U EN UW ADMINISTRATIE Monica van der Hoff - Israël Infinite Financieel

VOORSTELLEN Wie volledige uitbesteding Wie volledige insourcing Wie een mengvorm Ervaringen?

AFWEGINGSKADER Faciliteren van “het goede gesprek” Basisinformatie en beslisboom (als indicatie) Objectief en waardenvrij Gereed eind 2015

KORTE HISTORIE Vanaf 60-er jaren: complexere SA, verdwijnen penningmeester “oude stijl”, versnipperd bestuurlijk veld: AK’s 80-er en 90-er jaren: WBaO, T&B, SBK, verzelfstandiging OO, samenwerkingsbestuur: schaalvergroting AK’s: groei klantenkring, afdelingen advies 00-er jaren: professionalisering bestuur (voorheen vrijwilligersbestuur), lumpsum CASO door overheid losgelaten, meer marktpartijen

NAAR HET HEDEN Professionele besturen, eigen stafbureaus, complexere vragen: prijsdruk, vraagdruk. AK’s fuseren Europese aanbesteding Nieuwe aanbieders, nieuwe leveranciers Gebruiksvriendelijke softwarepakketten, modulair, dashboards, self service Besturen gaan beleidsrijkere allocatiemodellen hanteren, die vragen om maatwerk bij inrichting administratie

BETEKENT De keuze voor een administratiekantoor is een afgewogene, geen noodzakelijke > tenzij klein schoolbestuur (samenwerking?) Veel variatie: grote AK’s, kleine soms regionale AK’s, dienstverleners software met “handjes”, directe inkoop van software en software modules Zorgvuldige afweging noodzakelijk

En toen……

ACTUEEL, NIET URGENT OSGMetrium-klanten hebben overgang geregeld Maar overwegen vaak fundamentele bezinning Geldt ook voor niet-OSGMetrium-klanten PO-Raad: afwegingskader ter ondersteuning

VERKENNING VAN HET LANDSCHAP nog onvolledig en onder voorbehoud!

AK’s BAO VOLGENS DUO top 15 aantal bevoegd gezagen aandeel 1 185 Dyade 19% 2 179 AK OSG Metrium 3 108 VGS 11% 4 82 Groenendijk Adm Bz Ond 8% 5 59 geen extern ak 6% 6 43 Onderwijsbureau Meppel 4% 7 42 CABO 8 Stichting Concent 9 38 Stichting Vizyr 10 33 Onderwijsbureau Twente 3% 11 26 OHM 12 Akorda 13 25 OOG Onderwijs Ondersteuning BV 14 17 Merces B.V. 2% 15 PROMOS 1%

AK’s BAO VOLGENS DUO

SOFTWAREPAKKETTEN (1/2) Financiële administratie Personeels- en salarisadministratie Akorda Na te vragen CABO Concent Confina Driessen HRM Dyade WebFinancieel Groenendijk Onderwijs Administratie Helder Onderwijs Merces B.V.

SOFTWAREPAKKETTEN (2/2) Financiële administratie Personeels- en salarisadministratie Onderwijsbureau Hollands Midden Na te vragen Onderwijsbureau Meppel Onderwijsbureau Twente OOG Onderwijs Ondersteuning BV Promanagement onderwijssupport Vizyr

EN MEER (1/2) Na te vragen Akorda CABO Concent Confina Driessen HRM Managementinformatie Workflowondersteuning Akorda CABO Na te vragen Concent Confina Driessen HRM Dyade Dyade SSO Portal Groenendijk Onderwijs Administratie MijnGroenendijk Helder Onderwijs Merces B.V. WebOffice

EN MEER (2/2) Na te vragen OHM (Infotopics) Managementinformatie Workflowondersteuning Onderwijsbureau Hollands Midden OHM (Infotopics) Onderwijsbureau Meppel Onderwijsbureau Twente OOG Onderwijs Ondersteuning BV Na te vragen Promanagement onderwijssupport Vizyr

