Het Ondernemingsdossier Pilot van KHN i.s.m. de Gemeente Leiden

Inhoud  Leiden KHN & het Ondernemingsdossier  Aanleiding  Aanpak  Inhoud pilot  Ervaren voordelen  Lessen uit de pilot 2

Leiden  inwoners  Bijna 600 horecazaken verlofzaken DHW-vergunningen 3

Hoe ging het eerst. 4

5 Wat was de aanleiding  KHN-Leiden benaderde ons voor een pilot met het ondernemingsdossier  KHN-Leiden gaf signalen af dat de gemeente niet integraal genoeg werkte voor horeca ondernemers.

Vervolg aanleiding  Bestuurlijke wens om dit zeer voortvarend op te lossen met een integrale intake.  Visie op dienstverlening, digitaal tenzij… 6

Aanpak  Integraal horecaloket werd opgezet -Integraal intake gesprek -Aanpassingen communicatiemiddelen  Pilot ondernemingsdossier gestart -Past in visie op dienstverlening -Samen met KHN kans  Projecten lopen tegelijk en versterken elkaar 7

Werkwijze 1 Aanpassing website  Er is een 5 stappenplan gemaakt voor ondernemers  uitleg voor nieuwe ondernemers op de website  Onze aanvraagformulieren zijn van de website verwijderd  Werkwijze op de website voor bestaande ondernemers aangepast. 8

Werkwijze 2  Er is samen met KHN, Leiden een informatiemiddag georganiseerd voor leden  Gezamenlijke communicatie  Ondernemingsdossier aangemaakt voor alle KHN leden door KHN  Helpdesk van het ondernemingsdossier is goed bereikbaar 9

Welke aanvragen via het Ondernemingsdossier 10  Alle horeca vergunningen kunnen nu via het ondernemingsdossier worden aangevraagd.  Ook bestaande ondernemers vragen we om het ondernemersdossier aan te maken

Nieuwe ondernemers  Alle nieuwe ondernemers krijgen eerst een intakegesprek  Actief promoten om digitaal aan te vragen door 15% korting te geven op de leges  Checklist en folder van het stappenplan om het ondernemingsdossier aan te maken meegeven  Bij problemen met aanvragen doorverwijzen naar de helpdesk van het ondernemingsdossier 11

Bestaande ondernemers  Sturen van een nieuwsbrief met uitleg over het ondernemingsdossier  Voordelen van het ondernemingsdossier onder de aandacht brengen  Korting van 15% geven op de leges voor aanvragen via het ondernemingsdossier  Vergunning uploaden op aanvraag via het ondernemingsdossier 12

13 Heeft het succes?

Resultaat  Momenteel wordt 70 procent van de aanvragen via het ondernemingsdossier gedaan. 14

Ervaren voordelen  Voor de ondernemer - Makkelijk aanvragen na eerste keer gegevens invoeren - Vergunningen op 1 plek bij elkaar - Documenten uploaden via berichtenbox - Korting op leges  Voor de gemeente - Krijgen alleen complete aanvragen - Geen papier meer maar alles digitaal - Ervaring op doen met deze manier van werken 15

Lessen uit de Pilot  Gezamenlijk optrekken met KHN  De aanhouder wint  Boodschap blijven uitzenden, andere manieren van aanvragen moeilijk maken  Aanmaak van de dossiers voor alle KHN- leden  Ondernemers die tegen problemen aanlopen snel hulp bieden - E-herkenning - Vastlopen in aanvraag 16