand vast van bouw- en installatiedelen. Die registratie is de basis voor het opstellen van onderhoudsplannen. De gebrekenlijsten stellen het belang vast van de waargenomen gebreken

Grote voordeel NEN Veel onderhoudsadviezen worden op basis van persoonlijke inschatting gemaakt. Door een conditiemeting komt de persoonlijke inschatting te vervallen. De knelpunten in het onderhoud van een pand worden hierdoor duidelijk zichtbaar gemaakt. Maar hoe nu verder na conditiemeting? Vastleggen in meerjarenonderhoudsbegroting Op welke termijn (direct, korte termijn, lange termijn) dient onderhoud plaats te vinden. Voorbeeld meerjarenonderhoudsplan

Onderhoud bezien van uit het wettelijk kader Brandveiligheid Algemeen Plaatselijke Verordening, Brandveiligheidverordening, Drank- en horecawet. De eisen die worden gesteld betreft o.a. voldoende nooduitgangen, de aanwezigheid van noodverlichting en vluchtwegaanduiding, de toepassing van brandwerende materialen, het aanbrengen van rookmelders en de periodieke controle van elektrische installaties. ARBO bescherming van werknemers tegen gevaren tijdens het werk. Bijvoorbeeld: veilig werken op daken en aan gevels, veiligheidsvoorzieningen voor machines, veilige werkplekken, geluidhinder, schadelijke stoffen, enz. Door deze eisen zijn de kosten van uitvoering van beheer- en onderhoudswerkzaamheden voor bepaalde gebouwen aanzienlijk verhoogd. (Denk ook aan periodieke keuringen van installaties, machines en hulpmiddelen)

Onderhoud bezien van uit het wettelijk kader Volksgezondheid Legionella preventie. De eigenaar van de collectieve leidingwaterinstallatie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de Waterinstallatie. Rookbeleid Milieu Wet Milieubeheer en gaan o.a. over periodieke keuringen van stookinstallaties (cv) keuringen van brandblusmiddelen, keuze van materialen bij renovatie en/of groot onderhoud etc waaronder duurzaam beheer, energie (HR-ketels, HR++ glas, HF-verlichtings armaturen, energielabel Wordt in toekomst steeds belangrijker en waaschijnlijk dus ook duurder

Onderhoud bezien van uit het wettelijk kader Overige beleidsaspecten 1. Functionaliteit Hiermee wordt bedoeld in welke mate het gebouw geschikt is voor de functie waarvoor ze wordt gebruikt. Het kan kapitaalsvernietiging zijn om te investeren in gebouwen die eigenlijk ongeschikt (te maken) zijn voor de betreffende functie. 2. Esthetica De esthetische aspecten zijn vooral van belang voor gebouwen met een openbare publieksfunctie zoals bijvoorbeeld het Gemeentehuis. Dit stelt extra eisen aan beheer en onderhoud zoals materiaalkeuze en onderhoudsfrequentie. 3. Toegankelijkheid Voor bepaalde groepen gebouwen speelt de toegankelijkheid een belangrijke rol en zijn investeringen nodig om de toegankelijkheid te vergroten. Bij toekomstige verbouwingen en renovaties zal echter rekening gehouden moeten worden met de toegankelijkheid.

Onderhoud bezien van uit het wettelijk kader Monumentaal karakter Aan gebouwen met een monumentaal karakter worden vanuit Monumentenzorg extra eisen gesteld in het kader van beheer en Onderhoud, tevens inspectie monumentenzorg Trends in vastgoedbeheer: Omdat de beleidsmatige aspecten van vastgoedbeheer steeds belangrijker worden en de complexiteit toeneemt ten gevolge van ondermeer de wettelijke eisen en betrokkenheid van vele partijen, neemt de behoefte aan goede coördinatie toe. Uitbesteden komt vooral voor in situaties waarin diensten een groot uitvoerend apparaat hebben en waar sprake is van piekbelasting.

huurprijs Les 6 :

benchmarking Verdere professionalisering beheer van vastgoed door gemeenten heeft geleid tot transparantie, ROZ/IPD in 2004 benchmark Exploitatie van gemeentelijk vastgoed gestart Performance van vastgoedbezittingen van gemeenten onderling Vergelijken o.b.v. Samenstelling portefeuille, exploitatiekosten en inkomsten ROZ/IPD Doel: transparantie gemeentelijk vastgoedbezit te vergroten en te komen tot efficiënt vastgoedbeheer alsmede te komen tot doelmatig en doeltreffende beleid. de prestatie van een gemeente ten opzichte van andere gemeenten te kunnen vergelijken

benchmarking De rapportage ondersteunt het strategisch voorraadbeleid van het vastgoed van gemeenten. Anderzijds signaleert de benchmark verbeterpunten met betrekking tot het efficiënter beheer van Gebouwen Dataformulieren Samengevat: 1.Benchmark laat zien waar gemeenten staat t.o.v. andere gemeenten kan aanleiding zijn om exploitatielasten en inkomst nader te onderzoeken 2. Kan bestuurders inzicht geven over doelmatigheid van vastgoedbeleid

Deelnemende gemeenten Alkmaar Almere Amstelveen Amsterdam Apeldoorn Assen Den Bosch Den Haag Dordrecht Enschede Gouda Groningen Haarlem   Heerlen Helmond Leeuwarden Nijmegen Oss Rotterdam Utrecht Venlo Vlaardingen Westland Zoetermeer

Optimalisatie vastgoedportefeuille Doelstellingen gemeenten Analyse huidige situatie (inventarisatie) Strategische uitgangspunten (organisatiemodel) Ambitieniveau Optimalisatie portefeuille: Organisatievorm Huurprijzen actualiseren (marktconforme huur) Exploitatiekosten (sturen op onderhoud) Juridische mogelijkheden (huurverhoging) Afschrijvingsmethoden Portefeuillebeleid (leegstand, multifuncitonaliteit, afstoten van vastgoed dat niet beleidsondersteunend is, koop of huur)