Benchmark oncologische dagziekenhuizen: Verhoging efficiëntie én klantvriendelijkheid door transparantie over proces en kostprijs Sarah Misplon 16:30 -17:15

Voorstelling Sarah Misplon Management consultant Praktijkervaring in de zorgsector Master management en beleid van de gezondheidszorg Black belt lean six sigma

Het oncologisch patiënttraject... Hoe groot is de doorlooptijd voor dit traject? Hoe groot is het % nuttige tijd in dit traject? Het oncologisch patiënttraject... Consultatie/ arts 4 1 2 6 Dagziekenhius/ vpk 3 Labo 4 5 Apotheek Diagnose en opstellen plan 1. Aankomst op afdeling 2. Bloed- prik 3. Labo- test 4. Evaluatie test en bestelling 5. Bereiding cytostaticum 6. Toediening aan patiënt

We onderzochten dit in 17 dagziekenhuizen We onderzochten dit in 17 dagziekenhuizen, a.d.h.v een travel sheet analyse We onderzochten dit in 17 dagziekenhuizen, met nakende PIC/S regelgeving in het achterhoofd Erasmus MC GZO Knokke AZ Sint-Lucas AZ Monica AZ Damiaan AZ Nikolaas ZNA* AZ Sint-Jan UZA Imelda UZ Gent ZOL AZ Delta JY

We onderscheiden 4 verschillende categorieën van behandelingen Langste verblijfsduur Grootste groep van patiënten Grootste impact op gebruik capaciteit (bedden, vpk’s,…) Eerste categorie: Met de langste verblijfsduur in het dagziekenhuis Grootste impact op capaciteitsinname op dagziekenhuis Grootste categorie qua aantal en bezetting in de meeste dagziekenhuizen In ¾ van de ziekenhuizen is deze groep gelijk aan 60% van de oncologische patiënten of meer In 50% van de gevallen is deze groep groter dan 70%

Gemiddeld bedraagt de de doorlooptijd voor behandeling met bloedname circa 5 uur 1. Aankomst 2. Bloedprik patiënt 3. Labo- test 4. Evaluatie test en bestelling 5. Bereiding cytostaticum 6. Toediening aan patiënt 1 2 3 4 4 5 6 4u 5u 6,5u Gemiddelde over categorie 1 (alle behandelingen met bloedname)

... En bedraagt de wachttijd in het traject >50% 1. Aankomst 2. Bloedprik patiënt 3. Labo- test 4. Evaluatie test en bestelling 5. Bereiding cytostaticum 6. Toediening aan patiënt 1 2 3 4 4 5 6 Procestijd Wachttijd Tussen 35% en 62% van de totale tijd Wachttijd rond de 40% bij de betere performers, rond de 60% bij de slechtere performers Range globaal over alle categorieën van 35% tot 62% wachttijd Variatie

Wachttijd en procestijden: grote verschillen tussen ziekenhuizen Wachttijd en procestijd bij behandeling met bloedname

Voorbereiding + premedicatie Voorschrift + bereiding Deze wachttijd zit voornamelijk in wachttijd analyse bloedstaal, voorschrift en bereiding. Voorbereiding + premedicatie Bloedprik patiënt Analyse bloedstaal Voorschrift + bereiding Toedienen medicatie Patiënt vertrekt Voorbeeld: ziekenhuis met cellenteller (snelle analyse bloedstaal, toch een wachttijd van circa 2 uur)

Ook de variabiliteit van deze wachttijden is hoog Wachttijd staalname Wachttijd resultaten Wachttijd bereiding Mediaan wachttijd staalname circa 30 min, sterke variatie Mediaan wachttijd resultaten circa 20 min, sterke variatie Mediaan wachttijd bereiding circa 40 min, sterke variatie

Deze wachttijd wordt veroorzaakt door een ‘voortschrijdende’ werklastpiek 1. Aankomst 2. Bloedprik patiënt 3. Labo- test 4. Evaluatie test en bestelling 5. Bereiding cytostaticum 6. Toediening aan patiënt 1 2 3 4 5 4 6 t0 t1 ... ti tn p. 11

En heeft een belangrijke impact op patiënt én medewerker Grote variabiliteit van de wachttijden voor het toedienen van de medicatie - Analyse labo Voorschrift arts Bereiding medicatie Creëer rust en stabiliteit Voorspelbaarheid erg laag Proces niet planbaar Wachttijd tot voorschrift arts = Stressvol voor patiënt Werkdruk hoog onder meer door onvoorspelbaarheid planning Oplossing ligt Planbaarheid proces verhogen: door segmentatie Op voorraad maken deel van de bereidingen

