OCW Conferentie: Antwoorden bij Verantwoorden VISIE OP AANBESTEDEN Wouter Stolwijk 23 september 2015

2 INHOUD Inventarisatie vragen deelnemers PIANOo Aard van het aanbestedingsproces Belang van Marktkennis Rol van accountants De nieuwe regels

3 OVER PIANOO Opgericht in 2005 (na bouwfraude) Voor alle aanbestedende diensten Algemene doelstelling: ondersteuning aanbestedende diensten bij professionalisering Diensten: website, PIANOo-desk, congres, vakgroepen, vragenloket, handreikingen Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, Inkoop in de GWW, Marktkennis, Wet- en regelgeving TenderNed

4 AARD VAN HET AANBESTEDINGSPROCES Functie van inkoop Op de markt de beste partij vinden om de doelen van de organisatie te realiseren: Value for Taxpayers Money Dus niet: inkooppolitie! Dus niet (alléén): zijn de juiste procedures gevolgd?

KENNIS VAN PRODUKTEN, MARKTEN EN BEDRIJVEN Je kan –noch functioneel, noch technisch- goed specificeren als je niet weet wat er te koop is. Voor je het weet specificeer je de techniek of functionaliteit van gisteren of eergisteren Hoe meer je van een markt weet hoe effectiever je uitvraag kan zijn; hoe minder je er van weet, des te meer is je uitvraag een slag in de lucht. 5

KENNIS VAN PRODUKTEN, MARKTEN EN BEDRIJVEN Wat moeten we zoal van markten weten? 1.Wie zijn de spelers op de markt (vraag- en aanbodkant) 2.marktaandelen (vraag- en aanbodkant) 3.business modellen (hoe wordt het geld verdiend?) 4.(past en current) performance van de verschillende spelers 5.techn(olog)ische ontwikkelingen 6

KENNIS VAN PRODUKTEN, MARKTEN EN BEDRIJVEN commerciële ontwikkelingen jaarverslagen klantentevredenheid (van overheden) markten over de grens recente aanbestedingen van overheden hoe kopen grote private organisaties in op deze markt? 7

MARKTKENNIS IN ONDERWIJSVELD Is de markt van schoolboeken een kopersmarkt of een verkopersmarkt? Hoe zit dat met andere produkten die veel door onderwijsinstellingen ingekocht worden? Is er gezonde concurrentie of een (semi)monopolie? Staat er tegenover de aanbiedersmacht kopersmacht? Wordt er door onderwijsinstellingen samengewerkt op dit gebied? 8

MARKTKENNIS IN ONDERWIJSVELD Kennisbundeling en geen volumebundeling. Kan gaan over schoolboeken, electronische schoolborden, andere onderwijsmaterialen, gymtoestellen, facilitaire zaken Website voor vergaren en verspreiden van marktkennis Publicatie van contracten inclusief prijzen en leveranciers Moet OCW dat doen? Of de sectorraden? 9

MARKTKENNIS IN ONDERWIJSVELD Makkelijk toegankelijke, actuele tabellen met prijs-, produkt- en leveranciersvergelijkingen. Bijvoorbeeld week- of maandoverzichten van de tarieven van gymtoestellen publiceren. Of de kosten van ICT- systemen met elkaar vergelijken. 10

AANDACHTSPUNTEN VOOR ACCOUNTANTSCONTROLE 1 Kwaliteit van inkooporganisatie: zijn systemen, processen en competenties van inkopers op voldoende niveau? Zijn dossiers van de inkooptransacties compleet? Blijkt uit die dossiers voldoende kennis van de markten, de produkten, de leveranciers, de businessmodellen, enz? Staan betaalde prijzen en kwaliteiten in redelijke verhouding tot geldende marktprijzen en waaruit blijkt dat? Is er intensief contact met de behoeftestellers in de organisatie (de interne klanten)?

Is er een goed systeem van contractmanagement? Is categoriemanagement geïmplementeerd? Is leveranciersmanagement geïmplementeerd? Heeft de organisatie een inkoopstrategie? Is die vastgesteld door het hoogste management? Is er voldoende managementinformatie: spend data, per markt, per leverancier, per produkt? Wordt de integriteit van de inkopers en het inkoopproces gemanaged? Is er een opleidingsplan? AANDACHTSPUNTEN VOOR ACCOUNTANTSCONTROLE 2

13 Stel de formele procedure zo lang mogelijk uit. Verken de markt grondig en ga kijken bij collega-inkopers bij overheid en bedrijfsleven die inkopen op dezelfde markt. Begrijpt de markt de uitvraag? Hoe is de relatie met de leverancier? Is er een strijdrelatie, een partnership? Je hebt er meer belang bij als ook de leverancier er (goed) aan verdient dan wanneer hij er verlies op lijdt. Zijn onderhouds- en vervangingskosten niet (TCO/LCC) vergeten? Pas op voor raamcontracten, clustering, standaarden waarin de specifieke aanbesteding gedwongen wordt. Zijn er economen/bedrijfskundigen/commercieel geschoolden bij de aanbesteding betrokken of alleen juristen? AANDACHTSPUNTEN VOOR AANPAK VAN AANBESTEDING

DE NIEUWE REGELS Minder papierwerk dankzij het nieuwe „Europees enig document voor overheidsopdrachten” en het beginsel dat alleen de geselecteerde inschrijver bewijsstukken hoeft over te leggen. Kortere termijnen. 14

DE NIEUWE REGELS Verdergaande toepassing van elektronische communicatiemiddelen (verplicht vanaf september 2018). Meer ruimte voor onderhandelingen via eenvoudigere onderhandelingsprocedures. Voor regionale of lokale overheden, vereenvoudiging van de bekendmakingsverplichtingen. 15

MEER INFORMATIE wwww.pianoo.nl tel