HOE TE KIEZEN

WANT Een keuze is voor langere tijd Kwaliteit en continuïteit moeten geborgd zijn Dit vraagt om investeringen (hetzij in geld, hetzij in tijd) En vraagt, ook bij volledige uitbesteding, altijd om inzet vanuit de onderwijsinstelling

BELANGRIJK Bestuur is altijd eindverantwoordelijk voor tijdige en correcte aangiftes en gegevensleveringen Bestuur is altijd eigenaar van de eigen data (ISO)Certificering bij AK’s: zegt niet alles

Afweging 1: administratie uitbesteden Waarborgen continuïteit Nodige expertise niet in eigen huis hoeven Niet bijhouden wet- en regelgeving tbv administratie Core-business is onderwijs Goede aanbesteding: kwaliteit met marktconforme prijs Zelf doen is duurder ?

Aandachtspunten afweging 1 Standaardisering vanuit AK. Maatwerk tegen meerprijs MI via dashboard: 24/7 (standaard) Mogelijkheden selfservice AK is afhankelijk van uw gegevenslevering Vaste contactpersonen (blijft mensenwerk) EA (in bijna alle gevallen) ?

Afweging 2: administratie insourcen Volledige zeggenschap over administratie en info Meer maatwerk in rapportages Eigen keuzes software Additionele vragen snel en zonder extra kosten Niet afhankelijk van inkoop door AK Kwaliteit medewerkers in eigen hand ?

Aandachtspunten afweging 2 Tijdsinvestering in inrichting administratie Maximale flexibiliteit mogelijk Investering in goed personeel Waarborgen continuïteit Vaak duurder, en implementatiekosten Aandacht voor ICT en beveiliging Eigen AO/IC: fijn maar ook pure noodzaak EA ?

Afweging 3: drie varianten 1 administratie (b.v. FA) insourcen, andere administratie (b.v. PSA) uitbesteden Administratie geheel in eigen beheer, specifieke dienstverleners leveren “handjes” Administratie (geheel of gedeeltelijk) in eigen beheer, achtervang-AK Mengvormen: “dagelijkse” FA en PA zelf, SA en b.v. jaarrekening door AK ?

Overwegingen en aandachtspunten Grosso modo vanuit afwegingen 1 en 2 (afhankelijk van variant) Maar wel aantal extra aandachtspunten: - denk aan goede aansluiting tussen PSA en FA bij gedeeltelijk insourcen - bij achtervang: houd AK op de hoogte - aansluiting eigen AO/IC op AO/IC van dienstverlener

Nog een paar puntjes (1) Bij volledige uitbesteding: - managementletter accountant AK - vragen naar IC AK - periodiek overleg over kwaliteit en eventuele additionele vragen (register met afspraken) - helder contract, duidelijk wat meerprijs is - ?

Nog een paar puntjes (2) Bij insourcing: - U bent een AK! Administratie moet volledig, correct en actueel zijn - Aandacht voor AO/IC, logboek werk- zaamheden - Zorg voor goed verwachtingen- management - Scheidt zo mogelijk control van adm.

Ter illustratie: technische eisen Volledig: geen onzichtbare verplichtingen, alle periodeboekingen, alle afschrijvingen Correct: juiste boekingen, juiste invoer, onderliggende dossiers/bewijsstukken Actueel: FA: alle mutaties binnen 5 werkdagen, SA: verwerking in betreffende maand

Ter illustratie: AO/IC Handboek AO/IC. Hou rekening met onder meer: - Functiescheidingen, verdelen van bevoegdheden - Duidelijke autorisaties/procuratie - Vierogenprincipe bij betalingen - Bij SA: onjuiste/onvolledige mutatie gaat terug, wordt niet door SA aangepast. Controle op juiste en volledige verwerking

Three lines of defence

Vragen of suggesties?