FOCUS VOOR VERBETERINGEN De wachttijd wordt deels veroorzaakt door de organisatie, en is de focus voor verbeteringen FOCUS VOOR VERBETERINGEN Bepaald door: Organisatie dagziekenhuis Wijze analyse bloedstalen (cellenteller versus labo) Gebruik E-voorschrift … Bepaald door: Patiëntmix Kuren Type behandelingen in het dagziekenhuis …

Wat kunnen we leren uit de benchmark? Organisatie Gespreide aankomst van de patiënten per dag Gespreide planning per week Bloedname, voorschrift en/of bereiding medicatie vooraf Ingebruikname cellenteller Focus op patiënten die medicatie toegediend moeten krijgen, poortspoeling e.d. niet op het oncologisch dagziekenhuis uitvoeren Practices die wachttijd doen dalen Behandeling Premedicatie in pilvorm vooraf laten innemen Practices die procestijd doen dalen

Wat kunnen we leren uit de benchmark? Planbaarheid verhogen door creëren van flow en toepassen leanprincipes Luister naar de patiënt Betrokkenheid van alle zorgactoren bij het uitwerken van het verbeterd proces Positieve business case is noodzakelijk voor het slagen van de oefening

Over het muurtje kijken: moet bloedafname per se in ziekenhuis? Jo Ravelingien

Bloedafname thuis: meervoudig doel Conclusies OPTIMALISEREN VAN DE ONCOLOGISCHE DAGKLINIEK DOOR BLOEDAFNAME EN ANAMNESE VOORAF TE DOEN TEN HUIZE VAN DE PATIËNT 17 Bottle-necks Realisaties Verhoogde patiënttevredenheid Minimale wachttijden in de dagkliniek Niet nodeloos naar het dagziekenhuis Details Verlaagde werkdruk personeel Verhoogde planbaarheid Optimale benutting dagkliniek Flow

Dagkliniek klaar maken voor volgende jaren: Controleerbare groei Conclusies Bottle-necks Realisaties Details Flow

Projectflow: HOE? D-4 D-3 D-2 D-1 D0 Conclusies Bottle-necks Realisaties Details Flow

Projectflow: HOE? Via RemeCare Conclusies Bottle-necks + anamnese Realisaties Details Flow

Projectflow: Remedus controleert volledigheid data in RemeCare Conclusies Projectflow: Remedus controleert volledigheid data in RemeCare Bottle-necks Deadline: 12:00u Realisaties Details Flow

Projectflow: Arts beoordeelt en valideert resultaten in RemeCare Conclusies Bottle-necks Deadline: 13:00u Realisaties Details Flow

Projectflow: Patiënt ontvangt sms Conclusies Bottle-necks Realisaties Details Flow

Pilootstudie WAT BRENGT BLOEDNAME THUIS OP?

Pilootstudie: Transparantie wachttijd Conclusies Aantal patiënten: 22 Aantal bloednames thuis: 138 Periode: sept 2015 – jan 2015 Studiegroepen: 2 (controle, BAPIC) Bottle-necks Realisaties Details  Verschil: 52 min Flow NIET-PARAMETRISCHE ONGEPAARDE T-TEST

Kosten/baten: winst voor het ZH (met groei van 10%/jaar) Conclusies Kostenbesparing door betere planbaarheid: Kostenbesparing per geplande bereiding Bottle-necks Daling aantal overuren  minder werklast Realisaties Vrijgekomen capaciteit  extra patiënten  extra omzet Details Labo: daling piekbelasting Flow

Kosten/baten: extra kosten Conclusies Bloedafname + anamnese bij patiënt thuis Bottle-necks Extra bereidingen medicatie bij groei Realisaties Details Flow

Realiteit: positieve break-even?

Conclusies Bloedname ten huize van de patiënt leidt tot: Patiënten verkozen bloedname in de thuissetting  patiënttevredenheid Vermoeden van toename werknemerstevredenheid Lagere kosten voor labo en apotheek Toekomst: Bloedname op D-1, zodat ook de patiënten op wekelijks schema geïncludeerd kunnen worden Betere opvolging flow bij 1/3 van de ‘BAPIC’ patiënten, vnl. validatie door de arts Bottle-necks Realisaties Details Flow

Wie is Remedus? Onze missie Technologie en diensten voor naadloze transmurale zorg aanleveren Voor de patiënt & zorgverlener: Levering van medisch materiaal en technologie (verhuur/verkoop) Educatie en counseling door educatieverpleegkundigen & e-learning Kwaliteitsondersteuning van complexe verpleegkundige handelingen (Tele)monitoring van de transmurale behandeling: opvolging + tel hotline Voor de zorgverlener: Administratieve ondersteuning (bv. automatische hernieuwing voorschriften, automatisering van medische attesten en kine attesten) Communicatie - Rapportering